新形勢(shì)下檔案管理工作的優(yōu)化策略研究

秦茜

摘? 要：有效的檔案管理工作能夠提高事業(yè)單位管理的效率，促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理工作作為事業(yè)單位的重要管理事項(xiàng)起著至關(guān)重要的影響與作用。本文將結(jié)合檔案管理工作的現(xiàn)存問(wèn)題，提出新形勢(shì)下檔案管理工作的優(yōu)化策略，并積極闡述優(yōu)化檔案管理工作的重要性。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);檔案管理;管理優(yōu)化

事業(yè)單位的發(fā)展影響著社會(huì)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)與科技發(fā)展，在現(xiàn)代化的社會(huì)發(fā)展背景下，事業(yè)單位迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)，也面臨著更多的挑戰(zhàn)。檔案管理工作作為事業(yè)單位發(fā)展的重點(diǎn)內(nèi)容，需要打造高質(zhì)量人才隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化。

1 優(yōu)化檔案管理的重要性

檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展下，事業(yè)單位需要不斷提高自身的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，使自身的發(fā)展適應(yīng)時(shí)代的潮流。為此，事業(yè)單位的管理人員需要重視檔案管理工作，不斷優(yōu)化檔案管理，提高檔案管理的效率。加大檔案管理工作的投入力度，將信息化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中。這樣不僅可以提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平，還能實(shí)現(xiàn)信息化管理。另一方面，優(yōu)化檔案管理能夠提高事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)水平，增加事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)收益。當(dāng)事業(yè)單位的管理水平逐漸提高，各個(gè)部門(mén)都能夠明確自身的職責(zé)與使命，減少工作重復(fù)，降低人力與物力的經(jīng)濟(jì)支出，這在一定程度上可以提高事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)水平，增加事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)收益。

2 檔案管理工作的現(xiàn)存問(wèn)題

2.1 檔案管理制度不完善

管理制度是事業(yè)單位進(jìn)行管理的根本依據(jù)，管理人員需要根據(jù)管理制度來(lái)加強(qiáng)事業(yè)單位的管理，有效的管理制度能夠提高管理效率，實(shí)現(xiàn)管理的有序性，促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。檔案管理工作是管理工作的重要組成部分，事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生一些數(shù)據(jù)，同時(shí)，也需要利用一些數(shù)據(jù)。檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的收集與整理，事業(yè)單位管理者需要結(jié)合檔案管理的相關(guān)數(shù)據(jù)來(lái)提高決策的科學(xué)性與綜合性，減少事業(yè)單位的發(fā)展風(fēng)險(xiǎn)，提高事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

如果事業(yè)單位沒(méi)有建立健全的管理制度，那么檔案管理人員就無(wú)法根據(jù)相關(guān)的制度來(lái)開(kāi)展管理工作，檔案管理工作就會(huì)變得雜亂無(wú)序。即使需要使用一些數(shù)據(jù)或者是材料，檔案管理人員也不能及時(shí)的調(diào)取出來(lái)。與此同時(shí)，監(jiān)督與獎(jiǎng)懲是管理制度中的核心，監(jiān)督制度需要與獎(jiǎng)懲制度相整合起來(lái)，共同發(fā)揮出作用，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，提高工作效率。目前，一些事業(yè)單位管理者不夠重視檔案管理工作，沒(méi)有完善管理制度、監(jiān)督制度的人員過(guò)少、監(jiān)督設(shè)備不夠充足、獎(jiǎng)懲制度設(shè)立不規(guī)范，這些都是事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善的表現(xiàn)。

2.2對(duì)檔案管理工作缺乏重視

有效的檔案管理能夠提高檔案管理效率，提高事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)事業(yè)單位的工作發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展與科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，對(duì)事業(yè)單位的工作方式以及工作效率提出了更高的要求，事業(yè)單位面臨的挑戰(zhàn)與困難越來(lái)越多。但一些事業(yè)單位管理者將發(fā)展的重心放在了提高經(jīng)濟(jì)效益、加強(qiáng)人員管理上，對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理工作不能對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展起到積極的作用。這是由于事業(yè)單位檔案管理者對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足導(dǎo)致的，檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的收集與整理，各個(gè)部門(mén)的數(shù)據(jù)資料都需要通過(guò)檔案的形式保存下來(lái)，以免造成數(shù)據(jù)的缺失，影響事業(yè)單位的發(fā)展[1]。

