新時(shí)代背景下科研院所檔案智庫建設(shè)探究

楊 林 劉 巍 孫家誠

（中國核動(dòng)力研究設(shè)計(jì)院核反應(yīng)堆系統(tǒng)設(shè)計(jì)技術(shù)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，四川 成都 610213）

1 選題背景

黨的十九大報(bào)告指出，中國特色社會(huì)主義進(jìn)入了新時(shí)代。在新時(shí)代背景下，檔案部門應(yīng)該凸顯新作為，探索檔案管理新思路。黨的十八大以來，黨中央就建設(shè)中國特色新型智庫做出了一系列重要指示：2013年， 十八屆三中全會(huì)提出加強(qiáng)新型智庫建設(shè)的重要性；2014 年，中央印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》（中辦發(fā)〔2014〕15 號(hào)），提出檔案部門要加強(qiáng)檔案信息挖掘，把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“思想庫”，更好地為管理提供決策咨詢服務(wù)；2015 年，中央發(fā)布《關(guān)于加強(qiáng)中國特色新型智庫建設(shè)的意見》， 智庫建設(shè)成為真正意義上的國家層面的戰(zhàn)略高度；2016 年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》（檔發(fā)〔2016〕4 號(hào)）提出，要充分發(fā)揮檔案機(jī)構(gòu)和專家學(xué)者的作用，積極探索檔案智庫的建設(shè)。

新時(shí)代背景下，智庫建設(shè)已經(jīng)成為國家層次的戰(zhàn)略，作為科研院所的一名檔案管理人員，有必要對(duì)智庫建設(shè)作出思考[1]。在千載難逢的歷史機(jī)遇中，檔案部門應(yīng)該把握機(jī)會(huì)，不斷拓寬自身業(yè)務(wù)，積極參與到智庫建設(shè)之中。本文結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)科研院所檔案智庫建設(shè)進(jìn)行了初步的探究。

2 檔案智庫建設(shè)成功案例

胡佛研究所是美國著名的智庫機(jī)構(gòu)，由最初的一家以收集戰(zhàn)爭(zhēng)檔案資料為主題的圖書館演變而來，成為檔案智庫建設(shè)的成功案例。 第一次世界大戰(zhàn)后，美國總統(tǒng)赫伯特·克拉克·胡佛于1919 年捐贈(zèng)斯坦福大學(xué)，創(chuàng)辦了胡佛戰(zhàn)爭(zhēng)圖書館，實(shí)則是一家戰(zhàn)爭(zhēng)主題檔案館。1938 年，隨著館藏資源的不斷豐富，戰(zhàn)爭(zhēng)檔案文獻(xiàn)資料不斷增多，且極具研究?jī)r(jià)值，加上社會(huì)金融機(jī)構(gòu)的不斷資助，該機(jī)構(gòu)開始招募相關(guān)研究學(xué)者，開展戰(zhàn)爭(zhēng)、世界事務(wù)、外交等一系列研究工作。依靠獨(dú)特的資源優(yōu)勢(shì)和人才優(yōu)勢(shì)， 該機(jī)構(gòu)取得了大量的研究成果，不斷為政府等部門提供決策方案，逐漸成為智庫界的重要力量。 由于該機(jī)構(gòu)不斷向政府提供決策，功能定位向智庫靠攏，1956 年更名為“胡佛戰(zhàn)爭(zhēng)、革命與和平研究所”。胡佛研究所在成立初期，與普通的檔案管理機(jī)構(gòu)沒有什么不同。但由于后期發(fā)展定位趨向于智庫建設(shè)， 最終成功實(shí)現(xiàn)向?qū)I(yè)研究機(jī)構(gòu)的成功轉(zhuǎn)型，成為一個(gè)名副其實(shí)的智庫決策咨詢研究機(jī)構(gòu)。

