新形勢下實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化問題探討

張艷麗

摘要：隨著我們時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，我們在檔案管理方面也取得了長足的成就，按照新經(jīng)濟(jì)環(huán)境的要求，檔案管理也在科學(xué)規(guī)劃中逐步推進(jìn)，檔案的科學(xué)管理水平也在不斷提高，這最終有助于鞏固薄弱的民族文化，現(xiàn)階段檔案管理人員的重點(diǎn)是科學(xué)的檔案管理和提升，本文分析了在新條件下提高檔案管理科學(xué)水平的策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)水平;有效路徑

檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，現(xiàn)代檔案管理需要適應(yīng)形勢，對傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)使其更有效，為檔案的使用打開先機(jī)，并為檔案的使用創(chuàng)造條件。

一、科學(xué)檔案管理的意義

開展檔案管理的科學(xué)工作，意義在于以科學(xué)理論為主要指導(dǎo)，進(jìn)一步理順檔案管理工作，在科學(xué)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，為最終實(shí)現(xiàn)信息化、規(guī)范化發(fā)展提供可靠保障，隨著時(shí)代的快速發(fā)展，檔案管理的地位和作用越來越明顯，逐漸滲透到更廣泛的行業(yè)，滲透到現(xiàn)代社會生活的各個(gè)領(lǐng)域，它的科學(xué)管理水平將對決策過程產(chǎn)生重大影響要做到這一點(diǎn)，要真正提高檔案管理的意識，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化水平，是提高我國軟文化實(shí)力和適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展趨勢，保證檔案管理健康發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要、高質(zhì)量發(fā)展的重要路徑。

二、檔案狀況及存在的問題

（一）檔案重視不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人，包括一些管理人員，都明白檔案管理不重要，業(yè)務(wù)工作的寫作和存儲，不是單位的基礎(chǔ)性工作，不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只有"好托盤"不丟，不泄露秘密，能處理外部來電和文件檢查，這說明有些人對檔案工作不了解，而這種對檔案工作的忽視，并不能滿足目前的管理需要。

（二）個(gè)人檔案的移交過程不太順利，不需要特別注意。大多數(shù)檔案管理人員沒有全職工作，并因此在被解聘或者調(diào)離的情況下，檔案、手續(xù)和手續(xù)的移交不按程序進(jìn)行，不進(jìn)行核實(shí)，不進(jìn)行清理，簽名沒有簽字，導(dǎo)致檔案、材料等數(shù)量的責(zé)任，甚至有人認(rèn)為檔案的移交只是一套鑰匙，導(dǎo)致人事檔案傳輸過程不一致，以及人事檔案管理硬件存在缺陷，以及檔案管理人員缺乏培訓(xùn)。

（三）管理能力薄弱，管理水平低，管理落后.大多數(shù)員工沒有接受過檔案管理方面的培訓(xùn)，缺乏關(guān)于檔案重要性、檔案管理要求、收集、處理、歸檔、熔化等操作以及檔案收集的充分信息。大多數(shù)檔案管理人員都在多個(gè)崗位上工作，對檔案工作重視不夠.有的檔案資料不夠準(zhǔn)確，而檔案材料更新不及時(shí)、準(zhǔn)確，使檔案材料不準(zhǔn)確、不準(zhǔn)確，導(dǎo)致個(gè)人檔案填寫不全。

（四）檔案管理人員缺乏關(guān)于檔案重要性的信息。妨礙檔案工作人員本人和檔案工作人員及時(shí)補(bǔ)充、澄清和更新檔案中缺失的材料;人事檔案管理主要是通過工作人員所承擔(dān)的職能相結(jié)合的方式進(jìn)行的，非專業(yè)人員.由于缺乏專業(yè)知識和時(shí)間，檔案管理員也不能及時(shí)獲得該領(lǐng)域的新知識和新技術(shù)檔案管理。

（五）檔案管理員對個(gè)人檔案的重要性認(rèn)識不夠.認(rèn)為工作做得好，檔案就可以用.忽視個(gè)人檔案，有些人甚至不知道自己的個(gè)人檔案在哪里，甚至有些人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)該存放在自己的房間里;有些要存檔的材料不能及時(shí)交給檔案管理員。

三、更新檔案管理理念，科學(xué)管理檔案

（一）定位準(zhǔn)確

在大小國家，在一個(gè)單位內(nèi)，檔案管理是經(jīng)濟(jì)工作的重要內(nèi)容，而它們都是為經(jīng)濟(jì)服務(wù)的，只有自覺地將檔案融入企業(yè)，才能取得真正的成果.

