新形勢下行政辦公室的管理實踐

李軍

摘 ?要：行政辦公室的管理為整個單位運行保駕護航，為此，需提升行政辦公室管理實踐水平，重點解決管理中存在的現(xiàn)實問題，針對工作給予一些價值性建議。本文通過分析行政辦公室管理工作的實施現(xiàn)狀，進一步分析了新形勢下行政辦公室管理的實踐路徑。

關(guān)鍵詞：行政辦公室;管理理念;新形勢

引言：對行政辦公室的管理工作實踐加以改善，是為了提升管理水平，切實發(fā)揮出行政辦公室的職能?；诖?，本文對行政辦公室管理的不足之處以及管理實施對策進行了簡要描述，希望能夠?qū)嶋H工作有所幫助。

1.行政辦公室管理工作的重要意義

行政辦公室所覆蓋的工作面比較廣泛，其管理任務(wù)也具有綜合性的特點，大的管理任務(wù)包括一些規(guī)章制定，會議記錄等，小的管理任務(wù)甚至涉及到衛(wèi)生和安全方面。行政辦公室管理工作水平，會影響到許多相關(guān)部門的工作開展，為相關(guān)單位的運行提供協(xié)助，不管是對內(nèi)還是對外，行政辦公室的設(shè)置都是必不可少的，而面對當(dāng)前復(fù)雜的社會環(huán)境形勢，行政辦公室的工作職能變得更加重要，是效率與質(zhì)量把控的關(guān)鍵，為此，行政辦公室管理工作還需與時俱進發(fā)展、打破常規(guī)，進一步創(chuàng)新管理模式、理念以及制度等，充分發(fā)揮出協(xié)調(diào)、組織、計劃、監(jiān)督、激勵以及革新等多項功能，在新環(huán)境下保持良好發(fā)展[1]。

2.新形勢下行政辦公室的管理現(xiàn)狀分析

2.1管理理念和思想較落后

行政辦公室的工作起到承上啟下作用，因而往往無法帶來實際效益，因此長期以來在管理方面不受重視，管理理念延續(xù)幾年甚至十幾年，在當(dāng)前新時代背景下明顯落后，像是由于工作具有較強的瑣碎性，實際管理過程中職責(zé)混亂，導(dǎo)致對內(nèi)、對外都產(chǎn)生不利影響，再加上辦公室許多工作都是重復(fù)進行，而管理人員思想上未認識到辦公室管理的重要性，在工作態(tài)度上較為散漫、工作執(zhí)行不嚴謹，甚至開展工作的隨意性較高，發(fā)布通知不夠及時，不僅降低了行政辦公室的管理效率，也會影響到單位的形象，還可能影響到各項決策。

2.2管理規(guī)章制度完善度不足

有關(guān)行政辦公室管理的相關(guān)理論形成較晚，因此相應(yīng)體系也是不夠成熟，大部分國內(nèi)的行政辦公室管理會借助于國外一些經(jīng)驗，而本身的管理規(guī)章制度卻體現(xiàn)為完善度不足，使得管理工作開展混亂，還會生成一些不必要的損失。在部分單位當(dāng)中，由于行政辦公室管理制度不夠規(guī)范，使得相關(guān)工作任務(wù)流程不明晰，落實效率偏低。再加上許多單位沒有將人力資源理念合理運用到行政辦公室崗位分配當(dāng)中，比如說存在人情化現(xiàn)象，管理人員會礙于人情而松散管理任務(wù)，導(dǎo)致管理質(zhì)量下降，而相應(yīng)人才也沒有被劃分到合適崗位，造成人才浪費，甚至出現(xiàn)人才流出嚴重情況，不利于行政辦公室的未來發(fā)展[2]。

