作為整體性概念的個(gè)人檔案及其管理：內(nèi)涵、邏輯與價(jià)值

黃體楊 鐘志龍 金文杰

摘 要：人類建立、收集和管理與個(gè)人有關(guān)的檔案已具有廣泛的實(shí)踐基礎(chǔ)，現(xiàn)代檔案學(xué)圍繞人事檔案、名人檔案和私人檔案等形成了一系列相對(duì)獨(dú)立的理論知識(shí)與方法體系。文章以“個(gè)人生命周期形成的檔案整體”為邏輯起點(diǎn)，將與個(gè)人有關(guān)的檔案視為一個(gè)整體性概念進(jìn)行討論，發(fā)現(xiàn)可以形成以個(gè)人為中心的內(nèi)容來(lái)源觀，為不同類型個(gè)人檔案之間的互證互補(bǔ)、互相轉(zhuǎn)化的管理現(xiàn)實(shí)找到合理的理論依據(jù)，為推進(jìn)不同類型的個(gè)人檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)則的融合發(fā)現(xiàn)了恰當(dāng)?shù)睦碚撏黄瓶?，為面向社?huì)開(kāi)展作為整體的個(gè)人檔案現(xiàn)象的宣傳和教育以及提升全社會(huì)的檔案素養(yǎng)、實(shí)現(xiàn)個(gè)人與社會(huì)記憶的有效留存提供良好契機(jī)。

關(guān)鍵詞：個(gè)人檔案；人事檔案；名人檔案；私人檔案

分類號(hào)：G270

Personal Archives and its Management as a Whole Concept： Connotation， Logic and Value

1.Huang Tiyang， 1.Zhong Zhilong， 2. Jin Wenjie（1.School of History and Archives of Yunnan University， Kunming，Yunnan， 650091； 2.Fudian Bank Co.， Ltd， Kunming， Yunnan， 650011）

Abstract： There are widely practices for humans to collect， arrange and access personalrelated archives， and modern archival science had been forming a series of independent theoretical knowledges and methods around personnel archives， family archives， personal fonds and personal archiving， but it is not noticed to Implement the integrated research from the special provenance of individuals. Taking "the whole archives formed in the individual life cycle" as a logical starting point， this paper regards personal archives and its management as a whole concept for theoretical discussion. And the paper finds that it can form a personal-centered viewpoints of content provenance， which provides a reasonable theoretical basis for the management reality of mutual verification， complementarity and transformation between different types of personal archives， seeks to the appropriate theoretical breakthrough for promoting the integration of different types of personal archives management business rules， and provide a good opportunity for carring out the publicity and education of the personal-centered archives phenomenon as a whole for the society， enhancing the archival literacy of the whole society， eventually realizing the effective retention of personal and social memories.

Keywords： Personal Archives； Personnel Archives； Personage Archives； Private Archives

建立、收集和管理與個(gè)人有關(guān)的檔案具有悠久的歷史和廣泛的實(shí)踐基礎(chǔ)。如為適應(yīng)人事管理需要而出現(xiàn)的人事檔案，在我國(guó)可追溯至隋唐時(shí)期伴隨科舉銓選制度而出現(xiàn)的甲歷[1]；以收集古代帝王和社會(huì)知名人士為中心而建立的名人檔案，至遲亦可追溯至宋代的“一帝一閣”制度，發(fā)展至今，收集名人檔案已成為各級(jí)各類檔案館的常規(guī)工作之一；改革開(kāi)放以來(lái)在我國(guó)頗受關(guān)注的家庭建檔已成為檔案科普的重要渠道；在數(shù)字化背景下，逐步引起國(guó)際檔案界關(guān)注的個(gè)人存檔現(xiàn)象業(yè)已成為當(dāng)今檔案學(xué)研究的熱點(diǎn)話題之一。現(xiàn)代檔案學(xué)誕生以后，研究者圍繞人事檔案、名人檔案、家庭檔案和私人檔案等話題形成了一系列理論觀點(diǎn)，構(gòu)成了當(dāng)代檔案學(xué)理論的有機(jī)組成部分；但檔案界并未將上述與個(gè)人有關(guān)的檔案視為一個(gè)整體進(jìn)行討論。本研究嘗試圍繞“個(gè)人生命周期中形成的檔案整體”這一檔案現(xiàn)象，使用“個(gè)人檔案”這一術(shù)語(yǔ)來(lái)概括上述檔案，試圖闡明其在理論與實(shí)踐邏輯上的合理性，并探討其理論與現(xiàn)實(shí)價(jià)值，以期拋磚引玉之功效。

1作為整體性概念的個(gè)人檔案的理論內(nèi)涵

1.1檔案學(xué)話語(yǔ)中與個(gè)人有關(guān)的檔案術(shù)語(yǔ)

