電力工程檔案資料管理中的問題及措施

王可

摘要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，各個領(lǐng)域都在快速成長。就電力行業(yè)而言，其發(fā)展勢頭猛勁。而檔案資料管理工作的開展有利于為電力工程持續(xù)發(fā)展提供合理的參考意見，促使電力工程進(jìn)一步發(fā)展，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展做貢獻(xiàn)。電力工程的檔案管理是電力管理工作的基礎(chǔ)，具有一定專業(yè)性。電力工程檔案管理工作伴隨著公路發(fā)展，并貫穿整個發(fā)展階段。從工程設(shè)立到建設(shè)，再到竣工后的管理。對于檔案的管理并不僅僅是存儲檔案的這一項(xiàng)工作。因此，電力工程單位需要重視電力工程檔案資料管理工作的開展，采用科學(xué)有效的方式進(jìn)行檔案資料管理。

關(guān)鍵詞：公路工程;檔案管理;管理對策

檔案的管理有著極大的系統(tǒng)性，邏輯性，需要進(jìn)行一系列的科學(xué)完整有規(guī)律可循的管理辦法。對于檔案的管理，有著一定的保密規(guī)則和安全管理辦法。并且對于機(jī)密檔案需要經(jīng)過多方的配合共同進(jìn)行認(rèn)證備份。另外檔案安全涉及到實(shí)體檔案安全，檔案信息的保密，和突發(fā)事件中檔案的管理和維護(hù)。另外檔案日常的查閱和使用，也需要對于不同時期的檔案進(jìn)行保護(hù)，保證檔案的連續(xù)性，同時也需要具有一定程度的管理法則和規(guī)定?？偠灾畽n案的管理要秉承以下的特點(diǎn)：保密性，完整性，時效性。

一、電力工程檔案管理工作的現(xiàn)狀

電力工程檔案資料管理工作過程中主要存在著以下幾個方面的問題：

（1）檔案資料歸檔不及時。在實(shí)際項(xiàng)目建設(shè)過程中，檔案人員沒有及時地對檔案資料進(jìn)行歸檔，這促使工程檔案管理工作不能有效地開展[1]。同時，電力工程所涉及到的資料比較多，很多問題的疏忽都會促使檔案資料丟失。尤其是一些有關(guān)于電力工程細(xì)節(jié)性的資料，更加容易丟失。

（2）歸檔信息與實(shí)際不符。由于設(shè)計單位對設(shè)備產(chǎn)品的信息不夠了解，或者廠家沒有提供系統(tǒng)性的資料，這也會影響檔案資料記錄的正確性。

（3）忽視電力工程檔案工作的開展。大多數(shù)工程項(xiàng)目建設(shè)單位重視項(xiàng)目工程建設(shè)，忽視了對檔案資料的管理。甚至?xí)J(rèn)為檔案主管部門進(jìn)行檔案資料搜集與管理工作即可，這種認(rèn)識不到位的情況直接導(dǎo)致工程檔案資料管理工作難以開展。（4）檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不高。就目前而言，大多數(shù)電力工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力差次不齊，不能開展熟練地檔案管理工作。

二、管理工作現(xiàn)狀的對策分析

（1）建立管理體系，完善管理制度

電力檔案資料管理工作是電力工程單位進(jìn)行管理工作的重要內(nèi)容，有利于保證檔案工程建設(shè)項(xiàng)目有效地開展。檔案資料記錄了工程項(xiàng)目各個階段的實(shí)際工作內(nèi)容，為今后維護(hù)工作提供合理的參考依據(jù)[2]。檔案資料管理工作必須滿足相應(yīng)的要求，為了加強(qiáng)對工程竣工工作文件的管理，在工程完成以后，要及時地將文件轉(zhuǎn)移到相應(yīng)的檔案室內(nèi)驗(yàn)收并保存。檔案室需要按照各個參建單位所整理得文件進(jìn)行評價與規(guī)范，形成最終的檔案資料。另者，檔案室需要密切聯(lián)系施工、監(jiān)理以及設(shè)計等各個單位之間的聯(lián)系，及時跟蹤電力工程項(xiàng)目進(jìn)度，了解項(xiàng)目實(shí)施狀況，對各個單位文件搜集與記錄情況進(jìn)行調(diào)查，監(jiān)督與指導(dǎo)各個單位工程檔案資料管理工作。對于不符合規(guī)范的檔案資料，需要進(jìn)行及時地反饋，要求相關(guān)單位進(jìn)行整改，防止為之后工作的開展造成不便。

