PDCA循環(huán)在醫(yī)院文書檔案管理中的運(yùn)用和體會(huì)

孫曉英

摘 要：文書檔案在醫(yī)院文化建設(shè)與營造過程中發(fā)揮著不可或缺的作用，不但可實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院繁雜檔案的人本化管理，且在某種程度上有助于醫(yī)院文化的有效傳承。區(qū)別于常規(guī)檔案管理，醫(yī)院文書檔案管理具有十分顯著的特點(diǎn)，如資料格式多樣、層面廣泛、時(shí)間跨度大等等，如何進(jìn)一步增強(qiáng)整體管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化成為各大醫(yī)院亟待解決問題。PDCA循環(huán)作為一種科學(xué)化管理程序，在各不同領(lǐng)域質(zhì)量管理中得到了廣泛應(yīng)用，并取得了階段性的成果。鑒于此，文章基于PDCA循環(huán)原理，結(jié)合醫(yī)院文書檔案管理實(shí)際深入挖掘現(xiàn)階段管理所面臨困境，按照PDCA循環(huán)原理中計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、行動(dòng)順序?qū)嵤┪臅鴻n案管理，并對(duì)整體運(yùn)用效果及體會(huì)進(jìn)行了系統(tǒng)總結(jié)和歸納，以此提升醫(yī)院文書檔案管理的規(guī)范性及有效性。

關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán);醫(yī)院文書檔案管理;運(yùn)用;體會(huì)

醫(yī)院文書檔案管理工作的開展，主要是由相關(guān)管理人員通過對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)公文、重大事件、重要活動(dòng)等資料的整理與歸檔，并擴(kuò)充整合為涵蓋人文事跡、歷史發(fā)展、特色內(nèi)容等文書檔案，借助醫(yī)院年鑒形式進(jìn)行對(duì)外展示。在醫(yī)院文書檔案管理中植入PDCA循環(huán)，可賦予檔案管理制度化、規(guī)范化、多元化色彩，與此同時(shí)，該原理模式的創(chuàng)新應(yīng)用，可在某種程度上實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院文書檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化，可在激發(fā)院內(nèi)管理人員工作積極性的同時(shí)，為醫(yī)院特色文化體系的構(gòu)建奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。從實(shí)際角度來看，PDCA循環(huán)可深入文書檔案管理實(shí)際工作，深入挖掘其中所潛藏缺陷與不足，通過多維度管理方案的制定優(yōu)化傳統(tǒng)文書檔案管理模式，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院未來發(fā)展的可持續(xù)性與穩(wěn)定性。

一、PDCA循環(huán)原理

PDCA循環(huán)由統(tǒng)計(jì)質(zhì)量控制（SQC）之父Walter A.Shewhart提出，后由W.Edwards.Deming進(jìn)行了修正與完善，還原了質(zhì)量管理整個(gè)過程，成為一種能夠使任何一項(xiàng)工作與常規(guī)邏輯相符的工作方法。起初，PDCA循環(huán)多被應(yīng)用于企業(yè)管理領(lǐng)域，后被推廣至其他方面，被認(rèn)定為是改善企業(yè)的最佳管理辦法。

圖1為PDCA管理模式循環(huán)示意圖，從圖中所顯示的基本內(nèi)容可以把質(zhì)量管理分為以下四個(gè)階段：

第一階段：P即plan，計(jì)劃。圍繞當(dāng)前各項(xiàng)情況，如優(yōu)勢、劣勢等進(jìn)行分析，追根溯源，并與現(xiàn)狀相結(jié)合，完成對(duì)具有針對(duì)性和目的性計(jì)劃的詳細(xì)制定。

