淺析ERP系統(tǒng)在財務(wù)管理中的應(yīng)用

蔣紹楨

摘要：大數(shù)據(jù)背景下，單模塊的財務(wù)系統(tǒng)無法滿足目前的需求。因此，應(yīng)用ERP系統(tǒng)成為企業(yè)管理首選。該系統(tǒng)從全局角度進(jìn)行經(jīng)營與生產(chǎn)計劃，其核心管理思想是實(shí)現(xiàn)對整個供應(yīng)鏈的有效管理。此外，ERP系統(tǒng)具有較完善的企業(yè)財務(wù)管理體系，可以從以下四個方面對財務(wù)管理進(jìn)行支持：實(shí)現(xiàn)對會計核算的全覆蓋、保證財務(wù)資料管理的即時性、保證財務(wù)管理數(shù)據(jù)的可靠性、保證財務(wù)管理的前瞻性和先進(jìn)性。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng);供應(yīng)鏈;財務(wù)管理

一、ERP系統(tǒng)概述

（一）ERP的概念

ERP（Enterprise Resource planning）即企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，是指整合企業(yè)內(nèi)部資源的企業(yè)經(jīng)營管理系統(tǒng)，使企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一化，全部在線處理。ERP利用信息技術(shù)成果，對企業(yè)內(nèi)部的各類資源，包括人、物、財、信息等進(jìn)行規(guī)劃、統(tǒng)籌與整合，從而減少環(huán)節(jié)，提高生產(chǎn)率，增強(qiáng)企業(yè)競爭力。

（二）ERP的產(chǎn)生和發(fā)展

20世紀(jì)60年代，美國計算機(jī)咨詢和評估集團(tuán)提出了MRP的管理理念，即通過銷售預(yù)測來主導(dǎo)生成計劃，據(jù)以進(jìn)行物資采購，以避免造成庫存積壓。但是這個理念是根據(jù)預(yù)算來設(shè)定，與實(shí)際的銷售完全脫離，容易導(dǎo)致供貨不平衡。隨著不斷的改善，20世紀(jì)90年代推出了ERP的理念，ERP更加偏向面向全球市場，功能更為強(qiáng)大，支持混合型生產(chǎn)，形成了集成化的企業(yè)管理軟件系統(tǒng)。

二、ERP系統(tǒng)對財務(wù)管理的支持

ERP系統(tǒng)是一個完整的企業(yè)管理系統(tǒng)，包括了采購、生產(chǎn)、財務(wù)、銷售等。財務(wù)只是其一個子系統(tǒng)，側(cè)重于預(yù)算、記賬和分析，強(qiáng)調(diào)前期規(guī)劃、中期控制和數(shù)據(jù)分析。此外，ERP系統(tǒng)還適用于跨國公司，為各地區(qū)的分支機(jī)構(gòu)提供一個統(tǒng)一的會計核算和財務(wù)管理平臺，同時也能將各地的財務(wù)政策錄入系統(tǒng)中，從而生成適用于各地區(qū)的財務(wù)報表。

（一）能實(shí)現(xiàn)全球化的管理

全球化已經(jīng)是未來的大趨勢，對于跨國公司來說，有一個統(tǒng)一模式的企業(yè)管理平臺非常重要。而ERP系統(tǒng)恰恰可以提供這樣一個平臺，可以使管理層查看所有分支機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)，掌握最新的企業(yè)狀況。

（二）能保證財務(wù)管理資料的即時性

現(xiàn)代企業(yè)的目標(biāo)“快、準(zhǔn)、狠”，快速定位市場需求，準(zhǔn)確制定企業(yè)策略，狠狠抓住市場機(jī)遇。但是沒有大數(shù)據(jù)的支持，是無法達(dá)到這個要求的。ERP系統(tǒng)將企業(yè)的即時信息在系統(tǒng)中體現(xiàn)，使管理層能夠掌握第一手資料，以此能制定更適合于企業(yè)的發(fā)展方向，及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)的短板。

（三）能保證財務(wù)管理的前瞻性和先進(jìn)性

21世紀(jì)的財務(wù)不能局限于事后管理的職能，應(yīng)該更多的參與到企業(yè)的業(yè)務(wù)中。ERP系統(tǒng)不僅僅是一個財務(wù)系統(tǒng)，而是一個成熟的企業(yè)管理系統(tǒng)，它將企業(yè)的生產(chǎn)、采購、銷售與財務(wù)數(shù)據(jù)緊密的關(guān)聯(lián)在一起，有利于財務(wù)做前瞻性分析與預(yù)測，體現(xiàn)了先進(jìn)的計劃、控制和決策思想。

三、ERP系統(tǒng)在實(shí)際工作中的應(yīng)用-以B公司的實(shí)踐為例

B公司是一家中德合資企業(yè)，是我國成立最早、經(jīng)驗(yàn)最豐富的國際航空快遞公司，目前已發(fā)展為擁有38萬名雇員，為全球220個國家和地區(qū)提供服務(wù)的大型物流公司。公司業(yè)務(wù)涵蓋空運(yùn)、倉儲管理、供應(yīng)鏈管理、項(xiàng)目運(yùn)輸、電子商務(wù)、國際貿(mào)易等，旨為客戶提供全面的一站式物流管理服務(wù)。

