試分析機關(guān)單位檔案管理工作要點及優(yōu)化策略

楊成偉

摘要：本文旨在通過三方面的敘述來對機關(guān)單位檔案管理工作要點及優(yōu)化策略進行分析，首先簡述了現(xiàn)階段機關(guān)單位檔案工作的要點，隨后分析了現(xiàn)階段機關(guān)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略，最后結(jié)束語部分對文章內(nèi)容進行了總結(jié)和概括，為具體的工作實踐提供了指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：機關(guān)單位;檔案管理工作

引言

檔案管理工作是現(xiàn)階段機關(guān)單位工作的重要部分之一，這一部分的工作內(nèi)容關(guān)系到了整體機關(guān)單位信息材料的安全、具體的發(fā)展方向規(guī)劃，日常的工作統(tǒng)籌等等問題，這些都是十分值得進行關(guān)注的地方，而在不斷變化的時代背景之下，現(xiàn)階段的機關(guān)單位內(nèi)部的檔案管理工作也需要進行對應(yīng)的創(chuàng)新發(fā)展，這就需要從其工作要點和優(yōu)化策略上進行對應(yīng)的分析與探究。

1現(xiàn)階段機關(guān)單位檔案工作的要點

伴隨著新時代到來，傳統(tǒng)的檔案管理工作中已經(jīng)暴露出了一些值得進行關(guān)注的重點，這些重點在具體的工作中已經(jīng)不再起到完全的正向作用，有必要根據(jù)時代的變化進行對應(yīng)的優(yōu)化和完善，最終促進整體檔案管理工作的進步。

1.1創(chuàng)新發(fā)展現(xiàn)階段機關(guān)單位檔案管理工作

在各種新技術(shù)技術(shù)得到普遍應(yīng)用的今天，原本需要大量人力物力去保存、獲取數(shù)據(jù)的工作都迎來了春天，信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)都一點點的改變著這一行業(yè)的發(fā)展道路，但有一些問題仍舊需要被關(guān)注。在一些地方的檔案管理工作中，仍舊存在著管理模式的落后與老舊。這樣的落后主要可以歸結(jié)為兩個方面。一方面是管理人員創(chuàng)新意識的不足，比如在部分機關(guān)單位的檔案管理工作中使用的依舊是十幾年前的管理模式，雖然念舊是人之常情，但負責(zé)檔案管理的工作人員決定不能因為怕麻煩、不愿改變而不去創(chuàng)新。尤其是新加入到這個行業(yè)中的新人，既要掌握檔案管理的方法，以了解其背后的意義，也要將檔案管理和現(xiàn)階段信息化進程相結(jié)合，而不是墨守成規(guī)，一成不變。除此之外的另一個方面是檔案管理部門的創(chuàng)新意識不足，相比起人員的創(chuàng)新意識不足，相關(guān)部門的創(chuàng)新意識不足則顯得更為致命，有的部門并沒有看到各種新技術(shù)對于檔案管理工作效率的提升作用，所以體現(xiàn)在了對信息化技術(shù)平臺的不夠重視，對檔案管理工作和其他工作經(jīng)由信息化路徑進行聯(lián)合的工作不注重等方面，這些都是造成檔案管理模式相對落后的原因。

1.2注重相關(guān)設(shè)備與人員的發(fā)展

在今天，我們已經(jīng)可以看到一些檔案管理工作進行了相對應(yīng)的發(fā)展，并且取得了一定成效，可較比起其他此技術(shù)較為成熟的國家，我國的檔案管理工作仍顯的不夠先進，這很大程度上來自于檔案管理信息化過程中的投入較少。首先體現(xiàn)在的就是檔案信息化在各個階段與平臺中軟件與硬件的投入不夠，這一現(xiàn)象在部分機關(guān)單位中也有著重要體現(xiàn)，一些機關(guān)單位的檔案管理系統(tǒng)所應(yīng)用的設(shè)備已經(jīng)十分老舊，如果不進行相對應(yīng)的更新?lián)Q代，這些具有價值信息的未來著實令人擔(dān)憂。其次在人員培養(yǎng)方面的投入與其他行業(yè)相比較也處于劣勢地位，這就導(dǎo)致了工作人員一來沒有高的收入保障，二來也沒有適宜的培訓(xùn)成長機會，這兩者交織在一起，造成了檔案管理人員培訓(xùn)、選拔機制都存在著問題，所以想要解決這些問題，加大對檔案管理工作的投入就必不可少。

