新時(shí)期石化企業(yè)檔案管理工作發(fā)展淺析

蘇杭

【摘? 要】在社會(huì)、科技、經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新時(shí)期，石化企業(yè)必須全面提升自身的綜合實(shí)力和競(jìng)爭(zhēng)力。因此，相關(guān)人員應(yīng)正視石化企業(yè)檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)和沖擊，結(jié)合石化企業(yè)的特性對(duì)管理環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行統(tǒng)籌和規(guī)劃。同時(shí)，必須及時(shí)地引入檔案管理的新技術(shù)、新方法、新理念，安排專業(yè)管理人員對(duì)各環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行有效監(jiān)督，以確保石化企業(yè)獲得更多的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

【Abstract】In the new period of rapid development of society， science and technology and economy， petrochemical enterprises must comprehensively improve their comprehensive strength and competitiveness. Therefore， the relevant personnel should face up to the challenges and impacts faced by the archives management work of petrochemical enterprises， and coordinate and plan the work of management link in combination with the characteristics of petrochemical enterprises. At the same time， it is necessary to introduce new technology， new methods and new ideas of archives management in time， and arrange professional management personnel to effectively supervise the work of each link， so as to ensure that petrochemical enterprises can obtain more social and economic benefits.

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;石化企業(yè);檔案管理工作;發(fā)展

【Keywords】new period; petrochemical enterprises; archives management work; development

【中圖分類號(hào)】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2021）04-0015-02

1 引言

檔案管理是石化企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中的重要組成部分，其不僅詳細(xì)記錄了企業(yè)運(yùn)行和發(fā)展的相關(guān)活動(dòng)的具體信息，同時(shí)，也是石化企業(yè)未來發(fā)展和決策的重要依據(jù)和參照。因此，相關(guān)人員必須以全新的眼光審視石化企業(yè)檔案管理工作，掌握工作難點(diǎn)和重點(diǎn)，及時(shí)地引入創(chuàng)新管理模式和信息化管理體系[1]。另外，相關(guān)人員必須不斷地進(jìn)行檔案管理的分析和總結(jié)，借鑒和參考較為完善的石化企業(yè)檔案管理工作案例，不斷地加強(qiáng)對(duì)具有持續(xù)、創(chuàng)新、綜合、多元等屬性的石化企業(yè)檔案管理路徑的探索。

2 新時(shí)期石化企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

2.1 人員業(yè)務(wù)能力有待提升

石化企業(yè)檔案管理工作本身涉及的內(nèi)容相對(duì)較多，涵蓋的領(lǐng)域相對(duì)較廣。但在檔案管理工作中，部分人員本身不缺乏豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，但自身對(duì)新知識(shí)和新技術(shù)的接受度相對(duì)較低，即便企業(yè)設(shè)計(jì)了相關(guān)培訓(xùn)，但也很難在短期內(nèi)使管理人員的業(yè)務(wù)能力得到實(shí)質(zhì)性的提升。而具備較高的專業(yè)水平和信息能力的檔案管理人員，卻缺乏豐富的經(jīng)驗(yàn)借鑒，難以及時(shí)解決突發(fā)性的檔案管理問題和狀況。且受到成本和其他因素的影響，部分石化企業(yè)沒有及時(shí)進(jìn)行檔案管理人員招聘，而現(xiàn)有檔案管理人員的數(shù)量難以滿足日益增多的工作需求。

2.2 檔案管理工作方法落后

部分石化企業(yè)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知較為淺薄，雖然引進(jìn)了先進(jìn)的設(shè)備和系統(tǒng)，但相關(guān)人員仍是習(xí)慣于以自身的經(jīng)驗(yàn)為主開展工作。且有的人員只能利用信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的歸納和統(tǒng)計(jì)，無法根據(jù)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作要求進(jìn)行檔案管理工作的多元化和動(dòng)態(tài)化的處理。當(dāng)檔案管理工作發(fā)生變動(dòng)之后，也難以快速地進(jìn)行信息化管理手段的結(jié)合與轉(zhuǎn)化。同時(shí)，部分人員的檔案安全管理意識(shí)較為淡薄，往往是在出現(xiàn)問題之后，方采取措施進(jìn)行處理，這會(huì)使石化企業(yè)的檔案管理工作出現(xiàn)較為嚴(yán)重的安全隱患與風(fēng)險(xiǎn)問題。

