朱峻峰

摘 ?要：本文針對事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)工作提出了建立培養(yǎng)制度、注重能力培養(yǎng)、強(qiáng)調(diào)實(shí)踐鍛煉以及完善培訓(xùn)管理的優(yōu)化策略，其中需要重點(diǎn)培訓(xùn)檔案管理人員的圖像采集技術(shù)、檔案存儲技術(shù)以及區(qū)塊鏈技術(shù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;人員管理

引言：事業(yè)單位的檔案管理工作隨著數(shù)字時代的降臨進(jìn)行了電子化變革，在數(shù)據(jù)電子化的背景之下，檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展迎來希望的同時，也對檔案管理人員提出了更高的要求。在此情況下，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)工作刻不容緩，為了取得更好的培訓(xùn)效果，需要事業(yè)單位對當(dāng)前檔案管理工作中存在的人員問題進(jìn)行分析，以便于采取針對性的優(yōu)化培訓(xùn)的策略。

一、建立培養(yǎng)制度

為了優(yōu)化事業(yè)單位對檔案管理人員人才的培養(yǎng)，需要積極建立培養(yǎng)制度。在建立檔案管理人員培養(yǎng)制度時需要嚴(yán)格遵循五項基本原則，即獨(dú)立性、客觀性、公正性、專業(yè)性、協(xié)調(diào)性。確保每一位檔案管理人員了解培養(yǎng)體系并積極參與內(nèi)部培養(yǎng)，還需要保證培養(yǎng)制度的完整性與系統(tǒng)性，方便事業(yè)單位進(jìn)行制度化管理。在構(gòu)建培養(yǎng)制度時不僅要注重檔案管理人員的培養(yǎng)，還要在培養(yǎng)制度中強(qiáng)化檔案管理人員對事業(yè)單位的歸屬感。一方面可以在培養(yǎng)過程中加強(qiáng)思想政治的輸出，只有檔案管理人員發(fā)自內(nèi)心地認(rèn)同和接納檔案管理工作，才能夠真心實(shí)意地為事業(yè)單位的穩(wěn)定運(yùn)營工作。一個被檔案管理人員高度認(rèn)同的事業(yè)單位能夠極大地增強(qiáng)自身的凝聚力。另一方面人力資源管理的工作人員需要積極跟進(jìn)培養(yǎng)制度的落實(shí)成果，對離職員工進(jìn)行詳細(xì)的數(shù)據(jù)分析，必要時采取電話或郵件的方式對其一一進(jìn)行回訪，明確其離職影響因素，真誠邀請其提出意見，對其提意見和建議進(jìn)行匯總整理和對比分析，針對其提出的問題制定解決方案，以免對剩余人才造成影響，導(dǎo)致其因?yàn)橥瑯拥脑蜻x擇離職，與此同時，還需要積極調(diào)整相關(guān)制度。

二、注重能力培養(yǎng)

培養(yǎng)檔案管理人員時需要注意其能力的提升，對其進(jìn)行針對性的專業(yè)培訓(xùn)，組織檔案管理人員參加專業(yè)性的講座，讓其充分學(xué)習(xí)最新的檔案管理技術(shù)，尤其在電子化檔案逐漸推廣的當(dāng)下，更需要通過理論和實(shí)踐的結(jié)合熟悉電子化檔案管理工作中需要運(yùn)用的各項技術(shù)，提高其檔案管理的專業(yè)性[1]。

（一）圖像采集技術(shù)