3 檔案智庫建設(shè)影響因素分析

3.1 有利因素

智庫的概念來自西方國家， 旨在影響政府決策。檔案部門作為科研院所的信息資源管理部門，建設(shè)檔案智庫，具有天然的優(yōu)勢(shì)。

（1）國家政策上的大力支持。我國現(xiàn)在的大趨勢(shì)是，無論是官方機(jī)構(gòu)還是民間組織，都在如火如荼地開展智庫建設(shè)，檔案部門應(yīng)該充分學(xué)習(xí)、借鑒胡佛智庫的成功經(jīng)驗(yàn)， 首先從思想上轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)思維模式，從定位上拔高檔案工作的重要性。

（2）檔案部門自身發(fā)展的驅(qū)動(dòng)?？蒲性核臋n案部門，在傳統(tǒng)意義上都是以保管檔案為主，與專業(yè)科研人員所在的部門相比，檔案部門在科研院所內(nèi)的地位可想而知，無論是領(lǐng)導(dǎo)重視程度，還是檔案人員自身工作成就感，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上科研人員。因此，檔案部門為了提升自身的發(fā)展， 很有必要拓寬業(yè)務(wù)范圍，積極投身檔案知識(shí)服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供智力支持。

（3）檔案部門是智庫建設(shè)的信息資源基礎(chǔ)。世界著名的智庫都以檔案部門的館藏資源為基礎(chǔ)。單位內(nèi)部的各種業(yè)務(wù)活動(dòng)，如上級(jí)部門的檢查指導(dǎo)、單位內(nèi)部的公務(wù)管理、科研項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理等直接形成的文件記錄，都將成為領(lǐng)導(dǎo)決策的真實(shí)憑證和參考依據(jù)。除了原始的檔案信息，檔案部門還能對(duì)決策成果進(jìn)行收集和保管，建立決策成果檔案館藏庫和決策成果管理機(jī)制，發(fā)揮檔案部門檔案資料的管理優(yōu)勢(shì)。

（4）檔案部門具有檔案信息資源服務(wù)經(jīng)驗(yàn)。檔案資料的收集、保管和提供利用，一直以來都是檔案部門的工作重點(diǎn)， 積累了較多的檔案信息服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，如果能夠較好地結(jié)合數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、知識(shí)工程技術(shù)在檔案知識(shí)領(lǐng)域的應(yīng)用，建立專業(yè)的檔案庫，檔案部門為領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)將具有相當(dāng)大的優(yōu)勢(shì)。

（5）檔案信息資源具有隱藏的情報(bào)價(jià)值。美軍轉(zhuǎn)變了檔案工作只是用來憑證作用的傳統(tǒng)觀念，現(xiàn)在認(rèn)為檔案工作只有緊緊圍繞軍事實(shí)際，向鑒定、情報(bào)等深層次研究的轉(zhuǎn)變，才能更好地發(fā)揮檔案應(yīng)該具有的潛在的情報(bào)價(jià)值。美軍在檔案工作中結(jié)合情報(bào)分析方法，深入分析軍事動(dòng)態(tài)、武器裝備、作戰(zhàn)決策等方面，凸顯檔案部門的重要作用。

3.2 不利因素

目前的檔案信息資源服務(wù)，并不能滿足智庫決策需求，主要面臨以下問題：

（1）檔案信息資源服務(wù)被動(dòng)。檔案人員服務(wù)思維受限，仍停留在被動(dòng)服務(wù)，沒有深入考慮用戶實(shí)際需求。 檔案部門的工作重點(diǎn)在于檔案資料的收集和保管，在提供利用方面，往往是被動(dòng)的，即用戶不提需求，檔案部門就不會(huì)提供利用。造成這個(gè)結(jié)果的主要原因是， 檔案部門不知道用戶的實(shí)際需求是什么，更不用提檔案信息資源開發(fā)以及利用的問題了。

