北京大學(xué)

引言

隨著全球政治經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快，高等教育的國際競爭日趨激烈，世界一流大學(xué)建設(shè)水平已成為衡量國家綜合實力的重要尺度[1]。國務(wù)院2015年10月印發(fā)的《統(tǒng)籌推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》（國發(fā)〔2015〕64號）提出，將“推進(jìn)國際交流合作，將國外優(yōu)質(zhì)教育資源有效融合到教學(xué)科研全過程，開展高水平人才聯(lián)合培養(yǎng)和科學(xué)聯(lián)合攻關(guān)”作為五項改革任務(wù)之一[2]。在此背景下，國內(nèi)高校紛紛加快推進(jìn)科研合作與師資隊伍的國際化進(jìn)程，外事活動支出逐漸成為高校經(jīng)濟(jì)活動的一項重要內(nèi)容。

一、高校外事活動經(jīng)費(fèi)的發(fā)展與現(xiàn)狀

近年來，為推動“雙一流”建設(shè)，各級都加大了對引智項目的支持力度。文獻(xiàn)研究發(fā)現(xiàn)，“高等學(xué)校創(chuàng)新引智計劃”（簡稱：111”計劃）是國家外專局推動高校一流學(xué)科建設(shè)而設(shè)立的學(xué)科新型引智平臺。通過分析“111 計劃”近兩年的立項名單，除了傳統(tǒng)的“985”“211”等重點(diǎn)高校，一些地方高校也位列其中[3]。P高校為引進(jìn)外專設(shè)立了海外學(xué)者項目、高端學(xué)術(shù)項目及海外名家項目，其中前兩個項目的經(jīng)費(fèi)來源為“雙一流”學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi)。

如圖1所示，海外學(xué)者與高端學(xué)術(shù)計劃的年經(jīng)費(fèi)分配額從15年的200萬元增加到19年的500萬元，增長幅度達(dá)到150%，并且P高校近三年的外事接待經(jīng)費(fèi)體量一直保持在兩千萬以上的水平。

圖1 2015-2019年P(guān)高校外事活動經(jīng)費(fèi)情況表

二、高校外事活動經(jīng)費(fèi)管理之問題探析

（一）預(yù)算層面：校級專項項目的預(yù)算編制缺乏計劃性

高校預(yù)算單位在編報校級外事專項項目預(yù)算時，通常依據(jù)上年度預(yù)算執(zhí)行情況、下一年有無重大變化等確定下年額度。預(yù)算單位對外專邀請事項缺乏計劃性，測算業(yè)務(wù)需求的材料缺乏支持力度。

由于事先未做足計劃，預(yù)算單位在項目執(zhí)行中，往往依據(jù)預(yù)算數(shù)調(diào)整邀請事項，預(yù)算執(zhí)行中出現(xiàn)諸多問題。例如，邀請事項?！芭R時起意”或“為花錢而花錢”；誰先使用經(jīng)費(fèi)誰占便宜，后邀請事項經(jīng)費(fèi)不充足；外專來?？珙A(yù)算年度時，分不清經(jīng)費(fèi)預(yù)算是在上一年還是下一年；年底前突擊邀請外專，突擊花錢。

（二）制度層面：外事活動經(jīng)費(fèi)管理辦法缺乏科學(xué)性

高校關(guān)于外事活動相關(guān)的財經(jīng)制度種類眾多，容易存在矛盾。以P高校為例，邀請一位外籍副教授來京，如使用科研經(jīng)費(fèi)報銷住宿費(fèi)，按外國專家學(xué)者來訪接待有關(guān)規(guī)定，標(biāo)準(zhǔn)為500元/天；如使用“海外學(xué)者講學(xué)計劃”經(jīng)費(fèi)報銷住宿費(fèi)，標(biāo)準(zhǔn)為650元/天。又如，邀請一位外籍普通教授來京，如使用科研經(jīng)費(fèi)報銷國際旅費(fèi)，可報銷商務(wù)艙；使用“海外學(xué)者講學(xué)計劃”經(jīng)費(fèi)則只可報銷經(jīng)濟(jì)艙。