2現(xiàn)階段機關(guān)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

上文已經(jīng)總結(jié)了部分出現(xiàn)在具體的檔案管理工作中的問題與困境，不難看出這些問題對于整體的工作有這一定的阻礙作用，很多時候都對最終的工作結(jié)果產(chǎn)生著影響，所以需要在具體的工作中進性對應(yīng)的策略實施，將解決問題作為具體的工作出發(fā)點進行合理地工作實踐。

2.1借助信息化手段創(chuàng)新檔案管理工作模式

想要實現(xiàn)機關(guān)單位檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，可以從現(xiàn)階段的時代背景下進行出發(fā)，使其與現(xiàn)階段較為熱門的各種技術(shù)進行結(jié)合，促進其自身的發(fā)展與完善，最終提升整體檔案管理工作的質(zhì)量。而促使這一目標實現(xiàn)的策略主要有兩種，一方面是對借助現(xiàn)階段較為常見的信息技術(shù)進行對應(yīng)的平臺搭建，將所有的數(shù)據(jù)進行創(chuàng)新化的數(shù)據(jù)發(fā)展。比如可以借助于信息技術(shù)達造出機關(guān)單位檔案管理工作的平臺，在這一平臺之中，可以將所有的檔案文件進行數(shù)據(jù)化、圖片化的存儲，以此使得整體的工作內(nèi)容得以保存，并可以根據(jù)具體情況的不同進行調(diào)取與查看。另一方面，要對檔案管理部門的創(chuàng)新意識進行培養(yǎng)，鼓勵其建立起符合時代發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)，再具體的工作中，機關(guān)單位可以定期組織觀摩會，帶領(lǐng)對應(yīng)部分的工作人員到已經(jīng)具有對應(yīng)管理模式的地區(qū)進行學(xué)習(xí)，使得其自身的種種工作態(tài)度和工作意識發(fā)生了變化，愿意自覺地加入到對應(yīng)的創(chuàng)新發(fā)展工作中，為機關(guān)單位檔案管理工作的進步做出自身的最大貢獻。

2.2強化硬件設(shè)施，培養(yǎng)專業(yè)人才

針對于出現(xiàn)于現(xiàn)階段機關(guān)單位檔案管理工作中的硬件問題和人員問題，最為直接有效的方法就是從源頭下手，為具體的工作進行合理地硬件準備，同時進一步的加大人才的培養(yǎng)力度，使得相關(guān)工作中可以保證整體工作人員的水平處于較為統(tǒng)一的位置。在具體的工作中，可以通過兩方面的工作來對應(yīng)的目標實現(xiàn)。

首先，需要根據(jù)具體機關(guān)單位檔案管理工作情況的不同進行對應(yīng)的硬件設(shè)施強化。在一些檔案使用頻率較高的部門中，有必要進行合理地硬件設(shè)施強化，使的整體的檔案工作在保存和應(yīng)用中有更好的表現(xiàn)，小到一張紙大到文件柜，再到整體的檔案管理系統(tǒng)，都可以進行對應(yīng)的硬件設(shè)施強化。

其次，可以從人員的角度入手。一方面完善相關(guān)檔案管理人員的福利待遇，為其工作之余的生活提供保障，使其有了長久工作的基礎(chǔ)。另一方面需要相關(guān)機關(guān)單位不斷的促進檔案管理人員的學(xué)習(xí)與進步，使其可以進一步的通過具體的工作來實現(xiàn)自身得勁進步，最后再反作用于工作之中。具體可以從開展檔案管理教學(xué)互動、開展檔案管理培訓(xùn)課程，打造檔案管理工作人員晉升體制等等角度來進行對應(yīng)的工作，最終達到培養(yǎng)專業(yè)人才，促進機關(guān)單位檔案管理工作發(fā)展的目的。

