新時代數(shù)據(jù)治理驅(qū)動檔案管理創(chuàng)新發(fā)展分析

彭亞松 藍彧輝

摘 要：治理是現(xiàn)代社會、政治、經(jīng)濟、文化高度發(fā)展的產(chǎn)物。1995年，全球治理委員會在《我們的全球伙伴關(guān)系》研究報告中指出：“治理是各種公共的或私人的個人和機構(gòu)管理共同事務(wù)的諸多方式的總和。它是使相互沖突的或不同的利益得以調(diào)和并且采取聯(lián)合行動的持續(xù)的過程。”2013年黨的十八屆三中全會指出：“全面深化改革的總目標是完善和發(fā)展中國特色社會主義制度，推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化。”2017年黨的十九大報告提出：“加強社會治理制度建設(shè)，完善黨委領(lǐng)導(dǎo)、政府負責、社會協(xié)同、公眾參與、法治保障的社會治理體制，提高社會治理社會化、法治化、智能化、專業(yè)化水平。

關(guān)鍵詞：新時代;數(shù)據(jù)治理;驅(qū)動檔案管理;創(chuàng)新發(fā)展

引言

隨著信息技術(shù)的深化應(yīng)用，“一切業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化”[1]由構(gòu)想成為現(xiàn)實，數(shù)據(jù)正在以驚人的速度不斷增加，其類型不斷豐富，其價值得到高度認同。數(shù)據(jù)管理正在成為當代社會的一項基礎(chǔ)性管理工作，成為一項新興行業(yè)[2]。數(shù)據(jù)治理作為數(shù)據(jù)管理的核心領(lǐng)域，在眾多數(shù)據(jù)管理話題中得到了特別關(guān)注，已形成了一個頗具影響力的領(lǐng)域，表現(xiàn)在：先后成立了若干相關(guān)國際組織，比如數(shù)據(jù)管理協(xié)會（DAMAInternational）、數(shù)據(jù)治理專業(yè)組織（DGPO）、數(shù)據(jù)治理研究院（DGI）等;連續(xù)召開以數(shù)據(jù)治理為主題的年度性國際會議，比如數(shù)據(jù)治理與信息質(zhì)量大會、歐洲數(shù)據(jù)治理大會等;產(chǎn)業(yè)界研發(fā)并推廣專門的數(shù)據(jù)治理工具[3];數(shù)據(jù)治理方面的國際標準[4]、國家標準[5]陸續(xù)出臺;工業(yè)和信息化部《關(guān)于工業(yè)大數(shù)據(jù)發(fā)展的指導(dǎo)意見》（工信部信發(fā)〔2020〕67號）對工業(yè)企業(yè)明確提出“提升數(shù)據(jù)治理能力”的要求，并將“完善數(shù)據(jù)治理”作為重點任務(wù)。

1檔案數(shù)據(jù)治理研究動態(tài)

目前，檔案治理研究主要集中在檔案資源建設(shè)、檔案法規(guī)建設(shè)、檔案安全等方面，對檔案數(shù)據(jù)治理研究相對較少，主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是檔案數(shù)據(jù)治理動因研究。WoolfreyLynn（2009）研究了調(diào)查數(shù)據(jù)檔案在非洲地區(qū)治理中的作用，認為“調(diào)查數(shù)據(jù)檔案是推動政策制定與社會研究的重要動力，非洲缺乏有效的調(diào)查數(shù)據(jù)檔案，阻礙了國家政策的制定”。

“檔案部門推行雙套雙軌制，制約了政府治理信息化能力的提升?！?“隨著‘上游’部門的業(yè)務(wù)實踐已經(jīng)開始規(guī)模性地呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)態(tài)的典型特征，數(shù)據(jù)（化）轉(zhuǎn)型已經(jīng)引發(fā)文檔部門的‘生存’危機，催生數(shù)據(jù)管理問題?！?“海量檔案數(shù)據(jù)的管理、大數(shù)據(jù)時代智能數(shù)據(jù)管理、檔案管理效率等推動著檔案數(shù)據(jù)治理的產(chǎn)生?！倍菣n案數(shù)據(jù)治理主體研究。分析了檔案工作者和文件管理人員在地方治理中的角色，“以南非為例指出治理、消除貧困等問題都依賴于檔案工作者和文件管理人員對檔案信息的保管和獲取”。 “只有多方合力和聯(lián)動，共同治理，才能有效推動文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的順利進展?！?/p>

