任毅

摘要：檔案管理工作是事業(yè)單位一項重要的基礎(chǔ)性工作，是提高事業(yè)單位工作質(zhì)量和工作效率的必要保障。進一步提升事業(yè)單位檔案管理水平，全面加強信息服務(wù)供給能力是順應(yīng)時代發(fā)展的必然要求。目前，部分事業(yè)單位的檔案管理模式已逐步落后于時代發(fā)展要求，需采取有效措施，進一步優(yōu)化檔案管理模式，提高檔案管理質(zhì)量，充分發(fā)揮其信息服務(wù)功能，更好服務(wù)社會經(jīng)濟發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時代;事業(yè)單位;檔案管理;工作探究

引言

在事業(yè)單位管理工作中，檔案管理占據(jù)著較重要的位置。作為事業(yè)單位管理工作崗位的基本工作，檔案通常會記錄此事業(yè)單位的成長過程，是精確分析事業(yè)單位成長能力，評價人才培養(yǎng)效率、發(fā)展?jié)摿Φ闹匾獦酥?。因此，檔案管理工作效率的強弱將直接決定著其它部門工作的品質(zhì)。通過事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料的擴大，檔案管理員的工作量也隨之增大，一些問題也就凸顯出來，主要表現(xiàn)為對檔案管理不夠注重、管理工作者的技能較弱、檔案管理體制不完善、檔案管理的現(xiàn)代電子信息程度不高等方面。隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)該更加注重檔案管理人員的技能提升，確保檔案管理效率的上升，使之更好地帶領(lǐng)其他部門的成長，更好的適應(yīng)時代的要求，充分發(fā)揮事業(yè)單位公共服務(wù)性，滿足社會需求。

一、當前事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題

1.1事業(yè)單位檔案檢索和使用效率不高

部分事業(yè)單位檔案檢索效率不高。檔案檢索效率與檔案利用效率息息相關(guān)，如果檢索效率低，勢必會影響檔案利用效率。之所以出現(xiàn)檔案檢索效率低的問題，就在于事業(yè)單位對檔案管理重視不足，沒有給檔案管理部門配備足夠的軟硬件設(shè)施和先進的信息技術(shù)，致使檔案管理工作雖然進行了信息化建設(shè)，但并沒有達到預(yù)期效果，特別是很多設(shè)備很難滿足現(xiàn)代檢索技術(shù)的需要，在很大程度上降低了檔案檢索效率。同時，事業(yè)單位檔案使用效率低下。事業(yè)單位保存的大量檔案信息資源，能夠在經(jīng)濟社會發(fā)展中發(fā)揮重要作用，但部分單位還存在“重管理、輕開發(fā)”思想，對檔案信息資源開發(fā)重視不足，限制了檔案信息資源的使用效率。

1.2檔案管理信息化程度不高

現(xiàn)代化信息技術(shù)領(lǐng)域的進步，引起了各個領(lǐng)域工作方式的變化，各單位都在逐步采用現(xiàn)代化要素，但對信息技術(shù)的應(yīng)用卻進展緩慢。有的單位在日常工作中不使用計算機，在檔案管理數(shù)字化、信息化發(fā)展過程中，如果沒有充分利用計算機，就不可能創(chuàng)造提高信息化水平的基本條件。一方面，相關(guān)的信息和信息設(shè)備并不適合系統(tǒng)開發(fā)，系統(tǒng)訪問受到嚴格限制，如果訪問人數(shù)偏多，就會造成卡頓，甚至出現(xiàn)癱瘓;而另一方面就是事業(yè)單位缺乏相應(yīng)的現(xiàn)代化技術(shù)支持，現(xiàn)代化意識不強，直接導致了檔案管理工作的低效和落后。

