醫(yī)院檔案管理如何適應(yīng)醫(yī)院信息化要求的對(duì)策探討

魯艷

摘? 要：如今，人們已經(jīng)步入了信息化時(shí)代，而醫(yī)院想要與時(shí)代接軌，就需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式，使其能夠適應(yīng)醫(yī)院信息化要求。對(duì)于醫(yī)院來說，檔案管理和信息化要求相適應(yīng)是必要的，因?yàn)樗軌驖M足社會(huì)發(fā)展的需求，同時(shí)能夠滿足醫(yī)院檔案自身發(fā)展的需求，并且還能夠和醫(yī)院的各項(xiàng)工作進(jìn)行配合。而想要讓醫(yī)院檔案管理適應(yīng)醫(yī)院信息化要求，就需要將意識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，同時(shí)培養(yǎng)更多的信息化檔案管理人才，此外還要建設(shè)更多的軟硬件設(shè)施，并且用充足的資金來建設(shè)檔案信息化管理。本文分析了醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院信息化要求相適應(yīng)的必要性，并提出了相應(yīng)對(duì)策，以期能夠推動(dòng)醫(yī)院檔案信息化管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理? 醫(yī)院信息化要求? 對(duì)策? 必要性分析

中圖分類號(hào)：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2021）02（a）-0155-03

Discussion on How to Adapt Hospital Archives Management to the Requirements of Hospital Informatization

LU Yan

（Anqiu City People's Hospital， Weifang， Shan'dong Province， 262100 China）

Abstract： Nowadays， people have entered the information age. If the hospital wants to keep pace with the times， it needs to innovate the file management mode， so that it can adapt to the requirements of hospital information. For the hospital， it is necessary to adapt the file management and information requirements， because it can meet the needs of social development， at the same time to meet the needs of the development of hospital archives， and can also cooperate with the work of the hospital. In order to make the hospital archives management adapt to the requirements of hospital informatization， we need to innovate the consciousness， cultivate more talents of information archives management， and build more software and hardware facilities， and use sufficient funds to build archives information management. This paper analyzes the necessity of adapting hospital archives management to the requirements of hospital informatization， and puts forward the adaptive countermeasures， so as to promote the development of hospital archives information management.

Key Words： Hospital archives management; Hospital information requirements; Countermeasure; Necessity analysis

如今，信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到了各行各業(yè)中，醫(yī)院也不例外。將醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院信息化要求相適應(yīng)，能夠提高醫(yī)院檔案管理工作的工作效率，并且能夠保證檔案的安全。與此同時(shí)，對(duì)檔案的錄入、查找使用以及保存也更加的便捷，而且還能夠利用信息技術(shù)將檔案信息進(jìn)行共享，充分發(fā)揮出了醫(yī)院檔案的價(jià)值，并且也提高了醫(yī)院檔案管理人員的工作積極性。

1? 醫(yī)院檔案管理和醫(yī)院信息化要求相適應(yīng)的必要性

醫(yī)院檔案管理和醫(yī)院信息化要求相適應(yīng)，能夠提高檔案管理工作的工作效率，而且能夠激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，同時(shí)還能夠提高醫(yī)院的辦事效率。

1.1 社會(huì)發(fā)展的需求能夠得到滿足

新時(shí)期，國家為了加快全國檔案信息化建設(shè)的速度，先后出臺(tái)了一系列的相關(guān)政策[1]。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電腦、手機(jī)等智能設(shè)備已經(jīng)得到了普及，同時(shí)人們的生活水平也得到了顯著的提高。在這種情況下，當(dāng)人們生病選擇醫(yī)院時(shí)，會(huì)優(yōu)先考慮醫(yī)院的服務(wù)態(tài)度，并且還會(huì)從方便性和個(gè)性化等多個(gè)角度進(jìn)行考察，因此為了能夠滿足人們的需求，醫(yī)院要將傳統(tǒng)檔案管理的思維進(jìn)行轉(zhuǎn)變，積極響應(yīng)國家的政策，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)。

