基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑漫談

梅雪娟

摘要：伴隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，基層事業(yè)單位的改革進(jìn)一步深入，這也直接導(dǎo)致單位內(nèi)部檔案管理工作發(fā)生一定改變。在這樣的背景下，創(chuàng)新以往的檔案管理模式，可以在最大程度上滿足事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展需求，經(jīng)過不斷的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展取得一定成果，但在實(shí)際管理過程中還存在一些短板，為此本文就發(fā)展中存在的單板進(jìn)行分析，并找到實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的方法。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化;路徑

引言：

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是以人工的方式進(jìn)行的，而現(xiàn)代化信息化以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展能夠進(jìn)一步改善這一情況，且信息化管理也逐漸成為現(xiàn)代辦公室發(fā)展的主流方向。此種管理方法可以在最大程度上降低人工成本，為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益，為此在全新的時(shí)代背景需要重視單位檔案現(xiàn)代化的建設(shè)，確保單位管理以及發(fā)展的有效性。

一、目前基層事業(yè)單位檔案管理中存在的短板

（一）信息檢索效率較低

檔案既可以借助人工進(jìn)行檢索也可以借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行，而在全新的時(shí)代背景下借助信息媒體可以確保檢索任務(wù)的高效運(yùn)行。但結(jié)合相關(guān)的調(diào)查資料來看，部分基層事業(yè)單位在實(shí)際管理過程中，由于管理人員的管理理念落后實(shí)際發(fā)展，單一地認(rèn)為只要增加檢索工具的數(shù)量即可提升檢索效率，但這并未達(dá)到既定目標(biāo)，反之卻增加的檢索的難度，其效率降低。

（二）檔案管理制度未落實(shí)

結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行分析，當(dāng)前我國一些基層事業(yè)單位在檔案管理中存在檔案標(biāo)題欠缺、目錄確實(shí)等問題，出現(xiàn)這些問題的主要原因在于單位管理部門對檔案管理基層制度的制定以及落實(shí)并不到位。同時(shí)，雖然一些單位制定了有關(guān)的制度，但并未真正貫徹落實(shí)，導(dǎo)致檔案管理的作用并沒有被充分發(fā)揮，基層事業(yè)單位的檔案管理難以真正走向制度化以及規(guī)范化。

（三）檔案信息利用率較低

對基層事業(yè)單位而言，檔案在這些單位中具備較高的應(yīng)用價(jià)值，這樣不僅可以將之前的資料作為革新參考，為之后事業(yè)單位發(fā)展以及管理創(chuàng)新做好充分保障。但是一些調(diào)查顯示一些基層事業(yè)單位對基本的檔案管理不關(guān)注，導(dǎo)致相關(guān)資源并未被充分開發(fā)以及利用。

二、我國基層事業(yè)單位管理現(xiàn)代化對策

（一）做好基礎(chǔ)工作

這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)是保證檔案管理規(guī)范化的重要前提。對檔案管理工作來講，豐富的庫存以及完善的管理系統(tǒng)需要工作人員日常工作的積累，單憑短時(shí)間突破是難以達(dá)到目標(biāo)的，需要平時(shí)持之以恒的積累以及投入。筆者認(rèn)為，所有門類的檔案歸檔應(yīng)按年度及時(shí)完成，且需要完成檢索工具的編制以及編研資料的管理，其中要包括年度事件、實(shí)用案例等，并確保檢索工具的完善，進(jìn)而為之后檔案規(guī)范化管理做好充分保障。

（二）強(qiáng)化對檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)

在全新的時(shí)代背景下，檔案管理工作人員的工作能力、管理水平以及專業(yè)知識在很大程度上影響著檔案管理的整體水平。事業(yè)單位在重視檔案管理重要性的同時(shí)，需要落實(shí)必要的措施，提升管理人員的整體水平，確保檔案管理工作的有效開展。作為基礎(chǔ)事業(yè)單位檔案管理中的重要工作，管理人員整體能力決定著管理效果，為此為了切實(shí)提升檔案管理工作的效果，則需要重視檔案管理人員整體素質(zhì)的提升，借此來構(gòu)建一支強(qiáng)能力、具備前沿思想的管理隊(duì)伍。在當(dāng)前的時(shí)代背景下，基層事業(yè)單位的檔案管理人員不僅要掌握基本適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)的專業(yè)化知識，同時(shí)也需要具備一定的管理方面的能力，進(jìn)而為事業(yè)單位建設(shè)作出卓越貢獻(xiàn)。

