信息技術(shù)發(fā)展驅(qū)動(dòng)下檔案管理創(chuàng)新研究

蘇蘭英 張小艷

摘? 要：鑒于傳統(tǒng)檔案管理效率較低，以及信息化技術(shù)在檔案管理實(shí)踐上所取得的顯著成效，越來越多事業(yè)單位意識(shí)到信息化技術(shù)對檔案管理的價(jià)值，并開始進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新工作。研究通過分析信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的意義，主要以事業(yè)單位為對象展開了檔案管理創(chuàng)新研究，分析了檔案管理創(chuàng)新面臨的障礙，并提出了相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;管理創(chuàng)新

傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理采用的是人工的方式，從建檔前的檔案收集、整理、歸檔，到建檔之后的借出與收回，都是以人工作業(yè)方式實(shí)現(xiàn)。事業(yè)單位傳統(tǒng)檔管理模式相較于當(dāng)前社會(huì)上企業(yè)檔案管理采用的信息化管理模式，在效率和人工投入存在著較大差距，也正是由于信息化技術(shù)在檔案管理實(shí)踐上所取得的顯著成效，令越來越多事業(yè)單位意識(shí)到信息化技術(shù)對自身檔案管理的價(jià)值。研究基于這種背景，對其利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新問題進(jìn)行研究。

1 利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的意義

從當(dāng)前社會(huì)上檔案管理信息化實(shí)踐上看，信息化技術(shù)的利用對于提升檔案管理效率是顯著的。也正是由于效率提升的原因，令越來越多事業(yè)單位意識(shí)到信息化技術(shù)對自身檔案管理的價(jià)值。實(shí)際上，信息化技術(shù)對于檔案管理的價(jià)值不僅局限于管理效率，對檔案管理質(zhì)量，乃至于制度的完善都具有一定價(jià)值。具體的看這三方面的意義，首先是信息化技術(shù)對于檔案管理效率的影響。以地質(zhì)資料檔案管理來看，過去傳統(tǒng)檔案管理人工作業(yè)的方式，建檔前后作業(yè)時(shí)間是以“天”為計(jì)算單位，例如建檔前地質(zhì)資料收集、整理與歸檔，由于地質(zhì)資料涉及到了方方面面內(nèi)容，以人工方式建檔必須分門別類，細(xì)致的進(jìn)行整合工作，不可能短時(shí)間完成;還有建檔之后的檔案外借，由于地質(zhì)資料的龐大，外借之前需要經(jīng)過人工查詢，在獲得資料之前需要經(jīng)過申請甚至排隊(duì)。而應(yīng)用了信息化技術(shù)之后，這種情況則會(huì)出現(xiàn)重大變化，如在建檔階段，將資料進(jìn)行掃描列入計(jì)算機(jī)之后，雖然整理和歸檔依然由人工操作，但減少了繁瑣的資料整理環(huán)節(jié)，極大提高了效率。在檔案外借階段效率提升更為明顯，通過計(jì)算機(jī)查詢的效率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于人工查詢，申請后的安排可以說在短時(shí)間內(nèi)就能夠確定，出現(xiàn)排隊(duì)等情況極大較少，這是信息化技術(shù)對檔案管理創(chuàng)新的重大意義所在。其次看信息化技術(shù)對檔案管理質(zhì)量的影響。傳統(tǒng)檔案管理人工作業(yè)方式之下，在面臨著外部對檔案的各種需求，只能憑借著自身業(yè)務(wù)能力和主觀經(jīng)驗(yàn)處理，并不能保證作業(yè)完全合規(guī)，出現(xiàn)疏漏是在所難免的。而運(yùn)用了信息化技術(shù)則不然，只要建檔的原始檔案信息無誤，后續(xù)作業(yè)都是以標(biāo)準(zhǔn)程序化流程實(shí)現(xiàn)，避免了人為失誤因素影響。最后看信息化技術(shù)對檔案管理制度的影響。從根本上看，傳統(tǒng)檔案管理制度更多的管理的是人，試圖通過規(guī)范化流程讓作業(yè)人員能夠按照既定的方式管理檔案，但是由于涉及到的工作情況復(fù)雜，作業(yè)人員不可避免出現(xiàn)失誤，想要通過制度上徹底解決問題是無法實(shí)現(xiàn)的。但信息技術(shù)的應(yīng)用則全然不同，信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理后，能夠替代人工完成大量簡單枯燥工作，降低工作強(qiáng)度，為制度優(yōu)化提供了可能。

2 利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新面臨的障礙

盡管信息化技術(shù)對于檔案管理工作的改善具有重要意義，越來越多的事業(yè)單位也已經(jīng)意識(shí)到了這一點(diǎn)，但由于一些客觀原因的限制，依托信息技術(shù)對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新依然面臨著障礙。

