淺析文書工作與檔案管理工作脫節(jié)現(xiàn)象

雷靜

摘要：論文從文書工作與檔案管理工作中存在的脫節(jié)現(xiàn)象出發(fā)，通過(guò)對(duì)這些現(xiàn)象的深入分析，進(jìn)而匯總、分類對(duì)應(yīng)的問(wèn)題。針對(duì)所述的幾類脫節(jié)現(xiàn)象，利用現(xiàn)存的文獻(xiàn)資料及社會(huì)上存在的新聞材料，再將現(xiàn)實(shí)現(xiàn)象對(duì)照理論依據(jù)分析說(shuō)明。最后提出做好文書工作與檔案管理工作的銜接工作建議。本論文根據(jù)新檔案法《中華人民共和國(guó)檔案法》中補(bǔ)充的條例為背景，適當(dāng)?shù)囊赃@些內(nèi)容做參照。

關(guān)鍵詞：文書工作;檔案管理工作;電子檔案;脫節(jié)現(xiàn)象

一、文書工作與檔案管理工作

（一）文書工作與檔案管理工作的基本流程

文書工作通常也叫文書處理工作，主要是指公務(wù)文書的形成，處理和管理的程序、手續(xù)等。文書的形成、處理需要有一系列的工作環(huán)節(jié)，形成一個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)流程，在這一流程中所做的一切都是文書工作。根據(jù)工作的需要和客觀實(shí)際，高質(zhì)量地形成機(jī)關(guān)地公文，科學(xué)地組織和準(zhǔn)確地處理機(jī)關(guān)的公文，有秩序而安全地進(jìn)行公文運(yùn)轉(zhuǎn)，完整而妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文地作用，有效地推進(jìn)機(jī)關(guān)工作，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)、為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。檔案管理工作用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家的各項(xiàng)工作服務(wù)。堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立國(guó)家檔案工作制度;科學(xué)地管理檔案，大力開發(fā)檔案信息資源，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理地現(xiàn)代化，使檔案管理工作更好地為黨的總?cè)蝿?wù)、總目標(biāo)服務(wù)，為建設(shè)社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明服務(wù)。其中文書工作包括發(fā)文工作和收文工作兩個(gè)方面，發(fā)文工作的流程為起草，審核，簽發(fā)，復(fù)核，登記，印制，核發(fā)。收文工作的流程有簽收，登記，初審，承辦，傳閱，催辦，答復(fù)。檔案管理工作流程為文件材料的價(jià)值鑒定，文件材料的收集，歸檔文件的裝訂，歸檔文件的分類，歸檔文件的排列，歸檔文件的編號(hào)，歸檔文件的編目，歸檔文件的裝盒，排架。

（二）文書工作與檔案管理工作的聯(lián)系

文書工作是檔案管理的基礎(chǔ)。我們知道文件的檔案是由文件的組合形成的。因此，文書工作的質(zhì)量不僅直接影響其自身的日常工作和企業(yè)管理的效果，而且對(duì)文件從后續(xù)流動(dòng)轉(zhuǎn)化為檔案后的質(zhì)量也有基礎(chǔ)的影響。檔案由各種文件構(gòu)成，所以文件工作的質(zhì)量，如語(yǔ)言文字能夠有效維持的時(shí)間、格式的統(tǒng)一性、語(yǔ)言的嚴(yán)密性和文件形成風(fēng)格的連續(xù)性等都是形成文件后直接影響未來(lái)使用質(zhì)量的關(guān)鍵。

二、文書工作與檔案管理工作的脫節(jié)現(xiàn)象

（一）文書工作與檔案管理工作人員的違紀(jì)

仝卓曾是一名嶄露頭角的歌手、影視演員，1994年出生在山西臨汾，畢業(yè)于中央戲劇學(xué)院，參與過(guò)多檔綜藝節(jié)目的錄制。2020年5月22日，仝卓在直播中聲稱，2013年參加高考時(shí)用了某些手段，把往屆生的身份改成了應(yīng)屆生，以偽造的應(yīng)屆生身份參加了解放軍藝術(shù)學(xué)院、中央戲劇學(xué)院等學(xué)校專業(yè)考試，同年6月參加高考并被中央戲劇學(xué)院錄取。此外，請(qǐng)托時(shí)任臨汾市堯都區(qū)委組織部副部長(zhǎng)趙國(guó)華、時(shí)任臨汾市第二中學(xué)副校長(zhǎng)段玉河等人，弄虛作假，嚴(yán)重違規(guī)，為仝卓辦理了中共預(yù)備黨員虛假手續(xù)。

（二）電子文件與電子歸檔的加入

《計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用》一文中闡述了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在有利于檔案信息的高效回收整理，有利于節(jié)約管理成本，有利于實(shí)現(xiàn)信息共享。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的具體應(yīng)用主要包括構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息管理系統(tǒng)，加快檔案管理一體化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的高效共享。

近年來(lái)，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，檔案管理工作也提出了越來(lái)越高的要求，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，文件信息的數(shù)量和種類越來(lái)越多，文件信息的載體也越來(lái)越多，紙質(zhì)文件中電子轉(zhuǎn)換為文件，大數(shù)據(jù)時(shí)代下應(yīng)做好新時(shí)期的文件管理工作，滿足企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理決策需求及機(jī)關(guān)單位的行政管理，實(shí)現(xiàn)各種信息資源的高效共享，統(tǒng)一文件管理標(biāo)準(zhǔn)。