2.3 檔案管理制度有待完善

目前，仍有部分管理人員沿用原有的檔案管理制度，但由于石化企業(yè)的飛速發(fā)展與科技日新月異，使得檔案管理模式、方法、途徑發(fā)生極大程度的變化。這就導(dǎo)致原有制度中存在較多的空白，難以對(duì)現(xiàn)階段的檔案管理工作進(jìn)行很好的約束與指導(dǎo)。同時(shí)，有的企業(yè)為了使基于信息化的檔案管理工作能取得更為理想的成效，往往會(huì)照搬照抄和過度借鑒成功的檔案管理制度，但未結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和創(chuàng)新，這就導(dǎo)致新制度缺乏針對(duì)性、適應(yīng)性、有效性、執(zhí)行性[2]。

3 新時(shí)期石化企業(yè)檔案管理工作的完善對(duì)策

3.1 加強(qiáng)管理人員培養(yǎng)

首先，當(dāng)前石化企業(yè)可利用線上與線下相結(jié)合的方式，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)的檔案管理人才的招聘。全面提升準(zhǔn)入門檻和考核標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)地設(shè)計(jì)基于石化企業(yè)檔案管理的崗前培訓(xùn)，由具有豐富經(jīng)驗(yàn)的老員工對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)輔導(dǎo)，以確保其能更快地勝任崗位，并保質(zhì)保量地完成石化企業(yè)的檔案管理工作。

其次，可通過調(diào)閱員工檔案的方式了解其具體情況，以發(fā)展、創(chuàng)新、完善為前提，對(duì)檔案管理人員的理論培訓(xùn)和技能培訓(xùn)進(jìn)行調(diào)整，在其中增加經(jīng)濟(jì)學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、信息技術(shù)學(xué)等培訓(xùn)內(nèi)容，全面拓展管理人員知識(shí)面。

最后，可從檔案管理工作的特性和崗位特征出發(fā)，有效融入黨風(fēng)廉政、責(zé)任意識(shí)、崗位素養(yǎng)、專業(yè)精神等元素，從不同的方向和層面入手對(duì)管理人員進(jìn)行培養(yǎng)。以全面提升管理人員的思想境界，使其能更好地將掌握的現(xiàn)代化檔案管理理論和技術(shù)轉(zhuǎn)化為實(shí)際的檔案管理成果。

3.2 加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)引入

在石化企業(yè)的檔案管理工作中，相關(guān)人員從檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管、整理、收集等層面入手進(jìn)行分析，結(jié)合各階段的石化企業(yè)發(fā)展活動(dòng)要求和項(xiàng)目特征，構(gòu)建全新的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)[3]。在了解檔案整理、檔案收集、檔案保管、檔案價(jià)值鑒定，以及檔案編輯研究、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案檢索、檔案編目等各環(huán)節(jié)工作需求后，構(gòu)建相應(yīng)的子系統(tǒng)，借助信息化的方式和手段開展檔案管理工作?？衫么髷?shù)據(jù)技術(shù)對(duì)與檔案管理工作有關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)信息和資訊進(jìn)行全面的收集，利用人工和系統(tǒng)相結(jié)合的方式對(duì)其進(jìn)行審核，按要求進(jìn)行歸檔，并將其存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)中心或數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。為提升檔案管理信息的利用效率和價(jià)值，可構(gòu)建基于石化企業(yè)檔案管理工作的信息交流平臺(tái)，根據(jù)總體發(fā)展需求進(jìn)行檔案管理信息的推廣和傳輸。此外，可以讓負(fù)責(zé)各環(huán)節(jié)檔案管理工作的人員，根據(jù)其實(shí)際情況上傳真實(shí)準(zhǔn)確檔案管理工作信息，與其他管理人員進(jìn)行交流和探討，或借助該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)檔案管理工作的交接。

