關于做好企業(yè)檔案管理保密工作的幾點思考

謝杰銀

摘要：在企業(yè)檔案管理中如何把握保密的尺度，使檔案在安全范疇內(nèi)最大限度地利用，是值得深思的問題。筆者主要從檔案保管過程和利用過程二個方面對企業(yè)檔案的保密工作進行了分析和闡述。

關鍵詞：保管;利用;保密

企業(yè)在項目建設、生產(chǎn)運營和改擴建等工作中形成的大量檔案資料，記錄著企業(yè)發(fā)展壯大的經(jīng)歷與歷程，對于企業(yè)經(jīng)營管理、領導決策研究、技術改革創(chuàng)新等起著極其重要的參考作用。因此，完整、準確、安全的檔案資源關系到企業(yè)的長遠利益，檔案管理中的保密工作也就成為檔案管理工作的重中之重。本文結合自己的工作體會，就檔案在保管和利用時如何做好保密工作淺談幾點看法。

一、做好檔案保管過程中的保密工作

在做好檔案保管的同時做好保密工作，就需要在日常管理中建立健全檔案管理制度、不斷提高檔案管理人員的綜合素質，加強檔案庫房管理，做好涉密檔案的安全保管。

（一）加強日常管理

檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應嚴格履行審批手續(xù)，任何人無權擅自調(diào)閱。檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失泄密，應及時查明原因并及時補救。

（二）強化檔案人員管理

檔案管理工作崗位的首要職責就是確保檔案資料的完整性與安全性。作為檔案管理工作人員，首先要具備較強的工作責任心和較高的政治素質，能自覺抵制各種利益的誘惑，嚴格遵守檔案保密制度的要求，嚴守黨、國家以及單位的秘密。其次，檔案專業(yè)人員還應具有過硬的專業(yè)素質，熟悉檔案工作的各項法規(guī)和方針政策，熟悉檔案管理各個環(huán)節(jié)的操作流程，具有把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)知識以及其他專業(yè)知識靈活運用于工作實際的專業(yè)能力。

（三）強化檔案庫房管理

檔案庫房是保管檔案的重要基地，為檔案保護提供了最基本的物質條件。所以，檔案庫房管理是檔案保密的重點，庫房保密管理的重點則是防止檔案盜竊。為做好檔案庫房的管理，必須建立健全庫房管理制度，指定專人負責管理，無關人員未經(jīng)允許不得入內(nèi)。檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

（四）涉密檔案的安全管理

涉密檔案是為公司帶來經(jīng)濟利益的經(jīng)營信息和技術信息，它關系到公司的經(jīng)營活動、生產(chǎn)安全和建設進程。因此，為確保涉密檔案的安全，必須加強涉密技術的管理，對保密范圍、密級、涉密資料、涉密區(qū)域、涉密崗位、人員作出明確規(guī)定。

1、涉密檔案應與非涉密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保涉密檔案的安全。

2、提高涉密檔案管理人員的素質。涉密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，他們肩負著保守公司經(jīng)營信息和技術秘密的重大責任。因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是關鍵。涉密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，經(jīng)手的文件件件有頭有尾，手續(xù)完備。

二、做好檔案利用中的保密工作

檔案在利用過程中存在較大信息泄露風險，所以做好檔案利用過程中的保密工作就顯得尤為重要。

（一）建立監(jiān)督管理制度。檔案利用制度，一般有查閱、借閱和復制等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密。

（二）提高檔案人員素質。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質，包括政治素質、業(yè)務素質和文化素質。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

（三）處理好檔案保密與利用的關系。保守公司涉密技術是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費;領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。涉密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給公司生產(chǎn)安全和經(jīng)濟利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

三、做好電子檔案的科學管理

隨著計算機技術及信息化的發(fā)展，檔案形式已不再只是傳統(tǒng)的紙質文件，取而代之的是各種電子表格，電子文檔，檔案材料的修改、定稿、整理、歸檔也不再是以手工抄寫為主，而是計算機工具的運用。電子計算機的使用在給檔案管理工作帶來快捷、方便的同時也帶來了安全的隱患。目前對電子檔案的管理還存在許多不盡人意的地方，如存儲在磁盤、光盤上的電子檔案沒有做好防消磁、防損壞及備份副本的工作，導致不能正常的使用;存有電子檔案的計算機沒有做到內(nèi)外網(wǎng)的分離，沒有對內(nèi)外網(wǎng)服務器部署好防火墻，導致電子檔案信息在網(wǎng)上的泄露;沒有對電子檔案的使用權限做好控制，導致內(nèi)部人員可以隨意更改、編輯電子檔案等等。因此，要加強電子檔案的科學管理，根據(jù)電子檔案的秘密等級進行有效管理，明確借閱制度，使用權限，規(guī)范借閱手續(xù)，同時對存有涉密檔案信息的計算機，存儲載體與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，這樣才能保證對電子檔案的安全管理與正常使用。

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