芻議“四步驟”技能規(guī)范行政處罰案卷文書檔案管理

文/林邱成

行政事務(wù)文秘人員是機(jī)關(guān)事業(yè)單位必備的工作人員，通常又是行政機(jī)關(guān)行政處罰案卷等文書檔案的管理者。行政處罰案件檔案是行政機(jī)關(guān)在履行職責(zé)依法辦理行政處罰案件中形成的、真實(shí)反映執(zhí)法活動(dòng)全過程的文字、圖表、聲像等歷史記錄，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定裝訂成冊的簿籍。要做好行政案卷，就必須保證案卷的原始性、真實(shí)性和完整性。如何加強(qiáng)行政處罰案卷規(guī)范管理？筆者認(rèn)為應(yīng)從行政案卷歸檔范圍、資料的收集審核、立卷歸檔及保管查閱等“四步驟”著手，規(guī)范行政處罰案卷文書的檔案管理工作。

一、明確行政處罰案卷的歸檔范圍

行政處罰案卷的歸檔范圍，是行政機(jī)關(guān)在整個(gè)行政處罰過程中形成的已辦理完畢的具有保存和參考價(jià)值的文字、圖表、聲像以及電子文檔等各種形式與載體的歷史材料，主要內(nèi)容有：立案呈批表、當(dāng)事人提供的身份證明材料及其他與本案有關(guān)的書證、物證材料、違法案件調(diào)查筆錄、違法行為現(xiàn)場相片、現(xiàn)場勘測筆錄、鑒定結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、案件審理記錄、案件處理審批表、聽證告知書、行政處罰決定書、結(jié)案報(bào)告等。這是一般行政案件必用文書，缺少其中的任何一種資料，就形不成一個(gè)完整的行政處罰案卷卷宗。行政處罰案卷應(yīng)當(dāng)遵循“一案一卷”原則進(jìn)行案卷材料收集，在查辦每一宗案件過程中形成的檔案材料應(yīng)集中收集在一起，原則上每宗案件制作一份卷宗，如果文字等材料比較多時(shí)，可按其形成的時(shí)間順序等不同分別裝訂，適當(dāng)分成若干和類別。要絕對避免多案一卷，內(nèi)容雜亂無章，否則會(huì)失去案件材料的存檔備案和查考作用。行政處罰案卷可以根據(jù)具體情況分成正副卷，比如在案卷中有一些涉及國家或商業(yè)秘密、以及個(gè)人隱私的案件，必須按保密材料嚴(yán)格管理，將這些文件材料另行裝訂成副卷，進(jìn)行妥善保管和使用。

二、嚴(yán)格行政處罰案卷材料的收集審核

行政事務(wù)文秘人員自行政機(jī)關(guān)辦理案件之日起就應(yīng)該積極配合并保密收集、整理與案件有關(guān)的各種文字、圖表、聲像等形式的證據(jù)材料，并妥善保管，一旦案件辦結(jié)好，應(yīng)及時(shí)組織材料進(jìn)行立卷歸檔。行政案件文字材料在立卷歸檔前需要案卷管理人員經(jīng)過認(rèn)真細(xì)致審核，如發(fā)現(xiàn)存在案卷材料中名字漏簽、錯(cuò)簽、材料缺失、重復(fù)、雜亂等問題，應(yīng)及時(shí)退還給有關(guān)執(zhí)法人員進(jìn)行補(bǔ)充完善、整理與剔除。案卷材料審核應(yīng)注意做好以下幾個(gè)方面的工作。

（一）立案階段。主要審核立案呈批表是否有填寫當(dāng)事人基本情況、案件來源、發(fā)生違法行為的時(shí)間、地點(diǎn)及承辦人對涉嫌違法的事實(shí)、情節(jié)的客觀描述，是否有承辦人、辦案機(jī)構(gòu)意見、簽名及日期，行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批意見、簽名及日期。

