論新時(shí)期高校圖書館辦公室工作

劉楠

摘要：闡述了新時(shí)期高校圖書館辦公室的工作內(nèi)容和作用，新時(shí)期高校圖書館的信息化建設(shè)已成為每一個(gè)圖書館當(dāng)務(wù)之急，本文對于如何做好高校圖書館辦公室工作提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;高校圖書館;辦公室工作

高校圖書館作為學(xué)校的文獻(xiàn)信息資源中心，承擔(dān)著為教學(xué)和科研提供文獻(xiàn)信息服務(wù)的重任，被認(rèn)為是大學(xué)的“心臟”，也是高校院系科研的強(qiáng)有力支撐。傳統(tǒng)的圖書館管理模式是以紙質(zhì)書籍的收藏和管理為重點(diǎn)，而信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展使得讀者對圖書館的需求發(fā)生了改變，以筆者所在的云南財(cái)經(jīng)大學(xué)圖書館為例：截止到2021年，云南財(cái)經(jīng)大學(xué)圖書館的電子圖書已達(dá)到190.9萬冊，擁有經(jīng)濟(jì)、管理及其它電子數(shù)據(jù)庫71個(gè)和文獻(xiàn)傳遞平臺(tái)7個(gè)。因此圍繞圖書館業(yè)務(wù)及服務(wù)的所有方式都隨之發(fā)生了變化。而為圖書館各部門順利工作提供保障的辦公室也應(yīng)重新審視和定位工作職能，圖書館辦公室與其他業(yè)務(wù)部門的區(qū)別是它不直接面向讀者承擔(dān)業(yè)務(wù)工作，而是通過協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)處理好日常業(yè)務(wù)和行政管理來實(shí)現(xiàn)它的綜合管理職能，因此做好圖書館管理工作非常重要，新時(shí)期對高校圖書館的管理工作又提出了新的要求，高校圖書館辦公室的工作內(nèi)容、工作形式、工作理念都應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。

一、高校圖書館辦公室的工作內(nèi)容

高校圖書館辦公室是參與管理圖書館行政業(yè)務(wù)工作的綜合性辦公機(jī)構(gòu)，其工作內(nèi)容十分繁雜、瑣碎而又具體，以工作協(xié)調(diào)為例：首先要與地方圖工委、圖書館學(xué)會(huì)之間建立聯(lián)系，其次要與同地區(qū)或外地的兄弟館之間的建立聯(lián)系。至于本館對工作人員信息及政策的上傳下達(dá)、工作范圍的安排，甚至各個(gè)閱覽室器具損壞、漏水的維修，各個(gè)室鑰匙的配備等均屬于辦公室的工作范疇。概括起來大致可分為對外聯(lián)絡(luò)、館內(nèi)管理、服務(wù)全館甚至全校三大塊，涵蓋了設(shè)備管理、辦公用品管理、文秘工作、工作人員檔案管理、后勤保障、對外宣傳、溝通協(xié)調(diào)、會(huì)議及活動(dòng)組織、財(cái)務(wù)管理等圖書館工作的許多方面，具有綜合性、服務(wù)性的特點(diǎn)。

二、高校圖書館辦公室的作用

（一）綜合秘書助手的作用

辦公室工作人員是圖書館最高管理者的得力助手和秘書。辦公室的工作人員除了要?dú)w納和梳理圖書館的基本信息、館藏分布、人員情況等，還需要制定相應(yīng)的工作規(guī)章制度，針對館領(lǐng)導(dǎo)的管理政策和讀者反饋的不同意見，上傳下達(dá)，并且定期要深入各個(gè)業(yè)務(wù)部門，進(jìn)行廣泛的調(diào)查研究，做好問題、意見的反饋和信息的匯總和分析工作，從而為館領(lǐng)導(dǎo)的決策提供寶貴的材料和依據(jù)，發(fā)揮助手的作用。

（二）綜合協(xié)調(diào)作用

這部分工作分為四個(gè)部分：首先要與全國高等學(xué)校圖書情報(bào)工作委員會(huì)、地方圖工委、圖書館學(xué)會(huì)之間協(xié)調(diào)聯(lián)系，其次要與同地區(qū)或外地的兄弟館之間協(xié)調(diào)聯(lián)系。第三要與圖書館各部門職工協(xié)調(diào)聯(lián)系，第四要與學(xué)校各院系科研院所協(xié)調(diào)聯(lián)系，所以辦公室工作很重要的一環(huán)就是聯(lián)系內(nèi)外、溝通四方。

1.與全國高等學(xué)校圖書情報(bào)工作委員會(huì)、地方圖工委、圖書館學(xué)會(huì)等機(jī)構(gòu)之間協(xié)調(diào)聯(lián)系

