電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

王霞

摘 要：由于電子檔案操作方便、節(jié)省空間、共享等特點(diǎn)，在各行各業(yè)中的應(yīng)用越來越廣泛。隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理信息化的要求也在不斷提高。當(dāng)進(jìn)行文件管理時(shí)，合理地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以大大提高文件管理的整體水平，促進(jìn)文件管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。本文就檔案信息化建設(shè)與管理的現(xiàn)狀進(jìn)行探討，旨在提高檔案信息化建設(shè)與管理水平，分析計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的重要作用，并對(duì)目前檔案管理所面臨的問題進(jìn)行研究，闡述新形勢(shì)下檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的意義。

關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù);檔案管理;應(yīng)用

電子檔案信息的正常運(yùn)行具有十分重要的指導(dǎo)意義，檔案是企業(yè)、事業(yè)單位的寶貴財(cái)富，是記錄社會(huì)生活的重要工具。隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，電子檔案信息對(duì)于企業(yè)單位的正常運(yùn)行具有十分重要的指導(dǎo)意義，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，尤其是檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)企業(yè)檔案管理的發(fā)展起到了一定的推動(dòng)作用。但由于各種影響因素的存在，文件管理工作中也出現(xiàn)了一些問題，如信息安全、文件保存。通過對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的深入研究，合理地將其應(yīng)用于文檔管理，可以更好地解決文檔管理中存在的問題。

1.電子技術(shù)簡(jiǎn)介

電子技術(shù)是一種科學(xué)技術(shù)，出現(xiàn)于19世紀(jì)末20世紀(jì)初。采用電子元器件設(shè)計(jì)各種電路，滿足實(shí)際應(yīng)用的需要。現(xiàn)代電子技術(shù)已滲透到人類生活的各個(gè)方面，電子技術(shù)將在物聯(lián)網(wǎng)和智能家居的發(fā)展中發(fā)揮重要作用，其發(fā)展趨勢(shì)和特點(diǎn)可概括為：高度復(fù)雜化、小型化、綠色化、集成化、精確度高、多功能、智能化。它涉及到許多領(lǐng)域，如信息，電子，材料，能源和管理。電子技術(shù)的應(yīng)用，大大提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，為檔案信息化建設(shè)節(jié)省了大量的時(shí)間和人力成本。

2.電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)與管理中的應(yīng)用

構(gòu)建更為科學(xué)高效的電子檔案資源管理體系。建立高效、完整的電子檔案資源管理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息化建設(shè)與管理，促進(jìn)企業(yè)單位發(fā)展起到統(tǒng)籌規(guī)劃與控制的作用。所以，建立科學(xué)的檔案信息化建設(shè)與管理體系具有重要意義

2.1建立電子文件管理制度

盡管在檔案管理工作的各個(gè)方面都有明確的管理制度，但隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入，電子技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用也越來越廣泛，檔案內(nèi)容有較大變化。傳統(tǒng)的文件管理系統(tǒng)已經(jīng)很難滿足當(dāng)前文件管理的實(shí)際需求，必須改革檔案管理制度，建立適合電子檔案管理系統(tǒng)。拿傳統(tǒng)的文檔管理工作來說，檔案資料儲(chǔ)存系統(tǒng)需要從檔案管理人員轉(zhuǎn)移，采取室內(nèi)高溫、防水、防潮等措施，在使用了電子技術(shù)之后，紙質(zhì)文件逐漸被電子文件所取代，從文件管理系統(tǒng)中刪除管理系統(tǒng)，增加計(jì)算機(jī)管理、文件管理系統(tǒng)操作規(guī)范等相關(guān)內(nèi)容。