（二）調(diào)查取證階段。包括的法律文書有:調(diào)查筆錄、現(xiàn)場勘測筆錄、現(xiàn)場相片或影音視頻材料、鑒定結(jié)論、調(diào)查終結(jié)報(bào)告等。主要審核這些法律文書及證據(jù)材料的提取是否有兩名以上行政執(zhí)法人員的簽名；當(dāng)事人的書證、物證等材料是否有經(jīng)過提供人簽名蓋章及執(zhí)法人員審核簽字；鑒定文書是否有鑒定人員簽名、鑒定機(jī)構(gòu)印章及鑒定日期等等。

（三）案件審查決定階段。主要法律文書有:案件審理記錄、案件處理審批表、聽證告知書、行政處罰決定書等。案件審理記錄，須有案件集體討論記錄、參加討論人員的主要觀點(diǎn)和意見、結(jié)論性意見及參加人簽名；案件處理審批表必須有當(dāng)事人的基本情況、案件來源記載、違法事實(shí)和證據(jù)情況、明確的行政處罰依據(jù)（法律、法規(guī)、規(guī)章及條款）及根據(jù)行政處罰自由裁量規(guī)定進(jìn)行裁量的依據(jù)，還有承辦人、承辦機(jī)構(gòu)的意見及行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批意見、簽名；聽證告知書、行政處罰決定書必須有當(dāng)事人的基本情況、違反法律、法規(guī)、規(guī)章的事實(shí)和證據(jù)、行政處罰的種類和依據(jù)、而且必須明確告知當(dāng)事人如果不服行政處罰決定時(shí)，申請進(jìn)行行政復(fù)議或者提起行政訴訟的有關(guān)途徑和時(shí)間限定、做出行政處罰決定的行政機(jī)關(guān)名稱、印章以及行政處罰的日期。另外，當(dāng)事人提出聽證申請時(shí)還應(yīng)有聽證記錄等等。

（四）送達(dá)和執(zhí)行階段。文書送達(dá)應(yīng)有送達(dá)回證，送達(dá)回證必須包括送達(dá)時(shí)間、地點(diǎn)、送達(dá)方式、送達(dá)人簽名、被送達(dá)人或見證人簽名。如行政處罰有罰沒款的，在執(zhí)行材料中應(yīng)有繳納罰款憑證，沒收或拆除的應(yīng)有非法財(cái)物移交書、證明拆除和恢復(fù)土地原狀的圖像資料或申請法院強(qiáng)制執(zhí)行的文書。

（五）結(jié)案。主要審核結(jié)案報(bào)告是否載明案由、案情、文書送達(dá)情況、執(zhí)行情況及其結(jié)果。還有承辦人、辦案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人意見及簽名，結(jié)案日期等。

所有文書的制作必須使用水筆、簽字筆或者電腦打印，手工記錄的文書應(yīng)字跡工整，條理清楚，不能使用鉛筆或圓珠筆書寫，涂改處應(yīng)有當(dāng)事人簽字、蓋指印認(rèn)可。審核過的歸檔材料應(yīng)保持其合法性、完整性、真實(shí)性、文字表述清楚準(zhǔn)確、日期完備，以及歸檔材料之間的有機(jī)聯(lián)系。