在當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位采用的電子化檔案管理工作中，圖像的采集技術(shù)是其中較為關(guān)鍵的技術(shù)。電子類型的檔案是由圖像共同組合而成的，其將各個圖像實(shí)時融合，最終形成了電子化的檔案。圖像的采集技術(shù)主要有三種標(biāo)準(zhǔn)，一種是TEAIN，另一種是WIA，還有一種是ISIS。一般來說，應(yīng)用TWAIN和WIA標(biāo)準(zhǔn)的較多，其都可以從掃描儀以及各種相機(jī)設(shè)備中進(jìn)行圖像的采集，從圖像采集相應(yīng)的對話框之中取得圖像的文件，并且都能夠利用編程方式來進(jìn)行圖像的采集[1]。相對來說，TWAIN的對話框能夠?yàn)槠涮峁└S富的選擇以及更先進(jìn)的設(shè)備。同時TWAIN的傳輸模式比wia多了一種本地模式，且大部分的TWAIN能夠?qū)⑸洗螔呙璧南嚓P(guān)設(shè)置保存下來，而WIA沒有此類特征。在實(shí)際的應(yīng)用過程之中發(fā)現(xiàn)，TWAIN能夠有更優(yōu)秀的擴(kuò)展性以及兼容性，且被多數(shù)設(shè)備支持，因此在大多數(shù)單位之中都采用TWAIN標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行電子檔案的采集。除了標(biāo)準(zhǔn)的采用之外，圖像采集的控件也需要注意。采用合適的控件能夠加強(qiáng)圖像采集技術(shù)在檔案電子化的應(yīng)用，并且減輕了圖像采集的難度。在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，EZTWAIN控件在各種語言的開發(fā)之中具有更大的優(yōu)勢，并且以WTAIN協(xié)議為基礎(chǔ)，與之的兼容性更好，感知度更強(qiáng)，并且成本較低，因此其實(shí)際應(yīng)用較多，需要加大檔案管理人員對此類技術(shù)應(yīng)用的能力培養(yǎng)[2]。

（二）檔案存儲技術(shù)

電子檔案的圖像存儲格式豐富多樣，單一靜態(tài)的格式有BMP、PCX等等，多圖融合的格式有PDF、DCX等等。采集完成的電子檔案如果存放于單一圖像中則會獲得多份材料，而對其進(jìn)行分別存儲的話則會對其信息的完整性進(jìn)行了破壞，在后續(xù)的查看過程中難以快速獲取全部資料，因此進(jìn)行電子化檔案管理時，大多是將采集到的單一圖片匯總起來，構(gòu)成多頁的文件檔案。該類型的電子文件能夠?qū)我粓D像展示不全的缺點(diǎn)克服，為其后續(xù)的查閱提供便利。在檔案實(shí)際存儲的過程中，應(yīng)用較多的是PDF格式以及TIFF格式。PDF格式與操作系統(tǒng)的平臺沒有關(guān)聯(lián)，因此能夠不受平臺的限制，將檔案中涉及到的文字圖片等等信息都原始且完整地保存于文件之中，并且其具備的壓縮技術(shù)比較優(yōu)異，能夠利用較小的存儲空間存儲較多的電子信息，其打印效果也受到大眾的歡迎。TIFF則是非壓縮式的格式，其能夠在文件中將圖片的各類信息記錄下來例如分辨率等等，并且能夠在其中設(shè)置多個圖像。其另一個重大優(yōu)勢是其通用性，在存儲的過程之中不會破壞圖片的效果。但其缺點(diǎn)也十分明顯，由于保證圖片完整性的需要，其不可免避免地會耗費(fèi)較大的存儲空間。在電子檔案存儲時，還需要選擇適當(dāng)?shù)奈募到y(tǒng)或數(shù)據(jù)庫，在實(shí)踐驗(yàn)證之后發(fā)現(xiàn)，數(shù)據(jù)庫的存儲更加容易管理，并且安全性非常高，利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檔案存儲成為了應(yīng)用最多的存儲方式。在電子化檔案的要求下，需要培養(yǎng)檔案管理人員合理運(yùn)用檔案存儲技術(shù)的能力。

（三）區(qū)塊鏈技術(shù)