人事檔案是“在組織人事管理活動(dòng)中形成的，經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映個(gè)人經(jīng)歷和德能勤績(jī)的，以個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、音像等形式的檔案”[2]。一般由黨政部門(mén)和企業(yè)的組織人事部門(mén)、人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)、以及相關(guān)行業(yè)的專門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)建立和管理。在國(guó)家檔案局認(rèn)定的兩批100種“國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄”中，干部檔案、流動(dòng)人員檔案、戶籍檔案、企業(yè)職工檔案、學(xué)籍檔案、機(jī)動(dòng)車駕駛員檔案、出租車駕駛員執(zhí)業(yè)檔案、律師執(zhí)業(yè)檔案、會(huì)計(jì)師執(zhí)業(yè)檔案、醫(yī)師執(zhí)業(yè)檔案、導(dǎo)游資格檔案和民用航空器駕駛員登記檔案等12種“人事類”檔案，均屬人事檔案的范疇。此外，近年各級(jí)黨委組織部門(mén)“為如實(shí)反映干部政治素質(zhì)、政治表現(xiàn)情況，全面記載干部政治素質(zhì)考核考察結(jié)果”[3]而建立的干部政治素質(zhì)檔案也是一種特殊的人事檔案。另外，傷殘撫恤人員檔案、農(nóng)村五保供養(yǎng)檔案和非遺傳承人檔案等民生類和其他檔案記錄、反映個(gè)人經(jīng)歷及相關(guān)事項(xiàng)的檔案，也具備人事檔案的部分功能。

名人檔案是“國(guó)際或國(guó)內(nèi)著名的人物在其個(gè)人、家庭和社會(huì)活動(dòng)中直接形成的歷史記錄。一般包括自傳、回憶錄；論著、譯著的手稿和樣本，文學(xué)創(chuàng)作手稿、書(shū)法手跡等；各類筆記、日記、重要的來(lái)往函電；生平重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶和影片；各類證書(shū)以及其他有保存價(jià)值的材料?！仨氁匀藶榛締挝贿M(jìn)行整理”[4]。名人檔案的征集和入藏工作通常是在名人退休乃至逝世以后才開(kāi)始的，實(shí)質(zhì)是對(duì)相關(guān)組織和個(gè)人留存下來(lái)的個(gè)人歷史記錄征集入館、留存?zhèn)洳椤?/p>

私人檔案。社會(huì)個(gè)人留存自己形成或與自己相關(guān)的檔案是一種極為普遍的現(xiàn)象，但檔案學(xué)研究者一直有意無(wú)意地忽略這一問(wèn)題，直到近年個(gè)人數(shù)字存檔行為日益普遍，并遭受數(shù)量劇增、保管不善等困難時(shí)，才逐步引起檔案界關(guān)注。在西方國(guó)家的檔案學(xué)話語(yǔ)中，通常使用“個(gè)人文檔（Personal Papers）”“個(gè)人記錄（Personal Records）”和“私人文檔（Private Papers）”等術(shù)語(yǔ)，并將其界定為“由個(gè)人在其事務(wù)過(guò)程中創(chuàng)建、獲取或接收，并按原始狀態(tài)保存的文件”；[5]我國(guó)則普遍使用“私人檔案”“個(gè)人檔案”“個(gè)人史料”等。在內(nèi)涵和認(rèn)知角度上，國(guó)內(nèi)外也存在一些差別，如，由美國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)（SAA）編纂的《檔案與文件術(shù)語(yǔ)詞典》（A Glossary of Archival and Records Terminology）認(rèn)為，私人檔案是“私人或私人組織在社會(huì)活動(dòng)中形成的為私人所有的檔案”[6]，強(qiáng)調(diào)私人檔案的所屬權(quán)；而我國(guó)國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所編寫(xiě)的《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)則認(rèn)為，個(gè)人檔案是“個(gè)人在各類活動(dòng)過(guò)程中直接形成或通過(guò)其他途徑（如繼承、捐贈(zèng)等）獲得的，且不受體制內(nèi)檔案規(guī)則體系約束的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄”[7]，強(qiáng)調(diào)其主體性。為有效區(qū)分不同概念，本研究使用“私人檔案”這一術(shù)語(yǔ)來(lái)概括個(gè)人在各類活動(dòng)過(guò)程中直接形成，并由個(gè)人自己創(chuàng)建、收集和保管的檔案材料。

家庭檔案。家庭是“以婚姻和血統(tǒng)關(guān)系為基礎(chǔ)的社會(huì)單位，包括父母、子女和其他共同生活的親屬在內(nèi)”[8]。家庭檔案是“一群具有血緣關(guān)系的人創(chuàng)建和收集、與他們個(gè)人和私人事務(wù)有關(guān)的記錄”[9]?！坝涗浟思彝コ蓡T生活和社會(huì)活動(dòng)的歷史”[10]，其中除少數(shù)檔案以家庭為單位外（如家譜、家庭集體活動(dòng)材料），主要是家庭成員（個(gè)人）形成或收集的檔案，如《廣東省家庭建檔工作指引》所列舉的寶寶成長(zhǎng)、學(xué)生時(shí)代、戀愛(ài)婚姻、工作業(yè)績(jī)、家譜家風(fēng)、當(dāng)家理財(cái)、醫(yī)療保健、社會(huì)活動(dòng)9方面的收集范圍中[11]，除家譜家風(fēng)外，其余都是以“個(gè)人”為單位創(chuàng)建和收集的?！都彝n案建檔指南》一書(shū)所列舉的寶寶康樂(lè)、學(xué)生時(shí)代、戀愛(ài)婚姻、工作成果、家庭理財(cái)、醫(yī)療保健、家庭歷史和收藏、饋贈(zèng)實(shí)物8方面的收集范圍中[12]，除家庭歷史和收藏、饋贈(zèng)實(shí)物外，其余也絕大部分是以“個(gè)人”為單位創(chuàng)建和收集的。因此，可認(rèn)定家庭檔案是私人檔案的一種類型。

