制造業(yè)企業(yè)預(yù)算管理的困境及對策探索

熊建玲

摘要：制造企業(yè)作為實體經(jīng)濟的中堅力量，面臨更加激烈的市場競爭，預(yù)算在其提高競爭力和控制經(jīng)營風險從而確保實現(xiàn)企業(yè)目標方面發(fā)揮著重要作用，而傳統(tǒng)的預(yù)算管理方式無法有效滿足現(xiàn)代制造企業(yè)的需求，利用信息技術(shù)與科學(xué)預(yù)算理念有效結(jié)合，打造集成合同管理、OA管理及預(yù)算系統(tǒng)的統(tǒng)一的預(yù)算控制平臺，可以有效構(gòu)建企業(yè)預(yù)算文化。通過精細化業(yè)務(wù)預(yù)算提高預(yù)算對于業(yè)務(wù)的指導(dǎo)性，加強預(yù)算控制，增強有效性，保持高效率。

關(guān)鍵詞：制造業(yè)企業(yè);預(yù)算管理;困境;對策

一、制造業(yè)企業(yè)預(yù)算管理的意義和作用

預(yù)算就是企業(yè)以一定期間目標為導(dǎo)向，通過對該期間內(nèi)的經(jīng)營活動和相應(yīng)的財務(wù)結(jié)果進行全面籌劃和預(yù)測，科學(xué)合理配置企業(yè)各項財務(wù)和非財務(wù)資源，并對執(zhí)行過程進行監(jiān)督和分析，對執(zhí)行結(jié)果進行評價和反饋，指導(dǎo)經(jīng)營活動的改善和調(diào)整，推動實現(xiàn)企業(yè)目標。

（一）預(yù)算是企業(yè)完成目標的重要保證

預(yù)算本身就是因企業(yè)目標而生，特別是面對愈發(fā)激烈的市場競爭，企業(yè)必須對各項業(yè)務(wù)及流程進行細致分析和精細策劃，并合理配置企業(yè)各項財務(wù)和非財務(wù)資源，減少生產(chǎn)經(jīng)營過程中的浪費，提高經(jīng)營效率，才能完成企業(yè)目標。預(yù)算是起點，也是終點，預(yù)算將目標和資源量化，使各部門目標清晰且方向一致，并圍繞目標梳理業(yè)務(wù)和流程，優(yōu)化資源配置，量化控制各項業(yè)務(wù)和支出，并圍繞目標進行調(diào)整，確保企業(yè)戰(zhàn)略和經(jīng)營目標的完成。

（二）預(yù)算是企業(yè)提高競爭力的重要抓手

完善的預(yù)算體系是戰(zhàn)略、目標、資源、業(yè)務(wù)、流程的完美結(jié)合。通過預(yù)算編制過程中對企業(yè)業(yè)務(wù)及流程的梳理，企業(yè)可以發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營中存在的問題，發(fā)現(xiàn)企業(yè)資源的充分性和資源利用效率，認識自身的優(yōu)勢和劣勢，以及機會與威脅，揚長避短，優(yōu)化業(yè)務(wù)及流程，科學(xué)合理配置資源，在完成企業(yè)經(jīng)營目標的同時提升企業(yè)競爭力。

（三）預(yù)算是企業(yè)控制風險的重要手段

預(yù)算是企業(yè)內(nèi)控體系的關(guān)鍵要素，與銷售、采購、存貨、固定資產(chǎn)等企業(yè)各生產(chǎn)經(jīng)營要素都高度相關(guān)，各要素都以預(yù)算作為內(nèi)部控制的重要依據(jù)，通過預(yù)算編制、預(yù)算控制與企業(yè)業(yè)務(wù)的結(jié)合，把企業(yè)主要的內(nèi)控要素融合在一起，控制企業(yè)風險。預(yù)算編制會綜合考慮市場環(huán)境、企業(yè)人機料等資源，以及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營能力和方式，預(yù)先規(guī)避或減少風險，同時在預(yù)算執(zhí)行過程中，通過對業(yè)務(wù)發(fā)生和支出的過程控制，進一步降低風險。

