工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析

鄧希亞

摘要：建造項(xiàng)目檔案為一種特別的信息資源，不但體現(xiàn)了建造項(xiàng)目的改變與發(fā)展，為項(xiàng)目的完工驗(yàn)收、項(xiàng)目審計(jì)、項(xiàng)目創(chuàng)優(yōu)以及達(dá)標(biāo)考核等活動(dòng)給予參考與憑證;還對(duì)項(xiàng)目投入之后的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、設(shè)備維護(hù)、項(xiàng)目改（擴(kuò)建）、歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證以及經(jīng)濟(jì)糾紛等給予參考，對(duì)促進(jìn)企業(yè)可長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定進(jìn)步擁有相當(dāng)關(guān)鍵的作用。那么，怎樣搞好建造項(xiàng)目檔案管理工作，保證建設(shè)項(xiàng)目檔案在企業(yè)發(fā)展中更好的發(fā)揮作用，就自己四年來(lái)從事建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中遇到的困難和存在的問題談?wù)勛约旱捏w會(huì)。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目;檔案管理;問題;對(duì)策

引言：

建筑項(xiàng)目作業(yè)技術(shù)資料是單位遵照國(guó)家法規(guī)，標(biāo)準(zhǔn)對(duì)作業(yè)全進(jìn)程展開管理，是項(xiàng)目?jī)?nèi)部質(zhì)量的憑證，是項(xiàng)目完工驗(yàn)收的基礎(chǔ)性完整資料。此資料不但可為項(xiàng)目事故給予正確的資料與強(qiáng)有力的證據(jù)，并且是維修、擴(kuò)建、改建等后期工程的主要參考資料。技術(shù)資料管理工作對(duì)確保和控制項(xiàng)目質(zhì)量也擁有相當(dāng)關(guān)鍵的作用。本文通過分析建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理中存在的問題，探索加強(qiáng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的策略。

1建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問題

1.1檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，建立不及時(shí)，責(zé)任不明確

建造項(xiàng)目檔案構(gòu)成的主體多樣化，每個(gè)單位本身的檔案管理水平高低不一;不同參建單位無(wú)檔案管理系統(tǒng)和機(jī)構(gòu)，只派遣1名資料員來(lái)展開項(xiàng)目部的常規(guī)檔案管理工作;檔案責(zé)任難以明確，導(dǎo)致總體項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作雜亂，無(wú)法快速、精準(zhǔn)地體現(xiàn)項(xiàng)目建造全進(jìn)程;還存有項(xiàng)目文件歸檔不及時(shí)，甚至丟失。

1.2檔案管理設(shè)施配備不齊全，管理方法落后，不能實(shí)現(xiàn)檔案共享

項(xiàng)目參建單位為了節(jié)約資金，在臨建層面投入不足，雖然設(shè)置有檔案室，可是設(shè)施配置不全，管理方式單一，很多檔案室配備有一間房子、一臺(tái)電腦、幾個(gè)柜子，有些甚至檔案室和庫(kù)房合用，根本談不上規(guī)范管理檔案。有些現(xiàn)場(chǎng)條件簡(jiǎn)陋，網(wǎng)絡(luò)連不上，檔案信息化建設(shè)無(wú)法進(jìn)行，檔案信息共享難以實(shí)現(xiàn)，整個(gè)管理方式落后。

1.3檔案管理隊(duì)伍專業(yè)知識(shí)差、人員配備少，流動(dòng)頻繁

我們要實(shí)際工作中，通?？煽吹?，不同參建單位通常僅配置一名資料員，有些甚至為兼職，這些人員多數(shù)無(wú)上崗證，不擁有檔案管理水平，而且這些所講的“資料員”，將檔案管理工作作為更換工作的“中轉(zhuǎn)站”，隨著項(xiàng)目的進(jìn)度，這些人員會(huì)調(diào)至其它專業(yè)，不再?gòu)氖聶n案管理工作[1]。這樣形成了惡性循環(huán)，在不斷變換“資料員”中，項(xiàng)目文件移交不明，無(wú)法閉環(huán)銜接，導(dǎo)致過程文件丟失，資料不足，難以彌補(bǔ)，直接作用于建造項(xiàng)目檔案的移交與驗(yàn)收工作。

2加強(qiáng)工程檔案管理的策略

2.1充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，由專業(yè)部門的專業(yè)人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案管理

作業(yè)單位要完全改變只注重項(xiàng)目進(jìn)程和經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)的概念，充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)于確保工程質(zhì)量的重要作用。而現(xiàn)實(shí)的情況往往是施工單位把大部分精力和人力全部集中在施工上，缺乏對(duì)工程檔案的督導(dǎo)檢查，造成重要施工資料的缺失，影響正常的質(zhì)量監(jiān)督檢查，避免出現(xiàn)為了應(yīng)付竣工驗(yàn)收而臨時(shí)整理工程檔案的被動(dòng)做法，應(yīng)該讓檔案室的工作常態(tài)化、科學(xué)化，積極培訓(xùn)檔案管理的專門人才，認(rèn)真制定檔案的管理政策和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格完成檔案管理的每項(xiàng)工作。