對于檔案數(shù)量較多、檔案管理工作量較大的事業(yè)單位而言，需要重視培養(yǎng)檔案管理人員對區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用。以自然資源的檔案管理為例，尤其在進(jìn)行類似土地資源管理的工作時，需要花費(fèi)大量的時間和精力對其展開切實(shí)的測量和計算，傳統(tǒng)的檔案管理工作量非常大，而將區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用其中則可以改善這一問題。區(qū)塊鏈技術(shù)能夠快速對相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，極大地減少了檔案數(shù)據(jù)錄入的時間，將工作人員的壓力減輕了不少。同時部分檔案工作還具有易變性的特點(diǎn)，例如地籍管理工作，當(dāng)今社會發(fā)展速度過快導(dǎo)致地籍有可能在較短的時間內(nèi)發(fā)生變動，因此對數(shù)據(jù)的管理提出了更高的要求。而區(qū)塊鏈技術(shù)則能夠利用其不可篡改性的特點(diǎn)，每一次地籍變動產(chǎn)生的數(shù)據(jù)則會被實(shí)時傳輸至區(qū)塊鏈上，每個節(jié)點(diǎn)上的數(shù)據(jù)只有在其它節(jié)點(diǎn)全都驗(yàn)證無誤之后才能夠被判定有效，將其鏈接到區(qū)塊鏈中，而沒有通過驗(yàn)證的數(shù)據(jù)則被判定為錯誤數(shù)據(jù)，被拒絕鏈接，同時每一個區(qū)塊上都會帶有各自的時間戳用以記錄數(shù)據(jù)傳輸?shù)臅r間，一旦信息遭到篡改則會留下修改的痕跡，因此地籍管理人員可以通過區(qū)塊鏈嚴(yán)密地進(jìn)行地籍變更操作，確保每次地籍變更的數(shù)據(jù)都是真實(shí)的且其變更過程不會消失。因此，對于事業(yè)單位而言，培養(yǎng)檔案管理人員對區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用可以極大提高其工作能力[3]。F37F3141-DE35-465D-910C-F22377723576

三、強(qiáng)調(diào)實(shí)踐鍛煉

事業(yè)單位在培養(yǎng)檔案管理人員時需要強(qiáng)調(diào)實(shí)踐鍛煉，培養(yǎng)檔案管理人員空談理論無法獲得理想中的培養(yǎng)效果，因此需要帶領(lǐng)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理的實(shí)踐鍛煉，當(dāng)檔案管理人員人數(shù)較多時，可以實(shí)行輪崗制度，通過輪崗讓每位檔案管理人員都獲得崗位實(shí)踐的機(jī)會，除了輪崗之外，還可以實(shí)行助理制度，通過跟崗學(xué)習(xí)使檔案管理人員獲得更多的實(shí)踐機(jī)會。只有加強(qiáng)實(shí)踐培養(yǎng)，才能夠使檔案管理工作獲得更好的成效，尤其在檔案信息安全防范方面，實(shí)踐鍛煉可以幫助檔案管理人員掌握減少信息風(fēng)險的手段。為了加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的信息安全性，加強(qiáng)當(dāng)代檔案管理的風(fēng)險防范，檔案管理人員需要在實(shí)踐培訓(xùn)中培養(yǎng)強(qiáng)烈的數(shù)據(jù)安全的意識，在平時的信息管理工作之中積極應(yīng)用備份軟件進(jìn)行信息的備份，保障檔案數(shù)據(jù)不會缺失。同時在查閱電子檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容時，必須要按照嚴(yán)格的規(guī)定進(jìn)行，例如使用人臉識別技術(shù)、指紋識別技術(shù)等手段來保證用戶的合法訪問。除此之外，在平時的檔案管理工作中還需要對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密的技術(shù)能夠有效地確保檔案數(shù)據(jù)安全。一般在檔案管理中采取的加密方式是密鑰加密，該方式能夠增強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密性。此類風(fēng)險防范措施的有效運(yùn)用離不開對檔案管理人員繼續(xù)實(shí)踐培養(yǎng)。除此之外，為了優(yōu)化培養(yǎng)效果，事業(yè)單位需要幫助檔案管理人員養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)的習(xí)慣，讓其跟緊時代的步伐，與時俱進(jìn)，對自身檔案管理的知識結(jié)構(gòu)不斷進(jìn)行更新和完善，讓其通過主動的學(xué)習(xí)認(rèn)知到當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的不足并對其進(jìn)行改善和補(bǔ)救，從而增強(qiáng)其職業(yè)素養(yǎng)。

