探究新時期干部人事檔案管理的現(xiàn)狀及改進策略

王亞

摘要：新時期干部人事檔案專項審核工作的開展，使廣大干部接受了一次黨性的洗禮，還原了干部人事檔案的純真面貌，整治了一批歪風邪氣，營造了風清氣正的政治生態(tài)環(huán)境;同時將干部人事檔案管理工作與干部人事檔案專項審核有機結(jié)合起來，通過干部人事檔案專項審核對干部人事檔案管理工作中存在的一些突出問題和薄弱環(huán)節(jié)進行妥善處理，進一步完善各項規(guī)章制度，有利于加強新時期干部人事檔案管理工作，最終在實現(xiàn)干部人事檔案管理規(guī)范化、制度化、科學化上提高助力。

關(guān)鍵詞：干部人事;檔案管理;主要問題;深化改革

分類號：G717.24

新時期干部人事檔案管理工作還存在著一些漏洞，加強檔案管理工作還要引進新型檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理工作方式方法，進一步提高檔案管理的規(guī)范性、科學性與專業(yè)性，促進檔案管理工作體系深化改革。為了促進干部人事檔案管理健康發(fā)展，還要提出一系列的優(yōu)化改革措施，采用創(chuàng)新性的思路開展檔案管理工作，發(fā)揮檔案資源在服務公益事業(yè)中的積極作用。還要從檔案管理技術(shù)的發(fā)展趨勢出發(fā)，分析以往檔案管理工作存在的弊端，著力優(yōu)化檔案管理工作體系，創(chuàng)新檔案管理的方式方法，達到全面提高檔案管理工作效率的目標。

一、干部人事加強檔案管理的價值

（一）推進公益事業(yè)加快發(fā)展

隨著 干部人事分類改革的逐步深入，公共服務體系的日益完善，干部人事的公益屬性也日漸加強。提高開展公益服務的履職能力，滿足社會對公共資源的使用需要，是當前及今后一段時間的重要使命。檔案是全社會的寶貴財富，是公共信息服務的重要組成部分，梳理現(xiàn)有檔案資源情況，創(chuàng)新檔案管理的服務方式，才能全面呈現(xiàn)公共服務事業(yè)發(fā)展面貌，滿足社會的檔案使用需要，形成公共服務信息有效供給機制，從而推動我國社會經(jīng)濟的加速轉(zhuǎn)型發(fā)展。信息化時代還要求建立透明、公開和全面的公共信息服務機制，提高干部人事檔案管理水平，構(gòu)建科學的檔案管理體系，才能滿足全社會的發(fā)展需要，符合服務對象日益?zhèn)€性化檔案應用需要。

（二）降低檔案管理工作成本

檔案管理是干部人事重要的工作任務，隨著檔案價值被全社會廣泛重視，干部人事在檔案管理中投入的人力物力資源逐步增加。 干部人事站在時代前沿創(chuàng)新檔案管理機制，優(yōu)化檔案管理設備，配置必要的檔案管理人才，可以滿足干部人事檔案管理的長期需要，在完成檔案服務職能的同時，可以有效降低檔案管理成本，進一步形成高效、系統(tǒng)、安全的檔案管理工作體系。在事業(yè)單位檔案廣泛使用，數(shù)據(jù)信息海量增加，檔案應用風險增大情況下，只有加強檔案管理工作，引進符合時代要求的檔案管理辦法，才能推動干部人事檔案管理工作科學化發(fā)展，才能減少各種不利因素對檔案管理的影響，在保證檔案安全的前提下發(fā)揮檔案的最大使用價值。

（三）推動干部人事深化改革

推動干部人事分類改革，必須理清的職能，強化公益屬性，推動法人治理結(jié)構(gòu)的廣泛實施。檔案管理對于梳理干部人事以往工作的得失，在回顧歷史的基礎上找準發(fā)展定位，加速推進改革有重要的現(xiàn)實意義。加強檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理的方式方法，加強檔案管理隊伍建設，可以清晰描繪干部人事為社會經(jīng)濟發(fā)展做出的貢獻，可以有效找出干部人事發(fā)展中的問題，從而明確發(fā)展思路，做好長遠規(guī)劃，促進干部人事改革平穩(wěn)有 序發(fā)展。凡是涉及重大工作決策、基礎建設、人事調(diào)整、機構(gòu)并轉(zhuǎn)的重要工作都需要檔案數(shù)據(jù)的有力支持，需要依托扎實的檔案管理工作輔助各項工作的順利進行。強化檔案管理工作，提高檔案管理水平，保證檔案數(shù)據(jù)全面、精準、系統(tǒng)，才能為干部人事進一步深化改革奠定基礎，提高干部人事管理水平。

