尚佳 邢杰

摘要：近年來(lái)，我國(guó)的電力行業(yè)建設(shè)迅速，信息技術(shù)為人們的生活工作帶來(lái)便利，同時(shí)，信息技術(shù)在企業(yè)中也有廣泛的應(yīng)用，能夠幫助企業(yè)的管理者對(duì)企業(yè)的運(yùn)行實(shí)現(xiàn)精確掌控，促進(jìn)企業(yè)的轉(zhuǎn)型更加現(xiàn)代化。電力企業(yè)的檔案整理、收集、歸類(lèi)等管理工作在信息化時(shí)代的背景下開(kāi)展工作，需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行改革，讓電力企業(yè)的檔案管理工作能夠最大程度地實(shí)現(xiàn)電子化管理，在發(fā)展創(chuàng)新的過(guò)程中對(duì)我國(guó)電力企業(yè)電子檔案管理工作的質(zhì)量進(jìn)行升級(jí)改造，促進(jìn)電力企業(yè)的發(fā)展更加全面。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;電力企業(yè);檔案管理創(chuàng)新

引言

在新形勢(shì)下，企業(yè)檔案管理者需要有高效的工作效率、迅速的信息整合能力等，老舊的工作形式已經(jīng)不符合現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)發(fā)展。電力企業(yè)結(jié)合計(jì)算機(jī)或者人工智能，同時(shí)培養(yǎng)相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、加強(qiáng)監(jiān)管，可以給企業(yè)帶來(lái)更好的發(fā)展。新形勢(shì)下新的工作系統(tǒng)會(huì)給員工帶來(lái)自我的提升，給企業(yè)帶來(lái)更大的效益。

1電子信息時(shí)代電力檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

在信息技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展背景之下，計(jì)算機(jī)已經(jīng)被應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域之中，計(jì)算機(jī)技術(shù)不單單為人們的日常工作、學(xué)習(xí)、生活帶來(lái)便利，同時(shí)也帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。對(duì)于電力企業(yè)而言，電力檔案的管理是其內(nèi)部一項(xiàng)關(guān)鍵的工作，關(guān)乎到電力企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。在信息時(shí)代中，逐漸地加大了對(duì)電力檔案管理的要求。因此，仍然沿用傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足電力企業(yè)的發(fā)展需求，進(jìn)而在一定程度上阻礙電力企業(yè)的工作效率與工作質(zhì)量。作為電力企業(yè)，若想在根本上獲得良好的發(fā)展，就必須要提高對(duì)電力檔案管理工作的重視程度，加大對(duì)電力檔案管理工作創(chuàng)新的力度，只有這樣才能展現(xiàn)出電子檔案真正的作用，從而為電力企業(yè)帶來(lái)更大的經(jīng)濟(jì)效益。

2加強(qiáng)電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理存在的問(wèn)題

2.1 管理制度不完善

電力企業(yè)發(fā)展的同時(shí)企業(yè)文件檔案也會(huì)相對(duì)應(yīng)的變得更加復(fù)雜，品類(lèi)數(shù)量更多，電力企業(yè)首先應(yīng)該根據(jù)內(nèi)部需求完善對(duì)檔案管理人員的管理制度，管理制度的完善不僅能夠提高企業(yè)效益也能夠提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，但在目前環(huán)境下，電力企業(yè)管理模式相對(duì)陳舊，檔案管理人員的工作沒(méi)有強(qiáng)硬的時(shí)間點(diǎn)、沒(méi)有工作目標(biāo)、沒(méi)有一個(gè)工作閉環(huán)是由于企業(yè)對(duì)檔案管理人員沒(méi)有相應(yīng)的管理細(xì)則，行政部門(mén)對(duì)其沒(méi)有要求，有的企業(yè)及時(shí)就算有管理制度但也存放在角落，沒(méi)有管理人員進(jìn)行定期講解，只是在需要的時(shí)候拿出來(lái)一下，管理制度如同虛設(shè)。

2.2 管理水平不一致

在電力企業(yè)檔案品類(lèi)增加，內(nèi)容復(fù)雜的情況下，檔案管理人員中有些人不能夠及時(shí)找到檔案的管理要點(diǎn)，致使檔案管理效率不高。電力企業(yè)屬于國(guó)家企業(yè)，一般工作人員都為公務(wù)員，造成有些工作人員檔案服務(wù)水平不高，檔案工作不能有效地結(jié)合信息，合理利用，檔案沒(méi)有嚴(yán)格的編碼，比如員工內(nèi)部人員和員工外部人員檔案信息在同一個(gè)文檔里，19年的檔案盒17年的放在一起了，這樣以后找相關(guān)檔案的時(shí)候，找尋人員沒(méi)有目標(biāo)的同時(shí)還可能找尋不到。管理檔案人員并非為專(zhuān)業(yè)性人才或者前期未進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)等其他原因造成檔案管理水平不一。

3信息化時(shí)代電力企業(yè)電子檔案管理的發(fā)展建議

3.1發(fā)展電子檔案管理新方向，提高工作效率

電力企業(yè)的發(fā)展應(yīng)該與時(shí)代發(fā)展相融合，在信息化時(shí)代，促進(jìn)企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，建立電子檔案管理工作體系，促進(jìn)電力企業(yè)的檔案管理工作朝著信息化的方向不斷發(fā)展。在電力企業(yè)內(nèi)部建立電子檔案管理模式，需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行整理和劃分，把紙質(zhì)化的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，改變傳統(tǒng)檔案管理工作方式，在電子檔案管理中對(duì)細(xì)節(jié)處的工作進(jìn)行優(yōu)化，在保證完善電子檔案管理工作同時(shí)，不斷優(yōu)化電子檔案管理工作流程。在建立電子檔案的時(shí)候，要在對(duì)檔案的建立時(shí)間和儲(chǔ)存空間制定一個(gè)完整的工作標(biāo)準(zhǔn);電子化檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展培養(yǎng)優(yōu)秀人才，充分發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，不斷創(chuàng)造檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值。

