大數(shù)據(jù)時(shí)代出租車費(fèi)報(bào)銷流程自動(dòng)化的探討

摘 要：2020年12月23日，國家發(fā)改委在《關(guān)于加快構(gòu)建全國一體化大數(shù)據(jù)中心協(xié)同創(chuàng)新體系的指導(dǎo)意見（發(fā)改高技〔2020〕1922號(hào)）》指出：加快構(gòu)建全國一體化大數(shù)據(jù)中心協(xié)同創(chuàng)新體系，是貫徹落實(shí)黨中央、國務(wù)院決策部署的具體舉措。以深化數(shù)據(jù)要素市場化配置改革為核心，優(yōu)化數(shù)據(jù)中心建設(shè)布局，推動(dòng)算力、算法、數(shù)據(jù)、應(yīng)用資源集約化和服務(wù)化創(chuàng)新，對于深化政企協(xié)同、行業(yè)協(xié)同、區(qū)域協(xié)同，全面支撐各行業(yè)數(shù)字化升級和產(chǎn)業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有重要意義。本文以出租車費(fèi)報(bào)銷流程自動(dòng)化為例，闡述大數(shù)據(jù)應(yīng)用為企業(yè)所帶來的巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);區(qū)塊鏈;出租車費(fèi)報(bào)銷;財(cái)務(wù)管理流程;財(cái)務(wù)管控

本文索引：曲溟. 大數(shù)據(jù)時(shí)代出租車費(fèi)報(bào)銷流程自動(dòng)化的探討[J].中國商論，2021（14）：-154.

中圖分類號(hào)：F239 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2021）07（b）--03

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為企業(yè)的管理理念轉(zhuǎn)型帶來新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，容量大、內(nèi)容廣、多樣性、速度快等都是大數(shù)據(jù)的特征。對于企業(yè)而言，要提升自身管理能力必須要迅速融入新思維、新模式，要直面大數(shù)據(jù)所帶來的顛覆性的數(shù)字化思維與傳統(tǒng)管理模式之間的碰撞。財(cái)務(wù)是企業(yè)內(nèi)部重要的管控部門之一，財(cái)務(wù)管理流程對企業(yè)的運(yùn)營和管理所產(chǎn)生的影響非常大。如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代，利用好新的技術(shù)和思想，建立新的管理模式，對企業(yè)在未來是否取得更大的發(fā)展，起著至關(guān)重要的作用。以出租車費(fèi)報(bào)銷的財(cái)務(wù)管理流程為例，對大數(shù)據(jù)模式下財(cái)務(wù)報(bào)銷流程自動(dòng)化的創(chuàng)新與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行探討。

1 問題的提出

企業(yè)差旅費(fèi)報(bào)銷制度是通過員工申請、管理者審批、財(cái)務(wù)人員審核的方式，來達(dá)到規(guī)范企業(yè)財(cái)務(wù)操作，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理，合理控制費(fèi)用支出的一種合規(guī)管理制度。

現(xiàn)行差旅報(bào)銷的主要對象有：機(jī)票、出租車票、高鐵票、船票、公交車費(fèi)、旅館酒店發(fā)票、餐費(fèi)發(fā)票等。其中，出租車發(fā)票是一種單張票據(jù)金額比較小，但票據(jù)數(shù)量比較多的重要財(cái)務(wù)憑證。并且因公用車的發(fā)票具有容易遺失，容易篡改用途，從法律和財(cái)務(wù)制度上都需要企業(yè)全責(zé)監(jiān)管的特性。

在電子票據(jù)出現(xiàn)以前，出租車發(fā)票是手撕票據(jù)。這類票據(jù)只體現(xiàn)了用車服務(wù)的金額以及用車的起始時(shí)間，不能識(shí)別出用車的起始地點(diǎn)跟途經(jīng)行程;有時(shí)紙質(zhì)發(fā)票會(huì)因油墨較淺而看不清具體信息;有時(shí)因?yàn)樗浩蔽恢闷疃荒塬@得全部必要信息;因此手撕出租車發(fā)票在使用跟監(jiān)管上存在著嚴(yán)重缺陷。

