現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理研究

吳薇

摘 要：隨著現(xiàn)代公司的改革和發(fā)展，公司內(nèi)的各種管理任務(wù)也發(fā)生了重大變化。過去在規(guī)劃經(jīng)濟中所使用到的檔案管理相關(guān)體制已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代業(yè)務(wù)體系，除此之外，對于現(xiàn)代企業(yè)制度下的生產(chǎn)和運營要求也是很難達(dá)到滿足。因此，我們急需將傳統(tǒng)的檔案管理體制進(jìn)行改革創(chuàng)新，建設(shè)能夠符合現(xiàn)代企業(yè)需求的檔案管理體系，這是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展所不可避免的重要趨勢。本文主要談?wù)摰囊彩乾F(xiàn)代企業(yè)制度下對于企業(yè)檔案管理的相關(guān)研究，希望能夠為我國現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理做一些力所能及的事情。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代;企業(yè)制度;檔案管理;研究探討

對于企業(yè)的檔案進(jìn)行有效的管理，是企業(yè)管理最為基礎(chǔ)的一項工作，同時它也是確保企業(yè)的經(jīng)濟利益以及合法權(quán)益的重要工作，除此之外還能夠促進(jìn)保護(hù)歷史的真實樣貌，為我們留下一份珍貴的歷史遺產(chǎn)。該管理體系很好的完善和規(guī)定了對于企業(yè)檔案管理的相關(guān)組織制度以及體系，同時將它們做好了相應(yīng)歸納劃分，更是將其與現(xiàn)代企業(yè)的主管部門做好了有機結(jié)合。但是在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中，依然在實際工作中存在著很大的缺陷或是漏洞，亟須人們的解決，同時需要有人能夠提出相應(yīng)的對策，以防止和解決好存在的問題，用以最大程度改善企業(yè)檔案管理的工作，提高檔案管理的效率，讓企業(yè)體系可以更為完善健全。

一、企業(yè)檔案管理的相關(guān)原則

1.堅持真實性

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理最為主要的目的在于能夠為企業(yè)提供真實有效的信息資源，從而能夠幫助企業(yè)可以依據(jù)真實可靠并具有科學(xué)性的信息，做好相關(guān)決策。由此，我們能夠得出企業(yè)檔案管理第一需要堅持的原則便是真實性，也只有真實性信息才是有效的，因為一旦信息虛假，那么可能會給企業(yè)最終決策造成巨大錯誤，可能會嚴(yán)重威脅到企業(yè)發(fā)展，帶來巨大損失。因此，我們需要確保檔案信息的真實性，確保所記錄的相關(guān)檔案都是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中真實發(fā)生的，而不是虛假的信息，也只有這樣才能推進(jìn)企業(yè)做出正確、科學(xué)的決策。

2.堅持系統(tǒng)性

企業(yè)檔案管理工作具有系統(tǒng)性的特點，因此它也必須要遵循相關(guān)系統(tǒng)原則。換句話說，對于企業(yè)的各種文件、材料和信息等都必須按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行不同類別的歸納劃分，并且清楚而系統(tǒng)地提交記錄，以便在需要時可以快速找到它們。這樣相關(guān)工作人員在查找需要獲得的信息和文檔時，能夠大大提高工作效率。

3.堅持全面性

對于企業(yè)來說，最寶貴的資源在于它的企業(yè)檔案，因為這些檔案真實記錄著企業(yè)的發(fā)展歷史，以及它的真實生產(chǎn)經(jīng)營狀況。只要它與公司有關(guān)，無論任何信息都必須存儲在公司檔案中，并且任何內(nèi)容都不應(yīng)省略。因為只有這樣，才能有效確保企業(yè)檔案管理的全面性，使得相關(guān)工作人員可以更好地幫助公司開展未來的工作。

