人工智能環(huán)境下高校檔案管理的策略分析

摘要：人工智能是計(jì)算機(jī)學(xué)科的分值，具有自身的特點(diǎn)，在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域都有所涉及和應(yīng)用。近年來(lái)，人工智能的出現(xiàn)，各種辦公自動(dòng)化、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促進(jìn)高校數(shù)字化建設(shè)迅速發(fā)展。高校檔案管理不僅僅局限于紙質(zhì)檔案管理，電子檔案管理體系在逐漸完善。本篇文章主要從人工智能的出現(xiàn)對(duì)高校檔案管理的影響、高校檔案管理的含義和特點(diǎn)、人工智能環(huán)境下高校檔案管理模式以及管理策略等幾個(gè)方面進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：人工智能;高校;檔案管理;策略

前言：高校檔案管理工作實(shí)際上是將學(xué)校在教學(xué)管理以及科研活動(dòng)中所形成的有價(jià)值的文件、圖表等不同載體形式的文件收集起來(lái)，并統(tǒng)一保管利用。傳統(tǒng)的檔案管理主要是紙質(zhì)檔案的保存，包括整理、編目以及提供利用，在信息化時(shí)代，高校數(shù)字化先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展以及人工智能的出現(xiàn)，檔案管理已經(jīng)不局限于紙質(zhì)檔案的保管，而是以磁盤、光盤等載體的各種形式的電子文件形式保存。檔案主體的變化給高校檔案管理工作的保管現(xiàn)狀帶來(lái)很大改變，因此，本篇文章對(duì)人工智能環(huán)境下的高校檔案管理工作進(jìn)行初步探討。

一、高校檔案管理的含義及特點(diǎn)

高校檔案是高校在教學(xué)活動(dòng)管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的教學(xué)文件，也是高校組成的重要組成部分。高效檔案管理工作主要包括加工、收集、整理、保管開發(fā)和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，隨著高校教研及科研活動(dòng)開展大量的教學(xué)文件和檔案不斷產(chǎn)生。

在人工智能環(huán)境下，高校檔案管理出現(xiàn)虛擬性、集成性及網(wǎng)絡(luò)性等特點(diǎn)。首先，虛擬性。教學(xué)檔案管理的虛擬性主要表現(xiàn)在檔案信息的集散性、數(shù)字化以及跨平臺(tái)性等方面。其次，集成性。高校教學(xué)檔案的集成化管理是從集成新視角去分析教學(xué)管理活動(dòng)，綜合運(yùn)用多種不同的手法和工具將人力、物力、硬件資源等有機(jī)結(jié)合并納入到檔案管理中，將教學(xué)檔案管理組織內(nèi)外的各種集成要素按照制定的模式進(jìn)行整合，使各要素之間取長(zhǎng)補(bǔ)短，動(dòng)態(tài)開放的創(chuàng)造性融合。

二、人工智能環(huán)境下高校大管理模式

關(guān)于人工智能的定義眾說(shuō)不一，斯坦福大學(xué)的教授將人工智能定義為“關(guān)于知識(shí)的學(xué)科，怎樣表示知識(shí)以及怎樣獲得知識(shí)并使用知識(shí)的學(xué)科”。人們普遍認(rèn)為人工智能是研究開發(fā)用于模擬延伸和擴(kuò)展的智能的理論方法。就檔案管理來(lái)說(shuō)，人工智能的發(fā)展主要是為檔案管理提供信息化服務(wù)的載體，使得檔案能夠更好地保管，以便利用。所謂的檔案信息化實(shí)際上是信息技術(shù)的成生管理、開發(fā)、利用檔案的過(guò)程。

從具體的操作來(lái)說(shuō)，高校檔案管理模式主要有以下兩種，首先是集成式的管理模式，這種管理模式是高校內(nèi)部的教學(xué)管理機(jī)構(gòu)或檔案管理機(jī)構(gòu)為主體所形成的一種教學(xué)檔案，是信息資源集中管理，并為之提供服務(wù)的模式。從具體操作來(lái)看，就是以這些機(jī)構(gòu)作為學(xué)校教學(xué)檔案信息管理對(duì)外服務(wù)中心，這些服務(wù)中心利用高配置的服務(wù)器建立專門的信息管理網(wǎng)站，通過(guò)internet提供校內(nèi)外使用。集成式管理模式是高校檔案管理的重要模式，教學(xué)檔案信息化管理與服務(wù)是一個(gè)有機(jī)的全方位全范圍的集成式管理，賦予教學(xué)檔案管理系統(tǒng)和動(dòng)態(tài)形式文件，使得各個(gè)環(huán)節(jié)更加標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，是重要的界面關(guān)系，納入檔案管理狀態(tài)進(jìn)行控制、協(xié)調(diào)和溝通。

