協(xié)同創(chuàng)新視角下干部人事檔案在美術(shù)院校人才平臺(tái)構(gòu)建與信息管理模式中的應(yīng)用研究

周應(yīng)敦 封 絢

（湖北美術(shù)學(xué)院，湖北 武漢 430205）

一、干部人事檔案在美術(shù)院校人才平臺(tái)構(gòu)建與信息管理模式中的管理現(xiàn)狀和解決思路

新時(shí)代干部人事檔案的相關(guān)制度構(gòu)建和體系完善是大勢(shì)所趨，協(xié)同創(chuàng)新視野下的人才平臺(tái)構(gòu)建與信息化管理模式應(yīng)用研究是必要的，隨著國(guó)家對(duì)人才流動(dòng)的鼓勵(lì)和社會(huì)機(jī)構(gòu)免費(fèi)托管檔案政策的配套施行，將信息化管理模式引入到干部人事檔案和人才工作中，符合社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。干部人事檔案信息管理模式，指的是利用計(jì)算機(jī)、高清掃描、獨(dú)立系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)等各種軟硬件，對(duì)干部人事檔案及其信息進(jìn)行科學(xué)管理，搭建高校人才平臺(tái)數(shù)據(jù)庫，而協(xié)同創(chuàng)新視野下的管理模式就是一個(gè)從合作到協(xié)同，最終實(shí)現(xiàn)“共振”、推陳出新的過程。

經(jīng)調(diào)研，部分美術(shù)院校的干部人事檔案相關(guān)工作依舊是按照以前的工作模式，仍是“勞動(dòng)密集型”工作，管理方法和手段較為滯后，不適應(yīng)新形勢(shì)和實(shí)際工作需求，存在以下共性問題：

（一）檔案材料方面

由于傳統(tǒng)的干部人事檔案是基于紙質(zhì)材料開展相關(guān)工作，所以在歸檔、保存、查借閱、風(fēng)險(xiǎn)防控等方面存在自身的不足特點(diǎn)，暴露出了如殘缺不全、私改偽造和管理被動(dòng)等問題，另外，由于教職工職稱、職務(wù)職級(jí)變動(dòng)、學(xué)習(xí)進(jìn)修等情況，干部人事檔案的材料內(nèi)容不斷豐富，現(xiàn)行的檔案管理模式較難及時(shí)合理反饋數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)變化等。

（二）監(jiān)管體制方面

由于高校的干部人事檔案的管理部門設(shè)置不一，部分環(huán)節(jié)沒有做到無縫銜接，檔案材料只是簡(jiǎn)單的保管和存放，一人管理甚至一人兼職管理全校干部人事檔案，存在效率底、缺乏監(jiān)管等風(fēng)險(xiǎn)。

（三）工作配合方面

由于涉及到干部人事檔案的最主要的兩個(gè)部門，即干部管理部門和干部人事檔案管理部門，存在相互獨(dú)立，各自掌握的干部教師信息數(shù)據(jù)不同步等情況，容易形成了數(shù)據(jù)孤島。

（四）信息共享方面

教職工“三齡兩歷”（指的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間，學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷）等相關(guān)基礎(chǔ)信息，目前大部分還是通過電子表格等方式篩選，花費(fèi)時(shí)間和精力。

根據(jù)部分美術(shù)院?，F(xiàn)行干部人事檔案管理情況來看，雖然人事檔案在人才平臺(tái)構(gòu)建與信息管理模式中實(shí)踐應(yīng)用情況處于快速發(fā)展階段，但協(xié)同創(chuàng)新視野下干部人事檔案信息化的普及為其帶來了全新的思路，這有利于人才建設(shè)與發(fā)展的互聯(lián)互通，有利于快速應(yīng)對(duì)高校人才數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析和預(yù)測(cè)，有利于為學(xué)校的發(fā)展決策提供更廣闊的視野。

二、湖北美術(shù)學(xué)院通過“三步走”戰(zhàn)略，建立“大檔案”人才平臺(tái)格局

干部人事檔案工作是組織人事工作中必不可少的基礎(chǔ)工作，這既關(guān)系到學(xué)校的人才平臺(tái)構(gòu)建，同時(shí)也是教職工個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的記錄。干部人事檔案不僅包含記載教職工個(gè)人“三齡兩歷”等基本信息的材料，還包含職務(wù)職稱、各類考核、個(gè)人獎(jiǎng)懲、工資等眾多材料。干部人事檔案中各類材料數(shù)據(jù)繁多復(fù)雜，對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和分析，無疑是一個(gè)龐大的系統(tǒng)性工程，湖北美術(shù)學(xué)院干部人事檔案改版升級(jí)工作自2013年9月啟動(dòng)，通過信息整合達(dá)到“大檔案”人才平臺(tái)格局，使其在學(xué)校師資建設(shè)、人才培養(yǎng)、導(dǎo)師團(tuán)隊(duì)等多個(gè)方面發(fā)揮作用?？傮w而言，按照“三步走”的總體思路統(tǒng)一部署、分步推進(jìn)：

