新時(shí)期檔案管理工作的探析

金晶

摘要：在新時(shí)期下，企業(yè)辦公室檔案管理工作需要面對(duì)更多的新問(wèn)題、新挑戰(zhàn)。企事業(yè)單位及檔案管理部門(mén)應(yīng)從思想意識(shí)、職業(yè)素養(yǎng)、管理環(huán)節(jié)、信息化建設(shè)等層面入手，通過(guò)定期培訓(xùn)、規(guī)范制度、引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備等途徑，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與突破，從而探索出全新的管理思路，促進(jìn)檔案管理工作的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;檔案;管理工作

1新時(shí)期下辦公室檔案管理中存在的問(wèn)題

在新時(shí)期背景下，對(duì)辦公室檔案管理提出了更新和更高的要求，所以，需要其積極進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)。不過(guò)就具體情況來(lái)看，很多方面并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，從而導(dǎo)致在具體檔案管理中還存在一些問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下幾方面：

1.1缺乏足夠的重視

我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，加劇了企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)。在這樣的背景下，大多數(shù)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中都會(huì)把中心放在經(jīng)濟(jì)效益上，對(duì)于辦公室檔案管理工作相對(duì)比較忽視。部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為辦公室檔案管理只是簡(jiǎn)單的對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和整理，無(wú)法給企業(yè)帶來(lái)直接的利益，進(jìn)而對(duì)辦公室檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視。而辦公室檔案管理人員同樣也受到了這種想法的影響，在工作中缺乏積極性和創(chuàng)造性，使得檔案管理的功效被弱化，這對(duì)于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展是非常不利的。

1.2管理機(jī)制不健全

檔案管理混亂是目前企業(yè)辦公室檔案管理中存在的通病，而這與企業(yè)缺乏健全的辦公室檔案管理機(jī)制有著密切關(guān)系。首先，企業(yè)辦公室檔案管理制度存在朝令夕改的情況，這令檔案管理人員在開(kāi)展工作時(shí)常常感覺(jué)無(wú)從下手。其次，檔案管理制度流于形式，部分檔案管理制度與企業(yè)實(shí)際情況不符，導(dǎo)致各項(xiàng)制度無(wú)法真正落實(shí)到日常的管理中，進(jìn)而影響到檔案管理工作效能的發(fā)揮。最后，缺乏監(jiān)督機(jī)制和獎(jiǎng)懲制度，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作人員工作缺乏積極性，工作態(tài)度懶散，工作效率低下。

1.3管理手段落后

管理手段落后是制約辦公室檔案管理發(fā)展的重要原因之一，就目前我國(guó)企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，在辦公室檔案管理中普遍存在軟硬件設(shè)施投入不一致的問(wèn)題，使得辦公室檔案管理信息化水平難以達(dá)到國(guó)家要求的標(biāo)準(zhǔn)。另外，由于企業(yè)對(duì)于辦公室檔案管理缺乏應(yīng)有的重視，對(duì)于辦公室檔案管理投入的資金非常有限，嚴(yán)重打擊了辦公室管理人員對(duì)于管理手段的創(chuàng)新動(dòng)力。

1.4檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

檔案管理人員是辦公室檔案管理的主體，檔案管理工作的水平很大程度上取決于他們的綜合素質(zhì)。但是，就目前企業(yè)辦公室檔案管理隊(duì)伍來(lái)看，普遍存在綜合素質(zhì)較低的情況，主要原因?yàn)橐韵聨追矫妫阂环矫?，企業(yè)對(duì)于檔案管理人員的選拔和招聘標(biāo)準(zhǔn)較低，檔案管理人員學(xué)歷和專(zhuān)業(yè)水平普遍不高。另一方面，企業(yè)提供給檔案管理人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)較少，導(dǎo)致檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)水平得不到有效提升，導(dǎo)致檔案管理人才的能力得不到突破性的進(jìn)步，最終影響到辦公室檔案管理工作的發(fā)展。