（三）檔案綜合化管理

綜合化管理可以從以下幾點(diǎn)入手。第一，檔案庫房管理的現(xiàn)代化。在全新的時(shí)代背景下，基層事業(yè)單位為了提升檔案管理的有效性與安全性，需要建立現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，側(cè)重計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。結(jié)合一些事業(yè)單位的實(shí)踐情況來講，計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用可以在很大程度上方便對庫房的管理，這樣在監(jiān)視庫房的過程中，也可以對溫度、濕度等進(jìn)行管理，借此來保證檔案管理的安全性。第二，側(cè)重電子文檔的應(yīng)用。工作人員需要將文字檔案轉(zhuǎn)換為電子文檔，這樣可以方便管理人員進(jìn)行檢索以及檔案的應(yīng)用。管理人員需要運(yùn)用多媒體技術(shù)將文字、圖形等進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣在進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索時(shí)，則可以直接下載，這樣可以提升工作效率。第三，重視檔案目錄以及檢索的現(xiàn)代。當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及在很大程度上推動了檔案管理的發(fā)展，檔案目錄也由之前的手寫轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)打印。為此，在檔案目錄管理工作中，可以運(yùn)用相關(guān)的檔案管理軟件對檔案目錄以及相關(guān)資料進(jìn)行分類，隨后將其輸入計(jì)算機(jī)，用與之相關(guān)的軟件對錄入內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。第四，運(yùn)用圖軟件輔助。結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行分析，檔案管理的過程中不時(shí)會出現(xiàn)全新的檔案信息，其中較為常見的是檔案的節(jié)約或歸還情況，這可以借助計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行輔助管理，這樣不僅可以簡化管理人員的工作，也有利于工作者對檔案具體內(nèi)容進(jìn)行有效把握。

（四）創(chuàng)新管理觀念

針對之前所說，部分基層事業(yè)單位對檔案管理并不重視的情況，為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，則需要管理人員創(chuàng)新自身的管理理念，并在此基礎(chǔ)上制定全新的管理制度并引入全新的管理方法。社會相關(guān)部門需要重視此方面工作的宣傳，引起基層事業(yè)單位對檔案管理工作的重視，引導(dǎo)他們轉(zhuǎn)變自身的管理理念，進(jìn)而對相關(guān)工作進(jìn)行不斷創(chuàng)新，確保檔案管理能夠適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在關(guān)注的檔案管理工作之后，需要結(jié)合事業(yè)單位自身的實(shí)際情況，創(chuàng)新并完善檔案管理制度。當(dāng)前情況下，多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理制度依賴法律法規(guī)，因此在制定管理制度時(shí)需要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況以及發(fā)展需要，圍繞這些內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整、完善，從而確保檔案管理的安全性以及可靠性，從而充分發(fā)揮檔案管理制度的價(jià)值。同時(shí)，在管理上也可以引入更多專業(yè)人才，事業(yè)單位在人才招聘環(huán)節(jié)需要對管理人員進(jìn)行綜合評價(jià)，確保其業(yè)務(wù)能力以及專業(yè)知識可以推動事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

結(jié)語：

在全新的時(shí)代背景下，對檔案進(jìn)行有效管理，可以促進(jìn)基層單位的發(fā)展。對此，事業(yè)單位需要緊緊跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐，重視單位內(nèi)部檔案管理工作的發(fā)展，針對當(dāng)前管理中存在的不足，引入有效的管理方法，在提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)的同時(shí)，引入全新的管理體制以及方法，進(jìn)而有力推動我國基層事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展，為事業(yè)單位創(chuàng)造更多的利益。

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