科研數(shù)據(jù)存檔工作探析

于喆 杜靜 高祥剛

摘 要：本文以海洋漁業(yè)類科研院所為例，對其科研項目結(jié)題驗(yàn)收后所產(chǎn)生的科研數(shù)據(jù)存檔的問題進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)存檔;科研數(shù)據(jù);科研項目檔案;數(shù)據(jù)質(zhì)量;檔案管理

科研數(shù)據(jù)是重要的無形資產(chǎn)，應(yīng)當(dāng)?shù)玫揭?guī)范的管理。數(shù)據(jù)存檔（Data Archiving）是將不再經(jīng)常使用的數(shù)據(jù)，遷移到一個單獨(dú)的存儲介質(zhì)或系統(tǒng)中來進(jìn)行長期保存的過程。[1]

海洋和漁業(yè)類的科研院所涉及學(xué)科和專業(yè)廣泛，包括海洋科學(xué)、海洋化學(xué)、物理海洋、海洋生物、地理信息、漁業(yè)資源、水產(chǎn)養(yǎng)殖、海洋經(jīng)濟(jì)等等，因此其在科學(xué)研究和業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)也是包羅萬象。本文以此類科研院所作為典型案例對科研數(shù)據(jù)的存檔工作進(jìn)行了探討和分析。

在傳統(tǒng)的科研項目檔案管理工作中，項目在結(jié)題驗(yàn)收后，其相應(yīng)的立項文件、合同、技術(shù)報告、驗(yàn)收報告等一系列的紙質(zhì)材料原件都將整理存檔，而項目中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)往往被忽略。數(shù)據(jù)作為科研項目的重要產(chǎn)出，對項目的工作、結(jié)論等起著重要的支撐作用，應(yīng)得到規(guī)范的保存，以便后期相關(guān)科研工作的追溯查閱。

圍繞科研項目工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)及其衍生數(shù)據(jù)為項目承擔(dān)單位的重要成果，應(yīng)作為無形資產(chǎn)妥善存儲。國務(wù)院辦公廳于2018年印發(fā)了《科學(xué)數(shù)據(jù)管理辦法》的通知（國辦發(fā)〔2018〕17號），對加強(qiáng)和規(guī)范科學(xué)數(shù)據(jù)的管理作出了重要的指導(dǎo)意見，科研項目的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，在原始材料存檔的同時，做好科研數(shù)據(jù)存檔工作。[2]

1 國內(nèi)外相關(guān)工作的開展情況

包括科研數(shù)據(jù)存檔在內(nèi)的科研數(shù)據(jù)管理工作需要管理制度先行、信息技術(shù)支撐、多方人員參與，才能順利完成。美國的頂尖科研機(jī)構(gòu)和管理機(jī)構(gòu)，如，美國國家衛(wèi)生研究院（NIH），美國科學(xué)基金會（NSF），美國國家海洋和大氣管理局（NOAA），自2003年開始，就相繼制定了科研項目中科學(xué)數(shù)據(jù)管理的相關(guān)制度，并在項目申請階段就要求提交一份詳細(xì)的數(shù)據(jù)管理報告。隨后，各頂尖高校自2008年開始，均制定了科學(xué)數(shù)據(jù)管理的相關(guān)規(guī)定，采用了如DMP、DMP TOOL、DMP Online等開源軟件來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的管理，科研人員、教職工、學(xué)生等多方參與的同時管理團(tuán)隊也提供各類咨詢和服務(wù)。[3]

在我國的一些重點(diǎn)高校，相關(guān)的工作已經(jīng)開展，一般由圖書館的“知識中心”作為牽頭部門，高校的信息中心作為技術(shù)支持、相關(guān)院系作為數(shù)據(jù)的提供方來完成（圖1），北京大學(xué)圖書館對社會研究、地球物理、大氣科學(xué)、計算機(jī)科學(xué)等10余個學(xué)科的科研數(shù)據(jù)不僅實(shí)現(xiàn)了歸類存儲，而且已經(jīng)有序地面向社會共享（https：//opendata.pku.edu.cn）。[4]

然而，在我國的一些中小型的科研院所未必有圖書館或文獻(xiàn)中心這樣的部門，同時科研數(shù)據(jù)是重要的科研成果產(chǎn)出，可歸為科研成果管理的一部分，結(jié)題項目數(shù)據(jù)的保存，可歸為數(shù)據(jù)檔案管理工作的范疇，如圖2，由科研管理部門牽頭組織，科研數(shù)據(jù)由各業(yè)務(wù)部門在結(jié)題時或周期性的在檔案管理部門的科研數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)存檔，由信息中心作技術(shù)支撐。[5]

