基建工程項(xiàng)目管理中檔案資料管理與監(jiān)控的重要性分析

游翠云

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，基建工程不斷增多，而檔案資料管理與監(jiān)控在基建工程項(xiàng)目管理中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。本文在揭示檔案管理與監(jiān)控重要性的基礎(chǔ)上，剖析了基建工程項(xiàng)目管理中檔案資料管理的現(xiàn)存問題，進(jìn)而提出了在基建工程中如何進(jìn)行檔案資料管理與監(jiān)控的具體措施，目的是保證檔案資料管理與監(jiān)控的安全性與完整性，促進(jìn)基建工程項(xiàng)目順利地開展。

關(guān)鍵詞：基建工程;項(xiàng)目管理;檔案資料;管理與監(jiān)控

檔案資料管理與監(jiān)控工作對(duì)于基建工程的項(xiàng)目管理來(lái)講是十分關(guān)鍵的一部分，但受到傳統(tǒng)檔案資料整理與收集的影響，逐漸出現(xiàn)了如檔案資料信息不全面、信息缺乏精準(zhǔn)性、資料收集不及時(shí)、資料利用效率低等問題一定程度上造成了許多不可避免的麻煩，限制了基建工程的順利開展。基于此，下文將對(duì)造成問題的原因進(jìn)行分析，提出具體舉措解決相關(guān)問題。

1、基建工程項(xiàng)目管理中檔案資料管理與監(jiān)控的重要性

基建工程檔案真實(shí)地記錄了基建工程項(xiàng)目中各個(gè)環(huán)節(jié)的情況，關(guān)系到整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的全過程，是反映工程質(zhì)量的重要資料，有助于基建工程項(xiàng)目更好地開展。而檔案資料管理與監(jiān)控工作是基建工程項(xiàng)目管理的重要組成部分，做好此項(xiàng)工作不僅可以為基建工程提供第一手完備、可靠的資料信息，還可以推進(jìn)基建工程中設(shè)備維修、技術(shù)應(yīng)用、擴(kuò)建等工作的有序進(jìn)行，此外，項(xiàng)目相關(guān)人員可以據(jù)檔案記錄及時(shí)進(jìn)行反思或指導(dǎo)后續(xù)工作的進(jìn)行，是提高基建工程項(xiàng)目管理水平的重要手段。

2、基建工程項(xiàng)目管理中檔案資料管理與監(jiān)控的現(xiàn)存問題

2.1檔案資料信息不全面

當(dāng)前，記錄檔案的工作人員在進(jìn)行檔案資料整理與編制時(shí)，為方便起見，常常會(huì)忽略掉項(xiàng)目的建設(shè)過程與相關(guān)細(xì)節(jié)，以及某些待用材料還存在沒有復(fù)核審批的情況，只記錄一些變更通知書等相對(duì)容易的項(xiàng)目。且由于基建工程的難度大，工期長(zhǎng)，很多資料的記錄整理難度很大，部分資料常常會(huì)被遺忘，導(dǎo)致檔案資料信息不完整、不全面。

2.2檔案資料信息缺乏精準(zhǔn)性

此問題主要包含兩方面原因。一方面由于基建工程項(xiàng)目所包含的環(huán)節(jié)較多，所需要的記錄的內(nèi)容很龐雜，會(huì)影響記錄過程中信息的準(zhǔn)確性;另一方面是由于工作人員的疏忽，對(duì)很多資料信息記錄整理不細(xì)心，經(jīng)常出現(xiàn)將監(jiān)測(cè)的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確填寫，憑借自己的主觀判斷，填寫數(shù)據(jù)的近似值，或者將類似的數(shù)據(jù)填錯(cuò)位置，缺少對(duì)細(xì)節(jié)的重視，這樣的例子比比皆是，使檔案資料信息失去真實(shí)性與可參考價(jià)值，影響基建工程的順利推進(jìn)。

2.3檔案資料收集整理不及時(shí)

在一般的基建工程項(xiàng)目中，檔案資料信息的記錄應(yīng)該從工程的計(jì)劃環(huán)節(jié)就開始，及時(shí)跟蹤各環(huán)節(jié)的實(shí)施情況，一直到其驗(yàn)收審核完畢，記錄工作才可結(jié)束，且對(duì)施工圖紙等要完整保存好，避免一些重要信息及數(shù)據(jù)的丟失。正因?yàn)榛üこ添?xiàng)目具有復(fù)雜性、不穩(wěn)定性的特點(diǎn)，才更應(yīng)對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都認(rèn)真對(duì)待。而在實(shí)際過程中，一些工作人員思想上不重視，記錄整理效率低下，常常出現(xiàn)“事后補(bǔ)錄”的情況，使得再想及時(shí)跟蹤工期進(jìn)度做記錄的快捷準(zhǔn)確的可行性措施的實(shí)行變得難上加難。