此外，由相關(guān)組織或企業(yè)為了管理、記錄特定個(gè)人在某些方面的特征（如在醫(yī)院的診療記錄、企業(yè)會(huì)員的購(gòu)買記錄）而形成的病案、健康檔案和會(huì)員檔案等，也與個(gè)人密切相關(guān)，均屬于個(gè)人檔案的范疇。

1.2作為整體性概念的個(gè)人檔案的特征

不難發(fā)現(xiàn)，檔案學(xué)賦予了“人事檔案”“名人檔案”“私人檔案”和“家庭檔案”等術(shù)語(yǔ)不同的內(nèi)涵，在實(shí)踐活動(dòng)中，上述檔案也承擔(dān)了不同的職能、具有不同的責(zé)任主體。但這些檔案在本質(zhì)上都是圍繞特定個(gè)人的學(xué)習(xí)、生活或工作不同階段、不同職責(zé)而形成或歸檔的檔案材料，在內(nèi)容上具有一致性，都是“個(gè)人檔案”，且可將其視為一個(gè)整體性的概念來(lái)理解，理由如下：

（1）個(gè)人檔案是在個(gè)人事務(wù)過(guò)程中形成或接收到的各種材料

從內(nèi)容上看，人事檔案、名人檔案、私人檔案和家庭檔案等類型的檔案都是與個(gè)人活動(dòng)相關(guān)、在個(gè)人事務(wù)過(guò)程中形成或接收到的各種材料，這構(gòu)成了判斷一份檔案材料是否屬于個(gè)人檔案的來(lái)源（內(nèi)容）依據(jù)，分述如下：

首先，只有內(nèi)容構(gòu)成上是圍繞個(gè)人的學(xué)習(xí)、生活、工作和社會(huì)交往等事務(wù)活動(dòng)形成或接收的檔案材料，才屬于個(gè)人檔案；但那些以個(gè)人特定職務(wù)形成的檔案，應(yīng)當(dāng)按組織檔案立卷歸檔的，如作為法人代表所簽署的合同及其他文件，以特定職務(wù)（如書(shū)記、縣長(zhǎng)等）身份簽發(fā)的文件或報(bào)告，不屬于個(gè)人檔案范圍。

其次，無(wú)論檔案的形成、收集和保管的主體是社會(huì)組織還是個(gè)人，只要內(nèi)容是與特定個(gè)人有關(guān)的檔案材料，均屬于個(gè)人檔案范疇，如組織人事部門(mén)建立和收集的人事檔案，醫(yī)院為個(gè)人建立的健康檔案，醫(yī)保中心為特定個(gè)人建立的醫(yī)保檔案，檔案館為名人收集和建立的名人檔案，個(gè)人收集或創(chuàng)建的記錄和反映自己學(xué)習(xí)、生活和工作狀況的私人檔案，均屬于個(gè)人檔案范圍。

（2）個(gè)人檔案是主要以個(gè)人作為立卷單位的檔案整體

從立卷單位看，如名人檔案是以名人為立檔單位建立的檔案整體[13]；人事檔案是以個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、音像等形式的檔案[14]；機(jī)動(dòng)車駕駛員檔案是由車輛管理建立、以機(jī)動(dòng)車駕駛員檔案編號(hào)為案卷編號(hào)立卷的實(shí)物檔案和電子檔案[15]；住院病歷檔案是以每位患者為單位立卷歸檔集中、統(tǒng)一保存與管理的[16]；電子病歷也需要由醫(yī)療機(jī)構(gòu)為每位患者的電子病歷賦予唯一患者身份標(biāo)識(shí)[17]；傷殘撫恤人員檔案是“以傷殘撫恤人員個(gè)人為單位整理的……歷史記錄”[18]；農(nóng)村五保供養(yǎng)檔案“按照每名農(nóng)村五保供養(yǎng)對(duì)象立卷”[19]；律師執(zhí)業(yè)檔案在實(shí)踐中也主要采用“一人一檔”的整理方式[20]；也就是說(shuō)，以個(gè)人為單位立卷可以構(gòu)成判斷特定類型的檔案是否屬于個(gè)人檔案的管理依據(jù)，即只要是以特定個(gè)人作為立卷單位形成的檔案，無(wú)論其建檔主體是個(gè)人、組織人事部門(mén)、檔案館或其他機(jī)構(gòu)，均屬個(gè)人檔案范疇。

同時(shí)，是否以個(gè)人作為立卷單位也構(gòu)成了其區(qū)別于文書(shū)檔案、基建檔案等以組織、部門(mén)或項(xiàng)目等為立卷對(duì)象的組織檔案的根本屬性，也將諸如“干部名冊(cè)”“會(huì)議參加人員名單”等檔案中僅部分涉及個(gè)人信息，不符合“一人一檔”原則的檔案材料排除在個(gè)人檔案范疇之外。

