學(xué)習(xí)新《檔案法》規(guī)劃企業(yè)檔案未來(lái)發(fā)展

莊輝

摘 要：本文將新《檔案法》中的精神與內(nèi)容同企業(yè)檔案實(shí)際工作場(chǎng)景相結(jié)合，力求通過(guò)對(duì)照新《檔案法》相關(guān)內(nèi)容對(duì)企業(yè)檔案工作開展相關(guān)的基礎(chǔ)工作、核心工作、保障工作三個(gè)工作層面發(fā)展的探究，達(dá)到規(guī)劃企業(yè)檔案未來(lái)發(fā)展，對(duì)我國(guó)企業(yè)檔案工作未來(lái)發(fā)展的理論思考和實(shí)踐工作的預(yù)判的目的。

關(guān)鍵詞：《檔案法》;企業(yè)檔案

2020年6月20日，經(jīng)第十三屆全國(guó)人大常委會(huì)第十九次會(huì)議審議、表決，通過(guò)了新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》，新《檔案法》經(jīng)由國(guó)家主席習(xí)近平簽署主席令，于2021年1月1日正式施行。這是中華人民共和國(guó)檔案法治建設(shè)過(guò)程中一個(gè)新的里程碑，也是1988版《檔案法》自施行以來(lái)的首次修訂，新的《檔案法》的修訂和完善有利于各級(jí)檔案部門進(jìn)一步規(guī)范檔案工作，更好發(fā)揮檔案在推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化中的基礎(chǔ)作用，《檔案法》的修訂必將對(duì)習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義檔案事業(yè)更高質(zhì)量的發(fā)展產(chǎn)生重大而且深遠(yuǎn)的影響。

作為國(guó)有大型企業(yè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)好新修訂的《檔案法》，做到學(xué)懂弄通悟透，是我們做好企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)，也必將成為今后一段時(shí)間內(nèi)我們做好企業(yè)檔案工作的行為準(zhǔn)則。本文將新《檔案法》的精神、內(nèi)容同企業(yè)檔案工作實(shí)際場(chǎng)景相結(jié)合，通過(guò)對(duì)照新《檔案法》相關(guān)內(nèi)容對(duì)企業(yè)檔案工作發(fā)展體系的構(gòu)建以及基礎(chǔ)工作、核心工作、保障工作三個(gè)層面發(fā)展的探究，達(dá)到規(guī)劃企業(yè)檔案未來(lái)發(fā)展，對(duì)我國(guó)企業(yè)檔案工作未來(lái)發(fā)展的理論思考和實(shí)踐工作預(yù)判的目的。

一、對(duì)于企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作層面的思考

1.突出做好企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作的定位

企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作是鞏固和做好企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)，是做好企業(yè)檔案工作的根基和立命之本。如何做好企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作，新《檔案法》提出了包括依法建立相關(guān)企業(yè)檔案工作責(zé)任制、依法健全企業(yè)檔案管理制度、加強(qiáng)對(duì)檔案的開發(fā)利用、采取有效措施做好檔案保護(hù)工作、保證檔案安全、做好檔案信息化建設(shè)等方面的要求。因此，做好企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作，應(yīng)該把握好“新”與“舊”的關(guān)系，明確“新”指的是隨著新一代信息技術(shù)的發(fā)展和檔案文化需求而改變的檔案業(yè)務(wù)場(chǎng)景;“舊”指的是企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作的責(zé)任和環(huán)節(jié)，是長(zhǎng)久以來(lái)形成的企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)和固有模式。人工智能作為新一代信息技術(shù)的代表，其核心要素包括事物規(guī)則、數(shù)據(jù)信息、計(jì)算設(shè)備與算法。企業(yè)檔案部門產(chǎn)生龐大數(shù)據(jù)資源，對(duì)于企業(yè)發(fā)展和社會(huì)相關(guān)領(lǐng)域的進(jìn)步是不可缺少的“資源”，因此將企業(yè)檔案基礎(chǔ)層面工作做好，順應(yīng)新一代信息技術(shù)發(fā)展的站位需求，才能確保數(shù)據(jù)資源的質(zhì)量和利用效率。

