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      A高校物資采購審計的現(xiàn)狀與問題思考

      2021-07-15 19:42:45姚彥如
      理財·市場版 2021年5期
      關(guān)鍵詞:內(nèi)部審計高校

      姚彥如

      摘要:隨著各級政府對高校的投入顯著增加,高校的物資采購金額大幅增長。高校物資采購是學(xué)校管理的重要環(huán)節(jié),直接關(guān)系到學(xué)校發(fā)展的質(zhì)量。因此,內(nèi)部審計對物資采購經(jīng)費的監(jiān)督作用顯得越發(fā)重要。筆者從事高校內(nèi)部審計工作8年多,并于2020年主筆修訂了學(xué)校的物資采購審計辦法,通過闡述A高校物資采購審計的現(xiàn)狀和存在的問題,并提出一些相應(yīng)的對策,為其他高校內(nèi)部審計工作提供借鑒。

      高校物資采購是學(xué)校管理的重要環(huán)節(jié),直接關(guān)系到學(xué)校發(fā)展的質(zhì)量。做好物資采購審計工作,對規(guī)范資金使用、提高經(jīng)濟(jì)效益具有重要意義。

      一、A高校物資采購審計的現(xiàn)狀

      (一)審計范圍

      A高校的物資采購是指學(xué)校以合同方式有償取得貨物、工程和服務(wù)的經(jīng)濟(jì)行為。學(xué)校設(shè)有采購中心,下屬于后勤校產(chǎn)管理處,負(fù)責(zé)學(xué)校除信息系統(tǒng)等外大部分的物資采購管理。

      物資采購審計,是指學(xué)校內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)對學(xué)校及所屬部門、單位物資采購的真實性、合法性和效益性進(jìn)行的審查和評價。A高校物資采購審計的范圍為單項(個、件)或同類批量采購預(yù)算金額在5萬元(含)以上的具體某項物資采購的審計。

      (二)制度建設(shè)方面

      根據(jù)廣東省教育廳2006年發(fā)布的《廣東省教育系統(tǒng)物資(工程、服務(wù))采購審計辦法》,學(xué)校2007年制定了物資采購審計辦法,是開展物資采購審計工作的基本依據(jù)。多年來,采購審計的開展,在保障學(xué)校非招標(biāo)、大額采購方面發(fā)揮了積極作用,有利于加強(qiáng)支出監(jiān)管和提高資金使用效益。

      2020年,依據(jù)廣東省教育系統(tǒng)審計辦法等上級有關(guān)政策,結(jié)合新形勢和新要求,對學(xué)校物資采購審計辦法進(jìn)行了修訂,完善了審計程序和審計內(nèi)容,并且將學(xué)校的物資采購審計分為采購專項審計和采購常規(guī)審計兩種模式:

      1.采購專項審計是有重點、有目的地將某物資采購部門、環(huán)節(jié)或物資品種納入年度審計計劃,形成特定審計項目,并實施相應(yīng)審計程序的審計模式。

      2.采購常規(guī)審計是指對單項(個、件)或同類批量采購預(yù)算金額在5萬元(含)以上的具體某項物資采購的審計,審計人員參與監(jiān)督采購的全過程或者部分重要過程,實現(xiàn)物資采購審計的日?;?/p>

      新制度的實施,為未來開展物資采購專項審計提供了制度保障,為推進(jìn)物資采購領(lǐng)域的審計全覆蓋提供了可能。

      (三)A高校物資采購常規(guī)審計流程

      目前A高校尚未開展采購專項審計,只開展了采購常規(guī)審計。采購常規(guī)審計一般不下達(dá)審計通知書,審計結(jié)束可直接簽署審計意見。工作流程為:業(yè)務(wù)承辦部門申請—使用部門確認(rèn)—業(yè)務(wù)主管部門、經(jīng)費歸口管理部門審核—內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)審計—業(yè)務(wù)申請部門分管校領(lǐng)導(dǎo)審批—校長審批。具體程序如下:

