王建

◆摘? 要：隨著我國現(xiàn)代化社會水平的不斷提高，改革創(chuàng)新進(jìn)入深水區(qū)，科技的發(fā)展、社會的進(jìn)步使得科技檔案的內(nèi)容越來越復(fù)雜且豐富。因此，為了加強(qiáng)科技檔案的管理工作，創(chuàng)新管理模式是非常必要和緊迫的?；诖?，本文針對科技檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，進(jìn)而探究了科技檔案管理工作的應(yīng)對思路。相關(guān)研究成果以期能夠為我國科技檔案管理事業(yè)提供實踐參考。

◆關(guān)鍵詞：科技;檔案管理;工作

科技檔案是作為我國檔案管理中的重要內(nèi)容，其主要是對重要事件、重要事件的過程、成果、理論、參與任務(wù)等信息的重要記錄。在現(xiàn)階段，我國科技發(fā)展迅速，正在產(chǎn)生大量的科技檔案，但科技檔案的管理水平較低，甚至在個別地區(qū)存在一定的忽略。只有有效地解決問題，才能有效利用科技檔案的重要價值。

一、科技檔案管理滯后的原因

（一）對科技檔案管理重要性的認(rèn)知不足

隨著近年來整體管理水平的提高，人們對于科技檔案管理的注意力越來越多。但是，與普通檔案相比，科技檔案具有更高的社會和經(jīng)濟(jì)價值[2]。因此，有必要建立一個更完整、更專業(yè)的管理體系。目前在各個行業(yè)中，對于科技檔案的管理仍在沿用傳統(tǒng)的一般管理方法，并且由于對管理的重要性及認(rèn)知不足，因此尚未充分認(rèn)識到科技檔案的價值，部分工作人員認(rèn)為科技檔案的價值不高，導(dǎo)致無法識別檔案，影響了科技的進(jìn)步。

（二）科技檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高

通?？萍紮n案管理的總體難度不大，人才需求也不高，因此大部分檔案管理人員是由兼職、編外人員、退休人員完成[3]。由于從職位分配角度對管理科技檔案的重要性的意識減弱，因此缺少針對特定工作的監(jiān)督機(jī)制，這使管理人員的工作陷入癱瘓狀態(tài)，工作松散、偷懶現(xiàn)象仍有存在，同時因為檔案的收集、整理、分類等不專心、不專業(yè)，導(dǎo)致科技檔案的管理混亂?？萍紮n案管理人員是與歸檔資料聯(lián)系最緊密的人，但還是會出現(xiàn)科技檔案歸檔資料的直接丟失（例如由于安全意識的疏忽導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)意識不足）而造成的信息泄漏。因此，可以看出，檔案管理工作人員缺乏工作意識會直接影響管理態(tài)度，阻礙科技檔案管理的發(fā)展。

（三）科技檔案數(shù)據(jù)收集不全

科技數(shù)據(jù)手冊很復(fù)雜，在收集過程中必須耐心細(xì)致地分類。由于信息的復(fù)雜性，檔案管理工作者容易出現(xiàn)無法細(xì)致地檢查分類內(nèi)容，導(dǎo)致在收集信息未能及時歸類所有材料，或在歸類后未能及時提交檔案資料，導(dǎo)致數(shù)據(jù)收集不完整或收集的數(shù)據(jù)丟失。同時，在文件存儲方面產(chǎn)生了一定程度的混亂。在數(shù)據(jù)收集的過程中，檔案的可靠性和完整性將難以得到保障，科技檔案管理工作也會受到嚴(yán)重影響。

（四）科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化不足

對于科技檔案的有效管理能夠滿足未來的使用需要。通?？萍紮n案數(shù)量很多，其歸檔操作是標(biāo)準(zhǔn)化的，如果標(biāo)準(zhǔn)化不足將會導(dǎo)致歸檔的錯誤或混亂，這無疑使編織索引材料變得更為困難?？梢钥闯觯芾眢w系不健全，科技檔案管理缺乏科學(xué)性、規(guī)范性、及時性，都是造成檔案不能充分利用的重要原因?？萍紮n案的編目是一項非常細(xì)致的任務(wù)，因此管理人員需要具有一定的科學(xué)素養(yǎng)，不斷改進(jìn)索引編制方法，并提高索引編制效率。