二、制造業(yè)企業(yè)預(yù)算管理的困境

（一）預(yù)算文化缺失

未能形成良好預(yù)算環(huán)境。首先，缺乏完整系統(tǒng)的預(yù)算制度體系，缺乏有效的執(zhí)行控制和責任考核。其次，預(yù)算意識的欠缺，不僅是普通員工沒有預(yù)算意識，甚至部分管理人員也沒有強烈的預(yù)算意識。習(xí)慣認為預(yù)算只是財務(wù)部門的事，傳統(tǒng)預(yù)算最初的目的是為財務(wù)人員服務(wù)，對于業(yè)務(wù)經(jīng)理人員而言，它往往只是一個純浪費時間的過程，因此，業(yè)務(wù)經(jīng)理往往會忽略預(yù)算。實際中缺乏將預(yù)算與部門業(yè)務(wù)或員工工作緊密相聯(lián)的系統(tǒng)，缺乏現(xiàn)實的約束力。

（二）預(yù)算脫離業(yè)務(wù)

傳統(tǒng)預(yù)算以預(yù)測的銷售額為基礎(chǔ)，將公司資源按照費用目標分配到各部門，這種計劃和預(yù)算方法關(guān)注的焦點是資源而不是創(chuàng)造價值的作業(yè)。傳統(tǒng)預(yù)算忽略了作業(yè)信息，完全使用財務(wù)數(shù)據(jù)進行表述，所編制的預(yù)算與根據(jù)財務(wù)指標進行評估的業(yè)務(wù)流程間只存在抽象的關(guān)系，而無法發(fā)揮對實際業(yè)務(wù)的指導(dǎo)作用和有效控制。

（三）預(yù)算管理粗放

傳統(tǒng)預(yù)算根據(jù)銷售預(yù)算增長情況，結(jié)合部門支出或者成本費用歷史水平來編制預(yù)算，加上手工控制方式不可能做到太精細，很少根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)和流程精細預(yù)算，導(dǎo)致預(yù)算相對比較粗放。

（四）預(yù)算控制不力

傳統(tǒng)的預(yù)算執(zhí)行控制方式基本都是手工登記，會給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營帶來諸多不便，企業(yè)為了保證生產(chǎn)經(jīng)營不受影響，部門或員工為了自己方便，往往先斬后奏，導(dǎo)致預(yù)算控制流于形式。此外，控制和審核部門或領(lǐng)導(dǎo)無法隨時獲得實時的預(yù)算信息，為了不影響生產(chǎn)經(jīng)營，也可能發(fā)生審核不嚴肅的情況。因此，傳統(tǒng)預(yù)算控制一定程度上只是“記錄”而沒有控制。

（五）預(yù)算管控低效

傳統(tǒng)的預(yù)算控制由最初的登記簿登記，發(fā)展到用電子表格登記，但實質(zhì)上都是手工登記，使用部門與控制部門以及領(lǐng)導(dǎo)之間常常出現(xiàn)信息不對稱的情況，無法及時獲得相同的實時信息，往往需要花費許多的時間去進行預(yù)算信息的核實，信息在時間和空間上的差異都會造成管控效率低下。

三、制造業(yè)企業(yè)預(yù)算管理的對策

從以上對于預(yù)算管理面臨的困境來看，只有充分利用信息技術(shù)，打造一個融合人員、業(yè)務(wù)、流程、資源、內(nèi)控等要素的預(yù)算控制系統(tǒng)，才能有效解決目前制造企業(yè)預(yù)算管理存在的問題。