2.強(qiáng)化檔案規(guī)范和安全思維

企業(yè)檔案工作的未來(lái)發(fā)展離不開檔案工作精細(xì)化流程的規(guī)范和各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的貫徹執(zhí)行，以及檔案意識(shí)的堅(jiān)持和恪守。關(guān)于如何做好檔案規(guī)范和安全思維工作，新《檔案法》提出要嚴(yán)格做好檔案工作相關(guān)責(zé)任制度的落實(shí)，嚴(yán)格按照歸檔制度做好檔案的收集、整理、保管、利用等管理工作，確保檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范、達(dá)標(biāo);對(duì)于特定時(shí)期，如“新冠肺炎疫情”防控工作，新加了委托協(xié)議、服務(wù)內(nèi)容、保密安全規(guī)定等方面要求，并對(duì)相關(guān)聯(lián)的法律責(zé)任要求也做出了規(guī)定;對(duì)于檔案新載體的管理模式以及檔案的處境形式等提出了相關(guān)要求，這些對(duì)于依法健全檔案管理制度的新條款規(guī)定有利于企業(yè)檔案工作機(jī)構(gòu)在科學(xué)總結(jié)、總體立足企業(yè)治理和把握檔案工作實(shí)踐的基礎(chǔ)上，深刻貫徹、領(lǐng)會(huì)新《檔案法》中蘊(yùn)含的規(guī)范、防控風(fēng)險(xiǎn)等具有指導(dǎo)意義的觀點(diǎn)和思路，推動(dòng)企業(yè)檔案工作體系向著更加系統(tǒng)、合規(guī)的方向發(fā)展。新《檔案法》中對(duì)于建立安全工作機(jī)制、落實(shí)問(wèn)責(zé)制度的安全思維體現(xiàn)出檔案工作為貫徹落實(shí)總體國(guó)家安全觀而推進(jìn)的系統(tǒng)性制度安排，在維護(hù)企業(yè)檔案工作安全管理方面發(fā)揮作用，有效提升企業(yè)檔案安全能力，防止突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)，更加有力地推進(jìn)企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作的發(fā)展。

3.加大對(duì)專業(yè)和業(yè)務(wù)思維的強(qiáng)化

隨著國(guó)有企業(yè)改革攻堅(jiān)的進(jìn)一步推進(jìn)，國(guó)有企業(yè)壓縮管理層級(jí)，施行扁平化管理工作的要求，檔案部門面臨著被“合并化”和“邊緣化”的可能，如何保持獨(dú)立和避免“被合并”“被邊緣”已經(jīng)成為企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)需要思考的課題。首先，要在基礎(chǔ)工作層面中更多融入檔案“專業(yè)思維”，強(qiáng)化檔案專業(yè)自信，否則企業(yè)檔案工作就可能成為無(wú)源之水或者無(wú)本之木。檔案專業(yè)自信的培養(yǎng)需要在開展基礎(chǔ)工作中做到學(xué)思踐行，知行合一，用專業(yè)檔案理論指導(dǎo)實(shí)際工作。這體現(xiàn)在檔案基礎(chǔ)工作各個(gè)環(huán)節(jié)所展現(xiàn)出的責(zé)任感與使命感;其次，檔案基礎(chǔ)工作既包括專業(yè)理論，又要結(jié)合專業(yè)實(shí)踐與方法，進(jìn)而形成“檔案專業(yè)素養(yǎng)”，最終養(yǎng)出“檔案專業(yè)自信”。因此，強(qiáng)化檔案專業(yè)自信，應(yīng)該秉持專業(yè)自覺(jué)才能夠更好地為企業(yè)檔案工作“從哪里來(lái)”“到哪里去”指明方向。

二、對(duì)于企業(yè)檔案核心工作層面的思考

1. 實(shí)現(xiàn)“檔案信息化的再出發(fā)”

第一，要有“再”的數(shù)據(jù)思維。新《檔案法》增加了“檔案信息化建設(shè)”專章，在推動(dòng)信息化建設(shè)，開辟檔案管理現(xiàn)代化新的發(fā)展途徑方面提出“沒(méi)有信息化就沒(méi)有現(xiàn)代化”的新主張。新《檔案法》將檔案信息化納入各級(jí)檔案部門信息化發(fā)展規(guī)劃的要求，為各級(jí)檔案部門加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)、做好檔案信息化時(shí)代的電子檔案保護(hù)、利用等方面做了明確的規(guī)范。比如，如何鞏固傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果，做好檔案數(shù)字資源的安全保存及有效利用，關(guān)于電子檔案來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的規(guī)定，尤其是電子檔案可作憑證使用，其與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力等等，為企業(yè)做好檔案信息化工作提供了明確的規(guī)范和具體的做法，必將對(duì)各級(jí)檔案部門更好開展檔案信息化工作指明方向、拓展思路。在實(shí)際工作中怎樣利用數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)完成的數(shù)字化的電子檔案內(nèi)容進(jìn)行分析、整合，是企業(yè)檔案部門要考慮的問(wèn)題，這一點(diǎn)也是檔案學(xué)界普遍關(guān)注的熱點(diǎn)。要實(shí)現(xiàn)檔案從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)型，就要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)組織粒度細(xì)化，從面向目錄信息管理檔案的粗粒度管理，到面向計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理檔案頁(yè)面的中粒度管理，到面向字符管理檔案內(nèi)容信息的細(xì)粒度管理，不應(yīng)只重視存儲(chǔ)或存檔的文檔或記錄的數(shù)量，而應(yīng)該關(guān)注怎樣實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的識(shí)別、抽取、使用與分析。筆者認(rèn)為企業(yè)檔案部門通過(guò)強(qiáng)化“數(shù)據(jù)”思維在未來(lái)OCR技術(shù)智能發(fā)展的情況下，可以達(dá)到促進(jìn)企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)檔案信息化從數(shù)據(jù)化向智慧化方向發(fā)展的目的。