2.3管理中的信息流通不順

行政辦公室作為重要的部門之一，負責(zé)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)級的決策工作，而為了保證其這一功能發(fā)揮出來，單依賴于行政辦公室本身是無法完成的，行政辦公室管理工作需要做到走出辦公室，與其他部門之間進行良好的溝通和信息共享，從而提升自身的管理水平。行政辦公室還會負責(zé)協(xié)調(diào)關(guān)系，不管是與上級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，還是與外部社會的關(guān)系，都需進行信息流通才能夠?qū)崿F(xiàn)。但目前的情況來看，一些行政辦公室管理中體現(xiàn)出信息流通不順情況，這主要是由于沒有良好溝通機制，再加上行政辦公室從某種程度上來說也是對其他活動執(zhí)行的管理者與監(jiān)督者，因而對外溝通會形成無形阻礙，影響到管理工作順利開展。

2.4管理人員素質(zhì)有待提高

行政辦公室當(dāng)中，執(zhí)行管理工作的主體還是人，因而管理人員素質(zhì)也是重要因素之一，但由于時代的變遷發(fā)展較快，許多管理人員未做到與時俱進發(fā)展，比如在計算機應(yīng)用技能方面掌握不足，或是對外溝通能力不足、管理人員責(zé)任心較低、服務(wù)意識不足等，這都會導(dǎo)致行政辦公室管理水平的下滑。再加上崗位安排的不合理導(dǎo)致人員工作積極性下降，也會影響到管理工作狀態(tài)，辦公室管理人員大多只是將分發(fā)下來的任務(wù)做好，被動性過強，影響到行政辦公室管理效率。

3.新形勢下行政辦公室管理的實踐路徑分析

3.1在行政辦公室管理中融入先進的管理理念

在目前的新形勢下，行政辦公室的管理工作直接關(guān)系到整體單位的執(zhí)行效果、服務(wù)效果以及領(lǐng)導(dǎo)效果，辦公室是具有綜合性的行政機構(gòu)，為了提升管理水平，需結(jié)合時代特點來融入先進管理理念，保證行政辦公室的各項職能充分發(fā)揮出來。例如，可以融入精細化管理的理念，推進行政辦公室服務(wù)的長效性實現(xiàn)，精細化管理不僅是一種先進理念，更是目前管理領(lǐng)域的一種文化，精細化管理不僅可以提升行政管理質(zhì)量及效率，更重要的是注重細節(jié)管理，提升單位的實力。精細化管理理念的融入也需結(jié)合本單位實際情況，可適當(dāng)補充內(nèi)容，提升管理的規(guī)范效果。行政辦公室工作主要是進行上傳下達，面對的服務(wù)對象是整個單位，也對整個單位的秩序化管理起到關(guān)鍵作用，因此，辦公室上傳下達的及時性與細致性會影響到領(lǐng)導(dǎo)人員進行決策的合理性，同時，根據(jù)行政工作的特點來說，也是十分注重細節(jié)，采取精細化管理理念會獲得較好效果。具體而言，在融入新理念過程中，可從以下幾個方面著手。

3.1.1對行政辦公室的管理任務(wù)細化處理

以往行政辦公室管理采取的模式都較為模糊，也不利于考察管理效果，管理的功能發(fā)揮也不夠顯著，為此，在融入了精細化管理理念后，可以將管理任務(wù)進一步細化，將管理落實到細節(jié)，同時要保證行政辦公室管理工作具邏輯性，比如說將某項任務(wù)細分為幾個小任務(wù)，理清實施步驟，對每個步驟的職責(zé)進行落實，確保管理人員真正依據(jù)精細化理念完成管理目標[3]。

3.1.2構(gòu)建完善的精細化管理體系

落實行政辦公室的精細化管理，還要基于完善體系，即以推動本單位未來健康發(fā)展作為目標，以推動行政辦公室管理程序化和規(guī)范化為小目標，保證檔案管理的流程明晰、管理水平達標，提升業(yè)務(wù)接待以及會議通知管理的及時性和高效性。此外，在構(gòu)建行政辦公室精細化管理體系時，還要把控體系障礙并予以解決，提升精細化管理模式的實際效果。

