基于大數據技術的檔案數字化工作探討

李珍妮

【摘要】? ? 隨著心新時期的到來，網絡信息技術、云計算、大數據技術等飛速發(fā)展，并在各行各業(yè)得到了廣泛應用。實現檔案數字化管理是大數據時代的重要趨勢，也是大數據技術應用的必然要求。要全面認知到檔案數字化管理的特點和優(yōu)勢，并深化分析檔案數字化管理存在的問題，并提出針對性的應對策略，以便促進檔案數字化管理的有序高效進行。本文主要闡述了在大數據技術背景下，優(yōu)化檔案數字化管理工作的策略，旨在深化檔案數字化管理效果，保障檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

【關鍵詞】? ? 大數據技術? ? 檔案? ? 數字化管理

引言

在大數據時代，網絡信息技術的迅猛發(fā)展，不僅改變了人們思維模式，也對各行各業(yè)的生產模式帶來了極大的變化。依托于現代化的大數據技術，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，實現檔案數字化管理是當下社會的比繞要求，對于提升檔案管理質量，促進精準化管理水平很有幫助。因此，要積極應對檔案管理中存在的問題，改善管理理念，優(yōu)化管理模式，提升檔案管理的信息化水平，強化推廣數字化檔案管理，提升檔案管理效率。

一、特點概述

1.1便捷化存儲

在大數據技術背景下，計算機、信息管理系統(tǒng)等軟硬件設施的全面應用，為檔案數字化管理提供完善的物質基礎，可以利用數字化存儲技術，利用掃描等方式把紙質檔案資料信息轉化為數字化檔案資料信息，方便計算機進行有效識別，用戶可以通過計算機方便查閱。[1]數字化檔案管理，減少的檔案空間占用，增加了數據存儲空間，實現檔案存儲便捷化。

1.2自動化管理

在大數據技術支持下，檔案信息管理系統(tǒng)可以對不同類型的檔案數據進行分類管理，簡化了人工鑒別程序。利用智能化管理技術，實現檔案智能化和自動化管理，極大程度上減少了管理人員的工作量，既能保障檔案數據的真實性和完善性，而且還可以優(yōu)化工作人員的服務意識，提升服務質量。

1.3快捷化查詢

檔案數字化管理，用戶可以利用計算機進行操作系統(tǒng)，快捷化的查詢目標檔案資料的關鍵字等，信息管理系統(tǒng)自動為用戶呈現查詢結果，簡化了用戶查詢和使用流程，提升了使用率，減少時間浪費，強化了檔案查詢速度，充分挖掘檔案的應用價值。[2]

1.4信息共享性

在大數據技術背景下，依托于網絡信息技術，構建完善的檔案信息共享平臺，不同單位和部門的可以對相關的檔案信息進行即時共享，加深信息溝通，拓展館藏檔案數量，實現檔案資料價值的深度開發(fā)。

二、問題分析

雖然隨著大數據技術的逐漸發(fā)展，我國的檔案數字化管理取得了一定的成效，但是其在具體實施中還存在一定的問題需要相關人員予以重視。

其一，質量管理不完善。在檔案數字化轉化過程中，過度追求數量和速度，忽視質量要求，導致數字化管理效益較低，而且在后期加工處理過程中，質量控制不足，嚴重違背質量標準。其中包括圖片去污不徹底、圖像和實體不符，數據掛接問題等，直接導致數字化檔案利用效率的降低。[3]

其二，對檔案數字化成果潛在價值開發(fā)不足。當前的檔案數字化管理中，其功能和價值主要表現在查詢?yōu)g覽和打印方面，嚴重忽視了對其潛在應用價值的跟蹤和挖掘，導致檔案數字化成果利用率較低。

其三，在大數據技術背景下，檔案數字化管理日趨成熟，但是在部分地區(qū)，對大數據技術應用、人才配置、資金支持等方面還存在極大的缺陷，嚴重影響了數字化檔案應用價值的開發(fā)和挖掘。很多檔案館忽視對數字化檔案后期維護管理，電子載體損壞、文件丟失等現象頻繁發(fā)生，造成嚴重的檔案資料損失。