對政務(wù)文件的歸檔主體地位進行了分析，提出“檔案部門要借助既有的檔案行政管理網(wǎng)絡(luò)，通過制度、組織、機制、契約等治理技術(shù)，和相關(guān)機構(gòu)結(jié)盟，協(xié)同開展政務(wù)文件歸檔?！盵10]三是檔案數(shù)據(jù)治理策略研究。澳大利亞國家檔案館（2016）以政府信息資產(chǎn)為核心制定了政府信息治理框架（InformationGovernanceFramework），“將多元治理、績效評估和風險管理等先進理念融入政府信息策略中，并將其貫徹落實;通過問卷調(diào)查形式定期核查政府機構(gòu)信息治理策略的執(zhí)行情況”。 “檔案管理部門在數(shù)據(jù)治理體系下有計劃地在風險應(yīng)對、組織業(yè)務(wù)活動記錄、保存計劃、元數(shù)據(jù)收集、訪問控制、格式管理、數(shù)字取證等方面建立規(guī)章制度、標準體系以及技術(shù)工具集合，融入政府數(shù)字化轉(zhuǎn)型?！?/p>

從目前的研究來看，面臨的問題主要有：一是理論研究深度不足，未能全面分析大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)據(jù)治理面臨的機遇和挑戰(zhàn)，對檔案數(shù)據(jù)治理的內(nèi)涵、方式、運行機制、實現(xiàn)路徑等缺乏深層次研究，檔案數(shù)據(jù)治理理論有待探索建立;二是缺乏整體性思考，相關(guān)研究內(nèi)容較為零散，不夠系統(tǒng)完整，整體理論框架尚未建立，對大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)據(jù)治理體系缺乏系統(tǒng)研究和整體認識。由此可見，開展大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)據(jù)治理研究有著巨大的理論潛力和現(xiàn)實需求。

一是能夠拓展檔案學(xué)研究思路。將治理理論與檔案數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)起來，從治理理論審視檔案數(shù)據(jù)管理，推動檔案學(xué)理論與治理理論交叉滲透融合，拓展檔案管理研究領(lǐng)域，促進檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)，豐富檔案學(xué)研究內(nèi)涵，為檔案學(xué)研究提供新思路、新路徑。二是開辟檔案數(shù)據(jù)治理研究新領(lǐng)域。大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)資源的空間結(jié)構(gòu)發(fā)生顛覆性改變，面對數(shù)據(jù)飛速膨脹、高度分散、價值多元、深度共享的特征，迫切需要開展檔案數(shù)據(jù)治理研究，對檔案數(shù)據(jù)治理主體、運行規(guī)律、內(nèi)在關(guān)聯(lián)、治理手段等進行多維度思考和深層次審視，形成檔案數(shù)據(jù)治理研究范式。三是提升檔案數(shù)據(jù)治理能力。通過創(chuàng)建大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)據(jù)治理體系，著力探究檔案數(shù)據(jù)治理運行機制及實現(xiàn)路徑，有效提高檔案數(shù)據(jù)管理效率與效能，增加檔案數(shù)據(jù)公共服務(wù)供給，減少“數(shù)字鴻溝”和“數(shù)字不平等”，達到檔案數(shù)據(jù)善治的目標。

2新時代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的難點與對策

2.1檔案數(shù)據(jù)資源的采集與保存難點

在大數(shù)據(jù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的難點在于如何借助大數(shù)據(jù)來加強檔案數(shù)據(jù)資源的采集和建設(shè)。例如，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)形成諸多不同的系統(tǒng)，需要在不同系統(tǒng)中做好對接工作，實施數(shù)據(jù)采集的前端控制。

2.2檔案數(shù)據(jù)資源管理的創(chuàng)新發(fā)展對策

2.2.1采取智能合約技術(shù)加強對檔案數(shù)據(jù)的采集

檔案部門要加強與數(shù)據(jù)形成部門的溝通，共同研討并制定自動歸檔的智能合約，通過合約方式對各方的參與明確職責，完善歸檔條件。

2.2.2采用網(wǎng)絡(luò)爬蟲技術(shù)進行數(shù)據(jù)采集

結(jié)合主題網(wǎng)絡(luò)爬蟲工作原理設(shè)計主題爬蟲系統(tǒng)，就特定領(lǐng)域主題中的數(shù)據(jù)予以采集，同時結(jié)合實際需求有針對性地進行優(yōu)化，確保所收集數(shù)據(jù)的專業(yè)性、準確性和靈活性。

2.2.3檔案數(shù)據(jù)資源質(zhì)量管理

在數(shù)據(jù)采集的同時，切實加強檔案數(shù)據(jù)資源管理，尤其是發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢。首先，以信息技術(shù)為載體，致力于檔案信息化建設(shè)水平的提升。數(shù)字資源建設(shè)是整個檔案管理的重要前提，需要盡可能地達到檔案資源的共享。在檔案整合方面，應(yīng)利用可視化分析技術(shù)、云計算技術(shù)和語義分析等數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)加以強化。其次，以安全建設(shè)為核心，致力于工程檔案信息化管理的安全保障。