石化企業(yè)可全面加強(qiáng)對(duì)防火墻技術(shù)和數(shù)字認(rèn)證技術(shù)的引入，根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的特性引進(jìn)相匹配的網(wǎng)絡(luò)安全管理系統(tǒng)，對(duì)其進(jìn)行更新和升級(jí)，以維護(hù)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全、穩(wěn)定、和諧。若相關(guān)人員需獲取檔案管理信息，則需通過嚴(yán)格的密碼認(rèn)證和身份認(rèn)證，才能對(duì)檔案管理信息進(jìn)行下載、查看、調(diào)閱、共享、外借等操作。而針對(duì)重要檔案或文件，也可引進(jìn)雙重加密技術(shù)，以避免由于檔案信息外泄而給石化企業(yè)造成名譽(yù)損失和經(jīng)濟(jì)損失。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案的管理過程當(dāng)中，需由管理人員利用具備無損檢測(cè)技術(shù)的信息化設(shè)備對(duì)其進(jìn)行備份。根據(jù)檔案的性質(zhì)對(duì)檔案室進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃和布置，分區(qū)存放檔案，有效開展防火、防盜、防損工作。同時(shí)，可助信息化系統(tǒng)對(duì)檔案室的溫度、濕度、環(huán)境的情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，根據(jù)以往的紙質(zhì)檔案管理預(yù)測(cè)最佳參數(shù)。當(dāng)檔案室出現(xiàn)異常狀況時(shí)，系統(tǒng)則可快速地將其信息推送至管理人員，以便于其能采取有效措施進(jìn)行處理和維護(hù)。

3.3 構(gòu)建全新制度體系

首先，當(dāng)前相關(guān)人員需立足于發(fā)展需求和戰(zhàn)略目標(biāo)，全面地推出基于檔案管理工作的崗位責(zé)任制，從頂層設(shè)計(jì)層面出發(fā)進(jìn)行檔案管理工作的劃分，并將其任務(wù)的職責(zé)落實(shí)到相關(guān)管理人員頭上，確保管理人員能明確自身的職責(zé)和義務(wù)，并能以此為依據(jù)約束自身的行為;其次，需了解石化企業(yè)檔案管理工作的周期和要求，推出相應(yīng)的檔案利用制度、檔案借閱制度、檔案歸檔制度、檔案合同制度、數(shù)字化檔案管理制度、檔案室管理制度、管理人員培訓(xùn)制度、檔案安全管理制度、檔案更新管理制度等，以實(shí)現(xiàn)對(duì)石化企業(yè)檔案的定性、定量化、精細(xì)化管理;再次，需將檔案管理工作納入績(jī)效考評(píng)范疇之內(nèi)，將考核結(jié)果與相關(guān)人員的晉升、薪酬、福利等掛鉤;最后，完善原有的石化企業(yè)檔案管理工作獎(jiǎng)懲制度，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)和懲罰細(xì)則，以確保各項(xiàng)檔案管理工作能得到徹底的踐行、貫徹、落實(shí)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，相關(guān)人員應(yīng)了解石化企業(yè)的整體發(fā)展方向和趨勢(shì)，制定全新的石化企業(yè)檔案管理工作方案。對(duì)現(xiàn)有管理人員的綜合情況進(jìn)行全面了解，利用各種渠道和方式對(duì)管理人員進(jìn)行綜合培養(yǎng)。全面加強(qiáng)對(duì)信息化的檔案管理系統(tǒng)技術(shù)的引入，構(gòu)建全新的管理平臺(tái)，利用信息化的手段開展動(dòng)態(tài)監(jiān)控和管理工作，以降低檔案管理工作的隱患和風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，可考慮石化企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展的需求，結(jié)合政府相關(guān)部門和行業(yè)提出的方針和政策，對(duì)石化企業(yè)檔案管理制度體系進(jìn)行全面的優(yōu)化與革新，以期為基于信息技術(shù)的石化企業(yè)檔案管理工作的持續(xù)化、創(chuàng)新化、科技化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

【1】陳松梅.探析新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的有效途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（16）：113-114.

【2】吳金鳳.提升石化企業(yè)檔案管理水平的策略分析[J].卷宗，2020，10（3）：58.

【3】郭延珍.加強(qiáng)石油企業(yè)檔案管理工作的措施研究[J].卷宗，2020，10（21）：29.