在電子票據(jù)出現(xiàn)后，雖然部分解決了紙質(zhì)票據(jù)的上述管控缺陷，但是用車人仍需要自行墊付車費(fèi)，還需要用車人在租車平臺(tái)上申請發(fā)票并傳送給本企業(yè)財(cái)務(wù)部門作為報(bào)銷憑證;另外一些企業(yè)財(cái)務(wù)部門要求用車人提交電子用車行程單以證明其辦公用途。因此在用戶體驗(yàn)的環(huán)節(jié)，電子發(fā)票的應(yīng)用還具有化繁為簡的巨大改善空間。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代到來之際，如果通過出租車平臺(tái)跟企業(yè)用戶做API端口對接實(shí)現(xiàn)了大數(shù)據(jù)自動(dòng)互交的話，則會(huì)對各關(guān)聯(lián)方帶來效率上的革命性提升，這也是區(qū)塊鏈技術(shù)在比特幣之外的又一個(gè)重量級的商務(wù)應(yīng)用領(lǐng)域。目前出租車報(bào)銷自動(dòng)化在基于網(wǎng)約車的社會(huì)接受度越來越高、標(biāo)準(zhǔn)化的API系統(tǒng)對接技術(shù)日趨成熟、并能直接給企業(yè)帶來降本增效的前提下，勢必會(huì)快速地被推廣應(yīng)用。如果大多數(shù)企業(yè)廣泛應(yīng)用這種大數(shù)據(jù)對接的方式，則社會(huì)溝通成本將會(huì)大大降低。

2 原有的報(bào)銷模式

打車報(bào)銷目前流行兩種發(fā)票方式。

一種是用傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票方式進(jìn)行結(jié)算。也就是用車人在服務(wù)結(jié)束后需要自行墊付服務(wù)費(fèi)，同時(shí)跟司機(jī)索要紙質(zhì)發(fā)票;然后用車人會(huì)自行保存該紙質(zhì)發(fā)票直到在企業(yè)開始申請報(bào)銷手續(xù);在企業(yè)管理者審批同意該報(bào)銷申請后，財(cái)務(wù)人員會(huì)對每一張發(fā)票進(jìn)行驗(yàn)真與查重，并進(jìn)行基于本企業(yè)財(cái)務(wù)政策的財(cái)務(wù)審核。

另一種是近年興起的以電子發(fā)票方式進(jìn)行結(jié)算。也就是用車人在自行墊付用車服務(wù)費(fèi)后，在租車平臺(tái)上填寫本企業(yè)信息來索取發(fā)票;然后用車人將電子發(fā)票的影像文件作為憑證向管理者申請報(bào)銷;最后由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核并做報(bào)銷款項(xiàng)的發(fā)放。

通過上述兩種發(fā)票報(bào)銷流程的描述可以知曉：

無論使用紙質(zhì)發(fā)票還是電子發(fā)票，在用車人體驗(yàn)的環(huán)節(jié)，都是由執(zhí)行該項(xiàng)事務(wù)的員工先行墊付費(fèi)用，并且要求員工在取得相應(yīng)合法合規(guī)的票據(jù)及附件后進(jìn)行報(bào)銷。繁瑣冗長的報(bào)銷手續(xù)降低了員工體驗(yàn)并占據(jù)了員工寶貴的工作時(shí)間。

在管理者審批的環(huán)節(jié)，限于現(xiàn)行發(fā)票內(nèi)容中只有金額跟起始時(shí)間的信息，管理者審核時(shí)的參考數(shù)據(jù)是不充分的。

在財(cái)務(wù)管控的環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)人員需要逐筆審核發(fā)票是否跟報(bào)銷申請單證相符，每張發(fā)票都要驗(yàn)真跟查重，對于審核通過的報(bào)銷費(fèi)用則需要分別打到各個(gè)員工的銀行賬號(hào)，因此財(cái)務(wù)操作員的人工業(yè)務(wù)單據(jù)處理量是巨大的。

3 基于大數(shù)據(jù)模式下的財(cái)務(wù)流程創(chuàng)新

當(dāng)前，是否能通過大數(shù)據(jù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)租車平臺(tái)跟企業(yè)的OA系統(tǒng)對接，從而實(shí)現(xiàn)員工不用墊資，員工不用手動(dòng)申請報(bào)銷，管理者在審批時(shí)有充分的參考信息，財(cái)務(wù)部門把逐筆審核變成批量管理的方法呢？

答案是肯定的。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，以租車平臺(tái)跟企業(yè)OA系統(tǒng)對接為前提，上述問題可以得到解決。以下是出租車報(bào)銷自動(dòng)化最優(yōu)的流程設(shè)計(jì)方案：

