王奕

摘要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化已成為時代的主流。會計檔案電子化管理的實施極大地提高了會計檔案的管理和利用水平，因此，必須特別重視會計檔案電子化管理，不斷創(chuàng)新管理方法。

關(guān)鍵詞：會計檔案;電子化管理;創(chuàng)新

檔案反映了一個組織或公司的歷史，是重要事件發(fā)展的見證，這些材料和信息與重要決定的執(zhí)行和重要專題的出版有關(guān)。此外，檔案管理不僅是衡量員工工作績效的重要指標，也是提高員工工作質(zhì)量的切實手段。檔案是記錄重要歷史事實和事件的重要資料來源，是恢復(fù)歷史真相的重要證據(jù)?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理有利于組織、企業(yè)乃至國家的協(xié)調(diào)發(fā)展。

1 概念和背景

會計檔案電子化是通過電子手段編制、傳輸和保存會計數(shù)據(jù)，如會計賬單、賬目和年度賬目，是反映企業(yè)經(jīng)濟活動的重要文獻，是企業(yè)重要經(jīng)濟檔案[1]。它不僅是迄今為止監(jiān)測公司和機構(gòu)經(jīng)濟活動的重要基礎(chǔ)，也是國家檔案的重要組成部分。會計檔案電子化管理與會計軟件系統(tǒng)密切相關(guān)，與紙質(zhì)檔案相比，電子化檔案管理只能在一些計算機系統(tǒng)中使用。不同版本的財務(wù)軟件或相同的軟件會產(chǎn)生不同的會計文件格式。2014年，國家發(fā)展改革委、財政部、國家稅務(wù)總局、國家檔案局開始實施會計檔案電子化管理;2015年12月，財政部和國家檔案館發(fā)布了新的會計檔案管理制度，于2016年1月1日起實施。新的會計政策為會計檔案的收集、登記、歸檔和保管提供了電子化管理。新的《管理辦法》的出臺，確認了會計檔案電子化管理的法律效力，這將極大地促進會計檔案電子化管理的網(wǎng)絡(luò)化傳播和網(wǎng)上使用。

2 會計檔案電子化管理的作用

會計檔案是以圖表和文字的形式記錄和反映單位經(jīng)濟和業(yè)務(wù)的會計數(shù)據(jù)，包括儲存在電子設(shè)備上的會計電子憑證。隨著管理措施的實施，許多企業(yè)開始實行會計檔案電子化管理系統(tǒng)，并借鑒會計檔案電子化管理的經(jīng)驗，降低管理成本，提高財務(wù)管理的效率，實現(xiàn)信息的交換。促進了財務(wù)的自動化，提高檔案管理水平，計算機具有高效的信息處理、快速的信息輸入和存儲能力，能自動生成和接收數(shù)據(jù)，自動分類、處理、收集和使用會計檔案，大大提高了財務(wù)處理的效率。通過會計檔案電子化管理系統(tǒng)實現(xiàn)了主要文件與其他會計電算化系統(tǒng)的自動歸檔。核算和交付單據(jù)不需要人工分類和對賬，節(jié)約了會計人員進行財務(wù)核算的成本和時間[2]。

3 會計檔案電子管理的重要性

3.1 有利于提高檔案管理水平

與傳統(tǒng)會計檔案管理相比，會計檔案電子化管理可以有效降低成本。首先，隨著會計檔案電子化管理的實施，重要的管理資料和數(shù)據(jù)都存儲在檔案管理需要的地方。第二，會計檔案電子化管理不需要任何其他程序，可減輕會計人員的工作強度和工作量。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，會計檔案電子化管理技術(shù)在我國逐漸發(fā)展起來，建立健全會計檔案電子化管理的安全方法和機制，提高會計檔案電子化管理的安全性。

3.2 有利于提高檔案管理的安全性

為了有效地進行會計檔案電子化管理，各部門都需要建立會計檔案電子化管理系統(tǒng)，以及相應(yīng)的保護技術(shù)和安全改進措施，各部門應(yīng)按要求建立電子發(fā)票，對會計電子憑證進行收集、維護、分類、評估和使用，主管人員按照國家檔案館規(guī)定的格式進行確定，會計人員收到會計電子化憑證時，必須進行核實，審計的主要內(nèi)容是會計檔案完整性、真實性和安全性。

3.3 有利于提高檔案管理的完整性

管理人員必須檢查系統(tǒng)中所有電子檔案的真實性、完整性和安全性。從認證的角度來看，其主要目的是通過比對預(yù)歸檔文件和后歸檔文件的代碼來檢查文件是否被操作過。在安全測試方面，與殺毒軟件結(jié)合檢測病毒的存在，同時，管理者要注意日常檢查。會計檔案電子化管理在是經(jīng)濟系統(tǒng)中存儲結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，但在實踐中，無法對經(jīng)濟系統(tǒng)能夠提供有效的保護。在此基礎(chǔ)上，對會計檔案進行技術(shù)控制、收集、整理和使用，最大限度地保證會計檔案的完整性[3]。