三、優(yōu)化策略

3.1拓展數字化范圍

在大數據背景下，多樣形式的海量數據被生產出來，并且依托于計算機技術，能夠對這些數據進行全面的處理分析，保障信息查詢和應用的精準化。在此背景下，為了提升數字化檔案的應用范圍，為更大范圍的人員提供更加豐富的檔案信息，要適當拓展數字化檔案范圍，進一步提升數字化檔案的全面性和廣泛性，為數據分析奠定良好的基礎，更加深度的開發(fā)數據信息的價值和功能。

因此，在進行檔案數字化轉變時，要對館藏資料信息進行全面分析和整理，掌握基本類型、形態(tài)、數量等相關信息，從而對檔案數字化轉換工作的開展做好充足的準備和合理規(guī)劃，尤其是要保障計算機、掃描儀等軟硬件設施以及資金支持、人員和技術配備等要完善。[4]此外，還要注重對不同類型的檔案進行分類管理，合理設置使用權限，保障檔案數字化管理的安全性。

3.2強化過程管理

數據真實性和準確性是數字化檔案管理的基礎要求。大數據技術處理過程中，自動化水平較高，減少了人為主觀操作痕跡，為數據的真實性和客觀性提供保障。在進行數字化檔案資料轉化過程中，還存在一定的人為操作痕跡，例如數據收集、設備操作等，因此要強化過程管理，嚴格控制數據質量，防止在數據轉化過程中出現失誤問題，從根本上保障檔案信息的真實性。

在具體實踐中，要保障工作的精細化管理，不能為了片面追求速度和進度而犧牲質量和效益。

其一，要保障檔案基礎整理的規(guī)范性，和其他檔案業(yè)務步調保持統(tǒng)一性，確保檔案整理工作的全面性和有序性。強化日常業(yè)務指導，開展定期的質量檢查和抽檢，保障案卷質量標準的有效執(zhí)行;對庫藏舊檔案的整理的缺陷進行全面認識，并查詢原因，采取規(guī)范性措施進行處理，保障檔案數字化成果質量。[5]

其二，對檔案數字化轉化過程進行嚴格的監(jiān)控，保障質量。制定科學的、可行性的質量標準，完善管理章程要求，最大程度上減少數字化管理風險。及時反思和總結，統(tǒng)一問題處理方案，優(yōu)化數字化整理流程。

3.3優(yōu)化技術應用

大數據技術的應用，強化了數據管理的高效性和快捷性。因此在檔案數字化管理中要進一步強化技術應用，對各類資源進行優(yōu)化配置，從而強化檔案數字化管理高效性，提升其更服務效能。因此，在進行檔案數字化管理過程中，要綜合應用多種形式的技術手段，結合人工輔助識別，實現檔案數據的全面采集和存儲。

針對圖片和PDF格式的數據信息，可以利用OCR技術，對數字化影像文件進行有效識別和處理，并將其轉化為通用格式進行輸出保存，通過人工核查確保其數據準確性。[6]

針對音頻和視頻等檔案數據，通過“語音識別+人工輔助”的方式，將其轉變成文字信息，可以結合實際情況添加字幕等資料，方便內容檢索形式的開展。

針對照片檔案，主要利用人工采集的形式，對照片的相關信息編寫詳細的資料介紹等。通過現代化的技術手段和人工識別的有效結合，提升了數字化檔案信息的全面性和準確性，保障檔案數字化成果的高效性，為大數據技術、語義網技術的應用奠定基礎。