第二階段：D即do，實(shí)施。以第一階段相關(guān)計(jì)劃為依托開展各項(xiàng)工作內(nèi)容。

第三階段：C即check，檢查。若依照最先所制定的計(jì)劃實(shí)施相關(guān)管理時(shí)，易于產(chǎn)生各種不科學(xué)、不合理的現(xiàn)象。對(duì)此，該階段主要是對(duì)這一過程的系統(tǒng)檢查，確保前兩個(gè)階段無與實(shí)際不符或其他重大問題的基礎(chǔ)上，按原計(jì)劃進(jìn)一步開展實(shí)施。

第四階段：A即action，處理。該階段已完成對(duì)計(jì)劃與執(zhí)行過程中計(jì)劃不同、計(jì)劃執(zhí)行錯(cuò)誤等各類問題的挖掘，只需總結(jié)出來前期各階段問題，在確保計(jì)劃順利實(shí)施的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)最終管理要求和管理目標(biāo)。

PDCA模式并非單一循環(huán)管理工作方法，更多情況下具有循環(huán)不息的特點(diǎn)，一般情況下，管理模式每進(jìn)行一次循環(huán)，與之相對(duì)應(yīng)的質(zhì)量管理將有一個(gè)層次的提升，循環(huán)與更新伴隨發(fā)生，最終形成一整套可應(yīng)用于多領(lǐng)域的管理方法。

二、當(dāng)前階段醫(yī)院文書檔案管理所面臨困境

1.缺乏健全完善的文書檔案管理機(jī)制

當(dāng)前，國內(nèi)多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對(duì)文書檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，片面的認(rèn)為文書檔案管理與醫(yī)院整體經(jīng)濟(jì)效益無直接關(guān)聯(lián)，某種程度上對(duì)醫(yī)院文書檔案管理相關(guān)制度的優(yōu)化與構(gòu)建產(chǎn)生了嚴(yán)重阻礙，無形中加劇了管理的交叉性與無序性。另外，醫(yī)院文書檔案管理所覆蓋范圍和部門較為廣泛化和多樣化，相關(guān)管理部門應(yīng)與其他部門保持良好的溝通與交流，但從目前實(shí)際來看，由于醫(yī)院文書檔案管理尚待完善，造成文書檔案管理部門無法實(shí)現(xiàn)與其他部門的協(xié)調(diào)發(fā)展，不但導(dǎo)致大量重要文件信息遺漏、缺失，且在極大程度上削弱和降低了醫(yī)院文書檔案管理部門實(shí)際工作效率和工作質(zhì)量。

2.文書檔案管理信息化建設(shè)嚴(yán)重不足

一方面，目前國內(nèi)各大醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)存在“重治療體系，輕文書檔案”的建設(shè)管理體系，在這一現(xiàn)狀背景下，檔案管理信息化建設(shè)成為紙上談兵;另一方面，醫(yī)院管理人員自身綜合專業(yè)能力極度匱乏，無法系統(tǒng)全面的掌握檔案管理相關(guān)知識(shí)，易引發(fā)各種文書檔案遺失或浪費(fèi)事件，文書檔案管理的科學(xué)性與合理性嚴(yán)重缺失，文書檔案實(shí)際價(jià)值難以得到有效發(fā)揮，某種程度上不利于工作效率的改善與提升。

3.文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)匱乏

在現(xiàn)代醫(yī)院文書檔案管理中，人才是管理部門工作開展的核心，也是推動(dòng)醫(yī)院進(jìn)步與發(fā)展的基礎(chǔ)保障。但從實(shí)際來看，目前醫(yī)院文書檔案管理人員整體專業(yè)素養(yǎng)水平不高，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（1）現(xiàn)階段絕大多數(shù)醫(yī)院未建立起系統(tǒng)完善的文書檔案管理人員培訓(xùn)體系，文書檔案管理知識(shí)得不到全面更新，管理制度修訂不及時(shí)。

（2）文書檔案管理人員流動(dòng)性較大，部分管理人員為其他部門臨時(shí)借調(diào)，屬于兼職性質(zhì)。

（3）文書檔案管理人員在醫(yī)院總?cè)藬?shù)中占比較小，“一人多崗、一人多責(zé)”現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生。