      1.業(yè)務(wù)承辦部門通過學(xué)校OA系統(tǒng)的“采購審計申請”提交申請,說明采購的理由、要求、配置、預(yù)算等情況,并上傳詢價函、3家(含)以上供應(yīng)商蓋章確認(rèn)的報價資料。經(jīng)過市場調(diào)研(貨比三家),選擇質(zhì)優(yōu)價廉、服務(wù)好的供應(yīng)商,提出擬選擇的供應(yīng)商及理由后,交使用部門確認(rèn)。

      2.經(jīng)業(yè)務(wù)主管部門審核和經(jīng)費歸口管理部門落實資金來源后,送達(dá)內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計。

      3.內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)核對相關(guān)資料是否齊全、有效。對資料不全的暫不受理,相關(guān)資料退回業(yè)務(wù)承辦部門,待資料補(bǔ)齊后再行審計。

      4.送審資料受理后,內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)應(yīng)及時進(jìn)行審計,提出審計意見。經(jīng)分管業(yè)務(wù)校領(lǐng)導(dǎo)審批后,呈報校長審批。

      (四)近3年物資采購審計完成情況

      年份 物資采購審計項目

      數(shù)量 金額(萬元) 審計建議(條)

      2018年 31 243.14 7

      2019年 45 380.96 30

      2020年 42 597.04 39

      物資采購審計的開展,在加強(qiáng)支出監(jiān)管,提高資金使用效益等方面發(fā)揮了積極作用。從近3年統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以看出,A高校完成物資采購審計的數(shù)量無明顯增加,但隨著學(xué)校的不斷發(fā)展和高水平大學(xué)建設(shè)等資金規(guī)模擴(kuò)大,金額逐步加大,審計發(fā)現(xiàn)問題和提出的建議相應(yīng)增加,物資采購審計發(fā)揮著更加重要的作用。例如,2019年針對4份科研經(jīng)費電子商城外采購的審計項目,經(jīng)向喀斯瑪電子商城了解情況,并從信息中心調(diào)取后臺數(shù)據(jù)進(jìn)行分析后,指出了商城運行以來在科研經(jīng)費管理、商城外采購、結(jié)算環(huán)節(jié)三個方面存在的問題,提出審計建議8條并出具了專門的審計報告報送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo),并按校領(lǐng)導(dǎo)要求請有關(guān)職能部門整改。根據(jù)審計建議,相關(guān)職能部門優(yōu)化了商城外采購的流程,提高了管理水平。

      二、物資采購審計存在的問題

      (一)審計職能定位不清晰

      《審計署關(guān)于內(nèi)部審計工作的規(guī)定》中指出內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)和內(nèi)部審計人員不得參與可能影響?yīng)毩?、客觀履行審計職責(zé)的工作。目前A高校的采購審計主要停留在采購前的審核把關(guān)職能,審計處通過審核詢價單、報價單、預(yù)算審批等資料,出具審計意見,業(yè)務(wù)承辦部門根據(jù)審計意見方能執(zhí)行接下來的采購程序,一定程度上參與了采購事項的決策,影響了審計的獨立性。

      (二)審計程序流于形式

      按照制度和內(nèi)部控制的要求,物資采購審計工作應(yīng)從采購需求、采購過程(包括計劃、價格、招標(biāo)、合同)、采購驗收、采購經(jīng)費管理、采購效益、采購審計后續(xù)情況等方面進(jìn)行全過程審計,但A高校在物資采購審計的實際工作過程中,未能達(dá)到全過程審計的要求。學(xué)校目前只開展了常規(guī)采購審計,未開展專項審計,對采購過程的評價和監(jiān)督只停留在采購前和采購中,沒有涉及采購后的驗收、效益等環(huán)節(jié)。隨著高水平大學(xué)建設(shè)等項目推進(jìn),學(xué)校比較重視物資的采購,能否完成專項資金的支付率等硬性指標(biāo),而對于采購驗收完成后,物資設(shè)備是否有合理使用、使用效率是否偏低等問題缺乏有效的評價標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)督管理,導(dǎo)致很多高精尖的科研儀器設(shè)備閑置,未發(fā)揮出應(yīng)有的價值。在A高校所開展的常規(guī)采購審計中,很大一部分送審的項目是完成采購行為后為了報銷時才去補(bǔ)充審計程序,審計程序不能發(fā)揮實際作用,耗費了審計時間和精力。