2 數(shù)據(jù)分類和特性

海洋漁業(yè)類的科研院所涉及的數(shù)據(jù)類型較廣，主要包含：水文數(shù)據(jù)、水產(chǎn)養(yǎng)殖數(shù)據(jù)、資源調(diào)查數(shù)據(jù)、地理信息和遙感數(shù)據(jù)、生物基因數(shù)據(jù)、海洋漁業(yè)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)、調(diào)查類影像數(shù)據(jù)等，單個數(shù)據(jù)文件所占計算機(jī)的存儲的空間從幾KB（如數(shù)據(jù)表格）到幾GB（基因序列數(shù)據(jù)）不等。[6]對于科學(xué)數(shù)據(jù)并未作出詳細(xì)的保密等級分類，一般根據(jù)科研項目委托方的要求進(jìn)行處理，除委托方要求銷毀的數(shù)據(jù)或機(jī)密數(shù)據(jù)外，均應(yīng)存檔。數(shù)據(jù)的存檔與紙質(zhì)原件的存檔有著很大的不同，應(yīng)采用妥善的信息技術(shù)手段完成。[7]

科研項目完成后，數(shù)據(jù)的存檔和管理方式有多種：個人計算機(jī)、檔案室光盤、本地NAS、專線私有云等。

表1為各存儲方式表現(xiàn)指標(biāo)的對照參考，普通光盤在妥善保存的情況下其數(shù)據(jù)可保存10年以上，如需查詢需提出申請去檔案室借閱，整個過程不易監(jiān)管，便利性差。個人計算機(jī)的硬盤（包括移動硬盤）斷電的情況下數(shù)據(jù)最多保存5年，硬盤的物理特性導(dǎo)致其極易損壞，局域網(wǎng)NAS的磁盤陣列由于不斷電和不間斷的維護(hù)可以長期保存，建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)后可根據(jù)角色分配權(quán)限，并授權(quán)數(shù)據(jù)的訪問和使用。專線私有云的服務(wù)器可采用多種介質(zhì)存儲，對于數(shù)據(jù)檔案存儲多采用藍(lán)光光盤，實(shí)現(xiàn)大容量、低功耗的長期存儲。

表1中的經(jīng)濟(jì)成本主要指電力、維護(hù)、人員等綜合經(jīng)濟(jì)成本。光盤跟隨項目紙質(zhì)材料存檔成本很低，項目組自行以磁盤存檔成本會較高，且各項目組分散存儲自行管理顯然資源利用率更低。

近些年，涌現(xiàn)了阿里云、E華錄、浪潮等網(wǎng)絡(luò)資源供應(yīng)商。在有資質(zhì)的專業(yè)運(yùn)營商的支持下建立私有云的方式存儲管理數(shù)據(jù)，要比本地自行建設(shè)的成本更低，同時專線的私有云與互聯(lián)網(wǎng)物理隔絕可保證安全性。[8]

3 科研數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)信息技術(shù)部署方案

科研數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（Science Data Management System）架構(gòu)圖如圖3所示。系統(tǒng)運(yùn)行在私有云（Virtual Private Cloud）中，連接有數(shù)據(jù)庫，存儲介質(zhì)采用藍(lán)光存儲系統(tǒng)，保障其長期和低成本的存儲?？蒲腥藛T通過本地局域網(wǎng)的緩存系統(tǒng)中轉(zhuǎn)向私有云內(nèi)的SDMS匯交數(shù)據(jù)，同時SDMS也提供數(shù)據(jù)目錄清單查閱，用戶向管理人員申請即可授權(quán)獲取查閱數(shù)據(jù)。[9]

最簡單的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)可以FTP服務(wù)的方式呈現(xiàn)，也可使用國外高校開發(fā)的開源工具如DMP（Data ManagementPlatform）或者自行研發(fā)。對于高敏感數(shù)據(jù)，可設(shè)置保密工作室、無盤工作站等手段來進(jìn)行數(shù)據(jù)訪問，避免數(shù)據(jù)泄露。[10]

4 科研數(shù)據(jù)存檔工作的協(xié)調(diào)和推進(jìn)

科研數(shù)據(jù)存檔工作，需要管理部門、信息技術(shù)支持部門、科研業(yè)務(wù)部門多方參與。牽頭部門要充分考慮本單位的實(shí)際情況，制定完善的管理制度，向科研業(yè)務(wù)部門解釋清楚此項工作的目的和意義，避免誤解。[11]此項工作要與科研績效掛鉤，使科研項目的結(jié)題要與數(shù)據(jù)的存檔同步完成，避免科研部門的消極應(yīng)付情況發(fā)生。管理部門和項目組應(yīng)建立完善的數(shù)據(jù)質(zhì)量評價體系，對數(shù)據(jù)在產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、傳輸、存檔的過程中起到監(jiān)督作用。檔案管理員應(yīng)轉(zhuǎn)變思維，理解新時代檔案的新定義。