1.3作為整體性概念的個(gè)人檔案的概念界定

綜上，我們認(rèn)為可以將作為整體性概念的個(gè)人檔案作如下界定：在個(gè)人生命周期中圍繞個(gè)人事務(wù)形成的，記載和反映個(gè)人生平歷史、生活、學(xué)習(xí)與工作狀況，主要以個(gè)人作為立卷單位，由相關(guān)組織或個(gè)人創(chuàng)建、獲取、接收和保管的，具有保存價(jià)值的各種載體和形式的歷史記錄。主要包括干部檔案、流動(dòng)人員檔案、戶籍檔案、企業(yè)職工檔案、學(xué)籍檔案、機(jī)動(dòng)車駕駛員檔案、出租車駕駛員執(zhí)業(yè)檔案、律師執(zhí)業(yè)檔案、會(huì)計(jì)師執(zhí)業(yè)檔案、醫(yī)師執(zhí)業(yè)檔案、導(dǎo)游資格檔案、民用航空器駕駛員登記檔案、干部政治素質(zhì)檔案、病案、傷殘撫恤人員檔案、農(nóng)村五保供養(yǎng)檔案、非遺傳承人檔案、私人檔案等。按照其形成和管理主體的不同，大致可以分為如下四類：一是組織人事部門(mén)建立和保存的人事類檔案；二是檔案部門(mén)為知名人士收集、建立和保管的名人檔案；三是由個(gè)人或家庭創(chuàng)建、收集和保存的私人檔案（含家庭檔案）；四是其他組織保存、形成的與個(gè)人有關(guān)的檔案，如健康檔案、會(huì)員檔案等。

2視個(gè)人檔案及其管理為一個(gè)整體性概念的邏輯

每個(gè)人都是獨(dú)一無(wú)二的個(gè)體，但都必然遵循由出生到死亡的生命周期過(guò)程。個(gè)人在生命周期的不同階段、承擔(dān)不同角色、開(kāi)展不同活動(dòng)都必然會(huì)形成與之相關(guān)的檔案材料，這是構(gòu)成個(gè)人一生最真實(shí)準(zhǔn)確的原始記錄。盡管不同個(gè)體所形成及留存下來(lái)的檔案多寡不一、形式各異，對(duì)個(gè)人、家庭和社會(huì)的價(jià)值也各不相同，但不同個(gè)人檔案在類型、形式和管理等方面均具有相通之處，這是視個(gè)人檔案為“個(gè)人生命周期形成的檔案整體”的邏輯基礎(chǔ)。

2.1理論邏輯

人事檔案、名人檔案、私人檔案等不同類型的個(gè)人檔案都是圍繞個(gè)人生命周期不同階段、個(gè)人承擔(dān)不同角色所形成的各式各樣的原始記錄，通常以個(gè)人作為相對(duì)獨(dú)立的立卷單位進(jìn)行創(chuàng)建、收集、組織和保管，只是不同建檔主體創(chuàng)建、收集和保管個(gè)人檔案的目的不同，其功能也有所差異。

人事檔案是圍繞“個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料”[21]，既是干部個(gè)人履歷的直接體現(xiàn)，又是組織在選拔任用干部時(shí)的重要憑證[22]，其實(shí)質(zhì)是個(gè)人所供職的組織從人力資源管理的角度對(duì)個(gè)人的人才畫(huà)像。干部政治素質(zhì)檔案、機(jī)動(dòng)車駕駛員檔案、出租車駕駛員執(zhí)業(yè)檔案和農(nóng)村五保供養(yǎng)檔案等人事類和準(zhǔn)人事類檔案也都是相關(guān)組織為了管理的需要，從特定角度對(duì)個(gè)人的身份、經(jīng)歷、職業(yè)和技能等相關(guān)情況作出的個(gè)人畫(huà)像。

名人檔案是“社會(huì)知名人士（如社會(huì)活動(dòng)家、科學(xué)家、藝術(shù)家、教育家、企業(yè)家、英雄模范等）在其一生活動(dòng)中形成的檔案整體”[23]。其目標(biāo)是盡可能全面地收集其學(xué)習(xí)、生活、工作、社會(huì)交往和社會(huì)評(píng)價(jià)等各個(gè)方面的歷史記錄，可被認(rèn)為是檔案館為個(gè)人建立的“歷史畫(huà)像”。

私人檔案是個(gè)人和家庭成員在社會(huì)生活、工作和社會(huì)交往過(guò)程中形成，并有選擇、針對(duì)地收集、保存下來(lái)的個(gè)人有關(guān)檔案材料，存檔目的包括再次利用、留作紀(jì)念、留存記憶、保留證據(jù)、為后代保留遺產(chǎn)與傳承文化等[24]，可以認(rèn)為是個(gè)人的自我畫(huà)像。

各類組織、企業(yè)為管理用戶、服務(wù)用戶、研究用戶和有針對(duì)性地開(kāi)展?fàn)I銷活動(dòng)，為會(huì)員建立的會(huì)員檔案可被認(rèn)為是其為個(gè)人建立的“用戶畫(huà)像”。