1.2 醫(yī)院檔案自身的發(fā)展需求能夠得到滿足

以前醫(yī)院檔案管理的形式是，等待患者的到來，之后讓患者填寫一些紙質(zhì)文檔，然后人工的將這些信息輸入到電腦中，這樣的存檔方式會(huì)消耗很多的時(shí)間和人力，同時(shí)還會(huì)增加檔案管理成本，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展是很不利的。新時(shí)代下，醫(yī)院可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、應(yīng)用程序等信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行采集和存儲(chǔ)，并且可以將一些紙質(zhì)版的檔案通過掃描儀輸入到檔案管理系統(tǒng)中[2]。比如在掛號(hào)登記時(shí)，只需要掃描一下身份證就能夠?qū)⑿畔浫氲诫娔X中，之后就可以進(jìn)行掛號(hào)繳費(fèi)了。而且醫(yī)院也不需要過多的人員進(jìn)行信息錄入，大大的節(jié)省了時(shí)間和成本。除此之外，人們還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在網(wǎng)上預(yù)約和在線付費(fèi)，這就省去了排隊(duì)的時(shí)間。另外，人們還能夠在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)主治醫(yī)生的情況進(jìn)行了解，使人們能夠放心地到醫(yī)院進(jìn)行就診，患者的就診流程圖如圖1所示。這一切的一切都來自于信息化融入醫(yī)院檔案管理的好處，并且能夠使醫(yī)院進(jìn)行良好的發(fā)展。

1.3 醫(yī)院的各項(xiàng)工作能夠得到很好的配合

醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理中，需要消耗大量的人力和物力，加上部門之間和員工之間缺少溝通交流，導(dǎo)致檔案管理工作不夠完善，很有可能會(huì)出現(xiàn)檔案丟失和檔案損壞的情況[3]。而將醫(yī)院檔案進(jìn)行信息化管理，能夠提高檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量，與此同時(shí)，檔案管理人員能夠利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行溝通，并且用戶的信息也能夠得到及時(shí)的更新，從而提高了檔案管理工作的工作效率，并且檔案管理人員之間能夠更好地進(jìn)行配合。

2? 醫(yī)院檔案管理適應(yīng)醫(yī)院信息化要求的對(duì)策

醫(yī)院要將檔案管理意識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，同時(shí)還要注重檔案管理人才的培養(yǎng)，并且還要加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)施的建設(shè)，此外，醫(yī)院在建設(shè)信息化檔案管理時(shí)，要保證建設(shè)資金的充足。

2.1 對(duì)檔案管理的意識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新

醫(yī)院要對(duì)檔案管理的意識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，不能故步自封。一直以來，醫(yī)院都在強(qiáng)調(diào)要對(duì)患者的檔案信息進(jìn)行保密，致使醫(yī)院形成了上下封閉的工作模式，從而導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理只能夠?qū)⑿畔浫牒筒樵?，無法發(fā)揮出檔案的真正價(jià)值[4]。與此同時(shí)，受到這種工作模式的影響，檔案管理人員在工作中缺少正確的服務(wù)態(tài)度和工作理念，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作還停留在錄入檔案和查詢檔案的工作層面上，這樣的工作模式無法滿足新時(shí)期人們的需求，也不利于醫(yī)院的發(fā)展。因此醫(yī)院要對(duì)自身的檔案管理意識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，拋棄傳統(tǒng)的檔案管理思維方式，主動(dòng)的進(jìn)行檔案管理工作，并對(duì)檔案管理信息化的路徑進(jìn)行優(yōu)化，檔案管理信息化升級(jí)路徑如表1所示。比如醫(yī)院可以根據(jù)患者的檔案對(duì)患者進(jìn)行分析調(diào)查和預(yù)測(cè)，全方位的對(duì)患者進(jìn)行了解，多角度的開展工作。

2.2 注重現(xiàn)代信息化檔案管理人才的培養(yǎng)

