提高基層單位檔案管理效能的路徑研究

李德坤

摘要：眾所周知，基層單位的檔案管理是整個檔案工作的基礎(chǔ)，同時也是國家檔案中不可或缺的一部分，基層單位檔案收集、整理水平的高低直接關(guān)系到有關(guān)部門是否高效利用檔案，最大限度地發(fā)揮檔案信息的價值，助推社會的穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，基層單位一定要認(rèn)識到做好基層檔案管理工作的重要性，并立足于實際，不斷加強基層單位檔案管理，從整體上促使基層單位檔案管理效能提升。

關(guān)鍵詞：提高;基層單位;檔案管理效能;路徑研究

中圖分類號：A 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：（2021）-15-130

引言

目前，我國檔案管理工作在新時期背景下出現(xiàn)了巨大變化，呈現(xiàn)出檔案資源數(shù)據(jù)日益豐富、檔案信息愈加多元化的特征，加之計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作理念、方式、方法、管理制度逐漸暴露出越來越多的問題，難以順應(yīng)新時期的發(fā)展需求。在此形勢下，改革創(chuàng)新檔案管理工作刻不容緩。因此，研究新時期的檔案管理工作十分必要，是擺在我國各地、各級檔案機構(gòu)面前的重要任務(wù)。

一、提高基層單位檔案管理效能的重要性

第一，當(dāng)前我們正處在“雙創(chuàng)”的社會宏觀背景下，如何超越或突破傳統(tǒng)檔案管理模式是擺在基層單位檔案工作面前亟待解決的問題。在新時期，要想提高基層單位管理效能，就要堅持與時俱進，構(gòu)建科學(xué)、現(xiàn)代的檔案管理架構(gòu)，擺脫傳統(tǒng)檔案管理理念或是檔案管理系統(tǒng)的制約，通過科學(xué)的收集、保管檔案信息，以便最大化地發(fā)揮檔案的價值，從整體上促使檔案管理工作水平和效率提升，為相關(guān)單位的穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展提供強有力的保障。第二，有助于提高檔案資源的利用效率。在新時期，想要提高檔案管理效能，相關(guān)單位要投入人力物力，引入先進技術(shù)和管理方式。與此同時，檔案管理人員要與時俱進，加強學(xué)習(xí)，強化專業(yè)知識，充分利用信息技術(shù)，科學(xué)有序地對檔案資料進行收集、整理、編制、存儲。便于在使用檔案的時候，快速及時找到檔案信息資料，提高相關(guān)工作人員查找檔案的主動性，從整體上促使檔案利用效率提高。

二、提高基層單位檔案管理效能的路徑

（一）嚴(yán)把檔案形成環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案管理工作

眾所周知，檔案的形成會經(jīng)歷幾個環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)能否高效地完善在很大程度上關(guān)系到檔案的價值和質(zhì)量?；诖?，要求基層單位嚴(yán)格每個環(huán)節(jié)，科學(xué)、規(guī)范地管理檔案，促使檔案質(zhì)量提升?；鶎訂挝恍枳龊靡韵聨c：一是嚴(yán)格把好檔案收集關(guān)。在檔案管理中檔案收集是關(guān)鍵，倘若檔案管理人員檔案收集材料不齊全、質(zhì)量低，自然無法做好后續(xù)的檔案管理工作。對此，檔案管理人員需嚴(yán)格根據(jù)我國的法律法規(guī)，定期收集檔案，針對部分不符合相關(guān)要求或是標(biāo)準(zhǔn)的檔案，一定要嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或要求來處理。一般來說，基層檔案主要包含了音頻、視頻、業(yè)務(wù)等諸多類型的檔案，所以我們必須要明確每一個環(huán)節(jié)檔案管理人員的工作職責(zé)，將責(zé)任落到實處。二是基層單位需嚴(yán)把檔案整理關(guān)，將一些雜亂無章的檔案進行整理，檔案管理人員在這個過程中需要將收集來的檔案進行分類、排列、組合、存儲、編號，形成卷宗。上述這個過程是檔案形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，所以檔案管理人員要正確把握檔案特征，根據(jù)特征進行分類整理。與此同時，還必須要了解不同檔案之間的區(qū)別和聯(lián)系，此外還要了解檔案的價值，存儲方式，以便為后期的檔案利用或是保管奠定良好基礎(chǔ)。三是基層單位立足于實際構(gòu)建檔案整理具體標(biāo)準(zhǔn)，在這過程中，檔案管理人員一定要認(rèn)真整理檔案，注意檔案的完整性和“去偽”性，通過這樣的舉措，最大限度確保檔案的完整性，便于在之后的利用中最大限度地發(fā)揮檔案的價值意義。四是嚴(yán)把檔案存放關(guān)，儲存檔案主要是基于前期檔案收集、整理上分類存儲檔案，通常情況下，基層單位檔案都存放在檔案庫房中，為了防止或是規(guī)避檔案損壞，基層檔案要根據(jù)相關(guān)規(guī)定或標(biāo)準(zhǔn)使用指定檔案盒，同時制定好目錄、做好標(biāo)簽。針對一些重要且特殊的檔案，檔案管理人員還要在檔案盒的側(cè)面做好標(biāo)記，通過這樣的方式，在檔案盒上面清晰反映檔案資料，便于檔案管理人員查找。

（二）引入現(xiàn)代化檔案管理模式

傳統(tǒng)的依賴于手工操作的檔案管理辦法已經(jīng)落后于時代發(fā)展，其不僅會由于操作失誤影響檔案資料的準(zhǔn)確性，還會因檔案檢索不便而降低檔案資料的利用效率。為此，基層單位檔案管理人員要利用計算機技術(shù)優(yōu)化檔案資料的收集、錄入、整理、打印、檢索等各項步驟。這就需要檔案管理人員養(yǎng)成邊操作、邊學(xué)習(xí)的好習(xí)慣，跟隨檔案管理信息化變革的步伐使自身成長為具備互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的優(yōu)秀應(yīng)用型人才。此外，現(xiàn)代化信息技術(shù)的引入也推動了檔案整理歸檔過程的迭代，由傳統(tǒng)手工操作走向電腦操控，從而極大地提升了檔案管理工作的規(guī)范化程度。

（三）需要全面提高檔案管理人員的專業(yè)能力

基層單位的檔案管理工作需要配備專業(yè)的管理人員，對于基層單位而言，只有認(rèn)真做好專業(yè)化人才的管理，才可以在最大程度上發(fā)揮檔案管理的最大作用，才可以實現(xiàn)檔案管理可持續(xù)化發(fā)展。為此，首先需要做好檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅僅需要認(rèn)真做好專業(yè)知識的教育，還需要培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任感。通過上述方式，可以更好地培養(yǎng)每一位檔案管理人員自身端正的態(tài)度，以高標(biāo)準(zhǔn)的要求進行工作，同時，也能夠不斷地豐富自身的知識，在日常工作中，使用更加現(xiàn)代化的手段進行檔案管理。

結(jié)束語

總之，在基層單位管理中，檔案管理非常重要，因此，基層單位一定要認(rèn)識到這項工作的重要性，從而積極轉(zhuǎn)變管理觀念，深化檔案管理意識、嚴(yán)把檔案形成環(huán)節(jié)，加強人才隊伍建設(shè)，提高人員綜合素養(yǎng)，做好基層單位檔案管理工作，從整體上提高基層單位檔案管理效能，助推基層單位穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻

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