正是上述由不同的組織/個(gè)人從不同角度創(chuàng)建和管理、分別發(fā)揮不同作用的個(gè)人檔案，共同忠實(shí)記錄和反映了個(gè)人特定人生階段各個(gè)方面的真實(shí)歷史記錄，形成了個(gè)人的整體畫(huà)像（如圖1）。將個(gè)人檔案及其管理視為一個(gè)整體性概念，既體現(xiàn)了個(gè)人檔案在整體上的“來(lái)源聯(lián)系、時(shí)間聯(lián)系、內(nèi)容聯(lián)系和形式聯(lián)系”[25]等方面的歷史邏輯；也體現(xiàn)了個(gè)人檔案的來(lái)源邏輯（或形成者邏輯）。因?yàn)閭€(gè)人檔案是圍繞個(gè)人事務(wù)形成的，從橫向看，檔案的形成以“個(gè)人”為中心，從縱向看，個(gè)人檔案的形成和管理貫穿于個(gè)人的整個(gè)生命周期，將個(gè)人檔案及其管理視為一個(gè)整體性概念，歸根溯源是對(duì)“來(lái)源”的關(guān)注，這體現(xiàn)了對(duì)來(lái)源原則的基本遵循。

2.2實(shí)踐邏輯

對(duì)于特定個(gè)人經(jīng)歷的同一事件（如出生、入學(xué)、任職經(jīng)歷等），不同類型的個(gè)人檔案依據(jù)管理、憑證或紀(jì)念的需要，從不同角度進(jìn)行記錄，形成了不同類型的個(gè)人檔案之間可互證互補(bǔ)、互相轉(zhuǎn)化的關(guān)系，以及在立卷和管理等方面一致性的現(xiàn)實(shí)狀況，這是視個(gè)人檔案及其管理為一個(gè)整體性概念的實(shí)踐基礎(chǔ)。

（1）不同類型的個(gè)人檔案之間可以互證互補(bǔ)

不同類型的個(gè)人檔案從不同角度記錄了特定個(gè)人經(jīng)歷的同一事件。例如，在與個(gè)人出生相關(guān)的檔案中，醫(yī)院為新生兒建立健康檔案，主要包括住院病歷和出生醫(yī)學(xué)證明（存根頁(yè)）；公安戶籍部門(mén)依據(jù)出生醫(yī)學(xué)證明（副頁(yè)）和入戶申請(qǐng)表，為新生兒建立戶籍檔案；新生兒父母為其留存了與新生兒出生相關(guān)的準(zhǔn)生證、出生醫(yī)學(xué)證明（正頁(yè)）、從產(chǎn)檢至出生的檢查報(bào)告與門(mén)診病歷，以及大量的照片、日記、音視頻、實(shí)物等檔案材料。這些不同類型的個(gè)人檔案分別從醫(yī)療衛(wèi)生部門(mén)、公安戶籍部門(mén)和個(gè)人與家庭的角度記錄了某新生兒降生這一事件，可在日后相互佐證補(bǔ)充。這在個(gè)人的學(xué)生生涯、職場(chǎng)經(jīng)歷、婚姻家庭、社會(huì)生活等階段亦有體現(xiàn)。

不同類型的個(gè)人檔案對(duì)同一事件無(wú)疑具有互證互補(bǔ)的功能。不同類型的個(gè)人檔案記錄了特定個(gè)人經(jīng)歷的同一事件，也就意味著對(duì)同一事件的不同個(gè)人檔案可以互相證明、增強(qiáng)同一事件的真實(shí)性與合法性，如在始于2014年的全國(guó)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中，“針對(duì)干部重要信息記載不準(zhǔn)確不一致的問(wèn)題，組建調(diào)查組，通過(guò)調(diào)取原始戶籍材料、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證、物證鑒定等方式查核了64.5萬(wàn)人的信息；針對(duì)檔案材料不齊全不完整的問(wèn)題，補(bǔ)充完善了2549萬(wàn)份材料”。[26]這實(shí)質(zhì)上就是從不同類型的個(gè)人檔案中抽取特定事件的記錄信息進(jìn)行糾正和補(bǔ)充。

從管理角度看，幾乎所有由組織部門(mén)形成的個(gè)人檔案在形成之初就產(chǎn)生了具有互證互補(bǔ)功能的多個(gè)版本，如出生醫(yī)學(xué)證明包括正頁(yè)、副頁(yè)和存根頁(yè)；畢業(yè)和學(xué)位證明材料包括由學(xué)校及學(xué)籍管理部門(mén)保存的檔案、學(xué)籍檔案中的相關(guān)記錄和個(gè)人留存的畢業(yè)證和學(xué)位證。在特定條件下，這些不同類型的個(gè)人檔案對(duì)同一事件可以起到互相佐證的作用，如在個(gè)人畢業(yè)證和學(xué)位證遺失的情況下，學(xué)校可以依據(jù)存檔的學(xué)籍信息為畢業(yè)生開(kāi)具相關(guān)證明；人事檔案丟失或部分內(nèi)容缺失時(shí)，可以在原學(xué)習(xí)和工作單位查閱相關(guān)檔案，借以補(bǔ)全或證明相關(guān)經(jīng)歷、事實(shí)，以完善人事檔案。