（一）第一步：干部人事檔案改版升級(jí)

意大利檔案理論先驅(qū)巴爾塔薩·波尼法西奧在其代表作《論檔案館》闡述了重要觀點(diǎn)，他認(rèn)為“順序是檔案的“靈魂”，這種順序必須通過分類來體現(xiàn)?！盵1]理清頭緒后，從基礎(chǔ)抓起分類分批完成干部人事檔案改版升級(jí)工作：

1.全體教職工干部人事檔案及庫房設(shè)備改版升級(jí)

2013年9月至2014年9月，整理全體教職工檔案，補(bǔ)充材料3000余份，各項(xiàng)硬件達(dá)到要求。一是檔案庫房和設(shè)備達(dá)到要求。安裝了防盜網(wǎng)、遮光窗簾，配備了空調(diào)、滅火器等，六防到位；做到了庫房、閱檔室、辦公室和微機(jī)室“三室分開”；庫房全部采用鐵皮柜存放檔案，配備有孔徑為5mm的專用打孔機(jī)及復(fù)印機(jī)等；制度上墻并完善了各種登記薄和備份記錄。

二是檔案盒、袋符合規(guī)范。檔案盒換成符合要求的A4大小檔案盒，并購置使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的分類角和散材料袋。

三是局部調(diào)整了檔案材料分類?！皩⒆兏殑?wù)有關(guān)的考察材料和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)材料歸入到了第九類第二小類相關(guān)職務(wù)變更的干部任免審批表之后，并作為一份材料進(jìn)行了編號(hào)，其它考察材料仍舊歸入到第三類”[2]；將學(xué)生登記表作為學(xué)歷學(xué)位材料歸入到了第四類第一小類；將第四類分為了學(xué)歷學(xué)位材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、科研學(xué)術(shù)材料、培訓(xùn)材料四小類，并參照第九類進(jìn)行了編號(hào)。

四是保持了檔案材料的原始性。在改版升級(jí)過程中，每卷檔案材料嚴(yán)格堅(jiān)持左邊和下邊對(duì)齊，檔案中原有紙張小于A4的，保持原樣紙型不變。

五是在改版升級(jí)的同時(shí)做到“三清”。對(duì)庫房檔案進(jìn)行了一次全面清理，初步清準(zhǔn)“三齡兩歷一身份”等基本信息，對(duì)庫存所有檔案及相關(guān)資料建立電子清單。

2.中層管理干部干部人事檔案專項(xiàng)審核

2015年3月至11月，完成中層管理干部的干部人事檔案專項(xiàng)審核工作。其中，從2015年4月至7月，共進(jìn)行兩次全面初審和數(shù)次復(fù)審，對(duì)每輪審核發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)分析匯報(bào)，全面了解各類問題情況，研究認(rèn)定依據(jù)和意見，做好審核結(jié)果溝通與歸檔。如通過“公對(duì)公”、“保密寄收”等形式，發(fā)函至相關(guān)單位，核實(shí)認(rèn)定部分同志參加工作時(shí)間；全體在職攻讀過學(xué)歷學(xué)位教職工，完成教育認(rèn)證及歸檔工作等。

3.早期離退休教職工干部人事檔案整理改版升級(jí)

2016年11月至2017年4月，對(duì)學(xué)校早期離退休教職工的干部人事檔案進(jìn)行整理改版，重新建立目錄，并將未歸檔材料同樣保存好，通過整理完善早期離退休教職工檔案，以傳承校史。

4.人事代理教職工的干部人事檔案整理改版升級(jí)

2017年2月至9月，對(duì)人事代理教職工的干部人事檔案進(jìn)行整理改版升級(jí)工作，由于人事代理檔案一直在省人才存放托管，關(guān)于在我校工作期間的職稱評(píng)審、干部任免、繼續(xù)教育、年度考核、獎(jiǎng)懲情況等材料均不齊全，因此，這批檔案急需補(bǔ)充入校工作后相關(guān)材料、且同時(shí)按照上級(jí)相關(guān)部門要求進(jìn)行改版升級(jí)。

