淺談商業(yè)銀行檔案管理存在的問題與對策

姚慧

◆摘? 要：金融全球化發(fā)展能夠為世界經(jīng)濟發(fā)展提供活力，同時也較大程度的影響著發(fā)展中國家的金融體系。為我國經(jīng)濟與金融發(fā)展帶來的機遇，有助于外資以及先進(jìn)金融運作經(jīng)驗的引入，但是也創(chuàng)造了金融風(fēng)險環(huán)境，使銀行脆弱性進(jìn)一步加劇，為銀行業(yè)的發(fā)展帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。檔案管理是銀行基礎(chǔ)管理中較為重要的組成部分之一，強化檔案管理工作，對銀行業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

◆關(guān)鍵詞：商業(yè)銀行;檔案管理;問題;對策

隨著現(xiàn)代化進(jìn)程發(fā)展，商業(yè)銀行檔案管理由小規(guī)模、種類單一以及粗放式模式轉(zhuǎn)變大規(guī)模、種類豐富以及集約化模式?？梢娚虡I(yè)銀行檔案管理工作取得了良好的成績，但是在社會經(jīng)濟高速發(fā)展過程中，對商業(yè)銀行檔案管理工作提出了更高的要求，從高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求角度看來，這項工作依然存在一定問題。本文將圍繞存在的問題展開，探究提高商業(yè)銀行檔案管理水平的相關(guān)對策。

一、商業(yè)銀行檔案管理的重要性

在商業(yè)銀行經(jīng)營管理的完整過程中，所積累的檔案資料能夠真實記錄經(jīng)濟社會發(fā)展的歷程，同時也能夠?qū)崿F(xiàn)社會文明的傳承，是一項寶貴的財富。商業(yè)銀行檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在以下幾方面：

首先，檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)營管理活動全過程的記錄，銀行檔案管理人員應(yīng)用紙質(zhì)、光盤以及膠片等多種載體進(jìn)行各類檔案的記錄，并對各類檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保護以及利用，可將銀行檔案系統(tǒng)、全面以及真實的反應(yīng)在銀行經(jīng)營管理工作開展過程中。

其次，檔案能夠為服務(wù)提供相應(yīng)保障，商業(yè)銀行檔案中包含的專業(yè)內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上應(yīng)用專業(yè)化管理可在銀行經(jīng)營管理工作中發(fā)揮重要作用，能夠為銀行各項工作的開展提供原始、詳細(xì)的依據(jù)，例如業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)辦理、領(lǐng)導(dǎo)決策、資產(chǎn)保全、各類經(jīng)濟案件清查等，有助于金融風(fēng)險的防范與化解，另外對優(yōu)質(zhì)文明服務(wù)的提高也具有重要意義。

第三，檔案管理工作有助于內(nèi)部控制工作的促進(jìn)，在收集、整理、交接以及利用檔案的過程中，能夠起到監(jiān)督、控制本單位經(jīng)營管理活動的作用。另外檔案也能夠在查處案件、追究責(zé)任工作開展過程中發(fā)揮舉證作用，有助于提高銀行依法合規(guī)經(jīng)營以及工作效能。

第四，開展檔案管理工作有助于銀行自身以及客戶合法權(quán)益的維護，能夠使業(yè)務(wù)糾紛處理更為明確，同時也有助于風(fēng)險的防范以及化解。

第五，檔案編研也有助于企業(yè)文化的弘揚，應(yīng)用梳理、編研銀行文書檔案、照片檔案、實物檔案以及聲像檔案的方式，能夠?qū)︺y行發(fā)展史起到宣傳作用，對銀行良好社會形象的樹立也具有重要幫助作用，銀行市場競爭力也得以增強。在整理檔案過程中，可采用設(shè)置專門榮譽陳列室的方式，定期組織參觀活動有助于員工責(zé)任感以及使命感的增強，對員工也具有激烈作用，使其積極投身到銀行發(fā)展隊伍中。

二、商業(yè)銀行檔案管理存在的問題

（一）檔案意識有待進(jìn)一步提升

一方面，商業(yè)銀行領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不高，同時也缺少足夠的支持程度。從形式角度看，檔案管理是一項軟任務(wù)，因此很難在繁雜的重要議事日程中占據(jù)首要位置，重業(yè)務(wù)、請檔案傾向存在較為普遍。另一方面，干部員工對檔案管理工作缺少足夠的認(rèn)識，導(dǎo)致部分兼職檔案工作人員僅進(jìn)行票證資料簡單裝訂的收集工作，真正開展檔案管理工作時間嚴(yán)重不足，更無法要求更高的檔案管理質(zhì)量與檔案開發(fā)利用效率。