從記憶角度看，不同類型的個(gè)人檔案對(duì)同一事件具有極強(qiáng)的互補(bǔ)功能，如學(xué)籍檔案、畢業(yè)證和學(xué)位證可證明個(gè)人在某校的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，求學(xué)期間的學(xué)生證、日記、照片、音視頻、作業(yè)，甚至是往返學(xué)校的車（機(jī)）票、體檢表、醫(yī)院門(mén)診病歷等私人檔案記錄了其學(xué)習(xí)生涯中更豐富多彩的學(xué)習(xí)和生活記憶，在就學(xué)期間，醫(yī)院為其建立的健康檔案、其他組織為其建立的會(huì)員檔案等，也都能從不同角度補(bǔ)充個(gè)人求學(xué)期間的整體記憶。

（2）不同類型的個(gè)人檔案之間可以互相轉(zhuǎn)換

在特定條件下，不同類型的個(gè)人檔案之間可以互相轉(zhuǎn)換，主要有三種情況：一是相關(guān)組織為個(gè)人建立和留存的個(gè)人檔案隨著個(gè)人人生角色的轉(zhuǎn)變而改變，如學(xué)籍檔案隨著個(gè)人畢業(yè)進(jìn)入工作崗位而轉(zhuǎn)換為人事檔案。二是特定個(gè)人檔案因互證互補(bǔ)的需要而轉(zhuǎn)換角色，形成新類型的個(gè)人檔案，如組織人事部門(mén)出于建立或補(bǔ)充人事檔案的需要，私人檔案中的一些材料經(jīng)過(guò)審查認(rèn)定后可能進(jìn)入到人事檔案中（團(tuán)員證、學(xué)生證、身份證、職稱證、畢業(yè)證、學(xué)位證、戶籍材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料等）作為直接或間接證明材料，學(xué)籍檔案（培養(yǎng)登記表、成績(jī)單）也可以補(bǔ)充人事檔案中的學(xué)籍材料；個(gè)人出于現(xiàn)實(shí)需要，也可以通過(guò)合法途徑對(duì)人事檔案、流動(dòng)人員檔案、學(xué)籍檔案、病歷檔案、會(huì)員檔案、名人檔案等進(jìn)行利用，將其轉(zhuǎn)換為私人檔案。三是因新類型的個(gè)人檔案的出現(xiàn)而發(fā)生的轉(zhuǎn)換，如檔案部門(mén)為名人建立名人檔案，向其所就學(xué)的學(xué)校、供職的機(jī)構(gòu)、其本人與家庭成員征集相關(guān)檔案材料，這時(shí)其私人檔案、人事檔案、流動(dòng)人員檔案、學(xué)籍檔案、病歷檔案、會(huì)員檔案等均可被納入名人檔案的收集范圍，此時(shí)上述檔案（或其復(fù)制件）也會(huì)隨之轉(zhuǎn)換為名人檔案的組成部分。

（3）不同類型的個(gè)人檔案的管理具有一致性

盡管人事檔案、名人檔案和私人檔案等不同類型的個(gè)人檔案在管理中長(zhǎng)期“各自為政”，但由于其建檔對(duì)象都是特定的個(gè)人，檔案內(nèi)容都是圍繞“個(gè)人生命周期形成的檔案整體”形成、收集、組織和保管的，因此在管理上具有一致性。

首先，前文已述，人事檔案、名人檔案和私人檔案等主要的個(gè)人檔案在立卷和保管等過(guò)程中均以個(gè)人為立檔單位（名人檔案一般是以個(gè)人為立檔單位建立名人全宗）進(jìn)行管理。

其次，不同類型的個(gè)人檔案都是由個(gè)人直接形成或面向個(gè)人征集的，如人事檔案中的履歷材料、考核鑒定材料、黨團(tuán)材料、表彰處分材料、職稱職務(wù)材料等，均以個(gè)人為基礎(chǔ)形成或直接由個(gè)人提供，名人檔案也主要是向個(gè)人征集形成的；個(gè)人的住院病歷、健康檔案、會(huì)員檔案、機(jī)動(dòng)車駕駛員檔案等，也都是個(gè)人參與形成的。

最后，不同類型個(gè)人檔案之間在檔案內(nèi)容方面具有較強(qiáng)的一致性和互補(bǔ)性。在一致性方面，無(wú)論是簡(jiǎn)歷、履歷表，還是黨政職務(wù)任免文件、獲獎(jiǎng)材料等，只要有屬于特定類型的個(gè)人檔案的歸檔范圍，則一定可以對(duì)應(yīng)特定的分類類目；在互補(bǔ)性方面，無(wú)論是人事檔案、名人檔案還是私人檔案，其歸檔范圍和分類類目無(wú)法跟上全面記錄個(gè)人歷史與成就的需求，如《家庭檔案建檔指南》[27]中缺乏對(duì)黨團(tuán)材料歸檔范圍的規(guī)定，生平照片、日記、往來(lái)信函、講話稿、社會(huì)評(píng)價(jià)材料等名人檔案、私人檔案的歸檔范圍明顯超出了人事檔案的歸檔范圍。也就是說(shuō)，只有將所有類型的個(gè)人檔案的歸檔范圍整合起來(lái)，才能更全面和準(zhǔn)確地記錄個(gè)人歷史與成就。正是這種一致性和互補(bǔ)性，為不同類型的個(gè)人檔案在業(yè)務(wù)規(guī)范方面的融合和標(biāo)準(zhǔn)化提供了無(wú)限可能。