二、新時代事業(yè)單位檔案管理工作探究

2.1規(guī)范完善檔案管理機制

檔案管理的煩瑣性、復(fù)雜性決定了從業(yè)者必須持續(xù)優(yōu)化完善檔案管理機制，進行嚴格、有序的規(guī)范化管理。事業(yè)單位在檔案日常管理過程中，一定要注重管理的流程化、規(guī)范化、制度化，及時制修訂相關(guān)檔案管理制度辦法，明確紙質(zhì)檔案、電子檔案各自的管理方式，從檔案的收集、整理、歸檔、管理、利用等各環(huán)節(jié)對相關(guān)管理人員的操作提出具體要求，做好檔案管理中間各環(huán)節(jié)的銜接，形成紙質(zhì)檔案、電子檔案雙重閉關(guān)管理。此外，在優(yōu)化檔案管理機制中應(yīng)堅持以服務(wù)社會發(fā)展為導向的原則，樹立檔案“大數(shù)據(jù)”觀，重點提升檔案的“大服務(wù)”能力，避免檔案閑置在庫房，最大限度將非涉密檔案進行數(shù)字化處理，并上傳線上公之于眾，供需要者隨時閱覽使用，以真正發(fā)揮檔案的信息服務(wù)作用。

2.2開展檔案技能培訓，強化檔案管理的監(jiān)督

基于事業(yè)單位檔案管理工作的革新與完善，需要從檔案管理人員入手，開展好檔案管理的專業(yè)技能培訓，強化檔案管理的監(jiān)督。例如：基于事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的實際需求，在組織內(nèi)部開展關(guān)于檔案管理的信息技術(shù)培訓，使得檔案管理人員掌握到信息技術(shù)與新的檔案管理手段，同時增強檔案管理人員的信息素養(yǎng)。一方面，事業(yè)單位要為檔案管理人員搭建起信息技術(shù)學習平臺，必要情況下與其他機構(gòu)或組織進行合作，聯(lián)合對事業(yè)單位檔案管理人員的信息技術(shù)素養(yǎng)與能力進行培訓。另一方面，事業(yè)單位檔案管理人員個人要增強檔案管理意識，充分的認識到檔案管理工作的重要性。為了強化檔案管理人員的工作意識與責任心，事業(yè)單位需要根據(jù)檔案管理工作的開展需要，進一步建立建全檔案管理的監(jiān)督機制，將問責與監(jiān)管落實到每一個檔案管理人員身上，對檔案管理人員的工作績效進行定期或突擊的考察，從而強化檔案管理人員的工作意識，使得事業(yè)單位檔案管理越發(fā)規(guī)范化、標準化，推動事業(yè)單位檔案管理工作的長效開展。

2.3提升檔案管理信息化水平

隨著信息技術(shù)的日益普及和向各部門的發(fā)展?jié)B透，任何單位和個人都無法在廣大社會團體中獨立工作，組織內(nèi)檔案管理也無法適應(yīng)現(xiàn)代化成長的需求，管理中的出錯率高、任務(wù)量大、品質(zhì)差、辦公效率低等現(xiàn)象越來越明顯，電子信息化的管理方式還有待加強。就檔案管理而言，需要投入大量的資源，建立目標檔案管理系統(tǒng)，使管理中的工作內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)進行儲存，以提高檔案管理及檢索的效率，避免過度修改紙質(zhì)文件而對檔案造成的損害，推行檔案管理系統(tǒng)，將極大地提高資源利用率，減少資源浪費，提高檔案管理的針對性。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的實際需要，結(jié)合各部門檔案管理工作的需要，廣泛開展調(diào)研，在合理的預(yù)算條件下，引進先進的現(xiàn)代化管理類設(shè)施，為檔案管理能力的提升奠定基礎(chǔ)。

結(jié)束語：

總而言之事檔案管理工作對事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義，在人事考核、人力資源優(yōu)化中都起著重要作用。在當前我國經(jīng)濟發(fā)展進入全新階段的背景下，事業(yè)單位內(nèi)部改革工作也在深入推進。在人事檔案管理工作中存在的各種問題，需要有關(guān)人員創(chuàng)新管理辦法，轉(zhuǎn)變思想觀念，提升自身素質(zhì)，積極引進先進技術(shù)，提升檔案管理水平，推動事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

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