（一）培育預(yù)算文化

首先，預(yù)算系統(tǒng)的構(gòu)建過程是一個系統(tǒng)工程，涉及到所有部門和每一個員工，在自下而上和自上而下的過程中，以及系統(tǒng)的實施培訓(xùn)，都會讓員工的預(yù)算意識從無到有，由淺入深;其次，預(yù)算編制過程也是部門和員工梳理業(yè)務(wù)和流程的過程，通過預(yù)算的編制可以使員工加深對于預(yù)算的認識;再次，預(yù)算系統(tǒng)的實施過程會更進一步強化員工的預(yù)算意識?？刂葡到y(tǒng)要求企業(yè)所有員工所有工作所需資源都必須通過該系統(tǒng)才能獲得，沒有預(yù)算就不能發(fā)生采購或支出，逐漸養(yǎng)成預(yù)算習(xí)慣。做一項業(yè)務(wù)時會想是否有預(yù)算或預(yù)算是否足夠，沒有預(yù)算必須預(yù)算外申請，預(yù)算不夠必須超預(yù)算申請。待到下年度編制預(yù)算時，各部門就自然會更細致分析業(yè)務(wù)和資源，于是預(yù)算就會進入一個良性循環(huán)的軌道。預(yù)算控制平臺把所有員工、所有業(yè)務(wù)都納入一個系統(tǒng)，并通過實施過程中的強制性，讓員工認識到預(yù)算不可或缺，養(yǎng)成良好的預(yù)算習(xí)慣，培育企業(yè)健康的預(yù)算文化。

（二）融合預(yù)算與業(yè)務(wù)

企業(yè)預(yù)算的重點就集中在業(yè)務(wù)的分析和資源的分配，這也是預(yù)算的核心，“有業(yè)務(wù)才需要預(yù)算，有預(yù)算才開展業(yè)務(wù)”，“根據(jù)業(yè)務(wù)編制預(yù)算，根據(jù)預(yù)算開展業(yè)務(wù)”。首先，通過預(yù)算科目設(shè)置將業(yè)務(wù)與預(yù)算緊密相聯(lián)。財務(wù)部門根據(jù)各部門不同的業(yè)務(wù)內(nèi)容設(shè)置明細科目，將費用細分科目對應(yīng)每個部門的具體工作和業(yè)務(wù)，每一個預(yù)算明細科目都對應(yīng)部門，各部門編制預(yù)算時，根據(jù)業(yè)務(wù)和資源需求對應(yīng)科目上報預(yù)算;其次，預(yù)算與部門職能相關(guān)。對于同類成本費用由主管職能部門統(tǒng)一管控，如辦公費、業(yè)務(wù)招待費、差旅費會議費等由總經(jīng)辦主管，但需細分到每一個部門，編制時各部門上報給總經(jīng)辦，總經(jīng)辦綜合平衡后上報;再次，預(yù)算系統(tǒng)對于業(yè)務(wù)開展的控制。部門開展具體業(yè)務(wù)時，需先向主管職能部門提出申請，申請時需對應(yīng)編制預(yù)算時設(shè)置的科目，有預(yù)算才能生成合同或定單，才能付款或報銷。于是預(yù)算系統(tǒng)就將預(yù)算與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)起來，避免以前兩張皮的現(xiàn)象。這樣，預(yù)算系統(tǒng)就使預(yù)算不僅僅只是數(shù)字概念，更是經(jīng)營業(yè)務(wù)的合理安排和資源的有效配置。

（三）精準預(yù)算管理

首先，預(yù)算科目設(shè)置精細化。在設(shè)置科目時盡可能細分部門的業(yè)務(wù)，貫徹“最小單元格”的原則，一個業(yè)務(wù)內(nèi)容對應(yīng)一個科目，同時，每個明細科目必須與部門形成唯一的對應(yīng)關(guān)系，最終形成業(yè)務(wù)、部門、科目三者的精確對應(yīng)關(guān)系;其次，預(yù)算編制精細化。各部門根據(jù)市場及管理需要，具體分析每項業(yè)務(wù)及流程，并預(yù)算所需資源，在不影響管理成本和效率的前提下，盡可能細分，同時根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容的變化調(diào)整預(yù)算科目，將實際業(yè)務(wù)預(yù)算精細化;再次，預(yù)算實施精細化。在實際業(yè)務(wù)開展時，需要根據(jù)業(yè)務(wù)對應(yīng)的科目申請，才能進行采購或支付，沒有對應(yīng)的預(yù)算或預(yù)算不夠，就必須進行預(yù)算外申請或超預(yù)算申請。