（1）員工在租車平臺(tái)的APP下訂單租車。

（2）用車結(jié)束后，用車信息會(huì)從租車平臺(tái)自動(dòng)傳送到企業(yè)OA系統(tǒng)的API端口。

（3）企業(yè)通過OA系統(tǒng)將報(bào)銷內(nèi)容推送到相應(yīng)負(fù)責(zé)人處進(jìn)行審批。

（4）經(jīng)審批同意后的信息會(huì)形成帶有詳細(xì)信息的采購訂單。

（5）企業(yè)財(cái)務(wù)跟租車平臺(tái)定期對賬后，進(jìn)行統(tǒng)一結(jié)算。

4 新模式的優(yōu)勢分析

上述大數(shù)據(jù)的應(yīng)用解決了出租車票報(bào)銷的三個(gè)問題。

4.1 大幅度提升了員工體驗(yàn)

因?yàn)槭褂昧斯珜慕Y(jié)算方式，員工在租車平臺(tái)的APP上訂車并完成行程后，不用自己墊付車費(fèi)從而減少了員工資金的壓力，這成為員工愿意積極使用該用車方式的內(nèi)驅(qū)動(dòng)力。

同時(shí)，在企業(yè)跟租車平臺(tái)批次結(jié)算（如每月結(jié)算）的前提下，員工在下車時(shí)不需要單獨(dú)索要發(fā)票，這樣除了規(guī)避發(fā)票丟失的風(fēng)險(xiǎn)之外，還節(jié)約了員工發(fā)票收集、發(fā)票管理跟發(fā)票傳遞的時(shí)間。

另外，如果用車信息從租車平臺(tái)自動(dòng)傳送到企業(yè)的OA系統(tǒng)，員工無需在企業(yè)OA系統(tǒng)中手動(dòng)提交出租車費(fèi)報(bào)銷申請。員工從繁瑣的報(bào)銷申請活動(dòng)中解放出來的時(shí)間會(huì)轉(zhuǎn)化為企業(yè)的生產(chǎn)力。

表1是一個(gè)報(bào)銷時(shí)間節(jié)約的試算模型。假設(shè)員工每次申請打車報(bào)銷需要5分鐘，那么對于一個(gè)打車比較頻繁的大型企業(yè)來說，每用車十萬次將會(huì)節(jié)約8333小時(shí)（注：各企業(yè)可以根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況，測算用車人每單報(bào)銷所用的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間）。

需要注意的是，盡管我們要極力通過自動(dòng)化來提高用戶體驗(yàn)，但是大多數(shù)企業(yè)都需要員工填寫因公用車的具體理由，所以在出租車平臺(tái)的APP上要將用車?yán)碛稍O(shè)置成必填項(xiàng)，并且該信息也要傳送到企業(yè)OA系統(tǒng)中，以確保管理者在審批的時(shí)候能夠參考員工填寫的用車?yán)碛蓙砼袛嘤密嚨暮侠硇浴?/p>

4.2 大幅度提升管理者的體驗(yàn)

通過大數(shù)據(jù)的傳輸，管理者在審批時(shí)能看到的信息包括：用車人、用車人所在的組織（行政組織/項(xiàng)目組）、打車起始地點(diǎn)、打車終點(diǎn)、上車時(shí)間、下車時(shí)間、動(dòng)態(tài)路線圖、用車?yán)碛?。這些全面完整的信息會(huì)幫助管理者做審批的客觀參考。由于用車大數(shù)據(jù)具有永久保存性、可追溯性和調(diào)用便捷性，所以管理者可以根據(jù)需要，在任何一個(gè)時(shí)點(diǎn)對任何存疑點(diǎn)進(jìn)行最深入的調(diào)查。

另外，現(xiàn)在租車平臺(tái)可以提供一些專業(yè)報(bào)表來幫助管理者提升管控力度。常見的報(bào)表格式有：各部門的打車金額/次數(shù)分析、項(xiàng)目的打車金額/次數(shù)分析、加班的打車金額/次數(shù)分析、每位員工的打車金額/次數(shù)分析、歷史上各個(gè)月份的打車金額/次數(shù)分析等，單次用車超過一定巨大金額的打車統(tǒng)計(jì)等。

4.3 大幅度提升財(cái)務(wù)管控體驗(yàn)

實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)系統(tǒng)對接以后，財(cái)務(wù)人員既不需要逐筆核對報(bào)銷申請內(nèi)容，也不需要逐筆核對發(fā)票真?zhèn)我约安橹?，并且不需要將?bào)銷費(fèi)用分發(fā)到員工銀行賬號(hào)了。 使用大數(shù)據(jù)對接實(shí)際上是把財(cái)務(wù)部門逐筆處理員工報(bào)銷的流程，優(yōu)化成了定期（一般是月度）跟供應(yīng)商對賬并結(jié)賬的流程。