4 會計檔案電子化管理應(yīng)堅持的原則

4.1 安全性

會計檔案電子化管理的主要任務(wù)是保證會計檔案的安全，加強對紙質(zhì)文件的防盜、防火、防潮、防鼠保護，因此要嚴格控制電子檔案的風(fēng)險，提供病毒、存儲環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)安全保護。

4.2 保密性

會計檔案的披露將給公司帶來重大的經(jīng)濟風(fēng)險，并可能造成損失。因此，必須提高職工的專業(yè)水平。

4.3 規(guī)范性

會計檔案電子化管理必須符合財務(wù)主管部門的規(guī)定。

4.4 可靠性

會計檔案電子化管理必須保證其真實性和可靠性，特別是會計檔案的加密和保護，建立適當?shù)脑L問和修改權(quán)，防止關(guān)鍵數(shù)據(jù)和核心信息被篡改。

4.5 兼容性

會計檔案管理不僅要保留必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，還要有選擇地發(fā)展電子檔案和信息數(shù)據(jù)庫。

4.6 智能性

首先，會計檔案的存儲和管理智能化，采用智能數(shù)據(jù)備份、照片快速掃描、數(shù)據(jù)自動歸檔等先進技術(shù)，實現(xiàn)日常辦公的實用價值。其次，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和現(xiàn)代電子傳輸技術(shù)，實現(xiàn)檔案咨詢借閱的智能化，實現(xiàn)內(nèi)部資源釋放功能和外部授權(quán)要求。

5 會計檔案電子化管理存在的問題

5.1 會計檔案的完整性不夠

目前，我國大多數(shù)企業(yè)已逐漸認識到會計檔案電子化管理的重要作用，企業(yè)對這些問題重視不夠，審核員對計算機內(nèi)容了解較少，缺乏相關(guān)經(jīng)驗，往往導(dǎo)致實際操作過程中出現(xiàn)錯誤。許多企業(yè)審計人員沒有樹立電子意識，只保存紙質(zhì)資料，忽視了利用計算機存儲信息的作用，使得會計檔案的完整性存在重大問題。

5.2 會計信息在使用的過程中存在問題

由于企業(yè)缺乏完善的會計信息系統(tǒng)和電子軟件，導(dǎo)致會計檔案電子化管理流程不一致，大量數(shù)據(jù)無法回收。

5.3 會計檔案電子化管理系統(tǒng)并不十分完善

由于應(yīng)用時間短，會計檔案電子化管理經(jīng)驗不足，現(xiàn)有的會計檔案電子化管理體系不完善。此外，檔案的真實性也會受到質(zhì)疑。

5.4 缺乏必要的計算機維護人員

互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)可能會在一定程度上改善現(xiàn)有的生產(chǎn)方式，也給網(wǎng)絡(luò)安全帶來了嚴重的風(fēng)險。網(wǎng)絡(luò)安全是制約互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的重要因素之一，會計檔案是企業(yè)在經(jīng)營過程中，所獲得的信息，是絕密文件。會計檔案電子化管理的引入將給會計安全帶來重大隱患。此外，目前大多數(shù)企業(yè)還沒有建立專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全維護團隊，計算機維護還存在很多問題，危及企業(yè)的信息安全，甚至危及企業(yè)工作人員的人身安全。

6 會計檔案電子化管理的創(chuàng)新發(fā)展

6.1 加強檔案電子化管理的安全建設(shè)

會計檔案應(yīng)當記錄本單位的重要信息，確保會計檔案的安全至關(guān)重要。因此，有必要從以下幾個方面分析會計檔案的安全管理;二是通過管理，嚴格遵守相關(guān)規(guī)定，建立相對完善的安全管理體系，避免數(shù)據(jù)泄露。

6.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)

首先，檔案工作者必須認識到檔案的重要性，是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的必要條件。其次，規(guī)范管理人員的操作，將備份文件及時拷貝到硬盤，為了便于維護和檢索，必須注意各種文件的位置。此外，管理者要完善自身的專業(yè)能力，有效提高工作效率，避免工作失誤。此外，公司還需要計算機網(wǎng)絡(luò)專家定期對系統(tǒng)進行維護，確保會計檔案的安全。

6.3 完善硬件設(shè)施建設(shè)

按照傳統(tǒng)的會計政策，會計人員必須首先在財務(wù)系統(tǒng)中獲取正確的會計號，獲取歷史或當前的憑證信息，然后使用正確的憑證號獲取相關(guān)信息。為了方便信息檢索，公司必須建立完善的文檔工具并使用新的硬件，用于存儲會計檔案，會計人員可以直接將檔案信息儲存在計算機中。要獲取相關(guān)信息，只需將基本信息輸入計算機即可快速獲取，從而提高會計工作的效率。

