王志輝

（山西省偏關(guān)縣衛(wèi)生健康綜合行政執(zhí)法隊(duì)，山西 忻州 036400）

在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)與通信技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代背景之下，人類社會(huì)也開始從之前的工業(yè)社會(huì)逐漸進(jìn)入到了信息化社會(huì)，特別是20世紀(jì)90年代互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，促使信息量呈現(xiàn)出了幾何級(jí)數(shù)增長，整個(gè)世界都步入到了一個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)方法以及思想在新時(shí)代背景下也受到了越來越多的關(guān)注和應(yīng)用，檔案接在檔案信息化發(fā)展過程中也需要保持對(duì)于信息技術(shù)發(fā)展的高度敏感性，及時(shí)追蹤新技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，深入探討各種信息技術(shù)應(yīng)用于檔案現(xiàn)代化發(fā)展中的可能性，準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)其帶來的影響和要求，這樣才能有效促進(jìn)我國檔案事業(yè)得以發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

1.1 為檔案工作理念及模式帶來了影響

從之前的傳統(tǒng)檔案管理理念與管理模式來分析的話，其明顯具有單一性，工作內(nèi)容也主要是對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行分類、搜集、整理和標(biāo)記，這一種檔案管理方式基本上能夠滿足對(duì)于檔案的管理要求，可是同樣也存在著一定的不足之處，具體表現(xiàn)為占用了大量的人力資源，同時(shí)檔案管理工作人員工作量也較多。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，檔案信息量有了明顯的增加，檔案信息也涉及了較多領(lǐng)域，信息冗雜問題更是十分明顯，處在這種情況下若依然還是采用傳統(tǒng)檔案管理模式，整個(gè)工作效率自然會(huì)大大降低，更甚至還會(huì)引發(fā)較為嚴(yán)重的后果。為此，及時(shí)改變傳統(tǒng)檔案管理模式及方法可謂是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案現(xiàn)代化受到的影響。

1.2 檔案存儲(chǔ)形式受到影響

在檔案管理過程中，檔案存儲(chǔ)是其中較為重要的一項(xiàng)工作，假設(shè)沒有存儲(chǔ)自然也就無法有效利用檔案信息資源，更甚至還會(huì)促使檔案出現(xiàn)丟失與損壞等情況。在傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)過程中，檔案材料大多是紙質(zhì)存在，可是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，音頻、視頻等資料也成為檔案存儲(chǔ)主要形式之一。除此之外，在檔案存儲(chǔ)過程中還需要結(jié)合檔案類型來選擇恰當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)方式，同時(shí)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行歸類，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵詞提取與調(diào)動(dòng)，這樣才能更加的便捷。

1.3 對(duì)檔案工作人員造成了影響

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于檔案現(xiàn)代化發(fā)展造成的影響，還體現(xiàn)在檔案管理人員這一方面，在檔案現(xiàn)代化發(fā)展過程中，很多工作都與科學(xué)技術(shù)緊密相關(guān)，并且在不斷發(fā)展過程中還呈現(xiàn)出了多樣化的形式，這種情況下檔案管理人員自然需要具備一定的大數(shù)據(jù)意識(shí)以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，這樣才能在工作過程中有效利用相關(guān)技術(shù)來優(yōu)化檔案管理。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案現(xiàn)代化的影響和要求