醫(yī)院想要推動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展，就需要注重現(xiàn)代信息化檔案管理人才的培養(yǎng)。醫(yī)院要制定科學(xué)的管理制度，使檔案管理人才在管理檔案時(shí)能夠處理好患者檔案利用和保密之間的關(guān)系，同時(shí)還要讓檔案管理人才簡(jiǎn)化查找檔案的流程，使人們能夠高效、快速的獲取檔案[5]。此外，醫(yī)院還要提高檔案管理人才的專業(yè)能力，使其能夠建設(shè)專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，從而對(duì)檔案進(jìn)行更好的儲(chǔ)存。醫(yī)院的檔案管理部門應(yīng)該將工作思路進(jìn)行拓寬，對(duì)醫(yī)療成果和科研成果等檔案進(jìn)行挖掘，以此來為用戶提供豐富的服務(wù)項(xiàng)目。另外，醫(yī)院要不定期的邀請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員過來進(jìn)行授課，提高醫(yī)院內(nèi)部檔案管理人員的管理水平，同時(shí)醫(yī)院還可以招募一些專業(yè)的檔案管理人員，組成專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，從而提高醫(yī)院的檔案管理水平。

2.3 要加強(qiáng)信息化檔案管理軟硬件設(shè)施的建設(shè)

醫(yī)院除了要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)外，還要加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的建設(shè)力度，以此來保證檔案能夠永久進(jìn)行保存[6]。醫(yī)院可以利用信息技術(shù)創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)站等，并對(duì)管理系統(tǒng)和網(wǎng)站設(shè)置權(quán)限，從而保證檔案的安全性和真實(shí)性。此外，醫(yī)院要定期的對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的文件進(jìn)行備份，同時(shí)要派遣專業(yè)人員定期的對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，以此來保證檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性，避免系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失或被更改。另外，醫(yī)院想要對(duì)檔案進(jìn)行更好的管理，就需要建設(shè)存儲(chǔ)設(shè)備等硬件設(shè)備，軟硬件設(shè)備的結(jié)合能夠提高醫(yī)院檔案管理的效率，同時(shí)還能夠保證檔案的安全性。

2.4 在建設(shè)信息化檔案管理的過程中要保證資金的充足

與人工管理不同的是，檔案信息化管理更加的安全、方便、高效。雖然在建設(shè)信息化檔案管理時(shí)會(huì)需要投入一定的資金，但是用發(fā)展的眼光來看，具有重要的意義，并且它能夠有效的降低醫(yī)院檔案管理的成本。在建設(shè)信息化檔案管理時(shí)，無論是管理系統(tǒng)的建設(shè)，還是軟件的建設(shè)，都需要花費(fèi)一定的資金，因此醫(yī)院要保證資金的充足。只有這樣才能夠建設(shè)出檔案管理效率高，安全性高的檔案管理系統(tǒng)。

2.5 完善檔案管理制度

醫(yī)院要將檔案管理制度進(jìn)行完善，以此來對(duì)檔案管理人員進(jìn)行約束，同時(shí)管理制度還能夠規(guī)范檔案管理人員的操作步驟，從而保證檔案信息的完整性[7]。此外，醫(yī)院還要建立獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于管理工作突出，服務(wù)態(tài)度好的檔案管理人員，醫(yī)院要給予獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)于在檔案管理工作中馬虎、消極怠工的管理人員，醫(yī)院要給予嚴(yán)厲的處罰，只有這樣才能使檔案管理人員更加認(rèn)真地進(jìn)行工作。另外，醫(yī)院還要完善檔案管理人員的福利待遇，以此來激發(fā)檔案管理人員的工作興趣，從而推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

3? 結(jié)語

總而言之，醫(yī)院想要提高檔案管理效率，就需要對(duì)檔案實(shí)行信息化管理。醫(yī)院在進(jìn)行信息化檔案管理時(shí)，要將檔案管理意識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，并且要注重檔案管理人才的培養(yǎng)，同時(shí)還要加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)施的建設(shè)等。只有這樣，醫(yī)院檔案管理工作的工作效率才能夠得到提高，檔案管理人員才能夠更好地為用戶進(jìn)行服務(wù)，社會(huì)醫(yī)療才能夠發(fā)揮作用。

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