4.堅持有效性

企業(yè)在檔案管理中還應(yīng)該遵循有效性原則，確保采集的信息是有效性的。對于信息有效性的確定，可以從價值有效性和期限有效性這兩個層面來實現(xiàn)。首先，是價值有效性，企業(yè)獲取相關(guān)的信息和資源之后，要對得到的信息進(jìn)行篩選，并做好分類，對于有意義信息保留下來，對于沒有價值信息則可以及時排除，這樣才能在較短時間內(nèi)獲得更多可靠和真實信息，不占據(jù)存儲資源，凸顯檔案管理的優(yōu)勢。其次，是要確保信息期限的有效性。當(dāng)前我國已經(jīng)全面進(jìn)入了信息化時代，每天都會產(chǎn)生海量的信息，并且信息更新速度非?？欤虼嗽谶M(jìn)行檔案管理時，一定要選擇期限有效性的信息來實現(xiàn)管理。比如，企業(yè)通過信息平臺發(fā)布招標(biāo)公文等需求時，檔案管理部門要及時采集信息，并將相關(guān)的信息傳輸給相關(guān)的部門，由相關(guān)的部門結(jié)合現(xiàn)實需求來尋找有意向顧客。在這個過程中，就要確保檔案管理部門采集和發(fā)布的信息是在有效期限之內(nèi)。

二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中所存在的相關(guān)問題

1.檔案管理意識薄弱

伴隨著我國企業(yè)制度的不斷改革推進(jìn)，我國企業(yè)檔案管理有所改善，并且受到了越來越多人的關(guān)注。不過基于盈利的角度去看，我們能夠發(fā)現(xiàn)它與企業(yè)其他工作進(jìn)行比較，檔案管理工作仍然是企業(yè)工作中邊緣以及發(fā)展較為落后的一個工作內(nèi)容。這種現(xiàn)象出現(xiàn)原因更多在于中國企業(yè)檔案管理意識相對較弱，而且缺乏對于檔案管理重視程度。特別是隨著市場經(jīng)濟持續(xù)進(jìn)步，該行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者越來越多地關(guān)注企業(yè)經(jīng)濟利益，對于檔案更多是流于表面管理，對于那些似乎和公司經(jīng)濟利益不相關(guān)的工作往往采取忽略和輕視態(tài)度，又加上進(jìn)行檔案管理工作人員并沒有加強對于該工作的重要性認(rèn)知，因此只是將其簡單作為一項整理檔案的工作，所以自然而然會在進(jìn)行管理的時候，缺乏認(rèn)真的態(tài)度，總是草草了事。

2.檔案管理人員問題

企業(yè)檔案管理工作作為一項具有較強專業(yè)性以及機密性工作，它需要有專門的工作人員進(jìn)行專業(yè)檔案管理。但是因為大多數(shù)的企業(yè)對于這項工作并不怎么重視，因此很多企業(yè)并沒有著重招聘這一方面的專業(yè)人才，又加上我國對于這一類人才本就缺少，因此使得我國現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理很難達(dá)到其真正的需求。與此同時，大多數(shù)的企業(yè)又是極力追求經(jīng)濟效益，這也就是使得它們只是重視和招聘生產(chǎn)經(jīng)營上的人才，而不去招聘檔案管理的人才，甚至一些企業(yè)并不設(shè)置檔案管理的專業(yè)人員，只是讓別的部門的工作人員兼職做這項工作，結(jié)果可想而知，企業(yè)的檔案管理效率十分堪憂。又因為一些企業(yè)檔案管理的相關(guān)工作人員并沒有經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)學(xué)習(xí)，因此很可能導(dǎo)致檔案的缺失，影響檔案的正常運用，使得工作效率十分低下。除此之外，又因為不是專業(yè)管理人員，在進(jìn)行管理的時候，并不知道檔案如何合理分類，這也因此導(dǎo)致企業(yè)人員在查看獲取相關(guān)信息的時候，存在很大困難，無法讓檔案管理的真正價值得以體現(xiàn)，對檔案管理工作造成嚴(yán)重的影響。

3.檔案管理的相關(guān)設(shè)備較為落后

在當(dāng)前階段，我國企業(yè)對于檔案管理相關(guān)資源投入并不多，因此這也就導(dǎo)致很多企業(yè)用以檔案管理的相關(guān)設(shè)備十分落后，而且有的甚至在進(jìn)行檔案管理的時候，依然在使用傳統(tǒng)方法。例如，采取手工編輯又或是手工檢索等傳統(tǒng)方法，投入使用的現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備較少，因此造成很多因為人工疏漏所出現(xiàn)的問題或是一些錯誤，這樣極大阻礙了企業(yè)正常工作，而且稍有不慎，就可能將重要檔案資料丟失，造成企業(yè)不能得到有效進(jìn)步和發(fā)展。