二、 干部人事檔案管理的主要困境

（一）檔案管理機制的困境

干部人事檔案管理的運轉(zhuǎn)機制較為傳統(tǒng)，改革創(chuàng)新的步伐相對較慢，不少干部人事的領導干部和基層職工沒能認識到檔案管理的重要價值，對檔案管理的重視不足，不能根據(jù)工作需要修訂檔案管理工作制度。一方面，檔案運轉(zhuǎn)機制不健全，各部門的配合不當，檔案管理運轉(zhuǎn)率較低，檔案的精準性不足，檔案處置的隨意性大，風險較高。另一方面干部人事檔案管理目標不明確，重管輕用的思想普遍存在，檔案管理長期以沿用舊有方式，檔案資源未能在重大決策、人事任免、崗位調(diào)配、科研創(chuàng)新中發(fā)揮積極作用。而且，當前干部人事檔案管理的信息孤島現(xiàn)象嚴重，檔案信息化建設水平較低，檔案管理未能發(fā)揮信息技術(shù)的重要輔助作用，還不具備大數(shù)據(jù)、云存儲與智能化管理的條件，不能在新形勢下修訂和完善檔案管理工作制度。

（二）檔案管理專業(yè)性較低

干部人事檔案管理工作缺乏專業(yè)技術(shù)人才的參與， 干部人事檔案管理工作主要依靠兼職人員進行，專職檔案管理人員的素質(zhì)較低，專職檔案員不掌握信息化環(huán)境下的有效檔案管理工作方式。由于缺乏合理的人才引進機制，檔案崗位編制有限，在壓縮編制的大趨勢下加大了檔案管理人才引進的難度，僅憑系統(tǒng)內(nèi)部人才流轉(zhuǎn)與一時的干部人事公開招聘，不滿足干部人事對高級檔案管理人才的需要。檔案管理人員參與專業(yè)培訓的機會少，僅憑上級部門組織的時間有限、內(nèi)容單一、方式傳統(tǒng)的檔案管理培訓，是不足以在短時期內(nèi)彌補檔案管理人員技術(shù)欠缺問題的。由于干部人事檔案管理人員非專業(yè)出身，而且年齡偏大，持續(xù)學習的意愿與能力不強，不能熟練掌握信息化環(huán)境下的檔案管理方法，檔案管理人員普遍缺乏新的工作經(jīng)驗，這在很大程度上制約了檔案管理工作的深化改革，導致干部人事檔案管理長期滯留在初級階段。

（三）設備技術(shù)手段待更新

干部人事缺少專業(yè)的檔案管理技術(shù)設備，檔案管理工作條件相對落后。不少干部人事不注重引進檔案管理設施設備，缺乏檔案管理設備更新長遠計劃，沒能根據(jù)檔案管理工作的需要擬定技術(shù)設備引進的預算。財政部門未能對干部人事檔案事業(yè)給予必要支持，有時壓縮了檔案管理設備經(jīng)費，不能多方籌措和保證檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的資金，一定程度上制約了檔案管理改革進程。干部人事往往采用一次性大規(guī)模招標采購檔案管理設備的工作方式，導致干部人事檔案管理設備存在集中淘汰、集中更新的情況，不僅造成大量的技術(shù)設備長期閑置的情況，導致技術(shù)設備維護成本較高，檔案管理工作的費用增加，嚴重影響檔案工作進步。解決技術(shù)設備難題，持續(xù)開發(fā)專業(yè)系統(tǒng)，關(guān)注檔案管理硬件建設，才能促進干部人事檔案管理加速改革。

（四）檔案管理的風險較高

檔案管理制度更新不足，檔案管理設備配置不當，從事檔案管理技術(shù)人員不能有效分析檔案管理工作的情況，不能采用針對性的優(yōu)化改革措施，加上全社會對干部人事檔案獲取需求的增加，使得檔案運轉(zhuǎn)的風險指數(shù)不斷提升。尤其在信息化環(huán)境下，干部人事往往不具備應對復雜網(wǎng)絡風險的能力。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，檔案在多元化渠道傳遞信息，檔案網(wǎng)絡互動的頻率增加，以及海量檔案信息增長，這些因素都增加了檔案管理風險。目前，干部人事檔案管理還缺乏專業(yè)技術(shù)單位的支持，僅憑干部人事有限的技術(shù)實力、人員配置是不足以全面應對各種檔案管理風險的，還要構(gòu)建更加專業(yè)的檔案安全防控體系，減少珍貴檔案資源的各種潛在風險。

三、干部人事檔案管理的改革路徑

（一）加強檔案管理工作領導

干部人事還要加強檔案管理工作的領導水平，根據(jù)檔案管理工作目標梳理現(xiàn)有檔案管理工作存在的問題，把檔案管理深化改革納入議事日程，加快檔案管理改革的步伐。干部人事的上級主管部門、檔案管理行政機關(guān)應當督促 干部人事開展好檔案管理改革工作，監(jiān)督檔案管理改革的進程。干部人事領導需要明確檔案管理人員職責，督促重要檔案管理改革工作的實施，明確檔案管理人員的任務、目標與工作標準。還要建立健全檔案管理網(wǎng)絡體系，形成相互配合的檔案運轉(zhuǎn)機制，領導班子與分管領導應當及時研究檔案管理的問題，保證檔案管理需要的人力物力資源。加快修訂檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理理念，積極引進新型的檔案管理工作方式，促進全單位人員參與到日常檔案管理當中，從而有效解決以往檔案管理工作存在的問題。