2.1 促進(jìn)檔案概念泛化

檔案概念與本質(zhì)問題一直都是檔案學(xué)較為基礎(chǔ)的問題，在檔案學(xué)界之中一直廣受探討。有學(xué)者在研究過程中有對(duì)檔案進(jìn)行定義，其認(rèn)為檔案是社會(huì)組織與個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐過程中直接形成的具有清晰、確定原始記錄作用的固化信息，同時(shí)還認(rèn)為原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。雖然在信息時(shí)代背景之下，早就已經(jīng)出現(xiàn)了電子檔案這一概念，可是在電子文件整理、搜集、歸檔與存儲(chǔ)的時(shí)候，依然還是有出現(xiàn)紙質(zhì)檔案分類與鑒定等方式。在信息稀缺、存儲(chǔ)信息代價(jià)較大的紙質(zhì)時(shí)代，如何有效存儲(chǔ)與甄選出對(duì)社會(huì)以及個(gè)人具有明顯價(jià)值的檔案就顯得尤為重要。很多信息雖然已經(jīng)具備了“原始記錄性”，可是因其自身單位信息價(jià)值十分有限，而無法將其作為檔案來存儲(chǔ)，例如網(wǎng)絡(luò)訪問日志、顧客在購物商場(chǎng)的記錄、鼠標(biāo)在網(wǎng)頁上的軌跡等等?？墒窃诖髷?shù)據(jù)時(shí)代背景之下，大規(guī)模的數(shù)字存儲(chǔ)系統(tǒng)得到了較為廣泛的應(yīng)用，這也促使數(shù)據(jù)存儲(chǔ)成本變得越來越低，很多之前無法存儲(chǔ)的信息數(shù)據(jù)即可有效存儲(chǔ)下來。當(dāng)這些價(jià)值密度較低的數(shù)據(jù)有效匯合成為PB級(jí)別的時(shí)候，人們自然也可以從中挖掘出其本應(yīng)該具有的價(jià)值。例如，商場(chǎng)可以按照大量顧客在商場(chǎng)之中的路線、滯留時(shí)間、關(guān)注方向等相關(guān)數(shù)據(jù)來對(duì)商場(chǎng)進(jìn)行合理布局，這樣就能進(jìn)一步提高商場(chǎng)人流量。這些價(jià)值密度較低的原始數(shù)據(jù)記錄在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下能夠產(chǎn)生較大的價(jià)值，也具有了檔案完全屬性，這也促使越來越多的學(xué)者開始重新對(duì)電子檔案范圍進(jìn)行重新審視。一般情況下學(xué)者們會(huì)將檔案定義為事件結(jié)束之后經(jīng)過整理歸檔的文件，而且還會(huì)將檔案分割成為較小且相對(duì)獨(dú)立的信息單元，身處在信息化時(shí)代背景之下，記錄就是檔案，數(shù)字化的記錄一旦生成即可成為不可刪改的檔案。廣泛應(yīng)用于社會(huì)實(shí)踐的稅務(wù)管理系統(tǒng)、車輛交通管理系統(tǒng)、戶籍管理系統(tǒng)等即可實(shí)時(shí)將記錄有效轉(zhuǎn)化成為檔案，而且每一條記錄均可以將其變成具有價(jià)值的檔案及時(shí)存儲(chǔ)下來，這樣就能有效將其價(jià)值充分發(fā)揮出來。身處在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，檔案概念依然還是存在著較為嚴(yán)重的泛化問題，我們需要提高重視，這樣才能促進(jìn)檔案現(xiàn)代化發(fā)展。

2.2 有助于破除檔案信息化難題

檔案工作長時(shí)間以來一直都存在著效益較為滯后等問題，這樣促使檔案信息化工作在開展的時(shí)候經(jīng)常會(huì)陷入資金不足、領(lǐng)導(dǎo)不夠重視等情況。財(cái)政部門對(duì)于檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)投入是以獲得良好效益作為基礎(chǔ)的，傳統(tǒng)紙質(zhì)信息時(shí)代對(duì)于大量的檔案信息資源分析與整合開發(fā)的時(shí)候通常都需要耗費(fèi)較大的人力、物力。隨著大數(shù)據(jù)而來，這一問題即可迎刃而解，只需要擁有良好的數(shù)字資源基礎(chǔ)，計(jì)算機(jī)即可快速處理海量不同類型的數(shù)據(jù)信息，并且還能及時(shí)挖掘廉價(jià)數(shù)據(jù)信息所具備的潛在價(jià)值，從而有效為經(jīng)營與管理決策服務(wù)，最終有效獲得能夠看得見的效益。長時(shí)間以來，檔案信息化發(fā)展都缺少明確的總體規(guī)劃與計(jì)劃安排，人們普遍認(rèn)為檔案數(shù)字化發(fā)展目的不外乎兩個(gè)，一個(gè)是為了保護(hù)檔案尤其是瀕危檔案而制作數(shù)字化副本，另一個(gè)則是為了實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息共享利用而展開的數(shù)字化處理。這一種認(rèn)識(shí)促使檔案信息化、現(xiàn)代化發(fā)展局限于傳統(tǒng)檔案工作模式的計(jì)算機(jī)化，對(duì)于檔案信息資源整體價(jià)值尚未起到足夠的重視，無法有效將其深層次價(jià)值有效發(fā)揮出來。檔案存在的價(jià)值應(yīng)該是幫助人們客觀認(rèn)識(shí)世界、輔助決策、產(chǎn)生效益等多方面，大數(shù)據(jù)分析并不單單是檔案人員的專長，可是為大數(shù)據(jù)分析提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)則是檔案工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的重要價(jià)值。為此，在發(fā)展過程中一定要及時(shí)抓住大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的機(jī)遇，這樣才能避免出現(xiàn)邊緣化，有效促進(jìn)檔案工作及時(shí)擺脫困境。

