大數據下學生檔案管理

劉永新

摘要：在網絡環(huán)境下，高校檔案管理工作發(fā)生了很多變化，最突出的就是檔案管理的信息化、數字化。所以，在新的環(huán)境下，我們需要重新對學生的檔案管理工作進行分析、思考，借助信息技術更新檔案管理內容和形式，提高檔案管理的現代化水平。

關鍵詞：大數據下;學生檔案管理中圖分類號：A ?文獻標識碼：A ?文章編號：（2021）-18-125

引言

在新時代背景下，高職院校為了提高自身的管理能力，突出信息技術優(yōu)勢，通過開展有效的創(chuàng)新檔案工作，完善制度，保證各項工作的穩(wěn)步落實，規(guī)范信息化下高職院校學生檔案管理的方法。在學生檔案管理中，受到以往管理理念、管理方法滯后等問題的限制，學生檔案管理工作仍然采用紙質化的檔案管理方法，這種檔案管理模式的工作量大，而且信息錄入不及時，降低學生檔案管理及信息資源的獲取效率。結合上述問題，在信息時代下的高職院校學生的檔案管理過程中，從業(yè)工作者需要充分意識采用信息化對檔案進行管理是有優(yōu)勢的，落實有效的管理方案，實現資源共享的目的，節(jié)約成本，實現創(chuàng)新管理工作，為高校學生檔案管理工作創(chuàng)新提供充分支持。

一、網絡環(huán)境下高校學生檔案工作的現狀分析

（一）對高校學生檔案管理工作認識不足

很多高校對學生的檔案管理工作不重視，認為對學生的檔案進不進行管理不重要，只要做好教學工作就行。而許多學生也認為檔案管理是學校管理部門的事，和自己的關系不大，對自身檔案信息是否會泄露等并不重視，也并未積極配合管理人員做好檔案管理工作。加之，受到傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，導致一些檔案管理人員對檔案管理工作認識不足，認為工作的重點就是搜集學生的檔案，并歸檔，并未重視這些檔案的開發(fā)、實用。

（二）學生檔案管理隊伍的素質水平需要提高

在網絡時代下，對檔案管理人員的能力水平提出了更高的要求，管理人員既要有一個負責的態(tài)度，又要具備扎實的檔案管理理論知識，最重要的是要能夠熟練實用計算機技術等各項技術。但現在高校學生檔案管理隊伍整體的素質水平并不高，專業(yè)的管理人才更是少之又少，還有許多高校也并未配備專門的檔案管理人員，即便是有，也都是由其他專業(yè)教師來擔任，他們的專業(yè)素質水平得不到保證，學生檔案管理工作難以得到有效落實。

二、大數據下學生檔案管理策略

（一）構建科學化的檔案管理模式

第一，明確學生檔案管理人員的職責制度。在學校發(fā)展過程中需要實現學生檔案管理的規(guī)范性、科學化，提升管理者對于工作的認知，同時把檔案工作劃至到學校管理工作中，突出管理工作的規(guī)范性。在具體工作過程中要根據檔案內容、特點，構建合理化檔案以及層次化的管理規(guī)范，實現學生的檔案工作的全面發(fā)展。在檔案管理創(chuàng)新過程中，信息技術是管理者的重點，通過完善并執(zhí)行規(guī)范的管理制度，確保各工作的穩(wěn)定開展。第二，學生檔案管理需要不斷完善、落實。通過高職院校學生的管理工作，在制度落實中需要遵循以下內容：首先，通過信息化技術的運用，規(guī)范檔案管理工作的基本內容，并按照紙質檔案、音頻檔案以及文檔檔案的類型，細化檔案信息的歸檔方案，保證各個資源的科學分類，提高學生檔案資源的處理效率;其次，針對學生信息的不同特點，需要結合計算機技術，建立學生檔案目錄數據庫，通過各項信息資源以及檔案資源的科學管理，保證學生檔案信息有效歸類，實現學生檔案信息化的管理目的;再次，相關管理部門需要根據檔案工作的特點，細化資源的共享及查詢機制，加強對文檔的歸類處理，有效提高學生檔案資源的使用效率。最后，電子檔案及文檔資源一體化整合。與電子檔案管理有機結合在一起，在資源管理過程中，把信息技術及文檔的一體化管理作為中心，將計算機作為基礎，并通過學生檔案信息資源的網絡化處理，充分滿足學生檔案資源的一體化管理需求。如在學生檔案一體化建設中，需要結合網絡信息技術的優(yōu)勢，對學生的檔案進行歸檔處理，整個過程中，應該有專業(yè)的人員進行監(jiān)督，實現檔案管理的規(guī)范性。

（二）提高檔案管理人員的整體素質水平

高校已有的檔案管理人員大部分都是非專業(yè)出身的，缺乏專業(yè)檔案管理方面的知識、技術、經驗等，甚至有些檔案管理人員對以前的檔案管理方式應用的也不是很熟練，更不用說利用現代化的技術進行檔案管理了。所以，在網絡環(huán)境下，高校要加大對檔案管理人員的教育培訓，這是提高高校學生檔案管理工作質量的關鍵。具體如下：第一，營造一個好的學習環(huán)境，鼓勵自學。檔案管理人員要對自身工作引起重視，通過各種方式、渠道加強檔案管理方面知識的學習，對新時期最前沿的檔案管理知識有一個了解，并能夠準確把握檔案管理新動態(tài)，以豐富自身的知識儲備。第二，高校上級領導要給檔案管理人員提供一個外出實踐學習、進修的機會?？梢蚤_設各種類型的培訓班，對在崗管理人員進行培訓，也可以安排在崗人員到先進單位交流學習。第三，高校檔案管理部門人員要定期進行業(yè)務交流，對工作中存在的問題加以探究，以解決問題，共同做好學生檔案管理工作。第四，利用政策制度來約束和激勵檔案管理人員，讓他們能夠嚴格按照要求做好自身工作，留住更多的人才，組建一支業(yè)務水平高、技術水平高、素質好的骨干學生檔案管理隊伍。

結束語

總而言之，為實現信息化技術與學生檔案管理工作的融合，在檔案管理工作創(chuàng)新中，院校管理者需要認識到檔案管理的重要性，并結合以往學生檔案管理中存在的問題，細化信息化的學生檔案管理工作，展現信息化學生檔案管理的優(yōu)勢。對于專業(yè)的檔案管理人員，需要在信息時代背景下發(fā)揮自身的職能，通過學習信息化檔案管理內容、方法，提升對各數據信息管理效率，推進檔案管理工作的有效發(fā)展。

參考文獻

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