在準入安全建設(shè)方面，需要切實做好訪問控制，更好地達到檔案信息資源共享、受控的目的，包括完善訪問控制體系、優(yōu)化訪問控制技術(shù)、對用戶訪問權(quán)限進行合理的認證與控制等方面。在接入安全建設(shè)方面，在保證電子檔案信息資源得到受控共享的基礎(chǔ)上，做好上傳、加密控制，確保存儲安全和檔案用戶隱私安全。最后，切實注重數(shù)據(jù)質(zhì)量控制，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為載體，加強電子文檔信息資源的分析，更好地在管理決策上提供支持，從而確保管理的專業(yè)性。

2.3新時代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的數(shù)據(jù)安全問題

數(shù)據(jù)安全是新時代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的重要內(nèi)容，所以需要切實加強數(shù)據(jù)風險的管控。因為數(shù)據(jù)屬于整個導(dǎo)入系統(tǒng)平臺中自動生成，所以勢必會存在一定的風險。目前，很多數(shù)據(jù)編程的生命周期較短，在獨立技術(shù)控制水平上較低，各類數(shù)據(jù)使用與保存在很大程度上依賴各類軟件供應(yīng)商，長期獨立可控風險較高，一旦軟件供應(yīng)商發(fā)生變更，將可能導(dǎo)致原始數(shù)據(jù)難以正常使用，進而出現(xiàn)不可逆轉(zhuǎn)的問題。除了這一常規(guī)的風險外，由于不同類型數(shù)據(jù)的存儲格式較多，在不同的平臺之間遷移時有很多風險，數(shù)據(jù)生成時采用的是專用的軟件格式，若直接接收數(shù)據(jù)，現(xiàn)有的文件管理系統(tǒng)并非采取標準開放式的體系結(jié)構(gòu)而開發(fā)。

所以，存檔的數(shù)據(jù)具有遷移性與遵從性風險，而沒有打開的存檔格式使得數(shù)據(jù)復(fù)制可信度風險較大，不受信任存檔數(shù)據(jù)難以達到法規(guī)要求。最后，在生成數(shù)據(jù)應(yīng)用軟件方面正在不斷升級與版本控制，不同版本間的遷移風險較大，設(shè)計與制造部門在數(shù)據(jù)遷移時要確保其具有較強的可用性。

2.4確保數(shù)據(jù)安全的對策

為確保數(shù)據(jù)安全，需采取規(guī)范化、過程化和集成化處理對策。在規(guī)范化處理方面。需要對采集數(shù)據(jù)根據(jù)目前國際通用原則，對數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)開放與可信，也就是分類型做好數(shù)據(jù)的處理，轉(zhuǎn)換成適合長期保存的一種中間格式。當數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換完成之后，需要對其完整性和有效性進行驗證，再存儲在獨立歸檔庫之中。而歸檔庫則是利用時間戳和檢驗的方式來確保其完整性與不可更改性。在過程化處理方面。在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程中，需要經(jīng)過三個過程，具體流程是：提取→轉(zhuǎn)換→驗證。其中，轉(zhuǎn)換是從現(xiàn)有的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中進行數(shù)據(jù)的提取和接收，并對其檢驗，且不能更改文件，再對所提取和接收的原始數(shù)據(jù)實施格式轉(zhuǎn)換。整個轉(zhuǎn)換過程嚴格按照相關(guān)標準，且兼容主流格式，在轉(zhuǎn)換目標格式時采取與相關(guān)要求相符的格式，并利用系統(tǒng)就數(shù)據(jù)集進行自動驗證，確保驗證合格的數(shù)據(jù)能得到長期保存下來。在集成化處理方面。數(shù)據(jù)保存需要實施軟件與配套的硬件的集成化支撐，且軟件需要具有時間戳驗證和校驗功能，同時與有關(guān)要求相符，做好歸檔數(shù)據(jù)的封裝，并形成存檔包達到永久保存，按需形成分發(fā)包來分析和利用數(shù)據(jù)，并提升原始數(shù)據(jù)的輕量化特點，確保數(shù)據(jù)安全得到保障的前提下，才能更好地促進數(shù)字檔案資源的開發(fā)與利用。

2.5 繼續(xù)使用制度規(guī)范類數(shù)據(jù)治理方法

制定數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，加強數(shù)據(jù)立法，數(shù)據(jù)管理制度規(guī)范，這些是我們相對熟悉的數(shù)據(jù)治理方法。近年來我國數(shù)字檔案管理方面的制度規(guī)范高密度出臺，對于檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理起到了積極的推動作用。在數(shù)據(jù)治理理念引導(dǎo)下，無論是宏觀還是微觀層面的制度規(guī)范建設(shè)，都需要進一步融入國家和機構(gòu)數(shù)據(jù)治理的總體發(fā)展之中，尤其是在大家都非常關(guān)心的數(shù)據(jù)治理領(lǐng)域發(fā)出檔案的聲音。在宏觀層面，近年來政府信息資源開放共享、個人信息保護、數(shù)據(jù)安全、大數(shù)據(jù)開發(fā)等都是關(guān)系到國家安全和社會治理的重要領(lǐng)域，2020年5月25日，全國人大常委會工作報告指出，今年將制定個人信息保護法和數(shù)據(jù)安全法.