四、完善培訓(xùn)管理

（一）加強(qiáng)管理監(jiān)督

對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的培養(yǎng)管理監(jiān)督是事業(yè)單位不可避免的工作，雖然目前有部分事業(yè)單位對培訓(xùn)的管理意識較為薄弱，但是只要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理體系，借助信息化的手段，就能夠幫助事業(yè)單位做到對人員培訓(xùn)的從嚴(yán)管理。在此過程中需要提高事業(yè)單位的正確管理意識，重視檔案管理人員的培訓(xùn)管理工作，才能夠?qū)崿F(xiàn)人才培養(yǎng)的可持續(xù)發(fā)展，保障事業(yè)單位在各個培訓(xùn)環(huán)節(jié)都能夠激發(fā)檔案管理人員高效的執(zhí)行力，確保每一項制度都能夠徹底落實(shí)，進(jìn)而推進(jìn)培訓(xùn)工作的綜合管理，增強(qiáng)事業(yè)單位的凝聚力，提高檔案管理部門內(nèi)部的競爭力。事業(yè)單位必須要充分意識到培訓(xùn)管理的重要性，明確對其管理監(jiān)督的相關(guān)規(guī)定，避免檔案管理人才資源的浪費(fèi)、檔案管理人員的培訓(xùn)工作缺乏管理等問題。當(dāng)事業(yè)單位對檔案管理人員的培訓(xùn)管理和監(jiān)督跟上檔案管理的發(fā)展需求，使檔案管理人員與單位內(nèi)其他員工形成各司其職、相互制約與協(xié)調(diào)的工作機(jī)制時，事業(yè)單位將會獲得人才的良性循環(huán)，保證事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展[4]。

（二）嚴(yán)格落實(shí)考核

為了加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)管理，落實(shí)績效考核制度的建設(shè)刻不容緩。事業(yè)單位的績效考核不僅需要考核檔案管理人員個人，還需要對其檔案管理部門團(tuán)隊的工作進(jìn)行考核。團(tuán)隊考核能夠督促檔案管理人員加強(qiáng)企業(yè)團(tuán)隊的凝聚力，使該部門重視檔案管理人員的能力培養(yǎng)?？冃Э己吮仨氉龅焦焦_的原則，保證能力優(yōu)秀的檔案管理人員能夠獲得更好的福利，鼓勵全體員工努力工作。除此之外，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理人員培訓(xùn)時還需要利用信息化數(shù)據(jù)了解各檔案管理人員不同的工作追求，針對其不同的個人追求，實(shí)施不同的考核獎懲對策，使其正視培養(yǎng)工作，取得更好的培養(yǎng)效果。事業(yè)單位在應(yīng)用獎懲機(jī)制時需要采取差異化獎勵，體現(xiàn)考核獎懲制度的作用，讓檔案管理人員充分發(fā)揮主觀能動性，積極配合事業(yè)單位的人才培養(yǎng)策略，提高自身工作水平。依據(jù)檔案管理人員不同的工作表現(xiàn)與工作追求，運(yùn)用不同的獎勵措施，能夠讓檔案管理人員意識到單位對個人的尊重與認(rèn)同，增強(qiáng)其對單位的歸屬感。

結(jié)論：總而言之，為了更好地進(jìn)行檔案管理工作，事業(yè)單位需要對檔案管理人員的培訓(xùn)工作進(jìn)行優(yōu)化，期望通過優(yōu)化其培訓(xùn)，使檔案管理人員獲得更高的工作水平與適應(yīng)當(dāng)代信息化社會發(fā)展的工作能力。

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