3.2對(duì)電子檔案進(jìn)行整體化的管理

推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的整體發(fā)展，改變過(guò)去各部門(mén)對(duì)檔案的分別管理，避免檔案管理工作在企業(yè)內(nèi)部存在差異，無(wú)法形成統(tǒng)一的管理模式，影響檔案管理工作的發(fā)展。在信息化時(shí)代，在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)完整的檔案管理部門(mén)，把企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)的檔案集中起來(lái)進(jìn)行管理，有利于在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系，從而促進(jìn)電子檔案管理模式的建立。利用信息技術(shù)和電子化的方式管理企業(yè)的所有檔案，充分發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，對(duì)企業(yè)過(guò)去的發(fā)展做出總結(jié)，并根據(jù)市場(chǎng)的發(fā)展變化結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展條件，確保企業(yè)的發(fā)展能夠始終保持足夠的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，為企業(yè)的健康發(fā)展提供活力。

3.3為企業(yè)電子檔案的建設(shè)提供充足的資源支持

電子檔案管理的新模式，對(duì)基礎(chǔ)的設(shè)施有著較為嚴(yán)格的要求，必須滿足電子檔案管理工作所需的資源，提供足夠的軟硬件支持，為電力企業(yè)的檔案管理信息化改革打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在企業(yè)內(nèi)部成立專(zhuān)業(yè)化的電子檔案管理部門(mén)，并且適應(yīng)企業(yè)自身發(fā)展的需要建立電子化的檔案管理系統(tǒng)，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，這樣不僅能夠減少紙質(zhì)檔案所需的儲(chǔ)存空間，也能幫助工作人員極大地減少日常維護(hù)工作。電子化的檔案管理能夠有效避免紙質(zhì)檔案年久損壞的問(wèn)題，避免檔案信息丟失的問(wèn)題。為電子檔案管理工作提供硬件支持，為電子檔案管理工作人員配備專(zhuān)門(mén)的計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)施，并對(duì)這些硬件設(shè)施定期維護(hù)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部重要的電子檔案做好備份，避免電子數(shù)據(jù)的丟失。

3.4培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化的電子檔案管理工作人員

培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化的電子檔案管理工作人員，解決檔案管理工作中的問(wèn)題，引導(dǎo)著企業(yè)員工樹(shù)立正確的檔案工作意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視。因此，要在企業(yè)內(nèi)部培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人員，通過(guò)開(kāi)展專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、招聘專(zhuān)業(yè)化的高素質(zhì)人才，構(gòu)建電子檔案管理高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)。企業(yè)中原有的檔案管理工作人員，需要緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，在工作中不斷提高自身專(zhuān)業(yè)能力，吸收借鑒國(guó)外的優(yōu)秀檔案管理經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)企業(yè)的檔案管理更加先進(jìn)。企業(yè)需要由專(zhuān)業(yè)的監(jiān)督人員柜檔案管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督，監(jiān)督能夠讓檔案管理人員保持或者提升工作效率和質(zhì)量，監(jiān)督是企業(yè)管理必不可少的環(huán)節(jié)。監(jiān)督部門(mén)不僅要監(jiān)督檔案管理人員的日常工作環(huán)節(jié)，還要定期監(jiān)督工作人員的工作完成進(jìn)度和正確性。在當(dāng)前的電子化辦公的環(huán)境下，監(jiān)督部門(mén)要實(shí)時(shí)監(jiān)督管理人員對(duì)信息內(nèi)容的保密性，提高信息安全意識(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理平臺(tái)設(shè)置防火墻，計(jì)算機(jī)不可以插入U(xiǎn)盤(pán)，進(jìn)入電子檔案室不可以拍照，監(jiān)督人員如果發(fā)現(xiàn)關(guān)于信息安全隱患問(wèn)題應(yīng)該及時(shí)整改，并給相關(guān)人員作出警告或者懲罰，對(duì)于嚴(yán)重?fù)p害企業(yè)利益的人員及時(shí)交到行政部門(mén)。監(jiān)管部門(mén)應(yīng)該給檔案管理人員做出相應(yīng)的GPI考核，做到公平公正，考核內(nèi)容可以根據(jù)實(shí)際情況制定，歸檔的準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)完整性、查找效率、服務(wù)態(tài)度，信息安全等相關(guān)工作內(nèi)容都可以制定為考核標(biāo)準(zhǔn)，每月根據(jù)GPI完成度發(fā)放工資，根據(jù)完成效果進(jìn)行獎(jiǎng)罰。

結(jié)語(yǔ)

我國(guó)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，在一定程度上提高了對(duì)電力檔案管理工作的要求。對(duì)于電力企業(yè)而言，如果想要在根本上取得良好的發(fā)展，就需要對(duì)電力檔案管理工作機(jī)制不斷進(jìn)行創(chuàng)新、優(yōu)化，及時(shí)轉(zhuǎn)變管理思想觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，持續(xù)推進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、信息化建設(shè)，只有這樣才能在根本上提高電力檔案管理的質(zhì)量與效率，保障電力企業(yè)的可持續(xù)化發(fā)展。

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