2新時(shí)期加強(qiáng)檔案管理工作的可行策略

2.1提高重視程度，全面認(rèn)識(shí)檔案管理

長(zhǎng)久以來(lái)，很多人都將檔案管理定位于幕后工作，不夠關(guān)注這項(xiàng)工作，加之檔案管理沒(méi)有明顯的工作成績(jī)，更加劇了檔案管理被忽視的程度。新時(shí)期的事業(yè)經(jīng)營(yíng)管理與發(fā)展中，要提高對(duì)檔案管理的重視程度，將其作為一項(xiàng)艱巨且需長(zhǎng)期堅(jiān)持的工程，把檔案管理納入重點(diǎn)工作范疇，從上到下有序落實(shí)各項(xiàng)檔案管理內(nèi)容，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的不足之處，采取有效方法防范和解決處理，通過(guò)思想態(tài)度的端正，自覺(jué)扛起崗位工作中的檔案管理責(zé)任，認(rèn)真嚴(yán)肅看待各項(xiàng)檔案管理工作。例如，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人可以加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作情況的兼顧力度與宣傳力度，采取現(xiàn)代化宣傳方法，在事業(yè)單位官方微信公眾號(hào)平臺(tái)宣傳新時(shí)期檔案工作的社會(huì)效益、巨大價(jià)值、服務(wù)功能，定期檢查檔案管理工作，不定期結(jié)合實(shí)際情況指導(dǎo)檔案管理工作，多措并舉一方面發(fā)揮出自身作為領(lǐng)導(dǎo)人的組織引領(lǐng)作用，另一方面將檔案管理意識(shí)牢牢樹(shù)立在所有工作人員心中，使其能夠重視檔案管理，積極參與這項(xiàng)工作，構(gòu)建人人發(fā)揮作用的檔案管理新模式。

2.2完善管理體系，規(guī)范健康發(fā)展

針對(duì)目前檔案管理呈現(xiàn)出來(lái)的不正之風(fēng)，各地事業(yè)單位要盡快完善檔案管理體系，制定與本機(jī)構(gòu)工作實(shí)際情況相符，貫徹落實(shí)了國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)要求以及政府政策方針的檔案管理規(guī)章制度規(guī)范，讓檔案管理工作健康有序發(fā)展，真正解決檔案管理的混亂局面，切實(shí)發(fā)揮管理制度的保障作用。通過(guò)制度的制定和執(zhí)行，堵住檔案管理工作紕漏，降低檔案管理過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)與安全隱患，實(shí)行合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制、績(jī)效考核機(jī)制，做到有功及時(shí)賞，有錯(cuò)嚴(yán)肅罰，體現(xiàn)規(guī)章制度具有的約束與激勵(lì)雙重功能，令檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展始終建立在公正公平基礎(chǔ)原則上，保持檔案管理長(zhǎng)久活力，調(diào)動(dòng)工作人員責(zé)任心與工作激情。

2.3增加信息化應(yīng)用，革新工作方式

面對(duì)新時(shí)期對(duì)各個(gè)領(lǐng)域信息化建設(shè)提出的迫切要求，事業(yè)單位的檔案管理工作要盡快增加信息化應(yīng)用。一方面，購(gòu)進(jìn)功能完善、效率高、安全保障強(qiáng)的檔案管理現(xiàn)代化軟硬件設(shè)備設(shè)施，為檔案資源的信息化管理工作順利落實(shí)提供基礎(chǔ)條件。另一方面，加強(qiáng)對(duì)工作人員使用信息化手段提升檔案管理效率和質(zhì)量的技術(shù)培訓(xùn)力度，保證工作人員可以嫻熟操作計(jì)算機(jī)、現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施、信息管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等。

2.4落實(shí)檔案服務(wù)，豐富工作內(nèi)容

新時(shí)期檔案管理工作具有不容忽視的服務(wù)功能，事業(yè)單位要采取科學(xué)途徑落實(shí)檔案服務(wù)，走出手工傳遞文件、手工調(diào)閱檔案、手工檢索檔案文獻(xiàn)等傳統(tǒng)服務(wù)模式局限，避免被動(dòng)提供檔案服務(wù)，從主動(dòng)挖掘并提供個(gè)性化檔案服務(wù)需求出發(fā)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)字檔案館等，通過(guò)更新服務(wù)理念、變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)等措施，豐富檔案管理的服務(wù)性?xún)?nèi)容，開(kāi)發(fā)檔案服務(wù)更多新渠道，強(qiáng)化檔案服務(wù)檔案管理對(duì)加快精神文明建設(shè)腳步，促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)水平提升起到的服務(wù)力量。

3結(jié)語(yǔ)

檔案管理一直以來(lái)都是機(jī)關(guān)事業(yè)單位和企業(yè)管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，對(duì)各行各業(yè)的建設(shè)與發(fā)展具有廣泛且深遠(yuǎn)的影響，一旦沒(méi)有做好檔案管理，則難以真正呈現(xiàn)工作質(zhì)量，無(wú)法對(duì)工作效率進(jìn)行科學(xué)評(píng)估與改善，影響工作決策正確性。文章將結(jié)合信息時(shí)代我國(guó)檔案管理工作存在的問(wèn)題，探索信息技術(shù)背景下，檔案管理的新思路，以期全面提升檔案管理能力，促進(jìn)企業(yè)和社會(huì)的健康、持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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（杭州市水域管理處 ?浙江 ?杭州 ?310002）