國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目中的文件控制管理思考

李英華

【摘要】國(guó)際工程是一種國(guó)際間的經(jīng)濟(jì)合作方式，隨著中國(guó)綜合國(guó)力的增強(qiáng)，中國(guó)建筑水平的提高，中國(guó)對(duì)國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目的參與越來(lái)越多，對(duì)國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目的管理也提出了更高的要求。文件控制管理，是國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目管理的重要組成部分，文件控制管理的水平，體現(xiàn)了國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目的管理水平。本文主要圍繞國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目中，文件管理的特點(diǎn)、意義、注意事項(xiàng)、常見(jiàn)問(wèn)題展開(kāi)討論。

【關(guān)鍵詞】國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目;文件控制管理

文件控制管理貫穿于建設(shè)項(xiàng)目的始終，通過(guò)對(duì)文件進(jìn)行有效的管理，控制建設(shè)項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程。在國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，項(xiàng)目管理水平影響著公司的競(jìng)爭(zhēng)力，而文件控制管理是項(xiàng)目管理的工作重點(diǎn)。因此進(jìn)行文件控制管理時(shí)，要嚴(yán)格按照流程進(jìn)行有效管理。

1、國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目文件控制特點(diǎn)

國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目文件控制，具有來(lái)源多樣性、查詢反復(fù)性、處理及時(shí)性的特點(diǎn)。國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目涉及的內(nèi)容比較多，業(yè)主和承包商，會(huì)在工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工和試運(yùn)行投產(chǎn)等各個(gè)階段，產(chǎn)生大量的工程文件。文件來(lái)源范圍比較廣泛，這就使文件的形式，呈現(xiàn)出多樣性的特點(diǎn)，使文件控制變得比較復(fù)雜。在國(guó)際工程建設(shè)過(guò)程中，對(duì)項(xiàng)目文件的處理要求非常嚴(yán)格，不管是接收的文件，還是發(fā)出的文件，都需要及時(shí)的處理，不然有可能會(huì)造成經(jīng)濟(jì)上的損失，或者工期的延誤。工程文件在工程竣工后，需要移交給業(yè)主，而且在建設(shè)過(guò)程中，常常需要借還、審計(jì)、更新等，因此需要對(duì)文件進(jìn)行簡(jiǎn)單的歸檔和索引，方便對(duì)文件進(jìn)行管理。

2、國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目文件控制管理的意義

文件控制是公司知識(shí)管理的基礎(chǔ)，是工程項(xiàng)目管理的基本因素。工程建設(shè)的每個(gè)環(huán)節(jié)都需要依托于文件控制。當(dāng)文件進(jìn)行更新時(shí)，對(duì)文件的版本進(jìn)行控制，可以對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展，各項(xiàng)工作的最新情況，進(jìn)行了解。同時(shí)文件內(nèi)容也是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理的重要參考資料。對(duì)文件進(jìn)行控制管理，使文件處于合理有序的狀態(tài)，可以便于查閱和參考。

當(dāng)出現(xiàn)工程糾紛時(shí)，變更指令、施工方案等文件資料，可以提供有力的書面證據(jù)，以保護(hù)承包商的利益。因此，在國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目管理中，對(duì)文件進(jìn)行控制管理，可以避免工程糾紛。

對(duì)文件進(jìn)行控制管理，可以為公司的項(xiàng)目管理積累相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，公司通過(guò)對(duì)文件的整理和利用，從而總結(jié)出項(xiàng)目建設(shè)中的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，為以后的工程管理提供經(jīng)驗(yàn)依據(jù)，避免同樣的錯(cuò)誤再次發(fā)生。

3、文件控制管理的注意事項(xiàng)

3.1文件控制的程序

在對(duì)國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行管理時(shí)，要嚴(yán)格按照文件控制管理程序進(jìn)行操作執(zhí)行。每個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行和變更，都需要得到業(yè)主的書面批準(zhǔn)，才可以執(zhí)行實(shí)施。在簽訂合同生效后，文檔管理人員需要首先按照合同的要求，編寫文件控制管理的程序文件，并提交給業(yè)主，對(duì)文件控制的工作流程、工作范圍、實(shí)施辦法進(jìn)行確認(rèn)。并對(duì)項(xiàng)目的報(bào)批流程、文件格式、收發(fā)文件的處理步驟、歸檔和控制等，做出明確的規(guī)定。還需要對(duì)各種登記表格進(jìn)行設(shè)計(jì)，對(duì)文件處理的流程圖進(jìn)行繪制，制作出文件的標(biāo)準(zhǔn)格式及電子模板，從文件的編制和運(yùn)行上，對(duì)工程項(xiàng)目的文件進(jìn)行規(guī)范。其他程序文件的編制和運(yùn)行，要以文件控制管理的程序文件作為基礎(chǔ)，保證項(xiàng)目文件管理程序的規(guī)范性和一致性。此外，文檔管理人員還需要與業(yè)主進(jìn)行溝通，盡快對(duì)文件進(jìn)行批復(fù)。