某些檔案管理人員認(rèn)為只要檔案不出現(xiàn)丟失就足夠了，不需要加強(qiáng)檔案管理，也不需要加大檔案管理的投入力度。有效的檔案管理工作能夠提高事業(yè)單位的發(fā)展速度，保證事業(yè)單位的正常經(jīng)營(yíng)。如果事業(yè)單位的管理人員不重視檔案管理工作，檔案人員對(duì)檔案管理工作的重視程度也會(huì)大大減少，這種由上至下的影響，對(duì)事業(yè)單位管理工作來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是增加了管理的難度，在一定程度上會(huì)增加管理的成本，不利于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的快速發(fā)展，影響事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。

2.3 檔案管理設(shè)備不夠完善

信息技術(shù)設(shè)備對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用，是事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中必不可少的設(shè)備資源。檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的一部分，事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)信息化管理，實(shí)現(xiàn)管理高效，需要將檔案管理工作與信息技術(shù)設(shè)備整合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)全方面的信息化管理。

檔案設(shè)備是進(jìn)行檔案管理工作中的重要設(shè)施，設(shè)備的質(zhì)量與性能影響著檔案管理工作的效率。但目前，一些事業(yè)單位的檔案管理人員仍使用傳統(tǒng)的管理設(shè)備來(lái)進(jìn)行管理，檔案管理室的信息技術(shù)設(shè)備不多，造成檔案的管理效率不高，不能適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理需要將檔案放在紙質(zhì)文件中，再將紙質(zhì)文件密封起來(lái)，這樣就實(shí)現(xiàn)了檔案管理。但這樣的管理方式具有很大的弊端，一旦檔案文件出現(xiàn)丟失，那么相應(yīng)的檔案信息也會(huì)缺失，信息的缺失會(huì)給事業(yè)單位管理工作帶來(lái)困難，不利于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的快速發(fā)展。因此，事業(yè)單位管理者需要加大信息技術(shù)設(shè)備的使用力度，讓檔案管理人員將檔案信息錄入信息技術(shù)設(shè)備中，實(shí)現(xiàn)信息的備份，防止信息的缺失[2]。

2.4 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

檔案管理人員是檔案管理工作的重要執(zhí)行者與參與者，其綜合素質(zhì)的高低影響著檔案管理工作的質(zhì)量與效率。事業(yè)單位管理人員需要重視檔案管理人員的發(fā)展，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理人員的整體管理水平與管理能力能夠滿(mǎn)足事業(yè)單位的發(fā)展需求，適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展。檔案管理人員需要了解檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的重要性，加強(qiáng)檔案管理，積極審查檔案信息，并將檔案信息及時(shí)的傳入電腦中，以免造成檔案的缺失。另一方面，檔案管理人員還需要具備責(zé)任心，保持良好的工作態(tài)度，當(dāng)檔案管理工作出現(xiàn)失誤時(shí)，及時(shí)上報(bào)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，以免造成更大的經(jīng)濟(jì)損失。

目前，事業(yè)單位的檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高，管理能力不足，不了解檔案管理工作的相關(guān)要求，對(duì)于檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為檔案管理不能對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展起到積極的作用。一些檔案管理人員認(rèn)為只需要將檔案信息錄入到電腦中，或是將檔案信息放入到文件當(dāng)中就行，不需要對(duì)檔案文件進(jìn)行管理與分類(lèi)。當(dāng)需要檔案信息時(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取，無(wú)需對(duì)檔案管理工作付出太多精力[3]。