二、科技檔案管理工作提升策略探究

（一）提升科技檔案管理的意識

與普通檔案相比，科技檔案的內(nèi)容更加廣泛，包括相關(guān)的科學(xué)方法、科研手段、科研結(jié)果等內(nèi)容，因此科技檔案其查閱借取的頻率通常較高，相關(guān)科技是經(jīng)常訪問的，并且為了充分利用科技檔案的價值，有必要增強(qiáng)重要的科學(xué)意識。為了提高科技檔案管理的重要性，有必要建立一個獨立的科技檔案管理部門，并有專門的人員進(jìn)行管理，同時明確定義科技檔案管理室的存儲位置，不得被其他材料占用或與其他辦公室共享。

（二）加強(qiáng)科技檔案管理方法的科學(xué)性

隨著我國科技水平的不斷提高和快速發(fā)展，科技檔案管理的輔助工作必須與時俱進(jìn)。為了做好管理工作，需要有更多的科學(xué)管理方法來提高管理人員的工作技能，以促進(jìn)科技檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。具體來說：首先，必須加強(qiáng)建立科技檔案的管理和監(jiān)督制度。良好的監(jiān)督體系是檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化開展的重要因素;其次，對于科技檔案管理工作人員來說，其也是必須的，方法科學(xué)性的提升，將會提高相應(yīng)的思想教育，樹立科技檔案管理的責(zé)任，從而提高職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)和要求。在建立管理與監(jiān)督機(jī)制背景下，將會對科技檔案管理工作人員的素質(zhì)有著雙重的作用，進(jìn)一步促進(jìn)管理工作的規(guī)范化。通過對科技檔案管理人員的公正、科學(xué)的評價，建立相關(guān)的薪酬和處罰機(jī)制，激發(fā)科技檔案管理人員的積極性，有助于相關(guān)人員制定健康、長遠(yuǎn)的職業(yè)規(guī)劃。

（三）增進(jìn)科技檔案管理的規(guī)范性

在科技檔案的管理中，隨著檔案數(shù)量不斷增加，并且創(chuàng)新技術(shù)的快速發(fā)展，科技檔案的類型也越來越多，標(biāo)準(zhǔn)化檔案的分類尤為重要。為了實現(xiàn)檔案管理任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化分類，首先必須將復(fù)雜的檔案模塊化，并簡化科技檔案材料的復(fù)雜性。其次，從科技檔案的分類工作支出，可以協(xié)調(diào)與之相關(guān)單位對檔案實施初步管理工作，并根據(jù)不同的性質(zhì)對其進(jìn)行分類。在區(qū)分類別時，必須充分考慮不同科技資源中包含的信息含義，避免將來重新編碼，為下一步工作的開展打下堅實的基礎(chǔ)。

（四）科學(xué)收集與歸檔

科技檔案的分類只是檔案管理工作中理論層次的操作，而對是科技檔案的收集與歸檔則是重要的實施過程。收集和歸檔是導(dǎo)致科技檔案容易出現(xiàn)問題的重要環(huán)節(jié)之一。在“四面八方”提交科技檔案時，檔案管理者必須耐心、謹(jǐn)慎、善于識別和驗證文件。同時，利用現(xiàn)代電子信息技術(shù)通過數(shù)據(jù)傳輸功能將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)換為電子材料進(jìn)行存儲、上傳和記錄，避免了因數(shù)據(jù)丟失而造成的經(jīng)濟(jì)損失。通常科技檔案丟失的主要原因為檔案中信息的泄漏，因此在整理和收集檔案的過程中必須保持機(jī)密性和對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，即在檔案保存過程中，必須根據(jù)檔案的保密級別、檔案的信息內(nèi)容、檔案的分類來進(jìn)行科學(xué)的檔案管理。

三、總結(jié)

綜上所述，抓好科技檔案管理人員的素質(zhì)，定期開展檔案管理人員業(yè)務(wù)競賽，并注重提升科技檔案管理的意識、加強(qiáng)科技檔案管理方法的科學(xué)性、進(jìn)一步改善科技檔案管理的規(guī)范性，以及科學(xué)收集與歸檔，進(jìn)而有效促進(jìn)我國科技檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]劉筱筠，黃丕鉑，蔣智林，等.新興本科高校科技檔案建設(shè)在本科教學(xué)工作合格評估中的作用及其管理對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（11）：122-124+126.

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[3]趙開燦.優(yōu)化中學(xué)檔案管理的建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（08）：80+100.