高校檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的合成研究

王熾

摘 要：伴隨著我國(guó)信息化時(shí)代的到來，各大高校的檔案管理已經(jīng)初步完成了信息化系統(tǒng)的建設(shè)，為各類信息數(shù)據(jù)的收集、處理、運(yùn)用提供了較大的變化，同時(shí)也減少了很大一部分人力資源的使用，大大提高了高校檔案信息管理水平。除此之外，基于OA系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，目前也在各大高校逐漸引入，用于各種數(shù)據(jù)信息的發(fā)布。為了加快高校信息化和數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程，檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)合成成為必然的發(fā)展趨勢(shì)，能夠滿足數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與存儲(chǔ)、系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定與傳輸安全、提高檔案信息管理效率等各種需求，從而在高校信息化系統(tǒng)中得到更好的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;數(shù)字化;OA系統(tǒng);效率

如今，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷成熟，帶動(dòng)了多種產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，對(duì)我國(guó)多個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生了重大的影響。其中，在各大高校的信息化管理中，檔案信息管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)均已經(jīng)陸續(xù)得到使用，并且在數(shù)據(jù)處理方面展現(xiàn)出了較大的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。不過，唯一不足之處在于目前許多高校中的兩大系統(tǒng)無法結(jié)合，導(dǎo)致各系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息無法分享，這對(duì)于高校信息化的建設(shè)而言是急需突破的難點(diǎn)。相關(guān)技術(shù)人員需根據(jù)兩大系統(tǒng)合成的需求，制訂科學(xué)、合理的設(shè)計(jì)方案，確保其具有較高的使用價(jià)值。

一、高校檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)合成的需求分析

1.數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與存儲(chǔ)需求

高校檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)中存在大量的數(shù)據(jù)信息，若采取一定的方式，將兩種系統(tǒng)進(jìn)行合成處理，那么意味著這些數(shù)據(jù)可以在任何某一個(gè)系統(tǒng)中搜索出現(xiàn)，對(duì)于數(shù)據(jù)使用者來說，這種舉措無疑更為便利快捷。在具體的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與存儲(chǔ)過程中，可以將公文的詳細(xì)信息在高校檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中錄入，所涵蓋的內(nèi)容有編號(hào)、公文的標(biāo)題、發(fā)表時(shí)間、單位等信息，在這些信息錄入后，對(duì)字段、電子公文的格式進(jìn)行設(shè)置，后將文字內(nèi)容、圖像信息等進(jìn)行存儲(chǔ)，將其放在特定的文件夾中，以便后期快速尋找與使用。針對(duì)公文數(shù)據(jù)、電子數(shù)據(jù)的歸檔方式，可采用實(shí)時(shí)歸檔的方式，也可以定時(shí)歸檔。其中，在定時(shí)歸檔前需要將歸檔的具體時(shí)間進(jìn)行設(shè)置，以便系統(tǒng)自動(dòng)完成歸檔。

2.系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和傳輸安全

在系統(tǒng)數(shù)據(jù)使用過程中，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保護(hù)。需要注意的是，數(shù)據(jù)的保護(hù)不僅涉及在原有數(shù)據(jù)的保護(hù)方面，對(duì)于數(shù)據(jù)的傳輸、使用、儲(chǔ)存過程中，也需要進(jìn)行保護(hù)，確保數(shù)據(jù)內(nèi)容的完整性和真實(shí)性，提高數(shù)據(jù)的使用效率，從而發(fā)揮出真正的應(yīng)用價(jià)值。另外，高校檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性狀態(tài)的維持，也是數(shù)據(jù)保護(hù)的一種體現(xiàn)。高校是國(guó)家教育場(chǎng)所，信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)包含著學(xué)校以及學(xué)生的各種信息。因此，必須做好系統(tǒng)的保護(hù)，避免數(shù)據(jù)遺漏或者遭受損壞，從而影響到數(shù)據(jù)的正常使用，給學(xué)校帶來不必要的麻煩與損失。

3.簡(jiǎn)化操作，提高檔案信息管理效率

將高校檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)相互結(jié)合，使得分散化的信息變得更加具體化，儲(chǔ)存方式也隨之改變，由紙質(zhì)格式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮痈袷剑蟠鬁p少了人力的勞動(dòng)，使得數(shù)據(jù)的整理、儲(chǔ)存、處理等多項(xiàng)工作方式得到簡(jiǎn)化，便于數(shù)據(jù)信息的有效管理。與此同時(shí)，在數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存與整理過程中，系統(tǒng)的處理可減少人為操作存在的誤差，對(duì)于遺漏或者不準(zhǔn)確的信息，也能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，促使檔案信息的使用價(jià)值進(jìn)一步提高。另外，原有的文件柜、文件夾將不再使用，節(jié)省了更多的空間，檔案管理人員的工作量也隨之減少，使得高校檔案信息化管理水平得到更大提升。

二、高校檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的合成方案設(shè)計(jì)