2.3 對(duì)于電子文件工程造成深刻影響

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》是我國為檔案工作制定的相應(yīng)管理規(guī)章制度，可是就檔案工作實(shí)踐情況來分析的話，很多工作人員在工作過程中依然會(huì)沿用紙質(zhì)時(shí)代背景下的鑒定方式來對(duì)單份電子文件進(jìn)行歸檔處理，更甚至還有部分檔案管理部門會(huì)對(duì)電子文件界定存在不清楚而不愿意接受電子化記錄，從而促使檔案信息出現(xiàn)缺失等情況?！洞髷?shù)據(jù)時(shí)代》這一本書籍之中有明確提到，在大數(shù)據(jù)的價(jià)值鏈上有三種類型的公司，基于數(shù)據(jù)本身的公司、基于思維的公司以及基于技能的公司，其中基于數(shù)據(jù)本身的公司主要指的是一些有用了大量數(shù)據(jù)亦或者是至少可以搜集到大量數(shù)據(jù)的公司，可是其不一定有從數(shù)據(jù)中提取價(jià)值亦或者是數(shù)據(jù)催生創(chuàng)新思維的價(jià)值，他們通常是通過數(shù)據(jù)收集給其它公司來創(chuàng)造價(jià)值。很顯然，檔案管理部門應(yīng)該要成為大數(shù)據(jù)的擁有者，檔案管理工作人員也需要在工作過程中對(duì)電子文件態(tài)度進(jìn)行重新審視。長時(shí)間以來我國在電子文件存儲(chǔ)的時(shí)候主要有兩種管理方式，一種是分散存儲(chǔ)管理，另一種則是集中式存儲(chǔ)管理。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，數(shù)據(jù)可謂是最為核心的財(cái)富，所以在檔案現(xiàn)代化發(fā)展過程中也需要最先考慮數(shù)據(jù)的擁有才是關(guān)鍵，不管是任何一種管理模式，檔案管理部門最好是占據(jù)數(shù)據(jù)鏈的中心，這樣才能有效發(fā)揮出其作用，保證檔案數(shù)據(jù)信息完整性。身處在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，還要求對(duì)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，不能是數(shù)字化處理，這里提到的數(shù)據(jù)化主要指的是將現(xiàn)象變成指標(biāo)分析的量化形式的一個(gè)過程，而非是將其轉(zhuǎn)化成為“O”和 “1”的數(shù)字格式的過程。對(duì)于電子文件管理工作而言，其要去具備較為完善的元數(shù)據(jù)以及實(shí)現(xiàn)全文檢索，而現(xiàn)如今電子文件元數(shù)據(jù)的研究大多是集中于如何有效保證電子文件完整、真實(shí)、安全與可讀等方面，對(duì)于電子文件其它方面的開發(fā)利用重視程度不足，所以完善元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)也是有效促進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案現(xiàn)代化發(fā)展的關(guān)鍵。就目前我國檔案事業(yè)來分析的話，很多檔案都存在著一些重視數(shù)字化、忽視數(shù)據(jù)化的現(xiàn)象，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理的時(shí)候采用圖片化處理方式， 亦或者是元數(shù)據(jù)收集不夠完善，這也限制了大數(shù)據(jù)開發(fā)與利用的價(jià)值，此外還有部分學(xué)者片面強(qiáng)調(diào)電子文件的技術(shù)安全性而忽視了人為地電子文件設(shè)置技術(shù)保障以及制度管理，這也不利于檔案現(xiàn)代化發(fā)展。

3 結(jié)語

綜上所述，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代背景之下，人類也開始從信息稀缺的時(shí)代進(jìn)入到了大數(shù)據(jù)時(shí)代，處在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，檔案現(xiàn)代化建設(shè)也成為檔案管理與發(fā)展的重要趨勢(shì)，只有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，做好檔案現(xiàn)代化建設(shè)才能有效促進(jìn)我國檔案事業(yè)得以發(fā)展。為此，檔案事業(yè)在發(fā)展過程中一定要準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于檔案現(xiàn)代化的影響及要求，立足于時(shí)代發(fā)展實(shí)際來做好檔案現(xiàn)代化建設(shè)，這樣才能有效促進(jìn)我國檔案事業(yè)得以發(fā)展。