（2）檔案信息資源開發(fā)機(jī)制不完善。檔案部門的基本工作是保存好科研項(xiàng)目檔案，單位并沒有對(duì)檔案的開發(fā)利用提出激勵(lì)機(jī)制。作為檔案管理人員，收集、保存好檔案，就基本上完成了工作要求，大多數(shù)情況下并不會(huì)積極主動(dòng)地進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)編研。

（3）檔案知識(shí)服務(wù)理念不足。檔案部門能夠提供日常的檔案資料利用服務(wù)，但對(duì)檔案知識(shí)服務(wù)的認(rèn)識(shí)不到位，離智庫決策服務(wù)還有一定差距。傳統(tǒng)檔案部門工作重點(diǎn)，仍然是檔案實(shí)體管理、檔案收集是否完整、是否提供檔案檢索等，將檔案的作用仍然看作是憑證作用和參考作用。有一些檔案部門為用戶提供智能檢索和建立專題庫， 但離深層次的檔案知識(shí)服務(wù)，目前做得還不夠，還有較大提升空間。

（4）檔案數(shù)字化加工粗放。檔案部門對(duì)于檔案資料的數(shù)字化操作，往往處于粗加工狀態(tài)，對(duì)檔案內(nèi)容沒有進(jìn)行語義化處理，檔案內(nèi)容所含的價(jià)值，以及內(nèi)容間的相關(guān)關(guān)系，沒有被充分挖掘。

（5）檔案部門間缺乏合作機(jī)制。由于知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密等原因，各單位檔案信息服務(wù)較為獨(dú)立，各自為政，各檔案部門之間缺乏合作機(jī)制。

4 檔案智庫平臺(tái)建設(shè)

決策者需要的不是檔案載體，而是需要檔案載體的內(nèi)容以及內(nèi)容間的相互關(guān)系。因此，檔案智庫平臺(tái)應(yīng)該對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行深度挖掘，結(jié)合問題整合出價(jià)值度高、系統(tǒng)性強(qiáng)的檔案信息[2]，以供決策參考。

4.1 制定文檔一體化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

文件生命周期理論，提倡從文件產(chǎn)生到最終檔案形成的全過程管理。從文件產(chǎn)生之初，就要制定文檔一體化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范， 有利于文件管理過程的連續(xù)性，也有利于檔案管理作為信息化管理的重要組成部分。建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，對(duì)元數(shù)據(jù)、標(biāo)引等作出統(tǒng)一規(guī)范。

4.2 館藏資源結(jié)構(gòu)化處理

各檔案部門將館藏中大量的結(jié)構(gòu)化、 半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的檔案資源，通過數(shù)字化掃描、光學(xué)識(shí)別技術(shù)等，全部轉(zhuǎn)換為能夠全文識(shí)別的、結(jié)構(gòu)化的數(shù)字檔案資源，這是檔案數(shù)據(jù)挖掘及開發(fā)利用的基礎(chǔ)。將檔案信息資源語義化加工，形成計(jì)算機(jī)能夠智能識(shí)別的數(shù)據(jù)資源。

4.3 對(duì)檔案專題庫進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘

利用文本信息自動(dòng)采集技術(shù)、 跨庫檢索技術(shù)，對(duì)結(jié)構(gòu)化的檔案信息進(jìn)行整合歸類，形成面向主題的檔案專題庫。從檔案專題庫中，通過智能檢索、信息推理、可視化展示等技術(shù)，給決策部門提供相關(guān)檔案信息。利用神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)分析技術(shù)充分理解決策者的信息需求，生成決策者個(gè)性化的需求特征，使之與專題檔案庫中的信息進(jìn)行對(duì)應(yīng)； 利用基于本體的語義挖掘技術(shù)，挖掘出檔案專題庫中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)與決策者需求形成的查詢語言進(jìn)行匹配映射，對(duì)搜索出的檔案信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)度計(jì)算， 以強(qiáng)相關(guān)和弱相關(guān)的可視化形式，展示給決策部門。