2.2提高素質(zhì)，嚴(yán)格要求，為檔案管理工作提供人才保證

2.2.1選好檔案工作機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人

企業(yè)檔案工作機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人是企業(yè)檔案工作的引領(lǐng)者，不光要熟知業(yè)務(wù)之外，還要擁有很高的理論修為、政治能力與豐富的檔案管理實(shí)踐，擁有極強(qiáng)的組織能力，擁有踏實(shí)的態(tài)度，開拓進(jìn)取的精神和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。負(fù)責(zé)人是檔案管理的決定性人物。

2.2.2保持檔案工作隊(duì)伍的穩(wěn)定

穩(wěn)定的項(xiàng)目檔案工作團(tuán)隊(duì)，有助于檔案業(yè)務(wù)情況的熟知和業(yè)務(wù)能力的增強(qiáng)，進(jìn)而確保項(xiàng)目檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展?，F(xiàn)實(shí)證實(shí)，多次更換檔案工作人員，對(duì)項(xiàng)目檔案工作必定會(huì)產(chǎn)生負(fù)面的作用。所以，項(xiàng)目的檔案管理部門要主動(dòng)使用辦法，確保檔案工作隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

2.2.3加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的教育和培訓(xùn)

當(dāng)作檔案管理工作人員，要通過不同途徑，使用不同方法，全方位強(qiáng)化檔案知識(shí)、電腦知識(shí)與基建、生產(chǎn)管理程序的教育與培訓(xùn)，逐步增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，創(chuàng)新知識(shí)結(jié)構(gòu)，以順應(yīng)檔案工作發(fā)展的要求[2]。

2.3加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)工程資料共享，為項(xiàng)目建設(shè)提供信息保證

在信息化建設(shè)規(guī)劃中，我們將檔案管理作為信息化建設(shè)一項(xiàng)關(guān)鍵性內(nèi)容，開發(fā)了擁有自己本身特色的工程管理軟件（簡(jiǎn)稱P3系統(tǒng)），需要全部參建單位的檔案管理歸入其中。借助現(xiàn)代化設(shè)備（計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等）將各類檢索目錄錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，構(gòu)成的不同類檔案實(shí)體，完成電子化工作。并通過基建與生產(chǎn)MIS系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)系統(tǒng)（OA）以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，使電子文件的流轉(zhuǎn)、接收、整編、立卷工作管理達(dá)到統(tǒng)一化，即規(guī)范了項(xiàng)目檔案管理，又便于資料查閱，同時(shí)達(dá)到信息同享。

2.4重視對(duì)竣工驗(yàn)收檔案的質(zhì)量

竣工驗(yàn)收是對(duì)整個(gè)工程的最有份量的檢驗(yàn)，關(guān)系到工程的質(zhì)量、工程的完成和順利交接，所以必須要嚴(yán)格要求竣工檔案的制定和管理，確保給予真實(shí)的完式憑證。在完工時(shí)期時(shí)，作業(yè)方人檔案管理部門要與項(xiàng)目管理人員共同調(diào)整檔案的歸類工作，對(duì)全部項(xiàng)目檔案實(shí)話完全的審查，快速查缺補(bǔ)漏，嚴(yán)格遵照《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的相關(guān)規(guī)定來(lái)完善竣工檔案，為工程的驗(yàn)收和移交做好準(zhǔn)備。

2.5充分發(fā)揮監(jiān)理檔案的管理優(yōu)勢(shì)和技術(shù)優(yōu)勢(shì)推進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作

工程監(jiān)理隊(duì)伍大部分是由不同專業(yè)的技術(shù)專家構(gòu)成的，負(fù)責(zé)整體項(xiàng)目建造的監(jiān)督檢查工作。對(duì)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、作業(yè)、變更等情況相當(dāng)明了[3]。所以，充足發(fā)揮項(xiàng)目監(jiān)理的管理優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的監(jiān)督檢查，可高效地推動(dòng)檔案工作的順暢進(jìn)行;同時(shí)，最大化發(fā)揮監(jiān)理人員的技術(shù)優(yōu)點(diǎn)，對(duì)確保檔案資料快速、完整和精準(zhǔn)性擁有積極的作用。

結(jié)語(yǔ)

建造項(xiàng)目檔案管理工作離不開不同層面的扶持與協(xié)助，可是當(dāng)作項(xiàng)目檔案的核心體—建設(shè)單位，在整體項(xiàng)目檔案的管理進(jìn)程中，只有完好的檔案組織部門、提升管理隊(duì)伍素養(yǎng)、加強(qiáng)檔案管理概念，逐步探尋項(xiàng)目檔案管理方式，并讓其逐步完備，構(gòu)成制度化，才能切實(shí)確保項(xiàng)目檔案工作有規(guī)律、健康、順暢地開展。

參考文獻(xiàn)

[1]賈娜.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的問題、難點(diǎn)與對(duì)策研究[J].黑龍江檔案，2014（04）：50.

[2]孫宏衛(wèi).工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].檔案，2014（05）：56-57.

[3]王曉莉.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[J].治淮，2008（05）：42-43.