（4）在現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，醫(yī)院文書檔案管理方法也隨之不斷更新進(jìn)步，但受醫(yī)院培訓(xùn)機(jī)制落實(shí)不到位等因素影響，文書檔案管理人員無法掌握最新管理技術(shù)和管理辦法，管理工作中失誤現(xiàn)象頻發(fā)，極大程度上拉低了醫(yī)院文書檔案管理工作整體質(zhì)量和效率。

4.文書檔案開發(fā)利用率偏低

在傳統(tǒng)文書檔案管理理念和模式的影響與限制之下，醫(yī)院乃至其他領(lǐng)域均存在“重保存，輕開發(fā)”的思維，且由于目前絕大多數(shù)醫(yī)院文書檔案管理尚未全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，文書檔案的整體借閱率相對(duì)較低。此外，醫(yī)院文書檔案管理人員自身素質(zhì)水平偏低，無法及時(shí)準(zhǔn)確地幫助需求者進(jìn)行資料信息的查找和獲取，這一問題的存在某種程度上嚴(yán)重制約了醫(yī)院文書檔案管理的整體開發(fā)與利用。

三、PDCA循環(huán)在醫(yī)院文書檔案管理中的運(yùn)用

1.P（Plan）計(jì)劃

針對(duì)醫(yī)院文書檔案管理過程中所存在的一系列問題與弊端，本次研究通過引入PDCA循環(huán)理念，在計(jì)劃階段提出一系列應(yīng)對(duì)策略，具體如下：

（1）成立專門的文書檔案管理工作小組，制定專業(yè)人員擔(dān)任管理小組組長，并配備一定數(shù)量的組員，通過組內(nèi)成員的相互合作，提升文書檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（2）加快完成對(duì)相關(guān)文書檔案管理制度的健全與完善，定期或不定期的開展相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)與專業(yè)講座，積極構(gòu)建與現(xiàn)代文書檔案管理相適應(yīng)的信息化制度，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況投入一定比例的資金等諸多計(jì)劃環(huán)節(jié)，值得注意的是，各項(xiàng)計(jì)劃的通過與執(zhí)行需征求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理層的認(rèn)可，最大限度的確保各項(xiàng)計(jì)劃內(nèi)容的順利實(shí)施。

（3）做好年度總結(jié)歸檔，對(duì)歸檔過程中具體分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有效明確，如醫(yī)院人員合同協(xié)議、任命書、員工工作規(guī)劃、年度總結(jié)、會(huì)議簡要等等。

2. D（Do）執(zhí)行

（1）根據(jù)相關(guān)計(jì)劃內(nèi)容成立專門的文書檔案管理室或系統(tǒng)改造優(yōu)化原有檔案室，并加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向信息化檔案的轉(zhuǎn)化升級(jí)，提高檔案查詢的便捷性與靈活性。針對(duì)已被納入系統(tǒng)的文書檔案，未經(jīng)同意不得擅自更改，依照具體分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔。

（2）加大對(duì)管理人員培訓(xùn)力度，打破傳統(tǒng)單一文書檔案管理模式與理念，樹立正確的管理意識(shí)，引導(dǎo)管理人員對(duì)文書檔案管理有更加全面的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，與當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理實(shí)際情況相結(jié)合，制定相應(yīng)的制度體系，對(duì)各崗位人員職責(zé)進(jìn)行有效明確。

（3）為豐富醫(yī)院文書檔案管理人才儲(chǔ)備，醫(yī)院可借助招聘、培養(yǎng)等方式增加人才引進(jìn)量，達(dá)到“一人一崗”的標(biāo)準(zhǔn)，招聘人員須為專業(yè)文書檔案管理人員，在確保接受過系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)后方可開展招聘任務(wù)。另外，對(duì)于在崗管理人員，需定期或不定期的組織其參加相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)或?qū)I(yè)知識(shí)講座，促使其專業(yè)能力和綜合水平的全面提升。