      (三)審計方法有限

      審計處在常規(guī)采購審計時,通常只是審核送審資料,加上所采購的物資具有一定專業(yè)性,對于采購的必要性、采購價格的合理性、供應(yīng)商選擇的合理性等難以做出實質(zhì)性的準(zhǔn)確判斷,只能在形式上檢查是否符合程序要求,缺少有效的信息化審計手段。

      三、思考與對策

      (一)強(qiáng)化審計獨立性,聚焦審計職能

      聚焦主業(yè)主責(zé),明確內(nèi)部審計的職能定位,逐步清理、剝離與審計職能無關(guān)的采購審核、合同審核等日常業(yè)務(wù)審核工作,轉(zhuǎn)變工作思路,突出內(nèi)部審計的監(jiān)督、評價、建議主責(zé),切實做好本職工作,防止審計程序流于形式,將有限的審計資源集中在重點采購品種、采購環(huán)節(jié)或部門,探索創(chuàng)新審計形式和審計內(nèi)容,促使有關(guān)上級政策措施和學(xué)校制度得到有效貫徹落實,消除采購過程中的監(jiān)督盲區(qū),充分發(fā)揮審計“溫度計”“體檢表”的職能作用,更好地預(yù)防風(fēng)險,提高學(xué)校的管理水平。例如,可以選取試劑耗材、科研設(shè)備等特定的采購品種,或者選取重點采購環(huán)節(jié)、采購部門,開展專項審計,從采購前、采購中、采購后的全過程進(jìn)行審計,起到全面的評價和監(jiān)督作用,同時注重審計結(jié)果運用,真正發(fā)揮審計效用。

      (二)加強(qiáng)采購計劃審計,提高資金使用效益

      物資采購計劃審計是對采購計劃中所列的物資價格、數(shù)量、質(zhì)量、采購方式的合理性,以及供貨商選擇的真實性、合理性和有效性等進(jìn)行的審計。審計人員在進(jìn)行物資采購審計時,除了審核程序是否合規(guī)、資料是否齊全,要關(guān)注使用部門的需求是否合理,可以將確實的需求作為物資采購審計的重點,關(guān)注采購需求的采購理由是否合理,采購計劃依據(jù)是否得當(dāng),采購申請所要求的技術(shù)指標(biāo)是否明確,有效提高審計監(jiān)督的有效性,從而促進(jìn)提高資金使用的效益,從源頭避免所采購的物資閑置浪費。

      (三)提高信息化水平,增強(qiáng)審計效率

      一是建立物資采購審計的信息管理系統(tǒng),整合學(xué)校采購數(shù)據(jù)信息,以方便審計人員進(jìn)行搜索和分析。有效利用大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等新興技術(shù)排查潛在的風(fēng)險和問題,提高物資采購審計的效率和效果。二是對接各相關(guān)職能部門的物資采購數(shù)據(jù)。梳理各物資采購相關(guān)部門的關(guān)系,確定各部門為審計工作提供的數(shù)據(jù)類型和數(shù)據(jù)格式,將各部門的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)化。三是要努力提升內(nèi)部審計人員的信息化水平??朔徲嬋藛T思維上的惰性和工作上的慣性,提高審計人員對信息化審計重要性的認(rèn)識,定期組織審計人員參加有關(guān)信息化處理、計算機(jī)審計等方面的培訓(xùn),推動傳統(tǒng)的審計手段和方式向信息化審計方向轉(zhuǎn)變。

      關(guān)鍵詞:高校;物資采購審計;內(nèi)部審計

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