（二）檔案利用效率有待進(jìn)一步提高

開展檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)是檔案保管工作，在實際工作中普遍存在檔案重管理、輕利用的情況，更為注重檔案的收集、整理以及保管等工作，對檔案資源的開發(fā)利用缺少足夠的重視。

（三）檔案利用服務(wù)落實不到位

服務(wù)措施落后，同時不具備橫向交流。雖然當(dāng)前大部分檔案均已應(yīng)用計算機等先進(jìn)設(shè)備，但是有關(guān)于檔案的加工、存儲以及開發(fā)利用工作，依然屬于低效率手工操作階段，檔案信息資源的封閉，導(dǎo)致檔案開發(fā)利用工作過程中無法實現(xiàn)良好的橫向協(xié)作交流。

（四）檔案信息資源開發(fā)力度有待進(jìn)一步增加

在實際開展檔案編研過程中，還普遍存在重整編、輕研究深化的情況，不具備深層次的編研成果，同時編研成果也無法緊跟社會經(jīng)濟發(fā)展、與市場需求相符合、與社會熱點問題相切合、與社會形式相適應(yīng)。

（五）信息交流平臺缺少通暢性

在查閱利用商業(yè)銀行檔案過程中，多采用檔案管理人員查閱的方式，尚不具備安全、共享以及通暢的信息交流平臺，對銀行檔案的利用以及交流產(chǎn)生了抑制作用。

三、提高商業(yè)銀行檔案管理水平的對策

商業(yè)銀行檔案管理工作的開展與銀行業(yè)務(wù)經(jīng)營工作的開展具有一定差異性，無法為銀行帶來直接收入以及利潤，并且還需應(yīng)用一定的人力、物力以及財力。當(dāng)前商業(yè)銀行追求銀行價值與股東回報最大化，平衡銀行收益最大化與銀行檔案價值最大化之間的關(guān)系是銀行檔案管理工作人員的職責(zé)。具體需將以下幾方面工作落實到位，以促進(jìn)商業(yè)銀行檔案管理水平的提升。

（一）強化商業(yè)銀行全體員工的檔案意識

一方面，要對銀行內(nèi)各類檔案利用情況展開搜集，并積極進(jìn)行檔案成功案例的宣傳利用，實現(xiàn)銀行權(quán)益的維護，另外也可通過宣傳銀行經(jīng)營管理工作提供服務(wù)典型事例的方式，幫助全體銀行員工更好的熟悉銀行各類檔案內(nèi)容、作用以及收集范圍，使其在日常工作中積極主動落實好檔案的收集、整理工作。另一方面，銀行檔案室也可應(yīng)用定期、不定期、集中征集的方式記錄銀行歷史、各項業(yè)務(wù)發(fā)展、主要智能活動，收集活動應(yīng)面向銀行全體員工，征集具有保存價值的照片、實物以及影像檔案，同時也應(yīng)為員工創(chuàng)造檔案利用的便利條件。通過各項活動的組織，使銀行全體員工參與檔案管理工作的意識進(jìn)一步增強，同時提高全體員工對檔案管理工作的支持程度。

（二）同時開展經(jīng)營業(yè)績與檔案管理工作

檔案價值具有一定的間接性，如果商業(yè)銀行僅重視檔案的經(jīng)營管理工作，卻對檔案工作缺少足夠的重視以及支持，將會對銀行業(yè)務(wù)發(fā)展以及風(fēng)險控制產(chǎn)生一定的制約作用，最終將會對銀行經(jīng)營管理整體水平的提升產(chǎn)生影響。為進(jìn)一步促進(jìn)商業(yè)銀行各項工作良好、健康的發(fā)展，應(yīng)同時開展經(jīng)營業(yè)績與檔案管理工作，創(chuàng)建并完善銀行檔案管理體制，使其與現(xiàn)代商業(yè)銀行發(fā)展要求相適應(yīng)，從實際工作出發(fā)，結(jié)合銀行自身實際特點進(jìn)行相應(yīng)檔案工作機構(gòu)的創(chuàng)建。另外，檔案工作的計劃、檢查、落實以及總結(jié)均應(yīng)與業(yè)務(wù)工作開展相同，并將銀行檔案管理工作完成情況融入績效考核中，使其與業(yè)務(wù)工作共同發(fā)展、提升。