可以很好的起到對高校圖書館工作的指導(dǎo)作用，對全國圖書館的工作情況有了全面的了解，更是為了推動(dòng)我國高校圖書館的整體化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，提高服務(wù)效益，更好地服務(wù)讀者。

2.與館外兄弟院校圖書館間協(xié)調(diào)聯(lián)系

在新時(shí)期辦公室更應(yīng)注重和加強(qiáng)與其他兄弟館之間的橫向交流，以筆者所在的云南財(cái)經(jīng)大學(xué)圖書館為例：館里定期請館外專家來館里做報(bào)告或組織信息知識(shí)學(xué)習(xí)，提升工作人員的工作素質(zhì)，借鑒其他館的成功經(jīng)驗(yàn)，我館也會(huì)定期派出學(xué)習(xí)團(tuán)隊(duì)到其他兄弟館參觀、訪問和學(xué)習(xí)。這樣就會(huì)互相借鑒寶貴的經(jīng)驗(yàn)，更有利于如資源共享、館際互借、文獻(xiàn)傳遞等工作的順利進(jìn)行。

3.與圖書館各部門職工協(xié)調(diào)聯(lián)系

圖書館辦公室是館領(lǐng)導(dǎo)決策得力參謀和助手，也是館領(lǐng)導(dǎo)與館內(nèi)各部門間溝通的橋梁，通過上傳下達(dá)，圖書館的各項(xiàng)政策才得以有效的執(zhí)行，圖書館各部門的工作才得以順利進(jìn)展。對于工作中出現(xiàn)的困難和建議，也通過圖書館辦公室向館領(lǐng)導(dǎo)反饋，不斷解決各項(xiàng)困難，確保圖書館工作的順利進(jìn)行也是圖書館辦公室的重要作用。

4.與學(xué)校各院系、職能部門間關(guān)系的協(xié)調(diào)

近些年我國圖書館事業(yè)的發(fā)展迅速，以筆者所在的云南財(cái)經(jīng)大學(xué)圖書館為例：

學(xué)校的快速發(fā)展，學(xué)校越來越重視科研，而圖書館的良好發(fā)展又是對高校科研的強(qiáng)有力支撐，因此，這也對圖書館發(fā)展提出了更高的要求，學(xué)校對教學(xué)及科研的重視，使得我校圖書館扮演的角色越來越重要。學(xué)校各院系、科研院所將圖書館所需提供的資料、信息反饋到辦公室，辦公室及時(shí)與圖書館對應(yīng)各室取得聯(lián)系，為院系和科研院所提供高效、準(zhǔn)確、細(xì)致、認(rèn)真的服務(wù)，從而為學(xué)校的科研的發(fā)展提供助力。反之，圖書館發(fā)展也需要其他職能部門的支持：如人員安置、經(jīng)費(fèi)使用、設(shè)備采買等均需要學(xué)校其他各部門的支持。

（三）后勤保障作用

高校圖書館辦公室的工作后勤保障作用十分重要，盡管所涉及較為瑣碎，例如在云南財(cái)經(jīng)大學(xué)圖書館，辦公室的后勤保障作用表現(xiàn)在：各種辦公用品采買、發(fā)放;場館設(shè)施維護(hù)和保修、績效工資和其他福利待遇的發(fā)放、反饋工作人員在工作中遇到的問題、調(diào)節(jié)工作人員工作中產(chǎn)生的矛盾、協(xié)助解除館領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的后顧之憂，使全館形成良性的、積極的工作氛圍，為圖書館各項(xiàng)工作的順利開展打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、新時(shí)期高校圖書館辦公室工作的要求

現(xiàn)在是信息化網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，知識(shí)更新速度加快，師生們對有效、高質(zhì)量的知識(shí)需求越來越高，面對新形勢、新任務(wù)和新要求，更新知識(shí)、更新理念、更新技能是作為圖書館辦公室管理人員的的必修課。

為此，工作人員必須立足崗位，重點(diǎn)提升以下幾個(gè)方面素質(zhì)：

（一）要繼續(xù)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

辦公室主要工作職能是服務(wù)，信息時(shí)代圖書館工作人員要“以人為本”，以飽滿的工作熱情、認(rèn)真的工作態(tài)度提升高校圖書館辦公室的服務(wù)能力和水平的高度，對于館領(lǐng)導(dǎo)的工作指示要做到充分領(lǐng)會(huì)的同時(shí)，承擔(dān)著大量的為其他部門服務(wù)的工作。因此，辦公室工作人員必須密切注意信息的反饋，傾聽工作人員的心聲，上傳下達(dá)，協(xié)調(diào)溝通，只有做到讓領(lǐng)導(dǎo)放心、館員滿意，才能實(shí)現(xiàn)服務(wù)效果最佳化。同時(shí)圖書館辦公室工作服務(wù)意識(shí)增強(qiáng)，也很好的奠定了全館的良好服務(wù)氛圍。