三、有序排列行政處罰案卷的立卷歸檔

行政處罰案件的立卷歸檔是指將案卷的文件材料按照一定的順序步驟進(jìn)行裝訂、分類、排列等使之有序化的過程。因此，對審核無誤的行政處罰案卷應(yīng)及時(shí)立卷歸檔，案卷按照《違法案件查處規(guī)程》及《文書檔案案卷格式》（GB/T9705—2008）的要求進(jìn)行立卷歸檔。卷內(nèi)材料應(yīng)排列有序，按行政處罰決定書和送達(dá)回證在前，依據(jù)性材料在后（依形成時(shí)間自然排列）的原則組卷，這種案卷排序方式，方便查閱人直觀了解案件情況。行政處罰案件歸檔裝訂工作需要把握好以下幾個(gè)方面的問題：1.所有案件文書及證據(jù)材料，按裝訂要求排列順序。2.對于不能隨文書立卷裝訂的錄音、錄像等證據(jù)，需在備考表中注明錄制的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、責(zé)任人及存放地點(diǎn)等內(nèi)容。3.文件歸檔裝訂材料應(yīng)當(dāng)齊全、完整，如果文件材料有出現(xiàn)殘缺、孔洞、磨損等現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)采取修補(bǔ)和托裱等方式給予保護(hù)，出現(xiàn)字跡模糊或容易褪變的應(yīng)及時(shí)復(fù)制，文書紙張大小規(guī)格統(tǒng)一，過小的要襯紙粘貼并切齊，過大的應(yīng)折疊整齊，但應(yīng)盡量減少折疊層次。4.文件材料上原裝訂的易銹蝕的金屬物件應(yīng)當(dāng)剔除，做到防蝕防銹。5.案卷中不得涂改，如確需涂改，必須在涂改處加捺手印，并注明涂改的原因及理由。6.橫向頁面的文書材料，應(yīng)將文字沖外擺放裝訂。7.立卷歸檔過程中，對于需要附卷保存的信封，一定要打開展平并加貼襯紙，保護(hù)好郵票的完整性，不得隨意撕揭。

案卷材料整理好，經(jīng)核對無漏頁、錯(cuò)頁后，用打碼機(jī)逐頁編印頁碼，打上阿拉伯?dāng)?shù)字，按“正頁在右上角、反頁在左上角”原則編印，然后逐項(xiàng)登記在“目錄”上，接著制作案卷封面，最后上機(jī)裝訂。案卷裝訂應(yīng)當(dāng)按規(guī)定方式對齊，遵循“右側(cè)對齊、下側(cè)對齊”原則，然后采用“三孔一線”的方法在左側(cè)進(jìn)行裝訂，裝訂線應(yīng)當(dāng)系緊、打好死結(jié)，并在封底裝訂線結(jié)扣處粘貼封志，由立卷人及檔案管理部門加蓋騎縫章。案卷應(yīng)當(dāng)標(biāo)注總頁碼，加蓋檔號(hào)章。

四、規(guī)范行政處罰案卷的保管查閱

在案卷資料歸檔后，按檔案管理要求統(tǒng)一收歸檔案室保存。特別是涉及秘密和個(gè)人隱私的案卷，需采用專人保管、專冊登記、專柜存放。查閱案卷檔案需登記，未經(jīng)許可不得在案卷上涂改、勾劃、圈點(diǎn)、污損等。其他單位因工作需要查閱案件檔案時(shí)，按借閱檔案的申請要求出示查詢?nèi)藛T單位出具的明確查閱內(nèi)容、方式及用途的介紹信及查詢?nèi)藛T有效身份證件，經(jīng)承辦案件的主管負(fù)責(zé)人簽字同意后方可查閱。查閱中如需摘抄、復(fù)印案件內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)承辦案件單位的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室管理人員按有關(guān)規(guī)定辦理。

總之，行政處罰案卷管理工作具有很強(qiáng)的規(guī)范性、程序性、嚴(yán)肅性以及挑戰(zhàn)性，需要多方面的知識(shí)技能儲(chǔ)備。面對新時(shí)期案卷規(guī)范管理的要求，行政事務(wù)文秘人員作為充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，更應(yīng)該不斷加強(qiáng)職業(yè)技能培訓(xùn)和相關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，以適應(yīng)檔案管理及行政處罰案件承辦的新要求，不斷提高行政處罰案卷管理的立卷和歸檔質(zhì)量；以良好的精神狀態(tài)和飽滿的工作熱情，以高度的職業(yè)責(zé)任感和較強(qiáng)的敬業(yè)精神認(rèn)真做好這份工作，努力提高行政處罰案卷檔案管理水平，為維護(hù)行政執(zhí)法的權(quán)威做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。