2.5沒(méi)有定期篩查檔案

事業(yè)單位每天都會(huì)產(chǎn)生一些信息，檔案管理人員需要及時(shí)將信息錄入到電腦中或是放在文件中，為事業(yè)單位管理人員提供信息支撐，提高決策的科學(xué)性。當(dāng)事業(yè)單位產(chǎn)生大量的信息時(shí)，檔案管理工作人員需要通過(guò)自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)對(duì)有效的檔案內(nèi)容進(jìn)行篩選。如果是用紙質(zhì)文件來(lái)管理檔案的，及時(shí)清楚掉無(wú)用的檔案信息，那么檔案管理室就會(huì)增大存儲(chǔ)空間，減少存儲(chǔ)的壓力，實(shí)現(xiàn)管理的高效。但目前，一些事業(yè)單位的檔案管理人員檔案篩查意識(shí)不強(qiáng)，只將檔案收集好就完事了，沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行分析，將所有檔案放在一起。這樣在提取檔案信息時(shí)，難免會(huì)由于看錯(cuò)信息或是其他原因，選擇出無(wú)用的檔案文件，來(lái)增加事業(yè)單位管理的風(fēng)險(xiǎn)，不利于單位的管理[4]。

3 新形勢(shì)下檔案管理工作的優(yōu)化策略

3.1完善檔案管理制度

檔案管理的高效，需要保證檔案管理工作的有序，檔案管理人員需要依據(jù)相關(guān)的管理制度來(lái)強(qiáng)化管理。管理制度是實(shí)現(xiàn)管理高效的前提保障，事業(yè)單位管理人員需要完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理工作的重視程度。完善管理制度，需要從完善監(jiān)督制度與完善獎(jiǎng)懲制度兩方面入手。完善監(jiān)督制度與獎(jiǎng)懲制度，能夠提高檔案管理人員的積極性，提高檔案管理人員的工作效率，改善檔案管理工作中的不良風(fēng)氣。完善監(jiān)督制度，需要建立監(jiān)督小組，建立一定的監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，還需要設(shè)立監(jiān)督小組長(zhǎng)、配備監(jiān)督設(shè)備。

監(jiān)督小組成員實(shí)行輪班制，監(jiān)督小組需要根據(jù)監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)來(lái)展開(kāi)監(jiān)督，將信息記錄在記錄表中。而監(jiān)督小組需要通過(guò)監(jiān)督設(shè)備來(lái)核實(shí)監(jiān)督表，防止監(jiān)督人員出現(xiàn)瀆職行為。監(jiān)督需要記錄良好行為表現(xiàn)與不良行為表現(xiàn)，然后完成審核的記錄表上交到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人手中，讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)不同的行為情況進(jìn)行處理。事業(yè)單位管理者需要設(shè)立獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)接收到監(jiān)督表之后，需要依據(jù)獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行嘉獎(jiǎng)與懲處，來(lái)提高檔案管理的工作效率、保障檔案管理的質(zhì)量、提高檔案管理人員的工作積極性。

3.2重視檔案管理工作

檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的作用，能夠提高事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)水平，增加事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)收益。但目前，一些事業(yè)單位管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的重要性，將所有的重心放在提高事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益上，認(rèn)為檔案管理工作不能對(duì)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到促進(jìn)作用，不重視檔案管理工作。檔案管理在一定程度上是信息的管理，事業(yè)單位的發(fā)展需要運(yùn)用到大量的數(shù)據(jù)信息，來(lái)提高事業(yè)單位決策的科學(xué)性與綜合性[5]。

同時(shí)，在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，同樣也會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，不對(duì)信息加以管理，無(wú)疑會(huì)造成信息的缺失，影響事業(yè)單位的正常運(yùn)行，不利于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的快速發(fā)展。因此，事業(yè)單位管理人員需要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的重要性，明確檔案管理的內(nèi)容與重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管理工作的精細(xì)化、創(chuàng)新化建設(shè)。一方面，事業(yè)單位管理人員需要積極制定檔案管理制度，來(lái)提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)整體管理工作的有序性。另一方面，需要加大檔案管理的投入力度，實(shí)現(xiàn)管理的信息化，讓事業(yè)單位更加適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流。