（二）建立優(yōu)質(zhì)檔案管理隊伍

專業(yè)的檔案管理隊伍對于提高檔案管理工作水平，解決檔案管理的現(xiàn)實困境，加速推動檔案管理改革工作，發(fā)揮檔案資源的使用價值有重要意義。新時代還要建立更加專業(yè)的檔案管理工作隊伍，明確檔案管理的要點，促進檔案管理工作的深化革新。首先，完善檔案管理人才引進機制，大力運用特殊人才引進的方式借調(diào)流轉(zhuǎn)專業(yè)檔案技術(shù)人才，提高檔案管理隊伍的專業(yè)性，滿足新時代檔案管理工作的需要。其次，完善檔案管理人員的培訓機制，擬定檔案管理人員培訓計劃，著力為專職檔案員提供針對性的培訓項目，促進專職檔案員不斷提高專業(yè)技術(shù)能力。鼓勵兼職檔案員提高基層檔案業(yè)務 操作能力，通過網(wǎng)絡培訓的方式促進兼職檔案員自學相關(guān)技術(shù)。第三，還要建立檔案技術(shù)人員的考評機制，加強檔案管理人員的工作績效評估，圍繞著檔案管理工作的漏洞促進檔案員不斷提高專業(yè)技能，從而推動檔案管理事業(yè)深化發(fā)展。

（三）提高檔案管理的規(guī)范性

為了加快 干部人事檔案管理的改革步伐，解決以往 檔案管理隨意性大的弊端，還要采用規(guī)范化的檔案管理工作方式。把標準化、規(guī)范化、制度化理念融入到檔案管理體系，督促各級人員提高檔案管理工作質(zhì)量。首先，基于信息化的時代特征擬定檔案管理制度，對現(xiàn)有檔案運轉(zhuǎn)流程與操作規(guī)程進行細化，制定出臺檔案管理工作標準，切實減少檔案管理工作存在的各種漏洞。其次，優(yōu)化檔案管理工作的氛圍，滲透質(zhì)量第一與精益求精的檔案管理工作理念，完善檔案管理的層級管理機制，由專職人員對各層級檔案管理工作負責監(jiān)督，有效解決檔案管理工作存在的各種漏洞。第三，把檔案管理 規(guī)范化的重點放在嚴格管理與依法辦事等方面，尤其加大對檔案資源真實性的審查力度，同時提高檔案管理制度執(zhí)行的嚴肅性與公平性，做到檔案管理獎懲分明，以提高檔案管理的效率作為主要目標，進一步強化做好檔案管理的基礎工作。

（四）加速檔案管理的信息化

信息化是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，為了發(fā)揮信息技術(shù)的檔案管理價值，還要大力引進專業(yè)的技術(shù)設備，滿足檔案管理信息化的現(xiàn)實需要。一方面，應當擬定檔 案管理信息化的工作計劃，做好檔案管理信息的年度預算，根據(jù)檔案的需要合理申報設備采購申請，保證檔案管理設備及時更新?lián)Q代。另一方面，開發(fā)專業(yè)的檔案管理服務系統(tǒng)，提高檔案管理的軟件水平。尤其開發(fā)業(yè)務檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)廣泛聯(lián)系，做好檔案信息的自動化采集。新時代還要采用檔案信息化建設的外包模式，針對干部人事檔案管理信息技術(shù)能力不足，人員素質(zhì)有限的現(xiàn)實，采用招標采購方式打包購買檔案管理服務，要求中標單位在幫助 干部人事加強 檔案管理軟硬件建設的同時，承擔技術(shù)服務的任務，由專業(yè)機構(gòu)代為培養(yǎng)檔案管理人員。還要保證檔案管理安全性，重點加強檔案信息安全建設，做好檔案數(shù)據(jù)信息 的日常維護工作，開發(fā)和優(yōu)化數(shù)據(jù)庫的運行工作，從而保證檔案數(shù)據(jù)信息在網(wǎng)絡環(huán)境下得到有效共享。

結(jié)論，為了提高事干部人事檔案管理工作的整體水平，推動檔案管理工作的健康發(fā)展，消除傳統(tǒng)檔案管理工作方式的弊端，還要從當前面臨的現(xiàn)實情況出發(fā)，擬定科學的檔案管理工作改革發(fā)展計劃，落實每一步，反饋結(jié)果進行思考，從實踐中不斷總結(jié)。檔案管理是干部人事的重要工作任務，新時代還要明確干部人事檔案管理改革的現(xiàn)狀，從社會對干部人事檔案的需求出發(fā)，完善檔案管理體系，明確檔案管理方法，加快信息化檔案管理改革，加快新型檔案技術(shù)的引進更新，從而提高干部人事檔案管理的整體水平和服務質(zhì)量。

參考文獻

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