高校外賓接待經(jīng)費(fèi)管理辦法制定不夠科學(xué)。筆者分析了P高校、北京某財經(jīng)高校、大連某高校與浙江某高校的外賓接待經(jīng)費(fèi)管理辦法，發(fā)現(xiàn)四所高校的辦法制定時間較久遠(yuǎn)，未深入貫徹執(zhí)行“放管服”改革精神。大部分高校在制度修訂中忽略了外賓接待經(jīng)費(fèi)管理辦法。另外，四所高校的辦法僅局限于在國家辦法的基礎(chǔ)上明確人員級別，未按高校業(yè)務(wù)特色進(jìn)行補(bǔ)充與細(xì)化。

（三）內(nèi)控層面：外事活動經(jīng)費(fèi)的審批缺乏合理性

高校外事活動經(jīng)費(fèi)審批“該松不松”或“該嚴(yán)不嚴(yán)”。P高校對外事接待經(jīng)費(fèi)的審批，包含接待事項與經(jīng)費(fèi)使用兩道關(guān)，發(fā)放外專勞務(wù)僅經(jīng)費(fèi)使用審批一道關(guān)，因外事部門不對到訪外專的個人信息進(jìn)行審批把關(guān)，導(dǎo)致外事部門掌握的外專數(shù)據(jù)不完整，財務(wù)部門因無法核對外專個人信息，導(dǎo)致可能為證件類型不合規(guī)的外籍人員報銷費(fèi)用、發(fā)放勞務(wù)。同時，報銷外賓接待費(fèi)時，P高校要求學(xué)院黨委負(fù)責(zé)人審批，不符合“放管服”精神，增加了審批流程的繁冗性。

三、加強(qiáng)高校外事活動經(jīng)費(fèi)管理之有效措施

（一）制度維度：建立科學(xué)的“預(yù)算分配+支出控制”機(jī)制

1.預(yù)算關(guān)：科學(xué)編制預(yù)算

首先，預(yù)算編制應(yīng)堅持全面細(xì)致、真實有效的原則。外事部門與院系對外專邀請計劃要做到事前“心中有數(shù)”，通過盡可能細(xì)致全面地列舉邀請計劃，測算業(yè)務(wù)真實需求。其次，預(yù)算編制應(yīng)堅持統(tǒng)籌兼顧、確保重點(diǎn)的原則。在編制預(yù)算時，將邀請事項按先后主次和輕重緩急進(jìn)行歸類排序，適度增加高水平學(xué)者的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，對一般學(xué)術(shù)人才可采取適度從緊原則。最后，引智工作在很大程度上受國際條件約束，因此應(yīng)綜合考慮國際政治形勢。

2.審批關(guān)：優(yōu)化審批流程

在報銷外事活動費(fèi)用前，外事部門應(yīng)先審批外專申報材料是否齊全、證件類型是否合規(guī)等。只有通過審核的外專，才能報銷其在華期間的費(fèi)用開支。對于國際會議，二級學(xué)院應(yīng)向外事部門提供會議天數(shù)與會議人數(shù)的確定依據(jù)，外事部門可借鑒教學(xué)科研業(yè)務(wù)部門的意見，對會議天數(shù)、會議人數(shù)作出可行性分析與判定。另外，取消外事接待事項的黨委負(fù)責(zé)人二次審批，減少冗余審批手續(xù)。

3.制度關(guān)：明確開支范圍、統(tǒng)一開支標(biāo)準(zhǔn)