企業(yè)跟供應(yīng)商進(jìn)行定期結(jié)賬時(shí)一般會(huì)協(xié)商一個(gè)賬期，賬期的長短則取決于供應(yīng)商跟用車企業(yè)之間的博弈。由表2可以看出，比較長的賬期會(huì)使得企業(yè)的現(xiàn)金流更為充盈，這也是大數(shù)據(jù)應(yīng)用給企業(yè)帶來的重大利益。

根據(jù)現(xiàn)行的市場實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，租車平臺(tái)的供應(yīng)商可以提供稅率為6%的增值稅專用發(fā)票，所以積極引導(dǎo)員工使用公對公的結(jié)賬方式可以幫助企業(yè)用進(jìn)項(xiàng)稅抵扣節(jié)約成本。由表3可以看出，在增值稅率為6%的前提下，企業(yè)每用車100萬元可以抵扣6萬元的進(jìn)項(xiàng)稅（注：各個(gè)租車平臺(tái)供應(yīng)商的增值稅率不同，可以根據(jù)實(shí)際情況測算可抵扣金額）。

從審計(jì)的角度來看，區(qū)塊鏈數(shù)據(jù)不容易被篡改，能夠?qū)崿F(xiàn)去中心化存證，保證數(shù)據(jù)可追責(zé)性和真實(shí)性?；谟密嚾说拇蜍囆袨槎a(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)在出租車公司、企業(yè)以及政府主管部門之間得到了互交使用，這其實(shí)就是一個(gè)區(qū)塊鏈大數(shù)據(jù)最典型的應(yīng)用。

5 結(jié)論與展望

大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的獲取量、處理量都是呈幾何級快速增長。對于任何一個(gè)以大數(shù)據(jù)為支撐的應(yīng)用，人類無法再用增加人手的簡單方式來對應(yīng)了。所以擁抱變革、用精準(zhǔn)的流程設(shè)計(jì)跟先進(jìn)的數(shù)字化工具來進(jìn)行業(yè)務(wù)管控是最科學(xué)的方法。

利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行出租車費(fèi)報(bào)銷流程的自動(dòng)化方案目前只在國內(nèi)初步興起，未來大多數(shù)企業(yè)都接納并采用的話，會(huì)大大提升整個(gè)社會(huì)的運(yùn)營效率。

與打車報(bào)銷流程的大數(shù)據(jù)應(yīng)用相似，對于機(jī)票、動(dòng)車、公交車、差旅住宿、餐飲等規(guī)模性采購的企業(yè)也可以考慮使用大數(shù)據(jù)對接的方式來實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，從而降低管理風(fēng)險(xiǎn)和管控成本。

未來隨著大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)的成熟，可以實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商、企業(yè)、政府、個(gè)人的區(qū)塊鏈數(shù)據(jù)的共享。區(qū)塊鏈技術(shù)的使用可以促進(jìn)各方之間的信任，約束機(jī)會(huì)主義行為，提高信息透明度，智能合約也會(huì)避免違約問題，由此提升企業(yè)運(yùn)營效率，從而推動(dòng)國家級數(shù)字化社會(huì)的形成。

參考文獻(xiàn)

中華人民共和國發(fā)展改革委員會(huì).關(guān)于加快構(gòu)建全國一體化大數(shù)據(jù)中心協(xié)同創(chuàng)新體系的指導(dǎo)意見（發(fā)改高技〔2020〕1922號(hào)）[EB/OL][2020-12-23]http：//zfxxgk.ndrc.gov.cn/web/iteminfo.jsp？id=17587

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Discussion on Automation of Taxi Fare Reimbursement Process

in the Era of Big Data

Deqin Huaqing Business Services Co.， Ltd.

QU Ming

Abstract： On December 23， 2020， the National Development and Reform Commission stated in the "Guiding Opinions on Accelerating the Construction of a National Integrated Big Data Center Collaborative Innovation System （Development and Reform High Technology [2020] No. 1922）"： Accelerating the construction of collaborative innovation system of national big data center is a specific measure to implement the decision and deployment of the Party Central Committee and the State Council. It is of great significance to deepen the government-enterprise collaboration， industry collaboration and regional collaboration， and comprehensively support the digital upgrading and industrial digital transformation of various industries by taking deepening the reform of data market configuration as the core， optimizing the construction layout of data center， and promoting the intensive and service-oriented innovation of computing power， algorithm， data and application resources. Taking the process automation of taxi reimbursement as an example， this paper expounds the huge economic and social benefits brought by the application of big data for enterprises. This article takes the automation of the taxi fare reimbursement process as an example to illustrate the huge economic and social benefits brought by the application of big data to enterprises.

Keywords： big data; blockchain; taxi fare reimbursement; process of financial management ; financial control