3.4深度挖掘數據成果

數字化檔案不僅內容數量較多，而且類型豐富，存在極大的潛在研究價值。依次，要對數字化檔案進行有效跟蹤，深度挖掘其內在研究價值。數字化檔案附加價值的開發(fā)和應用，直接影響到檔案館的未來發(fā)展高度。要保障對檔案數字化成果實施完整性的采集，并對其開展全面的、系統(tǒng)性的整理、統(tǒng)計、分析，優(yōu)化分類，對于其相關的數據開展全面挖掘和分析，并在此基礎上，構建不同類型的專題檢索數據庫。[7]此外，要注重選擇合適的選題，對檔案編研的模式進行優(yōu)化創(chuàng)新，滿足大數據時代的信息管理標準。其中，尤其是要重視對具有較高利用價值的數字化成果進行全面編輯，最大程度上發(fā)揮數字化檔案信息的利用功能。

3.5強化維護管理

要注重對數字化檔案的維護管理工作，防止管理不當或者是不科學的存儲方式影響其質量。妥善保管電子檔案載體，如光盤、硬盤等，配置完善的讀取環(huán)境。合理控制存儲環(huán)境的溫度和濕度，做好防塵、防震工作，避免受到紫外線等的危害。垂直存放軟盤和磁盤。[8]最好數據備份工作，防止電子文件信息丟失。注重加密保存，對相關軟件進行及時的病毒查殺工作，防止受到病毒侵害。完善管理制度，強化工作責任，控制工作權限，保障數字化檔案的全面維護管理。

3.6優(yōu)化人員隊伍

高素質水平的管理人員，是強化檔案數字化管理效果的重要保障。轉變人員工作思維模式，強化其信息素養(yǎng)，培養(yǎng)網絡化管理意識，綜合利用大數據技術，樹立科學的資源共享觀念，構建完善的共享數據庫。強化人員的主動性，結合現代化大數據技術，深度挖掘數字化檔案潛在的應用價值。創(chuàng)新人才引進機制，優(yōu)化人員隊伍結構，提升人員隊伍綜合素質水平;要對現有管理人員開展全面的培訓，拓展相關知識儲備如計算機應用知識、數字化知識等，強化技術應用水平。

此外，還要注重為不同部門業(yè)務溝通和交流創(chuàng)建良好的平臺，促進業(yè)務交流，拓展人員工作思維，實現技術更新;強化人員職業(yè)素養(yǎng)的提升，優(yōu)化道德思想覺悟水平，強化工作主動性;推行人才分層管理，塑造一支高素質的管理人才隊伍。

四、結語

綜上所述，在大數據技術背景下，實現檔案數字化管理是大勢所趨。工作人員要對檔案數字化管理的優(yōu)勢特點進行全面了解和認知，并對數字化檔案管理中的問題進行全面分析，并采取合理的對策進行優(yōu)化解決，拓展數字化管理范圍，強化過程質量管理，優(yōu)化技術應用，強化數字化成果價值開發(fā)，注重數字化檔案后期維護管理，提升人員隊伍的綜合素質水平，使其滿足大數據時代的發(fā)展要求，為提升檔案數字化管理奠定基礎。

參? 考? 文? 獻

[1]趙莉.大數據視角下檔案數字化工作優(yōu)化策略探析[J].蘭臺世界，2020（09）：92-94.

[2]李曉葉.探究大數據背景下的檔案管理模式轉型[J].中國管理信息化，2020，23（16）： 190-191.

[3]謝迎杰.以數字化促進檔案管理優(yōu)化工作初探[J].蘭臺內外，2020（23）：7-9.

[4]李永萍.大數據下的檔案數字化淺析[J].內蒙古水利，2020（05）：72-73.

[5]費紫琦.大數據應用背景下高校智慧檔案館建設研究[J].蘭臺世界，2019（08）：52-54.

[6]凌瑞英.大數據技術下服務導向型檔案利用管理策略[J].蘭臺世界，2019（06）：109-111.

[7]劉水英.大數據環(huán)境下基層檔案數字化工作的探索與實踐[J].檔案天地，2018（11）： 29-30+33.

[8]劉江永.大數據時代背景下的檔案工作[J].環(huán)球市場信息導報，2017（34）：118-119.