（4）圍繞文書檔案管理人員綜合素質(zhì)進(jìn)行系統(tǒng)化培養(yǎng)，特別是對(duì)于缺乏管理意識(shí)的人員，可通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)使其認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性。同時(shí)，針對(duì)醫(yī)院當(dāng)前文書檔案管理水平進(jìn)行綜合評(píng)估，以專題形式對(duì)全員文字檔案材料的規(guī)范性作業(yè)展開培訓(xùn)。此外，強(qiáng)化對(duì)文書檔案管理中相關(guān)內(nèi)容和門類的管理，以從根本上提升文書檔案的準(zhǔn)確性與完整性。

3. C（Check）檢查

C環(huán)節(jié)主要是檢查和監(jiān)督D環(huán)節(jié)各項(xiàng)任務(wù)的完成進(jìn)度和完成效果，應(yīng)用于醫(yī)院文書檔案管理中主要是相關(guān)負(fù)責(zé)人檢查醫(yī)院月或季度文件檔案管理質(zhì)量，并對(duì)P環(huán)節(jié)所制定的相關(guān)年度計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)展，如完成項(xiàng)目、未完成項(xiàng)目、完成效果等展開進(jìn)一步檢查。針對(duì)D環(huán)節(jié)檢查過程中所發(fā)掘的各類問題及時(shí)總結(jié)上報(bào)于領(lǐng)導(dǎo)部門，以為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層相關(guān)制度決策的制定與調(diào)整提供參考依據(jù)，合理規(guī)避不合理的管理項(xiàng)目，避免對(duì)醫(yī)院文書檔案管理工作效率和質(zhì)量產(chǎn)生嚴(yán)重影響。此外，還需以抽檢方式對(duì)醫(yī)院文書檔案管理中各薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，定時(shí)或不定時(shí)的抽檢醫(yī)院文書檔案管理年度計(jì)劃。

4.A（Action ） 行動(dòng)

一方面，不斷地將信息數(shù)字化在醫(yī)院文件歸檔管理工作中推進(jìn)。醫(yī)院應(yīng)加大數(shù)字化信息技術(shù)的投入力度，提升醫(yī)院文書檔案管理相關(guān)技術(shù)設(shè)備的配置比例，如掃描儀、檔案盒、復(fù)印機(jī)等等，提高醫(yī)院文書檔案數(shù)字化建設(shè)水平，提高文書檔案管理的保密性與安全性。從法律角度出發(fā)，對(duì)醫(yī)院文書檔案管理人員進(jìn)行法律知識(shí)的普及與講解，增強(qiáng)人員管理意識(shí)。加快進(jìn)行文書檔案管理備份與恢復(fù)備份相關(guān)機(jī)制的建設(shè)，及時(shí)對(duì)檔案管理信息進(jìn)行更新。此外，醫(yī)院文書檔案管理需局域網(wǎng)，避免外網(wǎng)進(jìn)入盜取或泄露相關(guān)信息資料，為文書檔案信息的安全性與可靠性提供可靠保障。

另一方面，對(duì)醫(yī)院文件檔案管理人員展開及時(shí)培訓(xùn)與繼續(xù)教育。定期或不定期的開展各類文書檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，鼓勵(lì)相關(guān)人員在理論知識(shí)和專業(yè)技能層面不斷深造，促使自身綜合素養(yǎng)的全面提升，不但有利于管理人員對(duì)相關(guān)管理制度和工作技巧的了解與掌握，且在某種程度上可實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案管理人員專業(yè)技能的系統(tǒng)考核，提高人員參與學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的積極性，進(jìn)而從根本上促使醫(yī)院文書檔案管理人員整體工作質(zhì)量和工作效率的顯著提升。

四、PDCA循環(huán)在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用體會(huì)

