淺談深化內(nèi)部審核，提高現(xiàn)場(chǎng)審核有效性

王黎

摘 要：質(zhì)量管理體系的內(nèi)部審核是組織進(jìn)行體系管理自我完善的重要手段之一，內(nèi)部審核的有效性對(duì)怎樣按GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)的要求，推進(jìn)以質(zhì)量管理為核心的“質(zhì)量四化”建設(shè)，夯實(shí)質(zhì)量管理基礎(chǔ)起著巨大的現(xiàn)實(shí)作用。只有較高程度地體現(xiàn)審核的有效性，才能對(duì)組織的質(zhì)量管理發(fā)展做出基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性貢獻(xiàn)，獲得領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和信任，持續(xù)推進(jìn)質(zhì)量管理體系的良性運(yùn)行。

關(guān)鍵詞：深化內(nèi)審 質(zhì)量四化 有效性 良性運(yùn)行

Discussion on the Deepening Internal Audit and Improving the Effectiveness of on-site Audit

Wang Li

Abstract：The internal audit of the quality management system is one of the important means for the organization to self-improve the system management. The effectiveness of the internal audit is how to promote the "four quality" with quality management as the core in accordance with the requirements of the GB/T19001-2016 standard. Building and consolidating the foundation of quality management plays a huge practical role. Only by reflecting the effectiveness of the audit to a high degree， can we make a fundamental and strategic contribution to the development of the organization's quality management， gain the attention and trust of the leaders， and continue to promote the sound operation of the quality management system.

Key words：deepen internal audit， quality four modernizations， effectiveness， benign operation

1 引言

質(zhì)量體系的內(nèi)部審核是組織進(jìn)行自我完善的重要手段之一，但通過總結(jié)近幾年內(nèi)部審核工作開展的情況，發(fā)現(xiàn)組織的內(nèi)部審核關(guān)注點(diǎn)逐漸轉(zhuǎn)向應(yīng)付第三方外部認(rèn)證審核，內(nèi)審工作流于表面化、形式化，審核不深入、過程（系統(tǒng)）關(guān)聯(lián)不充分，主要是為了提供已經(jīng)做過內(nèi)部審核的證據(jù)而進(jìn)行審核，導(dǎo)致通過內(nèi)部審核實(shí)現(xiàn)內(nèi)審目標(biāo)的能力不足。

本文簡要論述怎樣通過深化內(nèi)部審核，評(píng)價(jià)質(zhì)量管理體系重點(diǎn)過程的優(yōu)勢(shì)與薄弱環(huán)節(jié)，提高現(xiàn)場(chǎng)審核有效性，持續(xù)推進(jìn)公司質(zhì)量管理體系的良性運(yùn)行。

2 質(zhì)量管理體系內(nèi)審表面化、形式化的特征

（1）每年使用幾乎相同的審核通知、審核計(jì)劃、審核報(bào)告——最突出的是每年使用同一份審核檢查表，審核時(shí)主要關(guān)注的是操作執(zhí)行層面的管理，開具的不符合項(xiàng)偏重在操作執(zhí)行層面是否實(shí)施和執(zhí)行的相關(guān)的管理要求。

（2）審核過程中未將公司人、機(jī)、料、法、環(huán)、測(cè)的變化，如大量新人的使用、新的基礎(chǔ)設(shè)施的使用、新產(chǎn)品的設(shè)計(jì)和開發(fā)、新材料新工藝的引進(jìn)、新生產(chǎn)環(huán)境的使用、新檢測(cè)設(shè)備檢測(cè)環(huán)境檢測(cè)人員的使用作為質(zhì)量管理體系審核方案策劃的重點(diǎn)進(jìn)行輸入，未針對(duì)變化點(diǎn)對(duì)質(zhì)量管理體系的適宜性、充分性進(jìn)行審核。

（3）對(duì)于各職能部門之間職責(zé)的識(shí)別是否漏項(xiàng)，職責(zé)的接口是否協(xié)調(diào)，是否缺乏或混淆審核證據(jù)，對(duì)于產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的過程、管理過程和支持，過程之間的相互作用是否協(xié)調(diào)，是否有效運(yùn)行缺少審核證據(jù)確認(rèn)不充分，未按過程方法組織與實(shí)施高效的內(nèi)部審核。

