新時(shí)期血站檔案管理的關(guān)鍵點(diǎn)及完善對(duì)策探討

胡 瑤

（臨汾市中心血站，山西 臨汾 041000）

引言

目前，藉由公益性獻(xiàn)血事業(yè)不斷的發(fā)展以及臨床患者不斷的增多、血液需求量不斷增加，血液在供應(yīng)方面也具有較大的變化，其范圍不斷的增加以及血液質(zhì)量需求的提升，對(duì)血站的采集以及檔案管理工作產(chǎn)生了一定的工作負(fù)擔(dān)，確?？茖W(xué)、完整的血液采集流程以及詳細(xì)的血液數(shù)據(jù)已經(jīng)成為血站檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，保障臨床患者的用血安全性，已經(jīng)成為血站工作的主要管理內(nèi)容。但由于目前血站中經(jīng)費(fèi)不足、管理意識(shí)薄弱等現(xiàn)象，促使血站無(wú)法體現(xiàn)檔案管理的優(yōu)勢(shì)[1]。由此提示工作人員需不斷加強(qiáng)自身的工作水平，于血站檔案管理中充分體現(xiàn)自身的優(yōu)勢(shì)，并尋找有效的治理對(duì)策，確保血站工作持續(xù)有效的信息，促使血站檔案服務(wù)可更具科學(xué)性地服務(wù)于血液供應(yīng)和采集中，推進(jìn)其科學(xué)發(fā)展。

一、新時(shí)期血站檔案管理過(guò)程中的關(guān)鍵因素

1．檔案管理意識(shí)薄弱

即便血站檔案管理對(duì)血站的持續(xù)性發(fā)展具有重要的作用，但在血站的整體管理過(guò)程中仍存在部分管理人員對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)的現(xiàn)象，在進(jìn)行血站工作期間通常會(huì)忽視對(duì)檔案的科學(xué)管理，且在未能建立檔案管理庫(kù)房的情況下，部分血液的關(guān)鍵檔案會(huì)直接分散于多個(gè)工作人員手中。在進(jìn)行管理過(guò)程中未設(shè)立專項(xiàng)管理人員進(jìn)行歸檔也是影響管理意識(shí)薄弱的重要環(huán)節(jié)，促使檔案的使用率降低、檔案管理混亂等現(xiàn)象形成。而該情況的產(chǎn)生則會(huì)影響血站檔案的管理優(yōu)勢(shì)性，會(huì)引起檔案管理混亂，無(wú)法保證血液的質(zhì)量以及使用安全。

2．檔案人員的工作職責(zé)劃分不清

血站在建立初期未能設(shè)置專門的血站檔案儲(chǔ)存庫(kù)以及檔案資料的專項(xiàng)管理人員，導(dǎo)致血站的關(guān)鍵性資料以及檔案無(wú)法獲得匯總，即便在具有專項(xiàng)檔案管理人員的情況下，管理人員的工作職責(zé)不清晰也會(huì)影響后期血液使用情況，部門關(guān)鍵檔案的管理意識(shí)也無(wú)法進(jìn)行有效的追蹤，繼而導(dǎo)致檔案在管理期間的混亂現(xiàn)象[2]。

3．工作經(jīng)費(fèi)不足，管理水平偏低

血站工作人員在對(duì)檔案管理重視程度不足的情況下，檔案管理工作則極有可能未被納入血站管理的日常工作計(jì)劃內(nèi)，由此導(dǎo)致檔案管理的相關(guān)資金也無(wú)法被納入行政資金計(jì)劃過(guò)程中，最終導(dǎo)致相關(guān)部門對(duì)血站管理工作的資金投入下降，而血站檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化投入、人員補(bǔ)償不足的情況下會(huì)進(jìn)一步加重人員心理狀態(tài)的變化，促使血站檔案管理的新時(shí)期進(jìn)展程度滯后，整體的現(xiàn)代管理水平也會(huì)逐漸降低，進(jìn)一步導(dǎo)致檔案管理制度的滯后，促使檔案管理效率下降，目前藉由新時(shí)期大數(shù)據(jù)時(shí)代的不斷發(fā)展，部分血站仍然沿用傳統(tǒng)單機(jī)管理的方式進(jìn)行檔案整理，而該方式在新時(shí)代下并不利于檔案的迅速整合和整體歸納。