3.2文件編號(hào)的標(biāo)準(zhǔn)化

對(duì)文件控制的編號(hào)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，建立標(biāo)準(zhǔn)的文件編號(hào)系統(tǒng)。標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)系統(tǒng)，可以使文件信息的存儲(chǔ)和查詢更加的便捷，便于對(duì)文件進(jìn)行管理，提高了文件控制管理的效率。文件編號(hào)需要包含四個(gè)層面的信息，由高到低的順序：首先是公司名稱代碼，其次是項(xiàng)目名稱代碼，然后是文件的屬性代碼，最后是文件的序列號(hào)。前三個(gè)代碼都是相對(duì)固定的，文件的序列號(hào)則可以相對(duì)靈活。每個(gè)文檔管理人員，都需要嚴(yán)格按照文件編號(hào)系統(tǒng)，對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)管理。

3.3文件的版本

在國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目的施工中，文件會(huì)不斷的被修改和升級(jí)，因此要嚴(yán)格控制好文件版本的管理，便于對(duì)文件進(jìn)行追溯，同時(shí)保證使用者可以區(qū)分出文檔的最新版本，避免因?yàn)槭褂缅e(cuò)誤的文件，獲取錯(cuò)誤的信息。通常情況下，會(huì)在文件的序列號(hào)后面，再加上版本的編號(hào)。

3.4文件傳遞表

文件傳遞表是進(jìn)行文件傳遞的工具，上面除了記錄文件接受方和傳遞方的通信信息外，還對(duì)文件進(jìn)行了詳細(xì)的描述，包括文件的編號(hào)、文件的名稱、文件的版本號(hào)、文件的份數(shù)、文件的類型、文件的總頁(yè)數(shù)、文件傳遞的目的等。文件傳遞表對(duì)文件傳遞的信息進(jìn)行記錄，并為文件的狀態(tài)信息提供依據(jù)。

3.5電子文件和紙質(zhì)文件

為了保證文件的完整性，可以用電子文件和紙質(zhì)文件兩種形式對(duì)文件進(jìn)行管理。電子文件需要依托專業(yè)的文件管理系統(tǒng)、保存系統(tǒng)和查詢系統(tǒng)，并要與紙質(zhì)文件保持一致性。紙質(zhì)文件需要按照索引，進(jìn)行同一分支順序存放，做到規(guī)劃清晰、科學(xué)合理、邏輯性強(qiáng)，便于查找和利用。

3.6臺(tái)賬登記表

工程文件的來(lái)源比較廣泛，有供貨商、承包商、業(yè)主等，文件的類別又比較多樣化，包括采購(gòu)文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、管理文件等多個(gè)類別，為了方便對(duì)文件進(jìn)行檢索，可以編制臺(tái)賬登記表進(jìn)行登記管理。臺(tái)賬的內(nèi)容可以包含文件的編號(hào)、文件的名稱、文件的日期、收發(fā)方的名稱、文件間的關(guān)系、各方的負(fù)責(zé)人、文件的狀態(tài)、文件的回復(fù)情況等。

4、文件控制管理中的常見(jiàn)問(wèn)題

4.1接收的文件編號(hào)，不同于項(xiàng)目的編號(hào)系統(tǒng)。

那么需要根據(jù)文件的來(lái)源進(jìn)行存檔，如果是回復(fù)性文件，可以保存在發(fā)出文件的附件里，如果只是單純的接收文件，那就根據(jù)對(duì)方的文件編號(hào)進(jìn)行存檔，另建文件夾，并做好索引信息的登記。

4.2文件復(fù)印件居多

國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目，在進(jìn)行文件控制過(guò)程中，要統(tǒng)一對(duì)原件進(jìn)行保存。一旦發(fā)生工程糾紛，復(fù)印件是沒(méi)有法律效力的，因此在對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行控制管理時(shí)，要把原件進(jìn)行妥善存放，統(tǒng)一管理，嚴(yán)格按照借閱制度，對(duì)文件原件進(jìn)行管理，避免原件被修改、部分缺失、丟失、未經(jīng)允許復(fù)制等，確保文件的安全性。

結(jié)語(yǔ)：

文件控制管理，是項(xiàng)目管理的重要組成部分。加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目工程的文件控制，可以避免工程糾紛，減少不必要的經(jīng)濟(jì)損失。由于國(guó)際工程建設(shè)項(xiàng)目文件的來(lái)源廣泛性、查閱反復(fù)性、處理及時(shí)性，使文件的控制管理，比較繁瑣且任務(wù)艱巨，需要文檔管理者，不斷的進(jìn)行探索和創(chuàng)新，提高文檔管理的水平。

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