三、人工智能背景下企業(yè)檔案管理策略

人工智能背景下，高校檔案管理工作要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思路，勇于創(chuàng)新，充分利用現(xiàn)有的智力和人力，以及計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)等條件，積極推進(jìn)高效檔案管理工作。在信息化時(shí)代，高校檔案管理工作應(yīng)該注重以下幾個(gè)方面的內(nèi)容，使得案管理工作在管理質(zhì)量和服務(wù)水平上得到有效提升。

1.高校要加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，辦公自動(dòng)化的普及高校數(shù)據(jù)量的增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作已經(jīng)不能適用于當(dāng)前發(fā)展的需求。高校檔案管理工作應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，利用當(dāng)前技術(shù)和先進(jìn)的設(shè)備建立數(shù)字化檔案管理體系，并將教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中所產(chǎn)生的資料歸檔并錄入系統(tǒng)，及時(shí)更新信息，保證信息的真實(shí)性。學(xué)?？梢栽O(shè)置學(xué)生個(gè)人賬號(hào)，通過(guò)個(gè)人帳號(hào)進(jìn)入管理系統(tǒng)并及時(shí)補(bǔ)充缺少的材料，在這一過(guò)程中，學(xué)生不僅是檔案的監(jiān)督者，也是維護(hù)者在一定程度上提高學(xué)生對(duì)檔案管理意識(shí)。因此，學(xué)校在發(fā)展的過(guò)程中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，并不斷完善管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。

2.轉(zhuǎn)變觀念，樹立人才興檔意識(shí)

高校檔案工作的開展離不開檔案工作者的有效管理。學(xué)校要加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，引進(jìn)具有檔案專業(yè)知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技術(shù)和具有開拓精神的檔案管理人員，從事檔案管理和開發(fā)工作。之外，一些高校領(lǐng)導(dǎo)缺乏學(xué)校檔案管理意識(shí)，在人員設(shè)備制度落實(shí)等方面存在一定的不足，這會(huì)直接導(dǎo)致檔案管理工作的滯后性，影響科研管理和服務(wù)水平的提升。在新時(shí)代背景下，高校要開展高水平、高質(zhì)量的檔案工作。在人才隊(duì)伍建設(shè)方面要注重以下幾個(gè)方面，首先提升檔案專業(yè)人才思想政治和專業(yè)素質(zhì)。其次，要求檔案管理人員熟悉掌握網(wǎng)絡(luò)信息管理的實(shí)踐技能以及數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，要求檔案管理人員要掌握數(shù)據(jù)庫(kù)和知識(shí)管理的基本知識(shí)，并能夠在檔案信息開發(fā)和利用中靈活運(yùn)用。

3.加快檔案信息資源建設(shè)

構(gòu)建數(shù)字化管理平臺(tái)，用先進(jìn)技術(shù)開展檔案管理工作，提升對(duì)大數(shù)據(jù)整理和應(yīng)用的重視有助于高校檔案可視化管理。高校要加快檔案信息資源建設(shè)，建立具有較高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是信息資源開發(fā)和利用不可或缺的條件。

總之，在人工智能時(shí)代高校檔案管理工作具有較大的發(fā)展空間，同時(shí)也面臨巨大的挑戰(zhàn)。學(xué)校要根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際情況，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷創(chuàng)新，優(yōu)化管理模式，整合各項(xiàng)資源構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，促進(jìn)高校教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)和利用，也實(shí)現(xiàn)高效教學(xué)和其他各類檔案信息資源的共享和建設(shè)，提升檔案工作管理效率和服務(wù)水平。

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作者簡(jiǎn)介：江先卡（1986），男，廣西來(lái)賓人，漢族，本科，無(wú)職稱，研究方向：高校檔案方向。

廣西科技師范學(xué)院 廣西壯族自治區(qū) 來(lái)賓 546199