3視個(gè)人檔案及其管理為一個(gè)整體性概念的價(jià)值

將與個(gè)人有關(guān)的不同類型的個(gè)人檔案及其管理視為一個(gè)整體性概念進(jìn)行討論，既有對(duì)“個(gè)人生命周期形成的檔案整體”的理論邏輯考量，更有對(duì)來(lái)自實(shí)踐中不同類型個(gè)人檔案之間的互證互補(bǔ)與互相轉(zhuǎn)換的現(xiàn)實(shí)思考。從理論上研究個(gè)人檔案及其管理在業(yè)務(wù)規(guī)則方面的整合與優(yōu)化的可能性路徑，這在人類社會(huì)數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程不斷深入，不同類型個(gè)人檔案之間互信互通乃至一站式管理進(jìn)入縱深階段的現(xiàn)實(shí)背景下顯得尤為迫切。

3.1對(duì)來(lái)源原則和新來(lái)源觀的發(fā)展

傳統(tǒng)來(lái)源一般指文件形成者，來(lái)源原則的基本內(nèi)容是“尊重來(lái)源、尊重全宗的完整性和尊重全宗內(nèi)的原始整理體系”[28]，20世紀(jì)70年代誕生的新來(lái)源觀強(qiáng)調(diào)來(lái)源“不僅指文件的形成機(jī)關(guān)，更包括文件形成目的、形成活動(dòng)、過(guò)程、處理程序和職能范圍等”，它“雖然不再按照機(jī)構(gòu)來(lái)源整理檔案，但它仍遵循著特定內(nèi)容，客觀反映歷史面貌，并進(jìn)一步發(fā)展來(lái)源的內(nèi)涵”。[29]在個(gè)人檔案領(lǐng)域，視“個(gè)人生命周期形成的檔案整體”主要是從檔案內(nèi)容涉及主體而言，即視個(gè)人這一內(nèi)容主體為來(lái)源，將所有與特定個(gè)人相關(guān)的檔案材料視為一個(gè)來(lái)源，而非“形成者”，因?yàn)樗男纬烧甙▊€(gè)人、組織人事部門(mén)、檔案部門(mén)及其他機(jī)構(gòu)等多元主體，可以稱之為以個(gè)人為中心的內(nèi)容來(lái)源，這明顯區(qū)別于傳統(tǒng)的來(lái)源原則和新來(lái)源觀。

這點(diǎn)在電子文件時(shí)代價(jià)值尤顯，目前已有的如個(gè)人全宗理論和檔案機(jī)構(gòu)建立的個(gè)人全宗，在傳統(tǒng)檔案時(shí)代，干部人事檔案、戶籍檔案、健康檔案等并未被納入個(gè)人全宗的范疇，且限于個(gè)人檔案形成和保管主體的多元，將所有個(gè)人檔案都納入個(gè)人全宗在實(shí)踐上也不可行。但在數(shù)字化和電子文件時(shí)代，這種理論上的個(gè)人全宗則是可以實(shí)現(xiàn)的，只要檔案部門(mén)、組織人事部門(mén)、公安戶籍部門(mén)、醫(yī)療衛(wèi)生部門(mén)等重要的個(gè)人檔案形成和保管主體在個(gè)人檔案管理平臺(tái)上互聯(lián)互通、共建共享，再加上私人檔案的加入，就可以在理論上形成更為完善、全面的虛擬個(gè)人全宗。

3.2推進(jìn)不同類型個(gè)人檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)則融合

長(zhǎng)期以來(lái)，不同類型的個(gè)人檔案在管理上“各自為政”，在業(yè)務(wù)規(guī)則方面存在較大差異。其中，人事檔案管理最為規(guī)范，以《干部人事檔案工作條例》為代表的一系列法規(guī)規(guī)范明確了其管理制度、收集歸檔、歸檔范圍、組織整理、分類方案和保管期限等內(nèi)容；名人檔案管理雖缺乏全國(guó)性的法規(guī)規(guī)范，但20世紀(jì)90年代中期以來(lái)，較多地方政府或檔案部門(mén)以地方性法規(guī)、檔案部門(mén)規(guī)章和檔案部門(mén)規(guī)范等形式頒行，也對(duì)相關(guān)管理制度、收集歸檔、歸檔范圍、組織整理和分類方案等作了規(guī)定，只是不同地域、機(jī)構(gòu)之間存在一定差異[30]；家庭檔案經(jīng)過(guò)三十余年的探索，目前形成了一些理論成果和具有導(dǎo)引性的管理方案，如《家庭檔案建檔指南》[31]和《廣東省家庭建檔工作指引》[32]等。

在歸檔范圍與類目劃分方面，《干部人事檔案工作條例》劃分其為履歷類材料等十類；檔案館建立的個(gè)人全宗則普遍使用“四分法”“八分法”“九分法”等眾多方案，有按載體分、按內(nèi)容分和綜合劃分多種思路；已有家庭檔案的著作和規(guī)范中，也提出了“八分法”“九分法”等觀點(diǎn)，但要么按人生階段劃分，要么按內(nèi)容劃分，這異于個(gè)人全宗的劃分方案。其主要?dú)w檔范圍和類目劃分如表1所示。