3.3加大檔案管理投入力度

檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的一部分，要想實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化與信息化，需要加大檔案管理工作的投入力度。讓檔案管理工作能夠得到資金與設(shè)備的支持，來(lái)提高檔案管理效率，促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理工作的管理工具是紙質(zhì)文件，紙質(zhì)文件能夠?qū)⑿畔⑹占c整理起來(lái)。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用范圍廣泛，事業(yè)單位也需要加強(qiáng)信息技術(shù)設(shè)備的運(yùn)用。在信息化的社會(huì)發(fā)展中，加強(qiáng)信息技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用逐漸成為事業(yè)單位的發(fā)展趨勢(shì)。再加上事業(yè)單位的發(fā)展速度逐漸加快，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的信息，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件不能夠適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展速率，大量的紙質(zhì)文化不僅減少了存儲(chǔ)空間，同時(shí)還增加了事業(yè)單位的成本支出，不利于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的快速發(fā)展。

因此，事業(yè)單位管理者需要加大信息技術(shù)設(shè)備的使用力度，用資金來(lái)作為提高檔案管理工作的重要保障。一方面，需要增加信息技術(shù)設(shè)備，來(lái)提高檔案管理的工作效率，讓檔案管理人員能夠?qū)⑿畔浫氲叫畔⒓夹g(shù)設(shè)備中，防止檔案出現(xiàn)缺失。同時(shí)，還能提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)信息化管理。另一方面，加大資金的投入力度。無(wú)論是建立健全檔案管理制度還是增加信息技術(shù)設(shè)備，都需要運(yùn)用到大量的資金，所以，資金對(duì)于提高檔案管理效率來(lái)說(shuō)有著至關(guān)重要的作用。

3.4 打造高質(zhì)量檔案管理隊(duì)伍

檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低影響著檔案管理的質(zhì)量與效率，事業(yè)單位管理人員需要重視檔案管理人員的發(fā)展，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，打造高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍。由于檔案管理人員的管理水平與管理能力不同，要想提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，需要開(kāi)展培訓(xùn)工作。事業(yè)單位的管理人員需要招聘專(zhuān)業(yè)的檔案人員來(lái)開(kāi)展培訓(xùn)工作，讓專(zhuān)業(yè)的檔案人員來(lái)分享檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)，豐富檔案管理人員的知識(shí)，擴(kuò)寬檔案管理人員的眼界。只有檔案管理人員的管理水平達(dá)到事業(yè)單位的發(fā)展需求之后，才能為其分配檔案管理工作。同時(shí)，為了打造高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍，需要加大專(zhuān)業(yè)人才的引進(jìn)力度。

3.5定期篩查檔案

定期篩查檔案，一方面，可以減少檔案管理的工作失誤。當(dāng)信息增多時(shí)，一些檔案管理者會(huì)由于工作疏忽，選擇出無(wú)用的信息來(lái)開(kāi)展工作，這樣會(huì)降低工作效率，影響事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程，不利于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的快速發(fā)展。清除掉無(wú)用信息，那么檔案管理人員就能夠減少相應(yīng)的工作量。另一方面，可以擴(kuò)大信息的存儲(chǔ)空間。因此，定期篩查檔案是提高檔案管理效率，保障檔案管理質(zhì)量的重要舉措。檔案管理人員需要認(rèn)識(shí)到定期篩查檔案對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要性，提高定期篩查檔案工作的認(rèn)識(shí)，加大檔案篩查的力度。同時(shí)，事業(yè)單位管理人員也需要加大宣傳力度，將檔案篩查足夠納入到檔案管理工作中，明確檔案篩查的要求。

4 結(jié)論

事業(yè)單位管理者需要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化。積極提出整改措施，加強(qiáng)檔案管理，實(shí)現(xiàn)管理的優(yōu)化，用優(yōu)厚的待遇來(lái)吸引專(zhuān)業(yè)人才加入到檔案管理隊(duì)伍中，擴(kuò)大檔案管理隊(duì)伍，為事業(yè)單位的發(fā)展提供技術(shù)人才，促進(jìn)事業(yè)單位的快速發(fā)展。

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