2.4檔案資料利用率較低

同樣，由于基建工程復(fù)雜性的特點(diǎn)，往往會(huì)記錄整理出很多材料，受傳統(tǒng)檔案資料入檔習(xí)慣的影響，工作人員依舊堅(jiān)持“重藏輕用”的原則，對(duì)所有材料一并收藏，不加任何甄別，忽略了相關(guān)單位對(duì)此檔案的再利用、再研究需求，導(dǎo)致再利用檔案資料時(shí)，尋找難度大，利用率較低。

3、基建工程項(xiàng)目管理中進(jìn)行檔案資料管理與監(jiān)控的具體舉措

3.1建立檔案資料管理與監(jiān)控制度

基建工程項(xiàng)目管理中檔案資料管理與監(jiān)控涵蓋了多個(gè)機(jī)構(gòu)和部門，要想做好此項(xiàng)工作，就需要建立檔案資料管理與監(jiān)控制度及統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使多部門協(xié)調(diào)有序地配合，分工明確，承擔(dān)各自的責(zé)任，從工程開始就進(jìn)行實(shí)時(shí)的資料記錄與整理，按照工期長(zhǎng)短規(guī)定好時(shí)間，分期進(jìn)行匯總，并簽署保密協(xié)議，保證檔案資料及時(shí)歸檔。

3.2強(qiáng)化檔案資料管理的意識(shí)，定期開展培訓(xùn)工作

檔案資料的記錄收集工作主要是由人來(lái)完成的，為了避免由于工作人員的疏忽與不細(xì)心而造成的資料不全面與準(zhǔn)確性不高等問題，應(yīng)首先強(qiáng)化他們的意識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到檔案資料管理的重要性，并定期開展培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其責(zé)任感，提高其檔案管理與監(jiān)控水平和業(yè)務(wù)能力，使其認(rèn)真遵守檔案資料管理與監(jiān)控制度，緊隨領(lǐng)導(dǎo)指示，科學(xué)進(jìn)行檔案資料的管理與監(jiān)控工作。

3.3注重技術(shù)的運(yùn)用和基礎(chǔ)設(shè)施水平的提高

隨著時(shí)代發(fā)展，各項(xiàng)領(lǐng)域的新技術(shù)如雨后春筍般相繼出現(xiàn)，檔案資料管理與監(jiān)控上也不例外。不由分說，技術(shù)的運(yùn)用會(huì)使其更具現(xiàn)代化與技術(shù)化，大幅提高檔案資料的準(zhǔn)確性與監(jiān)控效率。此外，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是基建工程項(xiàng)目順利進(jìn)行，施工質(zhì)量得到保證，進(jìn)而準(zhǔn)確進(jìn)行檔案資料管理與監(jiān)控的關(guān)鍵，因此各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大對(duì)基建工程的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，保證檔案資料管理與監(jiān)控的安全性。

3.4對(duì)檔案管理與監(jiān)控的各個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)定具體有效的監(jiān)管方針

正如上文所說，基建工程項(xiàng)目的時(shí)間跨度相對(duì)較大，工期較長(zhǎng)，各環(huán)節(jié)類目眾多，資料具有一定的復(fù)雜性。只有實(shí)施具體有效的監(jiān)管方針，才能保證各環(huán)節(jié)的資料內(nèi)容的完整性、安全性及準(zhǔn)確性的提高。因此，各環(huán)節(jié)中應(yīng)設(shè)置專門人員進(jìn)行監(jiān)管，對(duì)不規(guī)范的行為及時(shí)進(jìn)行制止，如阻止無(wú)果，則應(yīng)上報(bào)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)?？偠灾?，監(jiān)管工作是減少紕漏、提高基建工程檔案質(zhì)量與歸檔效率的關(guān)鍵性工作，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員應(yīng)務(wù)必重視起來(lái)。

結(jié)語(yǔ)：

在分析了基建工程中檔案資料管理與監(jiān)控的現(xiàn)存問題的同時(shí)，也明白了檔案資料管理與監(jiān)控對(duì)基建工程的重要意義之所在。因此，在今后的基建工程項(xiàng)目管理中的檔案資料管理與監(jiān)控的工作中，應(yīng)不斷完善相關(guān)制度;提高檔案管理監(jiān)控人員的思想意識(shí)與責(zé)任感，促使他們的觀念及時(shí)得到更新;上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)提高基礎(chǔ)設(shè)施水平，注重新技術(shù)的應(yīng)用，加強(qiáng)監(jiān)管，保證基建工程項(xiàng)目管理水平的提高。

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