4．檔案管理人員的工作素質(zhì)不高

在血站工作的檔案管理人員部分為兼職工作，工作效率不穩(wěn)定，且自身能力水平差異對(duì)血站檔案管理的質(zhì)量也會(huì)產(chǎn)生一定的影響，兼顧的血站管理人員無(wú)法以全力投入至檔案的管理工作過(guò)程中，無(wú)法在維持血站檔案管理期間兼顧自身的工作。另外，即便血站檔案管理人員對(duì)業(yè)務(wù)的管理工作具備一定的熟練度，但仍屬于非專業(yè)性人員，無(wú)法憑借自身的專業(yè)水平高效率進(jìn)行檔案的管理工作，由此促使檔案管理工作人員的整體業(yè)務(wù)水平偏低，無(wú)法充分發(fā)揮血站檔案管理對(duì)血站的積極作用。

5．血站檔案管理制度不完善

由于血站的發(fā)展歷史相對(duì)于其他國(guó)家來(lái)說(shuō)較淺，血站的部分相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也未引起對(duì)血站檔案管理的重視程度，多以血站檔案管理可有可無(wú)、無(wú)足輕重的態(tài)度進(jìn)行處理。血站成立至今，檔案管理的意識(shí)才逐漸引起工作人員和領(lǐng)導(dǎo)人員的重視，部分血站檔案管理制度并不完善，促使血站在產(chǎn)生輸血糾紛期間無(wú)法通過(guò)原檔案證據(jù)進(jìn)行調(diào)查，引起血站經(jīng)濟(jì)的損失。部分血站管理人員在受到檔案遺失或損壞的情況下才逐漸意識(shí)到檔案管理的重要作用，由此促使血站檔案資源二次開發(fā)利用時(shí)的技術(shù)缺陷。另外，血站檔案管理仍存在貯存使用的現(xiàn)象，對(duì)于檔案的收集、整理、歸納以及保存等缺少技術(shù)支持，使得血站檔案的利用率偏低，無(wú)法發(fā)揮檔案的準(zhǔn)確效益[3]。

二、針對(duì)血站檔案管理關(guān)鍵點(diǎn)的對(duì)策措施

1．加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

血站管理人員不僅需加強(qiáng)對(duì)血站檔案管理的整理和歸納，同時(shí)需加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳和管理，提高全員的檔案管理意識(shí)，將檔案管理納入血站管理日常工作過(guò)程中，并投入足量的物力、財(cái)力以及人力進(jìn)行支持；全面加強(qiáng)工作人員對(duì)血站檔案管理的重視程度，逐步完善檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，進(jìn)而促使血站檔案管理可形成規(guī)范的工作流程，提高檔案管理工作的水平以及利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化；加強(qiáng)血站檔案管理對(duì)血站的積極作用，為臨床用血提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支持，確保血液利用的安全性和高效性。

2．明確工作責(zé)任制度，建立專項(xiàng)崗位

針對(duì)檔案管理人員責(zé)任不清晰的情況，血站管理人員需明確相關(guān)負(fù)責(zé)人的工作責(zé)任制度，全面建立檔案管理工作理念以及安全意識(shí)，依照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及臨床用血的安全使用規(guī)范建立崗位責(zé)任的章程，建立全面的檔案管理制度，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)管理人員的責(zé)任負(fù)責(zé)意識(shí)，促使血站檔案在相關(guān)制度的支持下具有有效的途徑，形成血站檔案的規(guī)范、科學(xué)化管理，保證患者用血的安全性。

3．強(qiáng)化血站檔案管理的硬件和信息化建設(shè)