3.1.3強化人員之間的協(xié)同意識

面對當(dāng)前形勢，行政辦公室管理工作實施不應(yīng)當(dāng)只局限于“辦公室”本身，要想做好精細化管理，還需與其他部門充分溝通，強化人員的協(xié)同意識，做好與其他部門的協(xié)調(diào)工作，提升行政辦公室管理水平。例如，辦公室人員應(yīng)當(dāng)要主動出擊，在縱向與橫向上做好溝通，避免辦公室形成信息孤島，了解各個職能部門的主體工作，這樣才能夠更高效地實現(xiàn)上傳下達，也能監(jiān)督布置的任務(wù)落實，還有助于收集各部門信息，從而調(diào)整行政辦公室的管理方向。

3.2把握行政辦公室的管理職能并規(guī)范管理工作流程

行政辦公室職能把控協(xié)助上級職能、協(xié)調(diào)各部職能、計劃參謀職能以及后勤保障職能等，要進一步明確這些職能，將行政辦公室管理工作提升到新的高度，發(fā)揮出行政辦公室的作用。與此同時，行政辦公室還需對管理工作的流程進一步規(guī)范，例如，行政辦公室負責(zé)著單位中的各項小事，日常管理工作也基于這些小事執(zhí)行，由于其管理的事務(wù)性比較強，因此可能較為單調(diào)，不過不能夠忽視小事中的細節(jié)，辦公室管理人員要積極培養(yǎng)精細化管理意識，在管理上做到細致、耐心，避免對日常事務(wù)粗放管理，以本單位的整體發(fā)展目標為基礎(chǔ)，細化其管理工作流程，把控關(guān)鍵的管理節(jié)點，像是行政辦公室會對一些執(zhí)行計劃加以確認并安排，可以將計劃中的具體活動流程細致劃分，做好各項要求的執(zhí)行與操作，涉及到?jīng)Q策的內(nèi)容則要上報，同時還要秉承著特事特辦、急事急辦以及遇事速辦的原則，提升行政辦公室管理的靈活性，保證管理工作的有序進行[4]。

3.3完善行政辦公室管理的相關(guān)規(guī)章制度

面對復(fù)雜形勢，完善的管理規(guī)章制度是實行行政辦公室管理的重要前提，同時，為了調(diào)動行政辦公室管理人員積極性，還要結(jié)合科學(xué)的約束機制與獎懲機制，確保管理行為的規(guī)范性。一般來說，行政辦公室的管理工作與本單位工作密切聯(lián)系，其涉及到的內(nèi)容復(fù)雜且多，因此，要制定更為健全的行政辦公室管理制度，這樣才能保證行政管理工作有章可循，提升辦公室的管理氛圍，建立起系統(tǒng)化的行政管理機制。例如，在完善制度的過程中，需從自身實際情況著手，還要采納各方主體對行政管理工作實施的建議，并積極鼓勵員工參與到制度建設(shè)當(dāng)中，為行政管理工作提供更佳的制度基礎(chǔ)，將原本制度中的精華部分保留，而糟粕部分去除，提升制度的完善性。再依據(jù)制度來落實相應(yīng)崗位職責(zé)，劃分辦公室管理員工的職能，可制定責(zé)任說明書，對管理人員的行為加以約束，制定出各項管理指標，確保指標設(shè)置的科學(xué)性與合理性，基于指標開展管理工作，更好地保證管理實施效果。針對具有較強主觀性的管理工作，要對指標進行定性設(shè)計并做好評價。對行政辦公室管理人員實施獎懲手段，管理能力突出且認真負責(zé)的員工給予一定獎勵，而管理不負責(zé)且專業(yè)水平不足的給予懲戒或直接淘汰，提升行政辦公室管理的專業(yè)水平。除此之外，還需做好針對行政辦公室崗位的相關(guān)調(diào)研工作，進一步完善員工職能，例如，應(yīng)當(dāng)做到合理安排專業(yè)人員，依據(jù)人員情況調(diào)動管理崗位，最大程度上發(fā)揮出行政辦公室的人才隊伍價值，也提升行政辦公室管理工作的銜接效率。