2.1檔案管理人員信息化意識(shí)阻礙管理創(chuàng)新

管理創(chuàng)新歸根結(jié)底是要以人為實(shí)施的主體，檔案管理實(shí)施主體是檔案管理人員。事業(yè)單位的檔案管理相較于社會(huì)企業(yè)存在很大差異，由于專業(yè)性和保密性等原因，檔案管理人員隊(duì)伍難以短時(shí)間內(nèi)做出大幅度調(diào)整。以地質(zhì)資源檔案為例來看，這類檔案管理人員一方面需要具備一定專業(yè)素養(yǎng)，另外一方面對于信息資源安全具有一定敏感性。而事業(yè)單位在過去長時(shí)間以來采用的傳統(tǒng)檔案管理模式，這種管理理念深植于檔案管理人員心中。對于單位要求進(jìn)行信息化改革，由于信息化管理意識(shí)不夠，無法確定能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息安全和效率，進(jìn)而對初期涉及到諸多繁瑣環(huán)節(jié)的改善認(rèn)同度、積極性不夠，造成了對管理創(chuàng)新的阻礙。

2.2檔案管理規(guī)范性阻礙創(chuàng)新

對傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行信息化創(chuàng)新，立足點(diǎn)是優(yōu)化傳統(tǒng)管理模式中的不足，但這種不足應(yīng)是其中難以解決的部份，而不是在管理流程規(guī)范上未完善的部份。以地質(zhì)資源檔案管理具體來看，若要針對其傳動(dòng)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，所針對的部份是地質(zhì)資源檔案分類效率或質(zhì)量、檔案整理以及著錄效率，不是針對其中人工作業(yè)中地質(zhì)資源分類尚未清晰、整理和著錄不明確的部份，簡言之信息化并不是完全取代檔案管理的人工作業(yè)，從根本上看，信息化只是簡化的其中繁雜的流程?；谶@種認(rèn)識(shí)，結(jié)合地質(zhì)資源檔案實(shí)際情況來看，目前事業(yè)單位中有關(guān)地質(zhì)資源分類由于不同地區(qū)開發(fā)程度乃至于認(rèn)知存在差異，在建檔中可能存在的一些不足，而這些部份在進(jìn)行信息化管理中必須要考慮到如何后續(xù)建檔，不解決這一問題，將會(huì)阻礙管理的改革。

2.3信息技術(shù)資源投入阻礙創(chuàng)新

事業(yè)單位意識(shí)到了信息技術(shù)對檔案管理的價(jià)值進(jìn)行管理創(chuàng)新，所面臨的另一個(gè)客觀問題是資源投入，資源投入是否合理決定了創(chuàng)新效果。包括投入資金大小，購買設(shè)備類型等，這些投入需要保障傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案能夠完全對接信息化管理需要，如終端設(shè)備、軟件等能夠保障檔案信息化正常進(jìn)行。由于涉及到復(fù)雜的紙質(zhì)檔案電子化工作，一方面若資金量不足導(dǎo)致無法令檔案管理工作持續(xù)不足，創(chuàng)新將失去意義;另一方面若設(shè)備與軟件等進(jìn)行管理的效果沒有明顯的提升，也將毫無價(jià)值。就當(dāng)前各事業(yè)單位情況來說，以地質(zhì)資源檔案來看，涉及到的資金量較大，這是進(jìn)行管理創(chuàng)新的一大阻礙。

3 利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的對策

3.1設(shè)計(jì)信息化培訓(xùn)方案

事業(yè)單位不同于社會(huì)企業(yè)，檔案信息安全極為重要，因而對于檔案管理人才信息化意識(shí)薄弱的問題，不能夠簡單的引入社會(huì)人才，需要通過對內(nèi)部人才培訓(xùn)來解決問題。因而應(yīng)根據(jù)單位自身情況設(shè)計(jì)出信息化培訓(xùn)方案，強(qiáng)化檔案管理人員的信息化意識(shí)。以地質(zhì)資源檔案管理來看，一方面從信息技術(shù)入手展開培訓(xùn)，強(qiáng)化信息技術(shù)運(yùn)用對檔案管理工作提升作用認(rèn)識(shí)，另一方面從地質(zhì)資源信息安全性于信息化技術(shù)關(guān)系方面培訓(xùn)，通過相關(guān)專家介入，讓管理人員意識(shí)到信息資源能夠優(yōu)化現(xiàn)有管理又能保障信息安全。

3.2通過調(diào)研全面認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)狀

利用信息化技術(shù)對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，必須要基于當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀，這樣才能夠讓信息化技術(shù)針對性優(yōu)化檔案管理中不足，而不是簡單的取代，避免帶來更多問題。以地質(zhì)資源檔案來看，單位在嘗試信息化改革管理之前，應(yīng)該對人工作業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行摸底調(diào)查，明確哪些資源類型建檔前后存在規(guī)范不足，以便在信息化過程中探索解決方案。

3.3建立評估機(jī)制

檔案管理信息化要最終落到實(shí)處，資源的投入是必須考慮清楚的問題，怎樣才能保障投入資源的效果，需要建立相應(yīng)評估機(jī)制。以地質(zhì)資源檔案管理來看，建立評估機(jī)制需要針對建檔前后人工作業(yè)信息化各環(huán)節(jié)進(jìn)行評估，針對性的列出需要的資金、人力等等，而后經(jīng)過單位集體討論可行性，最終形成具體方案，但在實(shí)施中還需要根據(jù)具體情況進(jìn)行總結(jié)分析與調(diào)整。

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作者簡介：蘇蘭英（1981-05），女，漢族，內(nèi)蒙古呼和浩特市人，本科，中級(jí)館員。研究方向：檔案管理;張小艷（1980—），女，漢族，內(nèi)蒙古呼和浩特人，本科，副研究員，研究方向：檔案管理。