B公司于2010年開始采用了領(lǐng)先的ERP系統(tǒng)——SAPR/3系統(tǒng)。該系統(tǒng)集財務(wù)、物流、售后服務(wù)等企業(yè)管理的基本功能于一體。系統(tǒng)采用FI和CO模塊進(jìn)行管理，F(xiàn)I模塊用于應(yīng)收和應(yīng)付賬款的管理，CO模塊用于成本分析、產(chǎn)品及項(xiàng)目盈利分析管理。從系統(tǒng)這些年的使用情況看，該企業(yè)獲得如下效果。

（一） SAPR/3為每個客戶設(shè)置專用代碼

現(xiàn)金對企業(yè)生存與發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，因此，應(yīng)收賬款回收的好壞對企業(yè)的現(xiàn)金流關(guān)系極大。B公司是規(guī)模較大的物流類企業(yè)，資金的合理配置與有效使用，對企業(yè)的日常開支與發(fā)展起著重要的作用。目前，B公司的賒銷客戶逾上千家，每個月的應(yīng)收賬款大約有上千萬，財務(wù)部應(yīng)收賬款團(tuán)隊每位員工需要管理大約900家客戶。自從SAPR/3上線后，大大提高了應(yīng)收賬款管理的效率。SAPR/3為每個客戶設(shè)置了一個專用代碼，通過該代碼可以查詢到相關(guān)聯(lián)系人、賬款回收期限、聯(lián)系方式、賬號的開關(guān)信息、催款信息發(fā)送次數(shù)，根據(jù)客戶的不同情況，采取不同的應(yīng)對措施，大大提高了員工與客戶聯(lián)系的效率。在與客戶進(jìn)行電話溝通后，將相關(guān)信息記錄在信息庫中。同時SAPR/3對于那些賬齡較長的客戶信息，會在系統(tǒng)中用顏色區(qū)分，這使某公司在應(yīng)收賬款管理中一目了然，對那些信用較差的客戶可提前采取措施，避免產(chǎn)生壞賬。

（二）SAPR/3打破“信息孤島”，加快應(yīng)收賬款回收

SAPR/3實(shí)施后，打破原有的“信息孤島”，使各部門的信息能夠共享，大大加快了應(yīng)收賬款的回收。如作為快遞企業(yè)，公司會遇到快件遺失、快件破損、快件延誤等情況，這些問題通常都是由公司的客戶服務(wù)部的同事處理。公司財務(wù)部收到現(xiàn)金時發(fā)現(xiàn)有少付款的情況，不得不聯(lián)系對方財務(wù)確認(rèn)，經(jīng)常會被告知由于公司的操作失誤而導(dǎo)致賬款的拒付，無形中會給客戶一種不舒適感，覺得為什么在同一公司信息無法分享。而SAPR/3上線后，使大家都能看到各部門所處理的一些事務(wù)，公司財務(wù)人員在與客戶對賬前只需先進(jìn)入Dispute模塊查詢是否有爭議存在，這樣在與客戶溝通回收應(yīng)收賬款事宜時，財務(wù)就準(zhǔn)備得非常充分，有時也能告知客戶所想了解的最新進(jìn)展。這樣不僅有利于B公司的應(yīng)收賬款的回收，同時也使客戶覺得某公司的工作人員更為專業(yè)，更值得信任。

（三）SAPR/3能跨區(qū)域查詢

SAPR/3 的另一強(qiáng)大功能是跨區(qū)域查詢。由于B公司在全國都有分公司，因此，各部門的跨區(qū)域合作非常頻繁。比如，上海作為全國的貨運(yùn)中心之一，每天在上海進(jìn)出的貨物不計其數(shù)，但問題是，并不是在上海清關(guān)的貨物都是在上海派送，其中有些貨物最終是要派送到各兄弟省市，這就牽涉到跨區(qū)域的應(yīng)收賬款的回收。過去，由于各地分公司信息交流不暢，使得跨區(qū)應(yīng)收賬款回收非常緩慢，有些由于數(shù)據(jù)傳輸問題甚至產(chǎn)生壞賬，這對公司的利潤造成不利的影響。SAPR/3使用后，各兄弟省市的信息能夠在系統(tǒng)中查詢，跨區(qū)的應(yīng)收賬款可以事先通知對方收取，以免造成壞賬。SAPR/3 還可以進(jìn)行跨區(qū)域的應(yīng)收賬款的核銷，不用像過去那樣往來掛賬，不僅時間長，而且由于人為操作，有時會產(chǎn)生誤操作?，F(xiàn)在，收款地的員工在收到應(yīng)收賬款所在地的錢款時，可以直接核銷賬款所在地的應(yīng)收賬款，這樣加快了跨地區(qū)回收應(yīng)收賬款的速度，降低了人為因素所產(chǎn)生的差錯，而且大大降低了呆賬的產(chǎn)生，有利于企業(yè)利潤的增加。