（三）強化服務(wù)意識，提升服務(wù)質(zhì)量

將檔案管理工作貼近銀行業(yè)務(wù)，強化服務(wù)功能，促進(jìn)信息服務(wù)質(zhì)量的提升，才可實現(xiàn)檔案工作地位的提升，使銀行各部門對檔案管理工作支持程度進(jìn)一步提高。一方面，服務(wù)內(nèi)容要與商業(yè)銀行經(jīng)營發(fā)展需求相結(jié)合，實現(xiàn)檔案結(jié)構(gòu)的優(yōu)化、資料種類的豐富，積極進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)。另一方面，服務(wù)方式應(yīng)將銀行檔案管理部分優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，例如檔案種類齊全、時間連續(xù)、分類科學(xué)合理、檢索便利等，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)的決策提供依據(jù)，同時也能夠為銀行各方面業(yè)務(wù)的經(jīng)營開展提供高效、正確、快捷的數(shù)據(jù)資料。

（四）促進(jìn)檔案管理工作人員素質(zhì)的提升

首先，商業(yè)銀行需創(chuàng)建持證上崗制度以及專門檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度，使檔案管理人員能夠更好地掌握檔案管理規(guī)章制度以及專業(yè)知識，持續(xù)更新、完善檔案管理人員的知識。其次，要求檔案管理善于完善自我，彌補自身工作過程中存在的不足，積極主動展開檔案管理工作相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，促進(jìn)自身檔案管理水平的提升，培養(yǎng)自身創(chuàng)新意識，提高自身發(fā)現(xiàn)、解決潛在問題的能力;另外也要注意檔案管理工作人員良好宏觀分析能力的培養(yǎng)，使其能夠從推斷分析檔案資料過程中的獲得有價值信息，并良好進(jìn)行信息的開發(fā)利用。最后，還應(yīng)提升檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力，從而實現(xiàn)信息技術(shù)的良好應(yīng)用，促進(jìn)信息資源管理問題處理效率的提升。

（五）加大檔案資源的開發(fā)力度，展開特色材料的編研

內(nèi)容方面應(yīng)與銀行市場競爭策略、發(fā)展策略相符合，促進(jìn)自身獨特優(yōu)勢的形成。開展資料編研工作過程中，需圍繞銀行經(jīng)營管理活動展開，重點關(guān)注業(yè)務(wù)發(fā)展動態(tài)與市場熱點，為編研內(nèi)容的客觀性、廣泛性提供保障。另外也有進(jìn)行檔案結(jié)構(gòu)的進(jìn)一步優(yōu)化、資料種類的進(jìn)一步豐富化，深入挖掘并充分利用銀行檔案資源，使其能夠為銀行帶來更多的經(jīng)濟效益、社會效益。

（六）進(jìn)一步優(yōu)化服務(wù)，強化協(xié)作交流

首先，需要展開大力宣傳工作，有針對性地進(jìn)行檔案陳列展覽，提供咨詢服務(wù)。其次，加速網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)程，將檔案文獻(xiàn)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息數(shù)據(jù)庫，為檔案信息資源的利用提供方便、快捷條件，促進(jìn)檔案服務(wù)能力的進(jìn)一步提升。第三，強化協(xié)作交流，創(chuàng)建檔案協(xié)作工作小組，定期、不定期展開協(xié)作活動，實現(xiàn)檔案管理工作的探討與交流。最后，創(chuàng)建計算機檢索系統(tǒng)，展開多種檢索工具的編制，并進(jìn)行檢索途徑的增加，在最大程度上實現(xiàn)檔案信息的揭示，從而實現(xiàn)多角度檔案插座，為檔案利用提供便利條件，實現(xiàn)更為便捷、正確、及時的檔案開發(fā)利用，從而促進(jìn)檔案管理工作效率、服務(wù)質(zhì)量的提升。

四、結(jié)束語

銀行檔案是金融業(yè)的核心，與銀行客戶、企業(yè)法人、公共利益以及組織權(quán)益具有密切關(guān)聯(lián)，同時也影響著銀行發(fā)展前景、自身利益的保障。因此，需要進(jìn)一步強化商業(yè)銀行檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理水平的提升。

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