（四）提升預(yù)算控制力

預(yù)算系統(tǒng)可與合同訂單管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)集成，并結(jié)合企業(yè)內(nèi)控流程，使預(yù)算的使用得到有效控制，避免流于形式。

1. 預(yù)算實施控制

預(yù)算實施控制可分為采購管理控制和費用支出控制。首先，采購管理控制是指預(yù)算系統(tǒng)與合同訂單管理系統(tǒng)集成，成本或費用通過采購訂單或合同的方式發(fā)生，需求部門向職能部門申請，職能部門根據(jù)庫存狀況向采購部門提出采購申請或項目申請，采購部門據(jù)此發(fā)出采購訂單或簽署采購合同，采購申請、訂單或合同都對應(yīng)具體的科目，并據(jù)此扣除對應(yīng)科目的預(yù)算，付款時關(guān)聯(lián)合同條款;其次，費用支出控制是指有些零星的費用如差旅費、業(yè)務(wù)招待費、會務(wù)費等不需要簽署訂單或合同的成本費用，通過付款申請在支付時扣除預(yù)算，付款申請單對應(yīng)使用部門具體的預(yù)算科目。采購申請、訂單和付款申請與預(yù)算科目關(guān)聯(lián)，可以做到事前控制，同時只能使用本部門的對應(yīng)預(yù)算科目，能對各部門業(yè)務(wù)形成有效控制。

2. 預(yù)算調(diào)整控制

預(yù)算系統(tǒng)會實時記錄實際發(fā)生的成本費用，在預(yù)算實施過程中如果出現(xiàn)超預(yù)算的情況，系統(tǒng)會自動提醒需進行超預(yù)算申請，只有超預(yù)算申請得到相關(guān)職能部門和授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準后，才能繼續(xù)采購申請或支付，可有效控制預(yù)算外和超預(yù)算。

3. 審批流程設(shè)置

從預(yù)算科目設(shè)置、預(yù)算編制、采購申請、訂單和合同審批、付款申請、預(yù)算調(diào)整等預(yù)算管理流程，都可根據(jù)企業(yè)內(nèi)控制度的要求和授權(quán)情況，針對不同的業(yè)務(wù)設(shè)置不同的審批流程。預(yù)算系統(tǒng)與OA審批系統(tǒng)集成，可使所有的預(yù)算流程都能得到有效審批。

（五）高效控制預(yù)算

一方面預(yù)算系統(tǒng)可以實時反應(yīng)預(yù)算的使用情況，使用和審批人員可以及時做出判斷;另一方面預(yù)算系統(tǒng)將使用部門人員和審批部門人員放置于一個平臺，實現(xiàn)信息共享，使用部門能實時了解部門預(yù)算使用情況，領(lǐng)導(dǎo)審核時也能看到預(yù)算的使用情況，以及合同條款，可有效避免因信息不對稱引起的審批環(huán)節(jié)的循環(huán)往復(fù)，提高審核效率;再一方面就是可利用智能手機，實現(xiàn)移動辦公，隨時隨地申請或?qū)徍耍瑯O大提高預(yù)算控制效率。

由于制造企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要環(huán)節(jié)在于生產(chǎn)制造，因此還需要進一步與ERP、MES等系統(tǒng)結(jié)合，加強制造環(huán)節(jié)預(yù)算編制與實際執(zhí)行控制，從而更深層次解決制造企業(yè)預(yù)算管理問題，提升企業(yè)競爭力和減少生產(chǎn)經(jīng)營風險，確保完成企業(yè)經(jīng)營和戰(zhàn)略目標。

參考文獻：

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（作者單位：上海汽車粉末冶金有限公司）