信息化技術(shù)對人事檔案管理影響的相關(guān)探析

葉麗君

（東莞市技師學(xué)院，廣東 東莞 523000）

人事檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的基本工作類型，所涉及到的工作內(nèi)容較多，日常的工作開展也十分的繁瑣。傳統(tǒng)的管理模式無論是在管理的進(jìn)度上，還是在管理的質(zhì)量上，都存在有一定的缺陷，無法企業(yè)的發(fā)展帶來較好的幫助。為了能夠更好地開展人事檔案管理工作，引入信息技術(shù)來進(jìn)行工作模式的改革，成為了目前所關(guān)注的重點。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，可以全面提升管理工作的質(zhì)量和效率，更好地輔助日常工作的開展。在工作模式的信息化改革過程中，需要綜合實際的工作流程、企業(yè)發(fā)展的需求來進(jìn)行工作模式的創(chuàng)新和改革，進(jìn)一步完善人事檔案管理工作的開展。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)中的問題分析

1）人事管理檔案制度不完善。在當(dāng)前的認(rèn)識檔案管理工作中，存在制度不完善、不健全，導(dǎo)致人事檔案管理人員不能對人事檔案管理工作有明確的認(rèn)知，同時也不能意識到人事檔案管理工作的重要性。在人事管理工作的開展中，基本的人事信息檔案應(yīng)當(dāng)建立一個專門的人事檔案庫，要求工作人員按照規(guī)范來完成信息的處理和入檔。但是，從目前的管理情況來看，不僅沒有建立專門的人事信息檔案庫，還在日常的工作中，由于缺乏制度的管控，各項工作的開展、人事信息的處理等，都出現(xiàn)了各種各樣的問題，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的開展。人事檔案管理作為人才建設(shè)的核心部門，應(yīng)當(dāng)要完善人事檔案管理制度建設(shè)，科學(xué)化的調(diào)整好工作的開展，明確各項工作的具體職責(zé)，這樣才能夠?qū)⑷耸聶n案管理工作開展的價值發(fā)揮到最大化。

2）人事檔案管理信息化建設(shè)成本投入力度不夠。人事檔案管理信息化建設(shè)缺少相應(yīng)的投入，主要體現(xiàn)在人事檔案信息化建設(shè)工作需要加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，要科學(xué)合理地實施人事檔案信息化建設(shè)工作，而這就需要加強(qiáng)建設(shè)工作的投入，包括資金的投入、人力物力的投入等，這會影響檔案管理計劃建設(shè)的進(jìn)度，并且也會影響信息化建設(shè)作用和優(yōu)勢的發(fā)揮，而且對于人事檔案信息管理的保存保管條件并不完善和優(yōu)越，儲存設(shè)施設(shè)備配置并不合理，管理觀念、管理技術(shù)也欠缺科學(xué)性、規(guī)范性，造成了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程較緩。

3）人事檔案管理欠缺科學(xué)性?，F(xiàn)階段，在人事檔案管理工作中欠缺科學(xué)性。有諸多的檔案管理人員沒有明確的職責(zé)劃分，造成了檔案管理工作不能以專人專項的工作模式進(jìn)行。在人事檔案管理工作的開展中，由于涉及到的工作事項相對較多，管理工作的開展存在有一定的難度。從日常的工作劃分情況來進(jìn)行分析，不同的職位的人員在工作中，并未清楚地認(rèn)識到自己的崗位職責(zé)所在，導(dǎo)致各項工作無法按照規(guī)范來完成。其次，在重要工作事項的處理上，由于沒有合理化人員分配，導(dǎo)致工作的完成情況并不達(dá)標(biāo)，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的開展。另外，當(dāng)前的人事檔案管理工作中存在工作人員學(xué)歷水平偏低的情況，對人事檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生了消極的影響，這也是制約人事檔案管理科學(xué)化發(fā)展的重要因素。

2 人事檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)的重要性

在社會快速發(fā)展的形勢背景下，需要創(chuàng)新人事檔案管理思想，改變管理模式，以滿足人事檔案管理工作的發(fā)展需求，因此需要應(yīng)用科學(xué)有效的方式實施人事檔案管理工作，為了有效地減輕工作人員的工作壓力和負(fù)擔(dān)，提升管理工作效率和質(zhì)量，那么需要重視信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，需要認(rèn)識到信息化技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中所產(chǎn)生的作用和意義，這主要表現(xiàn)在以下方面[1]。