（二）要做好文明禮儀表率

圖書館辦公室有承上啟下的作用，是全館工作的樞紐，理應(yīng)為全館工作人員的行為、語言做出表率，同時(shí)在對外溝通協(xié)作的時(shí)候，又是圖書館的形象代表。因此辦公室工作人員應(yīng)不斷增強(qiáng)文明意識(shí)，體現(xiàn)出圖書館人的高素質(zhì)。如：儀容、儀表要簡潔、大方，符合工作身份。談吐不卑不亢，待人接物大方真誠。圖書館辦公室經(jīng)常有接待上級(jí)、兄弟院校的工作，辦公室應(yīng)安寧、整潔，公室的文件、辦公設(shè)備等擺放整齊規(guī)范，辦公環(huán)境應(yīng)優(yōu)雅安靜。

（三）要不斷增強(qiáng)處理和協(xié)調(diào)事務(wù)的能力

良好的溝通協(xié)調(diào)是圖書館各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的重要保障。以云南財(cái)經(jīng)大學(xué)圖書館為例：辦公室工作人員常常要與全國高等學(xué)校圖書情報(bào)工作委員會(huì)、地方圖工委、圖書館學(xué)會(huì)之間協(xié)調(diào)聯(lián)系，開展各項(xiàng)會(huì)議、論文征選等活動(dòng);其次同地區(qū)或外地的兄弟館之間常常有經(jīng)驗(yàn)交流分享會(huì)、參觀等活動(dòng);第三要解決圖書館各部門職工在日常工作中所遇到的各項(xiàng)困難，有的困難圖書館辦公室就能解決，有的困難則需要反饋給館領(lǐng)導(dǎo)，還有的困難甚至要與學(xué)校人事處、工會(huì)等協(xié)調(diào)解決。而這些問題如果處理不好，都將影響正常工作的順利進(jìn)行。第四要處理協(xié)調(diào)好讀者和工作人員之間出現(xiàn)的矛盾問題，這就需要辦公室工作人員有方法、講原則，有較高的協(xié)調(diào)水平。第五是要與學(xué)校各院系科研院所協(xié)調(diào)聯(lián)系，為各科研院所的科研、教學(xué)等提供有力保障。

（四）要不斷增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)

圖書館辦公室工作的特點(diǎn)之一就是要面對繁雜瑣碎的大量事務(wù)性工作，隨著網(wǎng)絡(luò)和信息化的不斷發(fā)展，物理空間進(jìn)一步縮短，辦公室的文件傳送、會(huì)議活動(dòng)的安排、文件的處理、通知的傳達(dá)都通過網(wǎng)絡(luò)瞬間完成。辦公室工作的高度智能化已成為現(xiàn)實(shí)。例如在我校云南財(cái)經(jīng)大學(xué)OA辦公系統(tǒng)的啟動(dòng)，網(wǎng)上共享信息、網(wǎng)上辦公已經(jīng)成為辦公系統(tǒng)的主流。辦公室工作人員要高效、準(zhǔn)確的完成各項(xiàng)任務(wù)，必須不斷更新知識(shí)、不斷學(xué)習(xí)。以云南財(cái)經(jīng)大學(xué)圖書館為例，幾乎每學(xué)期都有一到二次針信息素養(yǎng)、服務(wù)意識(shí)等綜合提升館員素質(zhì)的學(xué)習(xí)，要意識(shí)到，終身學(xué)習(xí)是當(dāng)今社會(huì)每一個(gè)人要完成的功課。

總之，新時(shí)期給高校圖書館辦公室的工作帶來了活力與生機(jī)，營造了良好的工作環(huán)境，辦公室工作得到了更深度的拓展。隨著圖書館工作日益數(shù)字化、信息化、社會(huì)化，辦公室工作呈現(xiàn)出更加復(fù)雜性、多樣性、綜合性的特點(diǎn)。在新的形勢下，圖書館辦公室工作人員要積極適應(yīng)發(fā)展需求，創(chuàng)新工作方式。要做好新時(shí)期圖書館辦公室工作，需要全體辦公室工作人員的智慧和奉獻(xiàn)精神，還需要?jiǎng)?chuàng)造性地開展工作，開拓新的思路，培養(yǎng)新的理念，運(yùn)用新的方法，營造出良好的工作氛圍，以更好地適應(yīng)圖書館與時(shí)俱進(jìn)的要求。

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