（2）創(chuàng)造管理氛圍，重視管理工作

電力工程可以根據(jù)檔案信息的相關(guān)內(nèi)容，進(jìn)行維修和養(yǎng)護(hù)，在日常使用中，為電力工程建設(shè)提供真實(shí)、可靠的依據(jù)，有效減少工程中的人力和財力消耗，在電力工程建設(shè)和長遠(yuǎn)規(guī)劃中具有重要的意義。所以，相關(guān)單位要做好電力工程檔案的管理工作，要提高廣大工程建設(shè)者對檔案工作的重視，為這些人員提供一個適合檔案管理的工作氛圍，使檔案管理的重要性能夠深入人心。要從日常工作中抓起，在項(xiàng)目設(shè)立時，就要給檔案工作提出具體要求，在工程實(shí)施中，進(jìn)行檔案知識和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，調(diào)動人員的積極性，使各個部門都將檔案工作放在首要位置。

（3）指派全能性人才開展檔案管理

工作檔案管理部門應(yīng)健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，配備全能型管理人才，明確各部門和程序的具體管理人員，及時整理和上報優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，并根據(jù)相關(guān)要求，確保各參建單位的管理部門都有專屬的檔案員，例如電力項(xiàng)目施工合同階段、以及總工程師負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的合同階段，這些重點(diǎn)環(huán)節(jié)必須設(shè)有檔案員，確保大量預(yù)制場和工地實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)場，有人員進(jìn)行檔案管理。電力工程負(fù)責(zé)人還應(yīng)將相關(guān)法律法規(guī)編訂成冊，下發(fā)給各參建單位及負(fù)責(zé)人員，確保工作人員能夠了解國家相關(guān)法律法規(guī)，在進(jìn)行檔案管理工作中，嚴(yán)格要求自身，不會出現(xiàn)嚴(yán)重錯誤，若檔案管理出現(xiàn)嚴(yán)重問題，相關(guān)人員可以從工程質(zhì)量保證金中取出一部分作為檔案管理的處理資金。檔案管理水平的好壞，也會被納入?yún)⒔▎挝坏臉I(yè)績考慮，所以檔案管理工作占有非常重要的位置。

（4）不斷提升檔案資料管理人員的業(yè)務(wù)能力

檔案資料管理屬于一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，具有較強(qiáng)的專業(yè)性。它除了需要檔案人員完整的文件資料，還需要檔案管理人員能熟練地對文件資料進(jìn)行科學(xué)性的分類與整理[3]。這便提高了對檔案管理人員的工作要求，檔案人員需要詳細(xì)了解并熟悉電力工程建設(shè)與生產(chǎn)相關(guān)的流程，還需要不斷地學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)一些與此相關(guān)的專業(yè)知識，提升自身的檔案管理工作能力。其次，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力會對檔案管理工作的質(zhì)量造成較大的影響。而電力工程檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平參差不齊，這阻礙了檔案資料管理工作的有效開展?；诖?，單位需要組織檔案人員培訓(xùn)，尤其需要提升檔案人員的電腦操作能力，促使其能熟練地應(yīng)用現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行檔案

（5）完善并履行檔案管理規(guī)章制度

電力工程項(xiàng)目公司的管理方針中也需要加入檔案資料管理的內(nèi)容，在工程開始之前，需要結(jié)合電力企業(yè)檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，參照項(xiàng)目管理的相關(guān)文件，編制相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并將檔案法律法規(guī)整理出來。在實(shí)際工作過程中，需要考慮到電力工程項(xiàng)目實(shí)施的情況，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行檔案形成、歸檔以及移交檔案等各個方面的工作。在制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的過程中，需要將檔案移交的范圍、時間以及相應(yīng)的內(nèi)容都明確表示出來，在檔案管理時，按照相應(yīng)要求開展檔案資料管理工作。

（6）重視檔案資料管理工作的開展

項(xiàng)目建設(shè)與電力工程檔案管理工作的聯(lián)系性比較大，隨著工程項(xiàng)目建設(shè)的深入，檔案資料搜集工作強(qiáng)度就會相應(yīng)地增加，需要涉及到多個部門。為了確保資料搜集的完成性，首先要對每個部門的工作責(zé)任進(jìn)行明確，確保各個部門在工作責(zé)任內(nèi)做好自己的工作。當(dāng)工程開始時，就需要立即搜集以及整理檔案資料，與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行工作。最終將檔案轉(zhuǎn)交到相關(guān)的部門，促使檔案資料管理工作能夠順利地進(jìn)行。

三、結(jié)束語

本文根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)，對檔案管理工作中存在的一些問題進(jìn)行了描述，并且提出了個人的理解和解決思路。對于檔案管理人員，需要做的不僅僅是做好當(dāng)前的工作，還應(yīng)當(dāng)對于當(dāng)前的工作模式不斷思考探索，創(chuàng)新新的工作形式。提高從業(yè)人員對于檔案管理的重要程度的認(rèn)知。相關(guān)人員可以通過建立管理體系，完善管理制度、創(chuàng)造管理氛圍、重視管理工作，指派全能性人才開展檔案管理工作，這些措施改善檔案管理工作的現(xiàn)狀，，提高檔案管理的工作效率。

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