1）能夠達(dá)到現(xiàn)代化管理目的。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢背景下，信息化技術(shù)被積極廣泛地應(yīng)用到了各行各業(yè)的管理和發(fā)展中去，當(dāng)下信息化資源在不斷增加，因此這更體現(xiàn)出了信息技術(shù)的作用和價值。以此能夠?qū)崿F(xiàn)對于人事檔案信息的傳輸和共享，進(jìn)而促進(jìn)社會快速地發(fā)展和進(jìn)步。應(yīng)用信息化進(jìn)行檔案管理工作，可以高效地完成檔案管理工作，并且這也是人事檔案管理工作的發(fā)展方向和必然趨勢，能夠確保檔案管理工作更加的現(xiàn)代化和實用性，并且可以提高檔案管理工作的信息化水平，進(jìn)而有利于人事檔案管理工作更加高質(zhì)高效地開展和實施，并且更加成熟。

2）能夠達(dá)到高效化的信息資源應(yīng)用。針對于企業(yè)的發(fā)展而言，信息資源的應(yīng)用已經(jīng)成為企業(yè)管理發(fā)展的必要條件和重要基礎(chǔ)，同時也是企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略部署依據(jù)，有利于企業(yè)順應(yīng)社會發(fā)展的趨勢，而且對于企業(yè)的改革創(chuàng)新發(fā)展能夠產(chǎn)生積極的作用。應(yīng)用信息化管理技術(shù)可以提高人事資源信息管理的效率和質(zhì)量，并且能夠達(dá)到高效化的資源應(yīng)用，進(jìn)而推進(jìn)了信息化建設(shè)工作的步伐，為人事檔案管理工作奠定堅實基礎(chǔ)，提供有利條件，這是企業(yè)發(fā)展所必須具備的有利條件，而且需要企業(yè)管理工作人員深刻認(rèn)識到人事檔案管理工作信息化建設(shè)的重要意義，這樣才能肩負(fù)企業(yè)良好發(fā)展的責(zé)任感和使命感，進(jìn)而應(yīng)用有效的措施保障企業(yè)人事檔案管理工作信息化水平的實現(xiàn)和提高[2]。

3）為規(guī)劃決策提供參考依據(jù)。在人事檔案管理工作中，有效地應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠為規(guī)劃決策提供參考依據(jù)，并產(chǎn)生積極的作用。在企業(yè)的發(fā)展中，人事部門是為企業(yè)提供新鮮血液的重要部門，同時也是能夠根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需求，來進(jìn)行人事相關(guān)調(diào)整的部門。人事檔案管理工作綜合了企業(yè)人事的所有重要信息，這些信息對于企業(yè)的發(fā)展而言十分的關(guān)鍵。在信息化的時代下，只有準(zhǔn)確把控信息資源的使用，才能夠更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。為此，在人事檔案管理工作的開展中，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠快速調(diào)度所有相關(guān)的人事資源數(shù)據(jù)，輔助工作人員在日常的工作中，進(jìn)行信息的搜索、查詢，保障數(shù)據(jù)信息管理的質(zhì)量。另外，在企業(yè)的發(fā)展決策制定上，可以通過對人事信息的科學(xué)化分析評估，來準(zhǔn)確掌握實際的發(fā)展現(xiàn)狀，然后完善好規(guī)劃的具體內(nèi)容和事項，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。信息化技術(shù)的應(yīng)用，在人事檔案管理工作的影響相對較大，可以快速提高工作效率和質(zhì)量，保障管理工作人員對于人事檔案管理工作提高工作認(rèn)識，并且產(chǎn)生更加便利的工作條件，進(jìn)而輔助工作人員更好地實施人才匹配工作，為企業(yè)的規(guī)劃決策工作奠定堅實基礎(chǔ)，提供有利條件。工作信息化改革是目前的一種流行發(fā)展趨勢，通過信息技術(shù)的引入，全面優(yōu)化工作運(yùn)行模式，使得各項工作的開展，都能夠符合對應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)。

4）減輕工作壓力和負(fù)擔(dān)。在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，應(yīng)用紙質(zhì)方式記錄相應(yīng)的檔案信息所產(chǎn)生的工作壓力和工作負(fù)擔(dān)比較大，而且需要耗費較大的人力、物力等成本，勞動強(qiáng)度較大，因此勞動效率和質(zhì)量都不理想。而在信息化技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中以后，管理工作人員的工作壓力和工作負(fù)擔(dān)減輕了，而且操作更加方便快捷，錄入和管理檔案信息的工作更加輕松，工作效率和工作質(zhì)量更高，這樣能夠提高人事檔案信息管理工作的成效。

例如在錄入企業(yè)中的工作人員信息時，應(yīng)用人工的方式效率比較低，而且會導(dǎo)致信息出現(xiàn)遺漏或者錯誤，這造成了人事檔案管理工作效果質(zhì)量并不理想，最終會影響企業(yè)正常的人力資源管理工作的開展和實施，這也是傳統(tǒng)的人事檔案管理工作普遍存在的問題。