隨著我國(guó)信息化水平不斷提高，高校應(yīng)不斷加大信息化建設(shè)力度，基于高校檔案信息化管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)各自的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，以及信息化建設(shè)對(duì)兩者合成所提出的要求，學(xué)校應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用情況，對(duì)系統(tǒng)的合成方案進(jìn)行合理設(shè)計(jì)。

1.聯(lián)機(jī)傳輸文檔的歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)傳輸方式

在高校檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)合成方案設(shè)計(jì)過程中，想要實(shí)現(xiàn)兩者無縫連接，在聯(lián)機(jī)傳輸文檔歸檔方式的應(yīng)用中，需要借助一定的技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)。在網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)的支持下，設(shè)置數(shù)據(jù)接口程序，將電子公文數(shù)據(jù)向高校檔案信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行傳輸并完成數(shù)據(jù)的整理。具體操作方法為：將接口程序在OA系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)置，后在用戶頁(yè)面中顯示“歸檔”，在點(diǎn)擊按鈕后，進(jìn)入到了檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中。隨后，相關(guān)技術(shù)人員可以通過操作，將電子公文中的數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。在數(shù)據(jù)歸檔后，便會(huì)顯示“文件處理已結(jié)束”這一頁(yè)面，后再次出現(xiàn)“歸檔”按鈕。需要注意的是，兩次歸檔按鈕只能是具有導(dǎo)出數(shù)據(jù)權(quán)限的人才能看到并點(diǎn)擊。等到全部操作結(jié)束后，便完成了OA系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的歸檔處理，也就是很好地實(shí)現(xiàn)了兩大系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的融合。從具體的操作流程上來看，操作方法比較簡(jiǎn)單，并且容易操作。此外，歸檔按鈕只有擁有導(dǎo)出數(shù)據(jù)權(quán)限的人才能看到，確保了數(shù)據(jù)處理過程中的安全。在數(shù)據(jù)導(dǎo)出操作中，共存在單條導(dǎo)出和批量導(dǎo)出兩種選項(xiàng)。不過，考慮到導(dǎo)出的數(shù)據(jù)量較多。為避免單條導(dǎo)出后造成數(shù)據(jù)混亂，并且需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間。因此，不建議選擇這條導(dǎo)出選項(xiàng)。而批量導(dǎo)出操作簡(jiǎn)單，并且可以將多個(gè)數(shù)據(jù)一同導(dǎo)出，大大提高了工作人員的效率。此外，關(guān)于數(shù)據(jù)的寫入與導(dǎo)出操作的實(shí)施，存在實(shí)時(shí)與定時(shí)兩種方式，在傳輸過程中均可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化操作。其中，定時(shí)傳輸?shù)臅r(shí)間通常在夜間進(jìn)行，并在當(dāng)天完成信息數(shù)據(jù)的更新。實(shí)時(shí)傳輸?shù)臅r(shí)間通常在公文數(shù)據(jù)產(chǎn)生后進(jìn)行。

2.數(shù)據(jù)庫(kù)傳輸歸檔方式

高校一般規(guī)模相對(duì)較大，并且內(nèi)部存在多個(gè)部門，每個(gè)部門均負(fù)責(zé)不同的職務(wù)內(nèi)容。在各部門運(yùn)作過程中，對(duì)信息的需求以及產(chǎn)生的信息源均會(huì)存在一定的差異。除此之外，在各部門人員對(duì)信息系統(tǒng)的訪問時(shí)間、訪問方式、訪問類型會(huì)有所不同。以上情況的出現(xiàn)，導(dǎo)致各部門體系之間的信息很難進(jìn)行流通，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享與交換，導(dǎo)致“信息孤島”的出現(xiàn)。為解決這一問題的出現(xiàn)，在高校信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，必須加快高校檔案信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一整理，便于各部門人員對(duì)信息進(jìn)行有效使用，同時(shí)數(shù)據(jù)信息的共享與交換，能夠很好避免了“信息孤島”的出現(xiàn)，大大提高了數(shù)據(jù)信息的使用價(jià)值。除此之外，部分高校內(nèi)部信息系統(tǒng)的建設(shè)缺乏完善，在這方面的資金投入量少，導(dǎo)致信息水平處于落后的狀態(tài)?；诖?，高校的信息化建設(shè)應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，正視自身存在的問題，并尋求相應(yīng)的解決措施。另外，使用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，建設(shè)數(shù)字化校園，對(duì)高校檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行不斷完善，提高整個(gè)系統(tǒng)的技術(shù)含量與應(yīng)用價(jià)值，使其更好地服務(wù)于全校的師生。另外，針對(duì)學(xué)校不同的管理部門，包括人事管理、教務(wù)管理、辦公自動(dòng)化管理等，將其設(shè)置為系統(tǒng)的功能模塊，并對(duì)各模塊數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)資源的共享范圍進(jìn)行設(shè)定。為確保各個(gè)部門所使用的資源都能夠互相交換、共同分享，可將其劃分為系統(tǒng)中的子系統(tǒng)，不論是數(shù)據(jù)的集成還是補(bǔ)充，均能夠很好地展現(xiàn)。