在經(jīng)過一系列探索與實(shí)踐，總結(jié)出PDCA循環(huán)在醫(yī)院文書檔案管理中需注意以下幾點(diǎn)：

第一，PDCA模式在醫(yī)院文書檔案管理中的運(yùn)行，應(yīng)避免局限于過程性大循環(huán)，應(yīng)自始至終堅(jiān)持“大環(huán)套小環(huán)”的原則。通過翻閱大量資料發(fā)現(xiàn)，只有堅(jiān)持上述原則，才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理工作從局部到整體，從片面到全面的宏觀循環(huán)上升趨勢。

第二，需及時(shí)改進(jìn)和總結(jié)小循環(huán)中的相關(guān)問題。該循環(huán)階段的問題針對(duì)性不明顯，解決難度較低，通過對(duì)小循環(huán)問題應(yīng)對(duì)可為大循環(huán)的順暢運(yùn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

第三，將持續(xù)性的學(xué)習(xí)與實(shí)踐貫穿于整個(gè)PDCA循環(huán)過程之中，而從實(shí)際管理循環(huán)來看，其中一項(xiàng)必經(jīng)環(huán)節(jié)為發(fā)現(xiàn)問題解決問題。針對(duì)所發(fā)現(xiàn)的問題，若為具體層面問題其解決辦法可通過與相關(guān)部門溝通得以實(shí)現(xiàn)，或者以管理理念和管理方法的更新與引進(jìn)完成問題的解決。例如，在現(xiàn)代電子化歸檔要求下，針對(duì)一些保密性極強(qiáng)的文書檔案資料，如何在局域網(wǎng)環(huán)境中既方便索引，又實(shí)現(xiàn)相關(guān)內(nèi)容的保密要求，需醫(yī)院文書檔案管理工作人員不斷深入學(xué)習(xí)和鉆研，并定期接受相關(guān)管理技術(shù)的綜合培訓(xùn)，以確保文書檔案管理工作取得實(shí)質(zhì)性的改進(jìn)和提高。

五、結(jié)束語

綜上所述，在醫(yī)院文書檔案管理規(guī)范化進(jìn)程中，PDCA原理從中發(fā)揮著積極的推動(dòng)作用，該管理模式不但可促使文書檔案管理水平的提升，且在某種程度上有利于文書檔案管理區(qū)域發(fā)展的規(guī)范化。目前，文書檔案管理工作受到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層廣泛關(guān)注，在硬件設(shè)施設(shè)備方面的投入力度不斷加大，且相關(guān)管理制度也逐步趨于健全化和完善化，為醫(yī)院綜合管理工作的開展奠定了基礎(chǔ)，為醫(yī)院未來健康穩(wěn)定發(fā)展?fàn)I造了良好環(huán)境。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳 懋.PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的應(yīng)用淺析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[2]王敬波.利用PDCA循環(huán)持續(xù)改進(jìn)醫(yī)院檔案管理[J].中國保健營養(yǎng)，2019

[3]董成燕，劉桂圣.PDCA循環(huán)在醫(yī)院檔案管理機(jī)制中的應(yīng)用探討[J].卷宗，2017

[4]徐 燕，王 瑩，曹茜鳳.”互聯(lián)網(wǎng)+”聯(lián)合PDCA循環(huán)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[5]陳少婷.PDCA循環(huán)管理在推動(dòng)醫(yī)院檔案規(guī)范管理中的應(yīng)用效果研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019

[6]何肖穎，李星月，王 玥.互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理方案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用及其效果分析[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017

[7]王 莉，楊華莉，路小軍.運(yùn)用PDCA循環(huán)理論促進(jìn)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017

[8]郝秀蓮，張志龍，于長海，馬起龍，邱方遠(yuǎn)，李璐璐，高立波.PDCA循環(huán)在某三甲醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用[J].中國醫(yī)院統(tǒng)計(jì)，2017

（作者單位：臨沂市人民醫(yī)院）