5.在庫在職、人事代理和近年退休教職工干部人事檔案重新梳理

在完成在庫在職、人事代理和近年離退休教職工的干部人事檔案整理改版升級(jí)的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格對(duì)照上級(jí)文件要求，對(duì)以上全校所有教職工檔案重新梳理，查漏補(bǔ)缺、裝訂成冊(cè)并重新編訂檔案目錄，審核入庫。

（二）第二步：干部人事檔案信息全面審核和高清掃描

2018年1月，在前期全面推進(jìn)干部人事檔案改版升級(jí)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步推進(jìn)了人事信息審核工作，完成我校在職在崗教職工和離退休教職工干部人事信息審核和檔案高清掃描工作，為人才平臺(tái)信息的準(zhǔn)確性把關(guān)，為各項(xiàng)人才平臺(tái)的構(gòu)建工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）第三步：干部人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)

針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的易破損、查詢慢、管理容易有漏洞等弊端，湖北美術(shù)學(xué)院正在逐步推進(jìn)干部人事檔案和人才平臺(tái)數(shù)字信息化建設(shè)，即以檔案信息維護(hù)為核心、以檔案數(shù)據(jù)上報(bào)為基礎(chǔ)，主要提供了檔案信息維護(hù)數(shù)據(jù)上報(bào)、檔案數(shù)據(jù)交換和系統(tǒng)設(shè)置等功能，可以在檔案信息、人才平臺(tái)維護(hù)模式和信息數(shù)據(jù)交換間無縫切換。這樣具有較強(qiáng)的開放性和可擴(kuò)展性，具有完善的二次開發(fā)接口。

力爭(zhēng)做到當(dāng)人員檔案信息庫發(fā)生變化，人才平臺(tái)相應(yīng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析也即時(shí)變化，以達(dá)到“基礎(chǔ)信息一處維護(hù)、業(yè)務(wù)流程自動(dòng)共享，業(yè)務(wù)信息一處運(yùn)行、相關(guān)業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)反應(yīng)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)一處變化、決策分析同步實(shí)現(xiàn)”效果。

三、湖北美術(shù)學(xué)院干部人事檔案管理建設(shè)的工作體會(huì)

（一）組織領(lǐng)導(dǎo)重視，已見成效

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視，劃撥專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，是干部人事檔案順利建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵。湖北美術(shù)學(xué)院干部人事檔案建設(shè)工作不斷發(fā)展，效果顯著：一是規(guī)范形成了查借閱和開具相關(guān)證明的流水式工作程序，檔案庫房設(shè)備達(dá)到要求且檔案存放整齊劃一；二是通過高清掃描、信息全審核、數(shù)據(jù)進(jìn)入信息化系統(tǒng)方式，即將可在養(yǎng)老保險(xiǎn)改革、人才平臺(tái)等工作中大量運(yùn)用，既檢驗(yàn)了信息系統(tǒng)的實(shí)用性和操作性，又大幅度地減輕管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度，更規(guī)范了干部人事檔案利用流程，可謂一舉多得。

（二）仍有一些難題

雖然湖北美術(shù)學(xué)院干部人事檔案硬件設(shè)施、制度落實(shí)、人員經(jīng)費(fèi)等較為完善，但仍有工作難度：一是部分“三齡”認(rèn)定難度較大；二是“存在著歷史上遺留下來的材料短缺和不完善問題，補(bǔ)充難度較大”[3]；三是反映干部人事制度改革的新型材料收集力度不夠；四是如何使信息化管理工作保持良好的可持續(xù)發(fā)展態(tài)勢(shì)；五是如何與公共檔案部門建立科學(xué)合理的檔案管理對(duì)接機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)人事代理人員的檔案管理有待進(jìn)一步探索；六是檔案工作枯燥繁瑣，缺乏專業(yè)培訓(xùn)是制約科學(xué)管理人事檔案的重要因素之一[4]。

四、結(jié)語

美術(shù)院校干部人事檔案管理與建設(shè)，關(guān)系著教職工的人生職業(yè)記錄與發(fā)展，重點(diǎn)美術(shù)院校的大部分教師為美術(shù)、設(shè)計(jì)、音樂、舞蹈等領(lǐng)域?qū)＜?，關(guān)系著國(guó)家高等美術(shù)教育事業(yè)發(fā)展，因此干部人事檔案數(shù)據(jù)信息化不是終點(diǎn)，需站在“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想”[5]的角度來反思不足和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。