2.3努力做好安全管理工作

管理人員可以合理利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段來提升電子檔案在后續(xù)使用、保存管理的安全性，進而對機關(guān)單位檔案室中的信息資源進行全方位的保護。此外相關(guān)負責(zé)人還要派出數(shù)位專業(yè)人員對電子文件系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等方面進行專業(yè)化管理，定期對系統(tǒng)中存在的漏洞以及并對進行修復(fù)、查殺，在此基礎(chǔ)上也要對檔案信息資源上的共享、訪問等程序設(shè)置相關(guān)的訪問權(quán)限以防文件出現(xiàn)丟失等情況。在開展日常管理的過程中也要對企業(yè)現(xiàn)有的電子設(shè)備進行檢查，如果在此過程中發(fā)現(xiàn)了設(shè)備老化、損壞等現(xiàn)象就要及時的上報以此來保證電子文檔的妥善保存。

2.4制定完善的相關(guān)制度

在電子文件歸檔與管理方面相關(guān)部門一定要制定出一套完善的規(guī)劃，只有盡可能的將技術(shù)管理方式進行統(tǒng)一才可以在更大限度上提升管理效率。與此同時檔案歸檔與管理工作上也要盡可能的實現(xiàn)信息暢通，只有這樣才能更好的促進檔案歸檔與管理的科學(xué)發(fā)展。在此基礎(chǔ)上也不要忘記制定出一套完善的規(guī)章管理制度，只有這樣才能更好的推進檔案歸檔與管理工作的開展。

3當(dāng)前機關(guān)檔案管理工作中存在的問題

3.1檔案管理部門的重視程度不高

由于機關(guān)單位檔案管理工作一直不能受到領(lǐng)導(dǎo)層的重視，導(dǎo)致檔案管理工作不能夠與時俱進，獲得符合時代的工作方式。機關(guān)單位的檔案管理工作的主要內(nèi)容就是對有價值的資料和檔案進行妥善記錄與保存，而這些有價值的資料往往會對事業(yè)單位日后的發(fā)展道路有很大的借鑒作用。但是單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的不重視導(dǎo)致員工也不重視這項工作，認為這項工作僅僅就是簡單的看管資料，而沒有對檔案資料進行正確的分類、整理和總結(jié)，不能起到檔案管理真正的作用，限制了事業(yè)單位的發(fā)展。

3.2規(guī)范的檔案管理和利用制度

規(guī)章制度和工作流程是機關(guān)事業(yè)單位工作順利開展的依據(jù)。目前部分機關(guān)事業(yè)單位檔案管理還只是停留在依靠各個部門自己來進行管理的階段，導(dǎo)致檔案分散在各科室，缺乏統(tǒng)一高效利用的制度。在檔案管理方式還停留在傳統(tǒng)的“信袋式”管理的階段，不能做到科學(xué)的專業(yè)管理，導(dǎo)致對信息的提取和利用較為困難。并且原有的紙質(zhì)檔案管理方式和設(shè)備還存有不足。

3.3檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

就目前來說，我國機關(guān)單位對于檔案管理部門所配備的人員綜合素養(yǎng)都不會太高，這是導(dǎo)致檔案管理工作不能得到很好的開展。許多檔案管理工作人員并不是檔案管理專業(yè)出身，而是從其他各個崗位調(diào)過來進行工作的，這就大大降低了檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，也就不能使得檔案管理工作發(fā)揮其真正的作用。

4結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)階段的機關(guān)單位檔案管理工作之中，需要對應(yīng)的工作人員和管理者可以進行充分的思考與觀察，找到具體工作中檔案管理工作的問題與面臨的困境，并對其進行合理地分析，找到下一階段的工作重點。同時，需要將這些問題與重點進行整合，借助于多種形式來進行對應(yīng)的機關(guān)單位檔案管理工作優(yōu)化，從人才、設(shè)備、技術(shù)創(chuàng)新的角度進行發(fā)展，最終實現(xiàn)整體檔案管理工作的優(yōu)化。

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