綜上所述，內(nèi)部審核表面化、形式化的原因：有最高管理者對(duì)質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核的支持和重視問題;有內(nèi)部審核歸口管理部門的策劃與組織問題;也有審核組內(nèi)部審核員的審核經(jīng)驗(yàn)和審核問題。筆者認(rèn)為最重要的是內(nèi)部審核歸口職能管理部門如何進(jìn)行有效的策劃和實(shí)施內(nèi)部審核、深化內(nèi)部審核的管理，使之持續(xù)推進(jìn)質(zhì)量管理體系的良性地運(yùn)行是開展內(nèi)部審核的關(guān)鍵。

3 深化質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核

為了避免上述質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核表面化、形式化的現(xiàn)象，可從以下幾方面進(jìn)行探討怎樣持續(xù)提升內(nèi)部審核工作的有效性。

3.1 內(nèi)部審核策劃

為了使內(nèi)部審核工作有效和高效地達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，審核組長在編制審核計(jì)劃時(shí)應(yīng)充分運(yùn)用過程方法進(jìn)行策劃工作：

（1）要重點(diǎn)明確受審核方所負(fù)責(zé)的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程、管理過程和支持過程的各個(gè)相互關(guān)聯(lián)、功能連貫的子過程，各個(gè)過程是如何通過相應(yīng)職能部門的活動(dòng)得以實(shí)施，從而為審核計(jì)劃的編制提供關(guān)鍵依據(jù)。各個(gè)過程的相互作用也是確認(rèn)的重點(diǎn)，針對(duì)部分關(guān)鍵/特殊/重要過程關(guān)聯(lián)幾個(gè)主要責(zé)任部門，在做審核策劃時(shí)必須防止漏項(xiàng)。

（2）安排審核員的審核活動(dòng)時(shí)，應(yīng)考慮到審核員以往的工作經(jīng)歷、現(xiàn)任工作中負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容以及審核經(jīng)驗(yàn);同時(shí)考慮由過程的輸入方審核過程的實(shí)施方和輸出方，過程的實(shí)施方和輸出方審核過程的輸入方，確保過程審核的深入性、有效性、連貫性、完整性。

3.2 編制檢查表

編制內(nèi)部審核檢查表時(shí)，重點(diǎn)依據(jù)過程方法的要求：從過程的輸入到過程的輸出，識(shí)別完整內(nèi)容，列出衡量過程的績效指標(biāo)、過程所需要的資源、過程的負(fù)責(zé)部門、審核方法等。下面以筆者“外購?fù)鈪f(xié)件產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量”過程為例：

（1）過程的輸入：主要為圖紙、技術(shù)條件，以及根據(jù)圖紙和技術(shù)條件編制的零部件檢查基準(zhǔn)書;負(fù)責(zé)部門為技術(shù)部;審核方法重點(diǎn)關(guān)注輸入（技術(shù)要求、標(biāo)準(zhǔn)）是否充分、各零部件是否具備檢查基準(zhǔn)書、檢查基準(zhǔn)書的內(nèi)容是否符合圖紙和技術(shù)條件要求，是否能有效指導(dǎo)進(jìn)貨檢驗(yàn);

（2）過程的輸出：即合格的零部件，審核方法應(yīng)重點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)查看進(jìn)貨檢驗(yàn)人員是否按照檢查基準(zhǔn)書的要求實(shí)施進(jìn)貨檢驗(yàn)，輸出的產(chǎn)品放行條件是否具備。

（3）衡量過程的績效指標(biāo)：可設(shè)定為“零部件入庫檢驗(yàn)合格率”、“現(xiàn)場(chǎng)裝配過程中零部件不良率”、“市場(chǎng)零部件PPM值”等，審核過程的績效指標(biāo)是否達(dá)到目標(biāo)要求。

（4）過程的資源：為有資質(zhì)的進(jìn)貨檢驗(yàn)人員及檢測(cè)工具、設(shè)施等。審核方法為查看進(jìn)貨檢驗(yàn)人員是否具備崗位能力（考核持證上崗）;在現(xiàn)場(chǎng)查看其進(jìn)貨檢驗(yàn)人員的實(shí)際操作能力是否符合要求;審核檢驗(yàn)手段和檢測(cè)工作是否滿足輸入即零部件檢查基準(zhǔn)書的要求。

