新時代高等學(xué)校檔案管理信息化創(chuàng)新的研究

鄒晏秋 李育紅 潘高峰

◆摘? 要：新時代新征程，隨著高等學(xué)校教學(xué)和科研的全面發(fā)展，高校檔案管理工作也要借此契機(jī)進(jìn)行改革創(chuàng)新，本文論述了高校檔案管理工作提高思想認(rèn)識，更新檔案管理理念;構(gòu)建創(chuàng)新思維，發(fā)揚(yáng)檔案管理創(chuàng)新精神;運(yùn)用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)。

◆關(guān)鍵詞：檔案;信息化;創(chuàng)新

新時代對高等學(xué)校的管理工作提出了更高的要求，同時也對高校檔案管理工作展開了新的發(fā)展平臺，我們要把握時機(jī)加快高校檔案管理工作改革創(chuàng)新的步伐，積極探索高校檔案管理工作的新方向，打開高校檔案管理工作的新思路，展現(xiàn)高校檔案管理工作的新氣象，創(chuàng)造高校檔案管理工作的新篇章。

一、高校檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足

高等學(xué)校是國家培養(yǎng)高級人才和進(jìn)行科學(xué)研究的重要場所，主抓教學(xué)和科研工作是重中之重，在高校發(fā)展的總體布局上對檔案管理工作沒有準(zhǔn)確的定位，因此對高校檔案管理工作有所忽略，檔案部門的人員、設(shè)備、財力配備明顯不足，在一定程度上影響了高校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

2.檔案服務(wù)有局限性

高等學(xué)校的檔案管理工作基本上停滯在傳統(tǒng)的收集、整理、裝訂、保管、查詢這一狀態(tài)中，被動的服務(wù)于高校的教學(xué)和科研工作，來則找、問則答，忽視檔案資源的利用與開發(fā)工作，致使一些有價值的歷史資料長眠于檔案部門，沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用，縮小了高校檔案的利用范圍，限制了高校檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

3.檔案管理人員嚴(yán)重不足

高等學(xué)校是以人才培養(yǎng)為目標(biāo)、以科學(xué)研究為主的重地，需要配備領(lǐng)軍人才的師資隊伍，由于發(fā)展需要招聘普遍偏重于高級人才，相對教學(xué)輔助部門配備人員明顯不足，導(dǎo)致工作有所積壓。檔案部門缺少具有專業(yè)知識和豐富工作經(jīng)驗于一身的專門人才，部分檔案管理工作人員在工作中簡單機(jī)械式工作，為完成工作而完成工作，沒有提升自我的意識和不斷的創(chuàng)新精神。

二、高等學(xué)校檔案管理人員隊伍建設(shè)的思考

新時代，高校檔案管理工作創(chuàng)新非常有必要，有助于將檔案作用更加充分的發(fā)揮出來，為高校發(fā)展提供助力。為此需要檔案工作者積極更新傳統(tǒng)管理觀念，注重自身能力的提升。 新時代賦予我們新的思想理念，在高等學(xué)校檔案管理工作中不僅需要愛崗敬業(yè)、任勞任怨、無私奉獻(xiàn)，更需要發(fā)揚(yáng)傳統(tǒng)、破舊立新、集思廣益，積極轉(zhuǎn)換思想，提升創(chuàng)新意識，培養(yǎng)創(chuàng)新精神。同時要強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識，以全新的精神面貌進(jìn)行檔案管理工作，使檔案管理工作更加的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、全面化。

檔案管理人員應(yīng)從自身出發(fā)重視和加強(qiáng)高校檔案管理工作，為高校的發(fā)展承擔(dān)責(zé)任和義務(wù)，甘當(dāng)綠葉配合高校高層領(lǐng)導(dǎo)決策和各部門的日常工作，協(xié)調(diào)好校內(nèi)校外各個方面的關(guān)系，形成校內(nèi)校外全方位的優(yōu)良的檔案工作環(huán)境，努力做到檔案資料無遺漏、管理工作無死角、服務(wù)工作無偏差，保證高校檔案管理工作高效順利的進(jìn)行。

三、高等學(xué)校檔案管理信息化創(chuàng)新的思考

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，高校檔案館只有加快檔案資源的信息化建設(shè)步伐，才能適應(yīng)形勢發(fā)展的需求。

1.拓展檔案管理工作空間

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用打破了高校各部門的限制，無限的拓寬了檔案信息化建設(shè)的空間，以高校檔案部門為中心建立信息資源管理體系，結(jié)合高校工作的實際情況，以輔助高校的發(fā)展為目的，協(xié)調(diào)高校黨政辦公室、教務(wù)處、科研處等各部門建立互聯(lián)互通快速高效的網(wǎng)絡(luò)化辦公。在每一項工作完成之后及時將電子資料傳送至檔案管理部門，減化了檔案日常管理工作中繁瑣程序，實現(xiàn)了無縫對接，真正解決了長期以來文書工作和檔案管理工作分立狀態(tài)，在統(tǒng)一的信息化管理的體系中，提高了歸檔的時效性，保證歸檔的準(zhǔn)確性，避免了紙質(zhì)檔案的損耗，延長了檔案信息的保存時間，實現(xiàn)了高校檔案管理信息化的終極目標(biāo)。

2.加強(qiáng)服務(wù)意識

高等學(xué)校檔案管理信息化創(chuàng)新建設(shè)需要加強(qiáng)服務(wù)意識，不能只停留在傳統(tǒng)的保管和查詢層面，新的時代要有主動的創(chuàng)新思維，在“全心全意為人民服務(wù)”的基礎(chǔ)上，加深檔案的服務(wù)層次，對有價值和歷史意義的存檔資料，運(yùn)用先進(jìn)的辦公設(shè)備和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對其進(jìn)行全面的開發(fā)和利用。如真實的記錄了高校在偉大的中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)下百年滄桑、文化積淀、勵精圖治的校史資料，教書育人、科學(xué)研究的重要?dú)v史資料，這些不僅是高校也是國家的寶貴財產(chǎn)。不能讓它們沉睡在原地，而是想高校之所想，從各個角度進(jìn)行深入研究，助攻高校發(fā)展，服務(wù)于廣大教師，教育學(xué)生傳承高校文化、領(lǐng)略高校精神、樹立正確人生觀，使全體師生從心里熱愛學(xué)校事業(yè)、尊重學(xué)校歷史、發(fā)揚(yáng)學(xué)校精神，發(fā)揮了高校檔案管理工作信息化的作用，實現(xiàn)了高校檔案信息資料的最大價值。

3.建立健全規(guī)章制度

高等學(xué)校檔案管理創(chuàng)新工作離不開完善的規(guī)章制度，特別是信息化建設(shè)中電子檔案的管理工作更是需要明確嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度進(jìn)行支撐，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》、《高等學(xué)校檔案管理規(guī)范》等國家法律法規(guī)及針對互聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)法規(guī)政策，來建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，同時制定崗位責(zé)任制，細(xì)化到每一個檔案管理工作的環(huán)節(jié)，最大限度減少檔案管理工作的失誤，從收集、整理到歸檔、查詢，遇到問題有章可循，形成環(huán)環(huán)相扣、合理對接的良性工作循環(huán)，以達(dá)到高校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

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作者簡介

鄒晏秋（1970-），女，吉林省吉林市人，吉林化工學(xué)院館員，主要從事檔案管理和研究工作。