為確保血站檔案管理工作整體效率的提升和管理質(zhì)量，血站管理人員除基本的檔案管理制度和責(zé)任人要求外，同時(shí)還需要在管理設(shè)備以及技術(shù)等方面提供支持，管理人員應(yīng)結(jié)合長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)支持血站檔案管理工作，加大對(duì)血站財(cái)力、人力的投入，并及時(shí)補(bǔ)充硬件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理，促進(jìn)信息化建設(shè)。而在信息建設(shè)過(guò)程中，還需要從兩方面進(jìn)行考慮。第一，軟件建設(shè)，血站檔案管理通常需引入相應(yīng)的專業(yè)化檔案管理軟件，或與相關(guān)開發(fā)商進(jìn)行合作，開設(shè)符合血站檔案管理的相關(guān)軟件或平臺(tái)，以確保工作人員可及時(shí)進(jìn)行記錄、統(tǒng)計(jì)。另外，做好紙質(zhì)檔案的管理工作，實(shí)現(xiàn)血站紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙重管理方法。第二，基于硬件需要更新，如溫度記錄儀、攝像機(jī)、濕度記錄儀、復(fù)印機(jī)等，依照現(xiàn)代化的資料需求提供相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)或紙質(zhì)數(shù)據(jù)，并做好各個(gè)檔案的規(guī)范收納，提高信息化水平[4]。

4．提高管理人員的工作素質(zhì)

部分血站檔案管理人員由于兼顧多項(xiàng)職責(zé)，在管理過(guò)程中常出現(xiàn)管理專業(yè)度、水平欠佳的情況。而針對(duì)該情況，血站管理人員需提高兼職工作人員的工作責(zé)任心，并傳授相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，全力投入至檔案管理工作中。另外，可選拔部分高素質(zhì)管理人員接受檔案管理工作崗位，并在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)高素質(zhì)人才的工作待遇和績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)，用以提高管理人員的工作積極性，充分發(fā)揮高素質(zhì)管理人員的優(yōu)勢(shì)作用，確保血站檔案管理的可持續(xù)化進(jìn)行。

5．完善檔案管理的制度

血站管理工作中，信息技術(shù)的作用往往具有顯著的使用價(jià)值，由此可引入信息管理系統(tǒng)進(jìn)行血站的檔案管理，另外，可考慮檔案管理的實(shí)際工作流程完善檔案管理制度，建立新時(shí)代檔案管理體系。例如，在進(jìn)行血站檔案管理期間，明確分工，細(xì)化工作流程，消除多部門間的交叉管理現(xiàn)象，有專門的檔案負(fù)責(zé)人員進(jìn)行檔案的管理工作。同時(shí)血站管理的基本水平通常也無(wú)法缺少專業(yè)人員的支持，因此，需加大對(duì)檔案部門的人才招聘工作，以專業(yè)人才為基準(zhǔn)，為檔案管理工作提供前提，確保現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)力度，制定專項(xiàng)工作計(jì)劃，促使工作人員可吸收專業(yè)的管理知識(shí)，進(jìn)而提高工作水平。另外，血站管理人員可設(shè)立高科技人才的引入機(jī)制，吸引專業(yè)人才加入，同時(shí)設(shè)立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，形成長(zhǎng)期有效的管理機(jī)制，提高管理效率[5]。

三、討論

綜上所述，隨著社會(huì)衛(wèi)生健康事業(yè)的蓬勃發(fā)展，血站的積極作用逐漸凸顯，越發(fā)成熟的采血、輸血技術(shù)可對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)產(chǎn)生重要的影響，血站檔案管理作為促進(jìn)血站工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，目前仍存在管理意識(shí)薄弱、檔案利用率不高、管理制度不完善、人員職責(zé)不清晰以及硬件投入不足等問題，其落后的信息化進(jìn)程會(huì)在一定程度上限制未來(lái)發(fā)展，業(yè)務(wù)水平的不足可能影響工作人員對(duì)血液采集以及發(fā)放安全性的重視程度。針對(duì)各類問題，需要相關(guān)工作人員或負(fù)責(zé)人全面加強(qiáng)對(duì)自身的審視，提高檔案管理意識(shí)，建立完善的崗位責(zé)任制度，促使檔案管理的工作做到有章可循，推動(dòng)檔案管理數(shù)據(jù)化和信息化進(jìn)程，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，體現(xiàn)檔案的優(yōu)勢(shì)作用。