（二）措施得當(dāng)

1.促進(jìn)檔案管理從儲存庫向使用形式的功能性轉(zhuǎn)變。為了使用和反映它們的價(jià)值。如何將“死檔案”轉(zhuǎn)化為“活信息”和“生命資源”，最大限度地發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，是新時(shí)期檔案管理的一項(xiàng)重要任務(wù)。

2.促進(jìn)檔案管理由傳統(tǒng)向科技的轉(zhuǎn)變，充足的科技是提高檔案管理水平的重要而有力的媒介。目前，檔案館已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、資料檔案管理向數(shù)字化檔案發(fā)展，主要從傳統(tǒng)的面對面服務(wù)向網(wǎng)絡(luò)服務(wù)發(fā)展，以檔案管理為主，科技和信息化程度越來越高。

3.加強(qiáng)檔案信息化

（1）檔案工作者必須提高對檔案的認(rèn)識。檔案是檔案建設(shè)的主力軍，檔案的生命力關(guān)系到信息化建設(shè)的成敗。只有檔案工作者才能從思想上對檔案進(jìn)行分類，認(rèn)識到信息檔案建設(shè)的重要性，才能對信息檔案建設(shè)產(chǎn)生積極的興趣，全面做好信息工作，積極考慮多種渠道信息的滲透，整合新聞文獻(xiàn)系統(tǒng)，促進(jìn)檔案電算化等社會信息業(yè)務(wù)的共同發(fā)展。

（2）提高操作系統(tǒng)文件的信息水平，配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換機(jī)、路由器、掃描儀等設(shè)備，系統(tǒng)軟件的應(yīng)用或改進(jìn)可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的培訓(xùn)和分發(fā)來實(shí)現(xiàn)，同時(shí)，逐步建立分支機(jī)構(gòu)先行平臺;檔案館目錄的內(nèi)容和全文都是數(shù)字化的。從有關(guān)文件中輸入數(shù)據(jù)是目錄中心工作的基礎(chǔ)。它在內(nèi)傳輸了不同單位成果文件中的大量數(shù)據(jù)。從數(shù)據(jù)來源出發(fā)，對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和插入，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，實(shí)行“雙工作模式”，避免了重復(fù)工作，不僅節(jié)省了人力和財(cái)力，而且大大加快了文件信息的掃描過程;它還定義了互聯(lián)網(wǎng)上的機(jī)密信息。為了確保軟件系統(tǒng)的安全，有必要對在線文件信息的用戶進(jìn)行身份識別，并為用戶提供各種恢復(fù)身份信息的權(quán)利。

（3）提高檔案資料的管理水平。資訊科技的廣泛應(yīng)用，以及電子政府的加快，已導(dǎo)致檔案基礎(chǔ)設(shè)施的重點(diǎn)已經(jīng)轉(zhuǎn)移到檔案信息化上。目前， 計(jì)算機(jī)控制應(yīng)用軟件的出現(xiàn)，為計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的普及和檔案管理的現(xiàn)代化做出了重大貢獻(xiàn)，采購了計(jì)算機(jī)，光盤、掃描儀等，從而選擇適當(dāng)?shù)奈募芾碥浖?，與電子文檔的模塊化特性相匹配，并進(jìn)行規(guī)劃、有針對性的介紹，本軟件的開發(fā)與使用是文檔信息化發(fā)展的重要任務(wù).選擇相應(yīng)的管理軟件檔案不僅有助于科學(xué)有效地管理電子文件，它還使軟件集成和開發(fā)成為一種信息資源，不僅是形成電子產(chǎn)品的有用工具作為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的一個(gè)過程。

4.提高檔案管理科學(xué)化水平

提高檔案管理科學(xué)化水平，是一項(xiàng)旨在加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理各方面工作的系統(tǒng)工程，也需要加強(qiáng)旨在為了使檔案更加知識密集，在思想、組織建設(shè)、能力建設(shè)等方面也有新的改進(jìn)，從而形成了保障體系，符合形勢發(fā)展的要求。

5.提高檔案管理人員的工作質(zhì)量

在現(xiàn)階段，檔案管理層迫切需要提高整體管理的專業(yè)水平，因?yàn)橹饕蚴撬械臋n案都能成功運(yùn)作，然而，考慮到檔案管理部門目前的人員配置，只有少數(shù)具備專業(yè)知識和技能，并因此，提高檔案管理質(zhì)量是當(dāng)前檔案管理工作中最重要的任務(wù)之一.只是為了讓他們每個(gè)人都具備基本的管理和操作技能，更重要的是，使他能夠更廣泛地掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識，掌握各種信息手段和現(xiàn)代應(yīng)用程序，掌握相關(guān)技能，確保分類準(zhǔn)確，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)組織和歸檔檔案，工作人員能夠充分掌握現(xiàn)代技術(shù)，并將其應(yīng)用于檔案管理過程中，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)發(fā)展。

6.注意清理檔案，確保檔案及時(shí)

在保存檔案的過程中，應(yīng)注意時(shí)效問題，因?yàn)槿绻麢n案的時(shí)間過長，其價(jià)值便會下降，而檔案，失物招領(lǐng)需要清理，這就要求有關(guān)人員對檔案進(jìn)行明確的維護(hù)和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和合理清理較長的檔案. 相關(guān)檔案管理人員應(yīng)首先對長期存放的檔案進(jìn)行費(fèi)用復(fù)核，確認(rèn)未使用后進(jìn)行適當(dāng)?shù)那謇?。在正常的檔案管理過程中，需要對檔案進(jìn)行不同層次的設(shè)計(jì)，在不同的階段，檔案管理模式會有所不同，在較短的時(shí)間內(nèi)，檔案亦會有所不同，在檔案管理方面，部分檔案是檔案，需要永久保存，這需要對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理，以便能夠永久保存，以減少檔案的移動，避免其無畏的毀滅。

四、結(jié)語

檔案具有綜合性，容量大、多樣性強(qiáng)、覆蓋面廣，特別是在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)新形勢和信息化時(shí)代，提高檔案管理的科學(xué)素質(zhì)，更好地適應(yīng)變化趨勢，保證檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

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