3 信息化技術(shù)對人事檔案管理影響具體分析

1）建立科學(xué)完善的人事檔案管理體系。建立人事檔案管理體系?？茖W(xué)完善的人事檔案管理體系的建立需要明確建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)統(tǒng)一管理。針對于人事檔案管理中的信息內(nèi)容保存記錄，需要將其納入檔案管理的工作中去，并且還要明確信息化建設(shè)的具體規(guī)范要求，要從不同角度出發(fā)，完善人事檔案管理的信息化管理建設(shè)工作。而人事檔案管理的法規(guī)政策等需要得到調(diào)整并完善，科學(xué)地設(shè)計人上管理規(guī)范制度，合理配置人事檔案管理工作機(jī)構(gòu)，以實現(xiàn)人事檔案管理工作的科學(xué)性、合理性、實用性、規(guī)范化和信息化等，最終提高人事檔案管理信息化建設(shè)工作的效率和質(zhì)量。

2）深入探究分析人事檔案管理工作內(nèi)容。深入探究分析當(dāng)下人事檔案管理工作。首先需要提升人事檔案管理工作人員的工作認(rèn)識，加強(qiáng)提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)以及工作能力水平，大力積極培養(yǎng)人事檔案管理方面的人才，而所需要的人才不只是人事檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，同時也是信息技術(shù)融入到檔案管理工作中的重要體現(xiàn)和必要措施。因此需要重視人事檔案管理工作人員工作認(rèn)識、工作態(tài)度、工作能力、工作方式方法的培訓(xùn)，要積極提高工作人員的信息化認(rèn)識和信息化能力水平，建立并完善新化檔案管理工作模式，以此培養(yǎng)專業(yè)性、全能型人才，以實現(xiàn)專業(yè)人才的全面發(fā)展，培養(yǎng)專業(yè)性、全能型、高水平的人事檔案管理人才需要深入探究分析人事檔案管理工作內(nèi)容，以此作為基礎(chǔ)圍繞檔案管理工作有針對性有目的地培養(yǎng)所需要的人才，這是當(dāng)下現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)的主要目的，同時也是重要的工作方向，而且也是人事檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要基礎(chǔ)，這就需要保證人事檔案管理工作有效開展和實施，確保檔案信息的安全性，加強(qiáng)對于檔案信息的保護(hù)和保密工作力度，應(yīng)用有效的防范措施為檔案信息管理工作提供有力的保障條件，并且積極推動人事檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)程，最終實現(xiàn)人事檔案管理的采集、加工、應(yīng)用等工作體系的形成[3]。

3）加大資金投入，保證人事檔案信息化建設(shè)工作有效開展。在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)工作中的過程中，需要加大相應(yīng)資金的投入，以此保證人事檔案管理信息化建設(shè)工作有效開展和實施，這需要加大人事檔案管理信息化建設(shè)的投資力度，根據(jù)實際情況和具體建設(shè)需要投入所需資金，并且還要高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量實施人事檔案管理工作，提高信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，所以需要從基礎(chǔ)設(shè)施著手落實，根據(jù)實際情況增加相應(yīng)的資金投入，輔助人事檔案信息化建設(shè)工作的開展，確保資金充足，深刻重視人事檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，科學(xué)合理地應(yīng)用檔案管理所需要的人力、物力、財力等，并且還要提高人事檔案信息化的安全性和穩(wěn)定性，注重人事檔案管理的保密工作，提升信息安全觀念認(rèn)識，制定并完善人事檔案管理法規(guī)制度內(nèi)容；對于人事檔案信息化建設(shè)工作中所產(chǎn)生的問題需要及時處理，并且還要加強(qiáng)防范，不但需要科學(xué)嚴(yán)格地監(jiān)管工作人員的工作思想和工作行為，還要創(chuàng)造有利機(jī)會加強(qiáng)對于工作認(rèn)識、工作能力的培訓(xùn)，只有工作人員掌握良好的工作能力和工作方式方法才可以勝任人事檔案管理工作，進(jìn)而提高但管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)[4]。

4 結(jié)語

總而言之，綜上所述，人事檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)下社會發(fā)展對于檔案管理工作的必然要求，同時也是檔案管理工作，順應(yīng)社會發(fā)展的主要方式，以此推動社會的發(fā)展和時代的進(jìn)步，因此需要注重人事檔案管理的信息化建設(shè)工作，健全并完善人事檔案管理工作體系和模式，提升人事檔案管理信息化的工作效率和質(zhì)量。因此需要建立科學(xué)完善人事檔案管理體系，科學(xué)深入分析人事檔案管理的內(nèi)容，加大資金投入，保證人事檔案信息管理信息化建設(shè)工作有效開展，進(jìn)而推動社會的發(fā)展。