3.3 內(nèi)部審核實(shí)施

內(nèi)部審核檢查表編制完成并經(jīng)確認(rèn)后，即進(jìn)入審核實(shí)施階段。

“審核”的定義為“為獲得客觀證據(jù)并對(duì)其進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過程”。近幾年的內(nèi)部審核，發(fā)現(xiàn)對(duì)收集的證據(jù)主要還停留在證實(shí)“有”或“無”的狀態(tài)，以此作為是否滿足審核準(zhǔn)則的程度。如果提供證據(jù)，就算作是符合要求;如果沒有提供證據(jù)，就屬于質(zhì)量管理體系的不符合。并沒有對(duì)滿足準(zhǔn)則（標(biāo)準(zhǔn)要求）的程度進(jìn)行系統(tǒng)性的評(píng)價(jià)，也未對(duì)滿足顧客和相關(guān)方的需求和期望進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注;開出的不符合項(xiàng)也僅是反映操作執(zhí)行層面的不符合，內(nèi)部審核過程的業(yè)績很不突出。

那如何通過深化內(nèi)部審核提高現(xiàn)場(chǎng)審核的有效性？我認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探討：

（1）重視對(duì)過程接口及其相互作用的審核

這幾年，大多數(shù)公司內(nèi)部審核基本采用按部門為單元的審核方式，但現(xiàn)在公司的組織機(jī)構(gòu)逐漸趨于扁平化發(fā)展，一個(gè)過程涉及多個(gè)部門或多個(gè)崗位，職能職責(zé)相互關(guān)聯(lián)、作用相互連貫的狀況已是常態(tài)，而某一部門僅負(fù)責(zé)某一過程中的部分活動(dòng)（如物流管理過程，三方物流的管理延伸到由供應(yīng)商進(jìn)行，公司生產(chǎn)物流部負(fù)責(zé)廠內(nèi)物流倉庫及配送的管理，而生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的物流又由生產(chǎn)車間進(jìn)行管理），誰是過程的責(zé)任者？誰是過程的顧客？這就需要審核人員站在顧客/相關(guān)方的角度多維度識(shí)別對(duì)該過程所采用的管理方法，收集過程間的接口及其相互作用的證據(jù)，如接口的輸入和輸出是否明確，是否交叉混淆，是否一致，是否能有效的實(shí)現(xiàn)過程的績效目標(biāo)。否則，內(nèi)部審核就不能對(duì)整個(gè)質(zhì)量管理體系的符合性做出完整有效的判定。

（2）內(nèi)部審核應(yīng)重點(diǎn)針對(duì)質(zhì)量管理體系的變化點(diǎn)以及公司的應(yīng)變能力進(jìn)行審核

世界上唯有變化才是永恒的，因內(nèi)部審核的間隔周期一般是一年，這一年中，公司的質(zhì)量管理體系運(yùn)行在人、機(jī)、料、法、環(huán)、測(cè)等方面存在一些新的變化點(diǎn)：如部分新老員工的交替、新基礎(chǔ)設(shè)施的投用、新產(chǎn)品的設(shè)計(jì)/開發(fā)/投產(chǎn)、新材料新工藝的優(yōu)化、檢測(cè)設(shè)備檢環(huán)境/檢測(cè)人員的變化等，審核組在進(jìn)行內(nèi)部審核時(shí)，應(yīng)將變化點(diǎn)作為重要的輸入信息，對(duì)質(zhì)量管理體系的應(yīng)變能力收集審核證據(jù)。

變化體現(xiàn)在公司的內(nèi)部和外部兩方面：

內(nèi)部變化主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：①公司發(fā)展的規(guī)劃、②質(zhì)量目標(biāo)的變化、③技術(shù)革新方案、④新產(chǎn)品的投入、⑤新工藝的實(shí)施等。

外部變化主要有：①國家法律法規(guī)的變化、②質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的變化等。

在審核過程中應(yīng)著重關(guān)注變化點(diǎn)：如審核產(chǎn)品的設(shè)計(jì)和開發(fā)過程，重點(diǎn)審核本年度期間新產(chǎn)品的設(shè)計(jì)和開發(fā)管理;如審核人力資源管理過程時(shí)，重點(diǎn)審核今年新進(jìn)員工的上崗培訓(xùn)管理、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)踐操作能力評(píng)價(jià);如審核供方管理過程時(shí)，重點(diǎn)審核新開發(fā)供應(yīng)商的管理等;如審核產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量過程，重點(diǎn)審核新增檢驗(yàn)人員、新增檢測(cè)設(shè)備和檢測(cè)手段。通過對(duì)這些變化發(fā)展進(jìn)行審核收集審核證據(jù)，以評(píng)價(jià)質(zhì)量管理體系的應(yīng)變能力，從而保證質(zhì)量管理體系的完整性和適宜性。