四、ERP在財務(wù)管理應(yīng)用中存在的問題與采取的措施

ERP在前期的投入和后期的維護(hù)，需要大量的資金來維持系統(tǒng)的穩(wěn)定，雖然我國的GDP每年的增長速度基本維持在7%左右，但是就整體而言，由于各地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不平衡，能夠在企業(yè)管理中使用ERP系統(tǒng)的甚少，主要使用者集中于一線城市。

（一）主要問題

1. 對ERP系統(tǒng)的認(rèn)知錯誤，導(dǎo)致系統(tǒng)無法滿足管理層的需求

ERP系統(tǒng)是由多個模塊組成的企業(yè)管理系統(tǒng)，而企業(yè)管理者由于對這個系統(tǒng)的不熟悉，導(dǎo)致其認(rèn)為這只是一個財務(wù)作為主要使用者的系統(tǒng)，因此將開發(fā)的主要資源投入在財務(wù)模塊，導(dǎo)致最后的成品與企業(yè)管理者的預(yù)期結(jié)果相差甚遠(yuǎn)，無法體現(xiàn)ERP的優(yōu)越性。

2. 復(fù)合型人才缺乏

由于ERP是一個綜合性的系統(tǒng)，因此，對系統(tǒng)的開發(fā)者要求較高，一方面要精通計算機(jī)技術(shù)，另一方面也要熟悉企業(yè)各個部門的運(yùn)作模式，這樣開發(fā)的系統(tǒng)才能更加滿足企業(yè)的需求。此外，每個企業(yè)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域和流程不同，在原版的基礎(chǔ)上開發(fā)個性化的模塊，需要公司內(nèi)部的協(xié)助者要了解公司的整體運(yùn)作。就目前來看，這兩類的人才還是緊缺的。

3. 使用成本較高

SAP是獨(dú)立用戶管理模式，每個使用者都有自己獨(dú)立的賬號，但是SAP每年根據(jù)賬戶的數(shù)量收取用戶使用費(fèi)，且單個賬號的費(fèi)用較高，因此，當(dāng)公司使用者越來越多，年度的使用成本會隨著數(shù)量增加而增長。

（二）采取的措施

1. 成立項(xiàng)目組，積極參與ERP的實(shí)施與決策

ERP項(xiàng)目的開發(fā)一般是以軟件開發(fā)商或是咨詢公司顧問為主力，企業(yè)與開發(fā)商之間缺乏足夠的溝通，常常產(chǎn)生不必要的障礙。因此，在ERP項(xiàng)目實(shí)施之初，企業(yè)應(yīng)該成立以各業(yè)務(wù)部門骨干為實(shí)施核心、以高層管理人員為決策中心的穩(wěn)定的項(xiàng)目組。ERP的實(shí)施過程以企業(yè)內(nèi)部的項(xiàng)目組為主，以企業(yè)外部的開發(fā)商或咨詢顧問為輔，這樣不僅可以保障項(xiàng)目的順利實(shí)施，而且也可以保證建設(shè)的ERP系統(tǒng)能夠滿足企業(yè)的需求，實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)。

2. 注重培養(yǎng)復(fù)合型人才

ERP研發(fā)企業(yè)應(yīng)該注重培養(yǎng)員工的綜合素質(zhì)，不能僅僅滿足于員工的計算機(jī)技術(shù)，而忽略其他專業(yè)知識的培養(yǎng)。建議在達(dá)成合作意向的初期，研發(fā)團(tuán)隊可以早期介入客戶的公司了解整個公司的管理框架、運(yùn)作、政策，為之后的軟件開發(fā)提供堅實(shí)的基礎(chǔ)。而公司內(nèi)部，也可以多組織跨部門的培訓(xùn)，讓員工走出本部門，拓寬對公司整體的了解，提供公司人員的整體能力，為日后的系統(tǒng)上線提供專業(yè)人才。

3. 降低成本

每個部門可以指派一位員工作為SAP系統(tǒng)的操作者，財務(wù)在查賬和審核時發(fā)現(xiàn)問題的話，可以直接找到該部門的申請者進(jìn)行核對，提高工作效率;另外，也可以減少申請系統(tǒng)用戶名，降低成本。

五、結(jié)語

目前，ERP系統(tǒng)在我國的實(shí)踐時間并不很長，ERP系統(tǒng)的完善也需要不斷積累，但ERP系統(tǒng)強(qiáng)大的優(yōu)勢勢必將我國企業(yè)的管理水平帶入一個新的臺階，ERP系統(tǒng)有較完善和先進(jìn)的財務(wù)管理體系，相信在企業(yè)財務(wù)管理中的應(yīng)用有更多美好的前景。

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【作者單位：捷邁（上海）醫(yī)療國際貿(mào)易有限公司】