現(xiàn)階段，很多單位的檔案管理工作仍存在很多問(wèn)題，主要是以人為的管理為主，整體工作效率下降，要想轉(zhuǎn)換成能夠利用文件資源的信息資源，就要善于開發(fā)和利用信息資源，使單位要應(yīng)用于管理的各個(gè)方面。

三、做好文書工作與檔案管理工作的銜接工作

（一）文書工作及檔案管理工作人員的素養(yǎng)

增強(qiáng)檔案管理者的專業(yè)能力素養(yǎng)，作為管理者，必須具備自己專業(yè)的檔案管理能力和相關(guān)素養(yǎng)以及知曉并嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》。檔案管理能力是指能夠?qū)⑽臅ぷ鞯膶I(yè)知識(shí)和相關(guān)專業(yè)知識(shí)運(yùn)用到管理工作中的能力。而且，專業(yè)的管理素養(yǎng)是指工作責(zé)任感、誠(chéng)實(shí)的工作態(tài)度、工作執(zhí)行心理等質(zhì)量，這些在單位的管理管理工作中發(fā)揮重要作用，使文件收集和保管工作順利進(jìn)行，以此為基礎(chǔ)，使相關(guān)企業(yè)的主管部門對(duì)文件管理人員進(jìn)行全面了解，根據(jù)管理人員的實(shí)際工作情況和階段性績(jī)效評(píng)價(jià)目標(biāo)，制定合理、適合檔案管理者的專業(yè)教育計(jì)劃方案，通過(guò)專業(yè)有效的培訓(xùn)，對(duì)教育內(nèi)容進(jìn)行先進(jìn)的要融合管理思想理念，使管理者在較短的時(shí)間內(nèi)掌握專業(yè)的文件管理知識(shí)功能，提高自身的工作素養(yǎng)，同時(shí)在教育結(jié)束后進(jìn)行科學(xué)的評(píng)價(jià)和評(píng)價(jià)，有效地把握教育的效果。如果發(fā)現(xiàn)不足之處，就要通過(guò)完善來(lái)提高管理者自身的專業(yè)能力素質(zhì)。

（二）文書工作及檔案管理工作的制度

科學(xué)改善單位文件的收集和保管方式，同時(shí)還要做好定期的檢查工作，保證文書檔案資料的真實(shí)性以及完整性，并且兼顧到每一個(gè)工作細(xì)節(jié)，使得各個(gè)部門以及整個(gè)企業(yè)對(duì)文書檔案的需求得到有效的滿足。第三，提高硬件設(shè)備的完善性。企業(yè)要引進(jìn)信息化的管理設(shè)備以及先進(jìn)的管理理念，加強(qiáng)文書檔案管理工作的信息化建設(shè)，提升文書檔案收集與歸檔的高效性。

（三）文書工作及檔案管理工作的監(jiān)督

在外部監(jiān)督上各行政區(qū)可制定自己區(qū)域的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行監(jiān)管，在原有的行政區(qū)域劃分上對(duì)各級(jí)各類單位進(jìn)行法律監(jiān)督管理，設(shè)置紀(jì)律檢察進(jìn)行專人專管。在內(nèi)部監(jiān)督上各單位要認(rèn)真貫徹執(zhí)行下發(fā)的文件，結(jié)合單位實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整單位結(jié)構(gòu)人員，改正錯(cuò)誤的工作方法，學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作方式與工作技術(shù)。做到正確領(lǐng)悟文件精神，有效接收文件指示，帶領(lǐng)相關(guān)檔案部門人員共同學(xué)習(xí)。指定專人負(fù)責(zé)單位檔案工作的檢查，對(duì)工作態(tài)度從好到差的人員進(jìn)行合理的賞罰。

（四）電子文件及電子檔案的解決方式

一是建立安全的網(wǎng)絡(luò)機(jī)制，加強(qiáng)資金投入，相關(guān)機(jī)構(gòu)在綜合監(jiān)督執(zhí)法文件管理工作時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)資金投入，重視文件管理工作，在工作過(guò)程中，應(yīng)將性能較好的軟件和選擇硬件設(shè)備，真正發(fā)揮文件管理的價(jià)值和作用，并在管理過(guò)程中建立相應(yīng)的懲罰機(jī)制。

二是加強(qiáng)兩者之間的共存性，紙質(zhì)文件將在未來(lái)很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)不會(huì)被淘汰。電子檔案管理也不會(huì)壟斷信息管理的前列。兩種方式必須隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)生存下來(lái)，共同完成文件信息的管理任務(wù)，他們共同生存的原因主要有以下幾點(diǎn)：首先，電子文檔的出現(xiàn)是在參考紙文件的基礎(chǔ)上形成的。在很多情況下，電子文檔的管理和完善要借鑒紙文件管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

三是加強(qiáng)兩種文件管理方式之間的相互作用，在紙質(zhì)文件與電子文件共存的基礎(chǔ)上，一定會(huì)出現(xiàn)較多的溝通機(jī)會(huì)。

四、結(jié) 論

綜上所述，上至國(guó)家部門下至工作人員要全面重視文書檔案管理工作，在國(guó)家法律條文和文件規(guī)定之下，檔案管理人員更應(yīng)全面重視檔案管理工作，積極運(yùn)用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立完善的文書工作與檔案管理工作體系。

（嘉興學(xué)院南湖學(xué)院 314033）