3.4 內(nèi)部審核不符合項(xiàng)的整改

內(nèi)部審核不符合項(xiàng)的整改是PDCA循環(huán)中不可或缺的一環(huán)即“A”，近幾年通過對(duì)不符合項(xiàng)整改措施的驗(yàn)證發(fā)現(xiàn)，不符合項(xiàng)的整改常常局限于做到“糾正”，未深入有效地分析出不符合項(xiàng)的根本原因，體系管理也沒有實(shí)現(xiàn)“質(zhì)量四化”：體系化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、制度化，導(dǎo)致不符合項(xiàng)表面關(guān)閉，一段時(shí)間后又重復(fù)發(fā)生，從而影響質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有效性。那么如何確保不符合項(xiàng)整改切實(shí)有效，重點(diǎn)從以下幾方面深入探討：

（1）糾正：對(duì)不符合項(xiàng)事實(shí)本身的整改，重點(diǎn)對(duì)不符合客觀證據(jù)進(jìn)行分析，并采取必要的糾正，如隔離、追回;同時(shí)也應(yīng)對(duì)關(guān)聯(lián)過程、相關(guān)過程進(jìn)行縱/橫向排查、確認(rèn)。

（2）根源分析：是否針對(duì)系統(tǒng)中什么失效而出現(xiàn)這樣的不符合進(jìn)行分析？將相互關(guān)聯(lián)的過程運(yùn)用系統(tǒng)的方法進(jìn)行識(shí)別、分析、理解，而非只針對(duì)不符合項(xiàng)事實(shí)本身分析。

（3）糾正措施：是否針對(duì)每個(gè)確定的根源原因都至少采取一個(gè)糾正措施？糾正措施是否涉及到了系統(tǒng)整改？糾正措施能否防止不符合項(xiàng)重復(fù)發(fā)生？糾正措施是否是解決問題的永久措施？并且糾正措施中重點(diǎn)考慮到系統(tǒng)性預(yù)防措施。

是否滿足“質(zhì)量四化”是評(píng)價(jià)糾正措施有效性較好的方式：

①流程化，強(qiáng)調(diào)顧客導(dǎo)向/意識(shí)，以整體目標(biāo)為出發(fā)點(diǎn)，精簡過程步驟，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，破除部門壁壘，實(shí)現(xiàn)信息化管理;

②標(biāo)準(zhǔn)化，固化重復(fù)的活動(dòng)，統(tǒng)一作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，獲得最佳秩序和效益;

③體系化，固化工作業(yè)務(wù)運(yùn)行模式，按最優(yōu)的秩序和聯(lián)系組合成整體，有序?qū)嵤┵|(zhì)量策劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量保證、質(zhì)量改進(jìn)，達(dá)成預(yù)期目標(biāo);

④制度化，建立普遍認(rèn)可的共同意識(shí)/固定模式，制定約束規(guī)范，明確角色職責(zé)，監(jiān)督運(yùn)行機(jī)制，強(qiáng)化組織控制功能;

（4）驗(yàn)證：審核員是否對(duì)糾正措施的每個(gè)階段都進(jìn)行了現(xiàn)場(chǎng)/實(shí)物驗(yàn)證，是否對(duì)每一項(xiàng)糾正和糾正措施都收集了整改證據(jù)材料。

只有通過不斷持續(xù)有效的整改，才能推進(jìn)質(zhì)量管理體系的持續(xù)良性運(yùn)行。

4 結(jié)語

隨著對(duì)質(zhì)量管理體系管理的不斷深入，各組織越來越關(guān)注質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有效性，內(nèi)部審核是各組織在質(zhì)量體系管理方面自我完善的重要機(jī)制，只有深化內(nèi)部審核，提高體系審核的有效性，才能精準(zhǔn)識(shí)別管理風(fēng)險(xiǎn)，通過持續(xù)改善提升，推進(jìn)質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有效性。

現(xiàn)在許多組織的高層管理者也逐步認(rèn)識(shí)到內(nèi)部審核對(duì)提升質(zhì)量管理體系有效性的重要作用，通過參與內(nèi)部審核評(píng)審會(huì)議、派出人員參加認(rèn)證公司組織的審核人員能力培訓(xùn)等方式，來夯實(shí)質(zhì)量管理基礎(chǔ)，提高管理的效益以促進(jìn)公司的良性發(fā)展。

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