但上述在歸檔范圍和分類類目上各自為政的不同個(gè)人檔案類型，在檔案內(nèi)容方面仍具有較強(qiáng)的一致性和互補(bǔ)性，這也就意味著要對(duì)現(xiàn)有風(fēng)格各異的個(gè)人檔案歸檔范圍和類目劃分進(jìn)行適當(dāng)修正，使其可以形成一個(gè)更具普適性的個(gè)人檔案分類類目與保管期限表，以供人事檔案、名人檔案和私人檔案管理選擇使用。從當(dāng)前我國(guó)個(gè)人檔案管理格局看，較為可行的方案應(yīng)該是在“干部人事檔案”十分法的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)有10個(gè)類目進(jìn)行適當(dāng)拓展，如履歷類材料中可增加生平照片、日記等材料，對(duì)于社會(huì)評(píng)價(jià)類、醫(yī)療保健類等無(wú)法拓展的部分，可以新增類目，最終形成一個(gè)在不同類型的個(gè)人檔案之間可以融合互通的分類類目和保管期限表，以便管理利用。

3.3助力提升公眾的檔案素養(yǎng)、有效留存?zhèn)€人與社會(huì)記憶

個(gè)人檔案是個(gè)人生活、學(xué)習(xí)、工作和社會(huì)交往的歷史記錄，是公眾接觸機(jī)會(huì)最多、利用頻率最高、與個(gè)人關(guān)系最密切的檔案類型。從實(shí)踐情況看，人事檔案、名人檔案等均得到較好的整理和保管，但絕大部分公眾及組織機(jī)構(gòu)對(duì)此仍較為陌生。一方面，個(gè)人的人事檔案意識(shí)相對(duì)模糊，只是在升學(xué)、求職以及辦理退休等過(guò)程中才意識(shí)到人事檔案的重要性和必要性[36]，如山西人才市場(chǎng)的調(diào)研顯示：“相當(dāng)一部分畢業(yè)生對(duì)自身檔案缺乏正確的認(rèn)識(shí)”[37]。另一方面，不同類型機(jī)構(gòu)對(duì)人事檔案的保管權(quán)限和重視程度以及經(jīng)辦人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不同，管理結(jié)果自然就參差不齊。而作為人事檔案和名人檔案材料互補(bǔ)互證重要來(lái)源之一的私人檔案，其實(shí)踐狀況更是良莠不齊，如在近年頗受關(guān)注的各級(jí)代表性非物質(zhì)文化遺產(chǎn)傳承人認(rèn)定工作中，相關(guān)部門(mén)就頻繁遭遇缺乏檔案或相關(guān)資料來(lái)佐證的情況，這與全社會(huì)對(duì)檔案及其功能的認(rèn)知水平較低、檔案素養(yǎng)有待提高密切相關(guān)。社會(huì)公眾檔案意識(shí)薄弱終究在于個(gè)人很少有利用檔案的要求和習(xí)慣，且對(duì)于檔案工作的存在和發(fā)展也鮮有關(guān)注。作為整體的個(gè)人檔案及其管理可以讓人們實(shí)實(shí)在在地感知到檔案信息，開(kāi)始關(guān)注與自己有關(guān)的個(gè)人檔案，并推及到對(duì)業(yè)務(wù)、公務(wù)等公共檔案的感知，進(jìn)而提高公民對(duì)檔案和檔案現(xiàn)象的認(rèn)知。反觀之，個(gè)人對(duì)于個(gè)人檔案的關(guān)注和管理，也促生了對(duì)人生或家庭、學(xué)歷或履歷、業(yè)績(jī)或財(cái)產(chǎn)信息的利用需求，從而有利于促進(jìn)擴(kuò)大社會(huì)參與和推動(dòng)檔案開(kāi)放。

檔案是記錄人類歷史、留存社會(huì)與個(gè)人記憶最為有效的載體之一，但“翻閱中國(guó)歷史總有一種殘缺不全的感覺(jué)，讀到的多是社會(huì)上層結(jié)構(gòu)的崩析與重組，重組復(fù)崩析，幾乎看不到社會(huì)低層（底層）民眾的真實(shí)生存狀態(tài)和精神歷程”。[38]這源于民間、個(gè)人歷史記錄的缺失。個(gè)人是社會(huì)的基本構(gòu)成單位，個(gè)人的發(fā)展是社會(huì)發(fā)展的縮影和折射，將個(gè)人在其生命周期的全部檔案作為一個(gè)整體進(jìn)行討論，就是強(qiáng)調(diào)個(gè)人記憶的完整性，突出以“整體畫(huà)像”的方式留存?zhèn)€人歷史，并由此構(gòu)建最真實(shí)和全面的個(gè)人記憶，促進(jìn)個(gè)人記憶的保持和再現(xiàn)。個(gè)人記憶是社會(huì)記憶的基礎(chǔ)和重要組成部分，若可完整和全面地保留個(gè)人記憶，更好地反映民眾的真實(shí)生存狀態(tài)和精神歷程，則更益于對(duì)整個(gè)社會(huì)記憶的完整保持和再現(xiàn)。

*本文系2018年度云南省教育廳科學(xué)研究基項(xiàng)目“實(shí)踐導(dǎo)向的個(gè)人檔案管理理論研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2018JS895）階段性研究成果。

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