6.4 建立完善的存檔制度

與傳統(tǒng)的歸檔方式相比，電子管理方式對檔案信息的真實性構(gòu)成了更大的威脅，這就要求企業(yè)建立完善的備案制度，保證會計數(shù)據(jù)的合理性和完整性。會計人員儲存數(shù)據(jù)時，應(yīng)當認真核算、核實數(shù)據(jù)的真實性，為保證會計憑證的合法性，單據(jù)必須由相關(guān)管理人員簽字。另外，在會計檔案電子化管理范圍內(nèi)，保留原始憑證，對月度發(fā)票進行核對，如遇緊急或異常情況，應(yīng)在打印過程中補充會計數(shù)據(jù)，并由操作員在打印頁上簽字。

6.5 規(guī)范會計業(yè)務(wù)活動

會計的基礎(chǔ)工作是會計檔案的基礎(chǔ)，只有做好會計的基礎(chǔ)工作，會計系統(tǒng)才能有效地接收和處理會計數(shù)據(jù)，并將其轉(zhuǎn)換為會計憑證、會計賬簿等會計電子數(shù)據(jù)，以及后續(xù)處理方法，以便為授權(quán)和其他必要的電子簽證程序創(chuàng)造條件，信息系統(tǒng)將進一步規(guī)范會計檔案的管理。會計檔案電子化管理系統(tǒng)必須能夠獲取信息系統(tǒng)產(chǎn)生和傳輸?shù)臅嫈?shù)據(jù)，以保證信息的真實性和有效性。

6.6 安全保障系統(tǒng)建設(shè)

（1）檔案的安全使用。首先，檔案必須包含適當?shù)陌踩珮藴屎驮S可證，電子檔案的保密應(yīng)達到3-5個級別。相關(guān)人員只能根據(jù)自己的身份使用，系統(tǒng)可以在用戶打開所有類型的檔案查看時，自動將其轉(zhuǎn)換為swf文件，此選項只允許用戶瀏覽，不允許用戶更改會計檔案。另外，必須對外部源文件操作的驗證，定期檢查和修改驗證碼，確保源文檔的安全性，其次，為了保證檔案數(shù)據(jù)的保存，公司可以利用電子成像技術(shù)對相關(guān)外部信息支持文件進行掃描、驗證和管理，以保證歸檔數(shù)據(jù)源的真實性。

（2）IT系統(tǒng)安全。一是確保計算機硬件和備份管理的安全;二是確保系統(tǒng)的運行安全和應(yīng)用安全，在操作安全方面，制定完善的控制標準，每個業(yè)務(wù)流程都應(yīng)該在系統(tǒng)中仔細規(guī)劃和確認，在一些不允許反向操作的地方，應(yīng)嚴格控制，在應(yīng)用系統(tǒng)安全方面，公司可以根據(jù)ERP系統(tǒng)的設(shè)計思路，協(xié)調(diào)用戶管理、認證管理等權(quán)限，并立即實施單號注冊，進一步保證授權(quán)用戶的規(guī)范化操作。

（3）內(nèi)網(wǎng)信息安全。完善內(nèi)部信息系統(tǒng)，加強會計檔案電子化管理的信息安全，提高會計檔案電子化管理的網(wǎng)絡(luò)安全。

6.7 優(yōu)化會計文件的電子管理模式

現(xiàn)有的會計檔案管理模式不能滿足電子化管理的許多需求，需要根據(jù)實際情況采取一些優(yōu)化措施。一方面，信息技術(shù)的進步增加了存儲的可能性，過去，會計檔案的管理和保管不僅工作量大，而且浪費了大量的人力、物力和時間。目前，信息技術(shù)的有效存儲方法是將紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，同時實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中存儲。過去檔案信息主要以紙張、聲音或視頻的形式進行，這種形式并不能產(chǎn)生良好的效果。為了節(jié)省時間和人力成本，應(yīng)使用最新的信息技術(shù)將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字格式，提高工作效率，但這對員工的專業(yè)能力提出了很高的要求。此外，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子檔案不容易攜帶和長時間存儲，如因搬遷或其他原因無法找到紙質(zhì)記錄，可使用電子記錄作為記錄的備份。

6.8 加強會計檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)

建立可靠有效的檔案信息系統(tǒng)，加強物質(zhì)基礎(chǔ)設(shè)施，將財務(wù)系統(tǒng)與檔案存儲場所相結(jié)合，并更有效、更快地使用電子會計檔案。例如，公司選用具有檔案管理功能的計算機軟件，建立會計信息系統(tǒng)。

7 結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)、云計算等信息技術(shù)的應(yīng)用，計算機化已成為時代潮流，會計檔案電子化管理的實施提高了企業(yè)的信息化管理水平，完善會計檔案電子化管理，確保會計檔案的真實性、可靠性，指導(dǎo)企業(yè)會計檔案電子化管理工作。

參考文獻

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[2] 謝君萍. 會計檔案電子化管理的風(fēng)險與防范[J]. 蘭臺世界，2015（17）：45-46.

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