完善外賓接待經(jīng)費(fèi)管理辦法，將專項項目的經(jīng)費(fèi)管理納入其中，統(tǒng)一各經(jīng)費(fèi)的費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)，形成唯一的外事經(jīng)費(fèi)指導(dǎo)文件。首先，借鑒國際知名學(xué)府如哈佛大學(xué)[4]、牛津大學(xué)[5]在差旅費(fèi)報銷中不對人員類別做區(qū)分的經(jīng)驗，減少人員類別劃分。其次，明確市內(nèi)打車費(fèi)、國內(nèi)差旅費(fèi)、加班與接待用餐費(fèi)等其他相關(guān)經(jīng)濟(jì)開支應(yīng)按各費(fèi)用的報銷規(guī)定執(zhí)行，不履行外事接待審批手續(xù)。

（二）人才維度：組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)、搭建溝通平臺

學(xué)院要健全機(jī)構(gòu)設(shè)置，應(yīng)設(shè)置外事辦公室，明確外事負(fù)責(zé)人，配備外事秘書；財務(wù)部門要合理設(shè)置崗位，保證為每個學(xué)院配備一名通曉英語的會計。加強(qiáng)財務(wù)隊伍建設(shè)，定期舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化日常核算中的政策學(xué)習(xí)與問題交流，通過“一對一”幫扶，提升財務(wù)人員整體業(yè)務(wù)水平。加強(qiáng)政策宣傳與解讀，通過慕課講授、線上答疑、微信小程序推送與部門網(wǎng)站公告財務(wù)政策及相關(guān)問答，或借助年終外事工作總結(jié)大會對外事秘書進(jìn)行財務(wù)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助外事秘書理解財務(wù)政策。

財務(wù)部門與外事部門業(yè)務(wù)專員搭建多渠道溝通平臺，通過郵件、電話、微信等形式及時溝通，并定期召開工作交流意見會。財務(wù)專員及時收集、整理外事秘書的意見建議，及時消化解決外事活動中的財務(wù)難題。

（三）信息化維度：開發(fā)與優(yōu)化信息化功能模塊

信息化模式較傳統(tǒng)模式具有規(guī)范報銷管理、規(guī)避錯賬風(fēng)險、便利財務(wù)服務(wù)、實現(xiàn)信息共享的優(yōu)勢，高校應(yīng)充分用好這把“利刃”。

一是利用信息化優(yōu)化審批流程。將外專信息采集平臺與網(wǎng)報平臺對接，將審批通過的外專信息流轉(zhuǎn)至網(wǎng)報平臺，經(jīng)辦人報銷外賓接待費(fèi)時，網(wǎng)報系統(tǒng)自動彈出“請輸入外專護(hù)照號”的提示，只有通過審批的外專方可進(jìn)行下一步操作。

二是利用信息化優(yōu)化報銷流程。在網(wǎng)報平臺中開發(fā)“外賓接待”模塊，版面按《外賓接待審批表》設(shè)計，以取代手工填報審批表。在“外賓接待”模塊下嵌入?yún)R率計算功能，統(tǒng)一人民幣與外幣票據(jù)的報銷流程。

三是利用信息化加強(qiáng)監(jiān)督管理。將外事財務(wù)制度和預(yù)算額度控制固化到網(wǎng)報平臺中，填報金額超出開支標(biāo)準(zhǔn)時，系統(tǒng)提示超標(biāo)，不允許下一步操作。為加強(qiáng)專項項目的預(yù)算控制，可為每一位來訪外專設(shè)置一個項目編號，按資助額度撥付預(yù)算?？稍谥黜椖烤幪栂略O(shè)置子項目編號，以實現(xiàn)對外專機(jī)票、住宿、勞務(wù)各費(fèi)用項的預(yù)算控制。

結(jié)語

高校在借助科學(xué)的制度、優(yōu)秀的人才、先進(jìn)的信息化“三駕馬車”提升外事活動經(jīng)費(fèi)財務(wù)管理水平的同時，還應(yīng)在現(xiàn)有制度框架內(nèi)增加財務(wù)管理的靈活性。在國外疫情態(tài)勢異常嚴(yán)峻的當(dāng)下，外事活動工作模式發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變。高校應(yīng)啟動“不可抗力”應(yīng)對機(jī)制，繼續(xù)為推進(jìn)高?！半p一流”建設(shè)保駕護(hù)航。