檔案部門應(yīng)重視這些法律的制定和貫徹。在微觀層面，檔案部門應(yīng)重視數(shù)據(jù)安全管理、元數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理等基礎(chǔ)性管理活動的制度建設(shè)，切實改變紙質(zhì)時代粗放的管理方法，面向信息系統(tǒng)中細顆粒度的數(shù)據(jù)管理，將多年來檔案部門在可信數(shù)據(jù)維護、數(shù)據(jù)合規(guī)性方面的經(jīng)驗應(yīng)用到數(shù)字環(huán)境中，寫到制度中。

2.6 積極應(yīng)用成熟度模型等評估類數(shù)據(jù)治理方法

DAMAInternational2017年第二版數(shù)據(jù)中，單獨設(shè)立了數(shù)據(jù)管理成熟度的章節(jié)，成熟度模型最早是美國國防部用來開展軟件供應(yīng)商能力成熟度的工具，后被廣泛應(yīng)用于其他領(lǐng)域[38]。相比其他相對靜態(tài)的評估方法，成熟度模型識別某項工作關(guān)鍵過程域和關(guān)鍵實踐，不僅能夠評價數(shù)據(jù)管理的現(xiàn)有狀態(tài)，而且提供改進路徑，因而也是過程改進模型。目前國內(nèi)外先后出現(xiàn)多個數(shù)據(jù)管理成熟度模型，有些側(cè)重于數(shù)據(jù)管理全局性的評價，如《數(shù)據(jù)管理能力成熟度評估模型》（GB/T36073—2018，簡稱DCMM）;有些則側(cè)重在某個方面的評價，如數(shù)字長期保存成熟度模型等。

數(shù)據(jù)成熟度模型是推動數(shù)據(jù)治理從虛走向?qū)嵉囊环N方法和工具?！蛾P(guān)于工業(yè)大數(shù)據(jù)發(fā)展的指導(dǎo)意見》的明確要求推廣GB/T36073—2018，構(gòu)建工業(yè)大數(shù)據(jù)管理能力評估體系，為此“鼓勵各級政府在實施貫標、人員培訓(xùn)、效果評估等方面加強政策引導(dǎo)和資金支持”。近年來我國有學(xué)者先后開展電子文件管理成熟度模型、機構(gòu)數(shù)字保存能力成熟度模型的研究，國家檔案局也先后出臺了數(shù)字檔案室、數(shù)字檔案館的評價辦法，可在此基礎(chǔ)上，在數(shù)據(jù)管理能力評估體系框架下，綜合相關(guān)成果，開展檔案數(shù)據(jù)管理成熟度模型研究，并推動實施。

3結(jié)語

21世紀以來，國際文件檔案管理領(lǐng)域開啟了從“文件管理（recordsmanagement）”向“文件與信息管理（recordsandinformationmanagement）”再向“信息治理（informationgovernment）”的拓展之路。國際文件管理協(xié)會（ARMA）積極順應(yīng)時代變化，其定位從文件管理變成信息管理和信息治理的專業(yè)協(xié)會，認為文件管理是信息治理的組成部分，該協(xié)會還提供“信息治理專業(yè)人員”的認證。我國檔案界沒有經(jīng)受過信息治理的洗禮，就直接跳到大數(shù)據(jù)時代。

大規(guī)模數(shù)據(jù)的應(yīng)用對于商業(yè)、學(xué)術(shù)、社會等各領(lǐng)域都產(chǎn)生了強烈的沖擊，數(shù)據(jù)概念開始普及，數(shù)據(jù)管理與信息管理、數(shù)據(jù)治理與信息治理伴生且有后來者居上之勢，已經(jīng)到了我們不得不重視的程度。只要數(shù)據(jù)管理行業(yè)的逐漸成形，檔案部門只有融入其中，肩負數(shù)據(jù)治理的職責，才能獲得與社會整體發(fā)展相匹配的發(fā)展。希望業(yè)界開始重視高層次數(shù)據(jù)管理—數(shù)據(jù)治理，切實提高業(yè)務(wù)能力，在數(shù)據(jù)治理中獲得新時代的話語權(quán)。

參考文獻

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