4.4 建立交互反饋機(jī)制

建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)訪問接口和檔案信息交換標(biāo)準(zhǔn)，使決策部門與檔案部門之間實(shí)時(shí)交互反饋意見，有利于實(shí)時(shí)處理檢索過程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤信息、及時(shí)更改信息挖掘與推理策略、從而不斷優(yōu)化檢索結(jié)果、為決策部門提供最優(yōu)方案。 各檔案部門之間能夠共享專題庫， 從而全面提高檔案信息資源的檢索和利用效率。因此， 檔案部門建立與決策部門的交互與反饋評(píng)價(jià)，對(duì)于不斷改進(jìn)檔案信息服務(wù)質(zhì)量和提高效率，推進(jìn)檔案智庫建設(shè)，具有至關(guān)重要的作用。

5 檔案智庫管理建議

5.1 轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念

傳統(tǒng)檔案部門把檔案的憑證作用作為首要工作任務(wù)，在新時(shí)代要轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)思維模式，拓展檔案知識(shí)服務(wù)[3]，不僅要為科研人員提供信息服務(wù)，還要積極主動(dòng)地掌握相關(guān)部門決策需求，對(duì)決策有參考價(jià)值的知識(shí)資源進(jìn)行收集、保管和提供利用，不斷加強(qiáng)檔案智庫建設(shè)研究。

5.2 重視內(nèi)部過程性資料的收集

科研院所各種業(yè)務(wù)活動(dòng)中檢查指導(dǎo)、 項(xiàng)目驗(yàn)收、決策參考等各種內(nèi)部資料，往往具有不宜公開、價(jià)值量大等特點(diǎn)，雖然不是檔案，但具有較高的管理價(jià)值和參考利用價(jià)值。這些內(nèi)部資料，對(duì)于科研過程記錄、總結(jié)匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)反饋等具有較高的參考利用價(jià)值[4]。

個(gè)人工作中形成的很多過程性文件，很多檔案部門并沒有收集、存檔。但這些過程性文件是工作過程的詳細(xì)記錄，往往包含了許多寶貴的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)，具有非常重要的應(yīng)用價(jià)值。因此，應(yīng)加強(qiáng)過程性數(shù)據(jù)、文件等的收集和歸檔保管工作。

個(gè)人作為內(nèi)部資料的主要來源，檔案部門應(yīng)該制定內(nèi)部資料收集制度， 充分將個(gè)人資料收集完整。內(nèi)部資料既保護(hù)了檔案原件，又利于檔案信息資源的充分利用。

5.3 培養(yǎng)高層次檔案服務(wù)人才

檔案智庫建設(shè)需要不同專業(yè)背景的高層次人才，主要包括：（1）檔案內(nèi)容組織專業(yè)人才。主要任務(wù)是將檔案資料內(nèi)容進(jìn)行萃取和提煉，形成價(jià)值密度高的知識(shí)單元，這是檔案知識(shí)服務(wù)的前提。（2）檔案數(shù)據(jù)分析人才。主要是利用計(jì)算機(jī)分析技術(shù)，有效收集、整理、分析各類檔案數(shù)據(jù)。（3）檔案知識(shí)服務(wù)咨詢?nèi)瞬拧２粌H具有較好的檔案專業(yè)知識(shí)， 還需要良好的溝通能力，能夠快速掌握決策部門實(shí)際需求，并將檔案知識(shí)服務(wù)結(jié)果較好的表達(dá)給決策部門。

5.4 建立檔案專題庫共享機(jī)制

單個(gè)檔案部門館藏資源是有限的，具有一定的孤立性，要最大限度地發(fā)揮檔案資源應(yīng)該具有的知識(shí)價(jià)值，推進(jìn)智庫建設(shè)，需要各個(gè)檔案部門之間建立交互和共享機(jī)制，以便為決策部門提供充足的檔案知識(shí)資源和服務(wù)。