2.2加大電子技術(shù)研發(fā)投入

電子化是檔案信息化建設(shè)和管理的重要支撐，電子技術(shù)的發(fā)展還存在很多不夠成熟的地方，電子技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用也存在諸多弊端。盡管電子檔案是在儲(chǔ)存期間保存的，它可以受到有效保護(hù)，但由于檔案信息依賴于網(wǎng)絡(luò)，在傳遞過程中，尤其是一些高度保密的檔案材料，存在著信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，尤其是某些高度機(jī)密的文件，一旦被其他人獲取，其后果往往更為嚴(yán)重。在檔案信息化建設(shè)與管理中，必須充分重視相關(guān)電子技術(shù)的科研工作，提高科研投入水平，使電子技術(shù)不斷進(jìn)步地保護(hù)檔案信息，為檔案信息化提供更多的信息。完善技術(shù)支持。檔案信息化建設(shè)與管理離不開電子技術(shù)，需投入一定的資金、技術(shù)和人才，進(jìn)行電子技術(shù)的研究與應(yīng)用。為此，各企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，加大投入支持力度。推動(dòng)檔案管理信息化隨著寬帶中國(guó)戰(zhàn)略的推進(jìn)，中國(guó)檔案企業(yè)出現(xiàn)了“寬帶”概念。以信息化為背景，利用互聯(lián)網(wǎng)為建立綜合性檔案信息管理平臺(tái)，依托社會(huì)公共服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理資源的全覆蓋。對(duì)某些高端的檔案，還可以建立“聯(lián)機(jī)檔案”。發(fā)展電子檔案管理試驗(yàn)區(qū)和示范基地以信息化為背景，實(shí)現(xiàn)檔案集中管理。開展電子檔案管理示范和檔案投資開發(fā)利用試驗(yàn)，開展大規(guī)模、系統(tǒng)化檔案管理信息化試點(diǎn)。不斷拓展和優(yōu)化原有檔案資料，發(fā)揮試點(diǎn)示范的示范和引領(lǐng)作用，實(shí)現(xiàn)檔案資料的開放共享實(shí)際上，在信息化的背景下，檔案工作始終處于“流動(dòng)”狀態(tài)，即檔案可以共享，檔案本身也可以擴(kuò)充和發(fā)展。檔案開放共享對(duì)于進(jìn)一步發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)電子檔案資源的優(yōu)化配置具有重要意義。公開分享當(dāng)然也要注意適度，有些重要的文件資料仍須保密。

2.3推動(dòng)檔案資料分享

檔案管理的核心目標(biāo)并不是保存和整理檔案信息，而是為充分利用檔案信息提供支撐。以傳統(tǒng)檔案管理模式，傳統(tǒng)檔案均為紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案空間大，不可重復(fù)復(fù)制，難以實(shí)現(xiàn)廣泛的檔案信息共享，大大限制了檔案信息利用的效率。在電子檔案出現(xiàn)之后，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用，檔案資料的查詢和獲取，可在用戶有權(quán)進(jìn)入檔案信息系統(tǒng)的任何地方進(jìn)行，檔案信息化建設(shè)與管理就是要充分利用電子檔案這一特點(diǎn)。建立更加開放的檔案信息平臺(tái)，在不影響某些檔案保密的前提下，實(shí)現(xiàn)各種檔案信息和資料的共享，使檔案信息得到更廣泛的應(yīng)用。

2.4對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行多次開發(fā)利用

檔案信息采集范圍不斷擴(kuò)大，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)資源的數(shù)字化，利用電子技術(shù)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)資源的數(shù)字化。但近年來，電子檔案的管理尚未實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，所以，各行業(yè)普遍沒有一個(gè)統(tǒng)一、權(quán)威的檔案。同時(shí)，信息平臺(tái)和各種電子檔案資源也被存儲(chǔ)在多個(gè)不同的平臺(tái)上，這給用戶查找和使用檔案資源帶來了極大的困難。為此，檔案信息化建設(shè)與管理仍需重視網(wǎng)絡(luò)資源的開發(fā)與利用，利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)將多種檔案資源整合到因特網(wǎng)上，實(shí)現(xiàn)電子檔案的一體化管理，以促進(jìn)電子檔案的應(yīng)用。

總而言之，在檔案信息化已成定局的今天，在檔案管理工作中運(yùn)用電子技術(shù)，不僅是檔案企業(yè)發(fā)展的需要，而且也是檔案信息化建設(shè)和管理的關(guān)鍵。它非常有意義。為使其作用得到加強(qiáng)，還需要在電子檔案管理系統(tǒng)和電子技術(shù)的研究與開發(fā)中采取適當(dāng)?shù)牟呗浴?/p>

3結(jié)束語

從上述分析可以看出，我國(guó)傳統(tǒng)的檔案信息化建設(shè)與管理工作，在管理觀念、管理流程、管理模式、管理人員等方面都存在著明顯的缺陷。為加快檔案信息化建設(shè)與管理的步伐，必須從全局出發(fā)，加強(qiáng)管理，增加投入，注重檔案的保密性和保密性。

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