3.4加強行政辦公室管理思想文化作風(fēng)建設(shè)

目前，許多行政辦公室管理工作都開始重視嚴謹性及技術(shù)性，而辦公室管理人員的思想文化作風(fēng)會直接影響到管理質(zhì)量，為此，還要強化其思想文化作風(fēng)方面的建設(shè)。例如，時刻關(guān)注國家大的政治方針，將有關(guān)的政策性內(nèi)容導(dǎo)入到行政辦公室管理工作中，規(guī)范員工思想，行政辦公室管理人員應(yīng)當(dāng)做到謙遜、公正以及認真負責(zé)，還要具有較高的服務(wù)意識，可積極采用以人為本的思想，全面提升工作落實水平，不管是處理各項日常事務(wù)，還是寫報告，行政辦公室管理人員都應(yīng)做到嚴謹，不可具有蒙混過關(guān)的心理，對外辦事要保持良好服務(wù)態(tài)度，不可“看人臉色”、“拖拖延延”，為了更好地服務(wù)上級部門，還要學(xué)會“走出辦公室”，積極進行基層調(diào)研工作，落實主動服務(wù)，避免處理事務(wù)時“閉門造車”，不斷提升思想水平。此外，還要強化行政辦公室管理的宣傳導(dǎo)向工作，利用宣傳讓全體員工認識到行政管理工作的重要性，培養(yǎng)員工正確的價值取向，增強行政辦公室工作的內(nèi)部凝聚力，讓辦公室或單位本身與員工之間形成共同體，也能提升管理質(zhì)量并有助于本單位在未來的可持續(xù)發(fā)展。

3.5對行政辦公室管理人員開展專業(yè)化培訓(xùn)

行政辦公室管理工作質(zhì)量與人員素質(zhì)之間有著直接聯(lián)系，為此，還要對管理人員開展專業(yè)化培訓(xùn)。例如，全面提升行政辦公室管理的專業(yè)素養(yǎng)，結(jié)合本單位的發(fā)展需求，廣納專業(yè)水平更高的行政辦公室人員，并完善崗位分配，對于現(xiàn)有的行政辦公室管理人員，要結(jié)合新形勢開展專業(yè)培訓(xùn)，確保人員的能力與時俱進，重點培養(yǎng)其分析能力、觀察能力以及處理問題能力，端正管理人員工作態(tài)度，行政辦公室管理人員要具有奉獻精神并敢為人先，在管理人員具有創(chuàng)新意識，不斷優(yōu)化行政管理工作機制。此外，還要采取考核機制，定期開展行政辦公室管理人員綜合素質(zhì)的考核，對于考核不通過人員可加大培訓(xùn)，也可調(diào)整崗位，確保行政辦公室各崗位人員工作水平最高，確保行政辦公室管理工作的質(zhì)量提升，還要采取一定的激勵手段，可提升優(yōu)秀管理人員薪資水平，也可進行崗位晉級，最大程度上提升管理人員的工作積極性，從而提升管理效率。

結(jié)論：綜上所述，行政辦公室是許多類型單位都設(shè)置，主要負責(zé)處理一切行政事務(wù)的機構(gòu)，行政辦公室的管理工作十分重要，管理的質(zhì)量與效率都會影響到本單位的發(fā)展。由本文分析可知，新形勢下行政辦公室管理的實踐路徑包括：在行政辦公室管理中融入先進的管理理念、把握行政辦公室的管理職能并規(guī)范管理工作流程、完善行政辦公室管理的相關(guān)規(guī)章制度、加強行政辦公室管理思想文化作風(fēng)建設(shè)等。

參考文獻：

[1]程詩涵.人本管理制度在高校行政辦公室中的實踐探索[J].公關(guān)世界，2021（21）：84-85.

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[3]臧圣洋.事業(yè)單位辦公室行政管理工作的實踐思考[J].農(nóng)家參謀，2020（01）：180.

[4]崔超.辦公室行政管理精細化的實踐路徑分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（17）：30-31.