淺談汽車檢測試驗(yàn)樣品的管理與控制

于葉芃 高明秋 常夢穎

摘要：隨著汽車檢測行業(yè)的發(fā)展，檢測樣品數(shù)量急劇增加。由于試驗(yàn)樣品的完整性和有效性直接影響檢測結(jié)果，因此，對試驗(yàn)樣品的有效管控成為檢測機(jī)構(gòu)面臨的一個(gè)重要問題，引起了車企與檢測機(jī)構(gòu)的極大重視。對此，本文對樣品管理與控制中的主要流程及管理要點(diǎn)進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：汽車檢測 試驗(yàn)樣品 管理流程

引言

對檢測機(jī)構(gòu)而言，試驗(yàn)樣品不僅是企業(yè)及委托客戶的重要財(cái)產(chǎn)，樣品是否有效、可用還會直接影響檢測結(jié)果的公正性和客觀性。因此，需要對樣品從接收、儲存、流轉(zhuǎn)、處置等全流程進(jìn)行合理有效的管控，試驗(yàn)樣品管理能力也成為檢測機(jī)構(gòu)自身能力建設(shè)的重要組成部分。

1.試驗(yàn)樣品管理流程

1.1樣品的接收

樣品接收是檢測機(jī)構(gòu)樣品管理工作的第一步。需要指定專門的樣品接收人員，在指定地點(diǎn)進(jìn)行接收工作。當(dāng)接收樣品時(shí)，樣品接收員需對樣品的外包裝、外觀情況、樣品參數(shù)等信息進(jìn)行仔細(xì)檢查，與送樣人一一核對，確認(rèn)樣品符合接收標(biāo)準(zhǔn)，并詳細(xì)記錄樣品的送樣信息、樣品數(shù)據(jù)等。

1.2樣品的標(biāo)識

當(dāng)樣品被接收后，需要對樣品進(jìn)行標(biāo)識。樣品標(biāo)簽應(yīng)位于醒目、明顯且不妨礙檢測的位置。標(biāo)簽內(nèi)容包括樣品名稱、編碼、規(guī)格型號、送樣單位、送樣日期、狀態(tài)等。樣品標(biāo)識上的文字必須簡明扼要、清晰可辨，不會因標(biāo)識不清而造成樣品混淆。

在樣品整個(gè)生命周期管理過程中，標(biāo)簽是他的唯一識別標(biāo)志。在樣品的儲存、檢驗(yàn)、流轉(zhuǎn)、處置等每個(gè)步驟中，都應(yīng)保持樣品標(biāo)簽不被破壞。如有損壞，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)全標(biāo)識。在樣品管理過程中，可采用條形碼、二維碼、RFID射頻標(biāo)簽等方式對樣品進(jìn)行一件一碼管理，提高樣品查詢和流轉(zhuǎn)的效率。

1.3樣品的流轉(zhuǎn)

樣品流轉(zhuǎn)過程中應(yīng)有據(jù)可依。檢驗(yàn)人員在接到試驗(yàn)任務(wù)分派后，依據(jù)試驗(yàn)任務(wù)開始時(shí)間，提前提交樣品預(yù)約申請，并憑借有效憑證在指定時(shí)間到樣品交接區(qū)領(lǐng)取樣品。

樣品管理員負(fù)責(zé)將樣品安全、完整的配送至樣品交接區(qū)，與檢驗(yàn)人員當(dāng)面核對并確認(rèn)樣品基本情況，包括樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、包裝及外觀，樣品本身狀態(tài)等，并簽字確認(rèn)。

檢測人員可拒絕接收不滿足檢測要求的樣品。如發(fā)現(xiàn)樣品狀態(tài)異常，或樣品和委托方送檢方描述不一致等情況，檢驗(yàn)人員需及時(shí)記錄問題，與委托方送檢方做好溝通，待問題解決后，再進(jìn)行檢驗(yàn)。

樣品在試驗(yàn)科室間流轉(zhuǎn)時(shí)，試驗(yàn)室要負(fù)責(zé)維護(hù)樣品的完整性和有效性。

在樣品檢測的每個(gè)環(huán)節(jié)中，都需要有效保護(hù)樣品，防止非正常損傷。當(dāng)檢測完畢后，檢驗(yàn)人員應(yīng)及時(shí)將樣品歸還至交接區(qū)。樣品管理員應(yīng)與檢驗(yàn)人員當(dāng)面確認(rèn)樣品的檢畢狀態(tài)，并進(jìn)行還庫登記。

1.4樣品的儲存

樣品庫應(yīng)合理規(guī)劃布局，按照樣品類型、尺寸、儲存要求等，劃分不同的庫房及區(qū)域，用來針對性的存儲樣品。對樣品庫貨架進(jìn)行編碼標(biāo)識，每一件樣品的出入庫都做好登記。樣品管理員應(yīng)保證在庫樣品的安全和完整。

試驗(yàn)室也需要設(shè)置特定區(qū)域來存儲樣品，對于不同種類的檢測樣品應(yīng)分類存儲，對于待檢、檢中、檢畢樣品做好標(biāo)識。對于有特殊存儲條件及保密需求的樣品，應(yīng)嚴(yán)格按照管理要求，對存儲環(huán)境進(jìn)行嚴(yán)格把控。

1.5樣品的處置

當(dāng)樣品檢驗(yàn)完畢，送還至樣品庫后，應(yīng)由樣品管理員對樣品進(jìn)行分類及處置。樣品管理員須參照相應(yīng)的樣品處理規(guī)范及客戶處置意見，對樣品進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚?。對于檢畢返廠的樣品，可根據(jù)與客戶溝通情況，選擇托運(yùn)或客戶自提，并詳細(xì)記錄返廠信息。如果樣品檢畢需要留存一段時(shí)間，應(yīng)明確標(biāo)明留存原因及截止時(shí)間，經(jīng)過審批后方可留存。在樣品留存到期后，需與委托單位及時(shí)溝通，由客戶取回樣品或按照處理規(guī)范及時(shí)處理。對于所有樣品的處置方式和詳細(xì)處置情況，都有做好記錄。保持樣品的生命周期管理的完整性。

2.樣品管理與控制

在試驗(yàn)樣品的全生命周期管理過程中，需要時(shí)刻關(guān)注樣品的安全可用。樣品庫的樣品無指令不能隨意動用，在樣品接收、入庫、流轉(zhuǎn)、處置等環(huán)節(jié)，都應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，保證樣品不被破壞，機(jī)密信息不被泄露。對于樣品完整性、保密性和可追溯性的管控，應(yīng)注意以下內(nèi)容。

2.1完整性

在樣品的預(yù)約領(lǐng)樣過程中，需要明確樣品的預(yù)約時(shí)間和預(yù)約目的，預(yù)計(jì)樣品改變程度和預(yù)計(jì)歸還時(shí)間。在還樣時(shí)，樣品管理員和檢驗(yàn)人員應(yīng)對樣品現(xiàn)狀和的實(shí)際改變程度進(jìn)行確認(rèn)。須在樣品的每個(gè)流通環(huán)節(jié)進(jìn)行樣品狀態(tài)核對及拍照確認(rèn)，以保證樣品的完整性。

2.2保密性

為提高樣品的保密性，應(yīng)將樣品劃分不同保密級別進(jìn)行分級管理。對于保密級別高的樣品，應(yīng)采取加蓋防護(hù)罩、標(biāo)識密級、隔離運(yùn)輸、隔離儲存、隔離試驗(yàn)等一系列防護(hù)措施，來保證樣品的安全性和私密性。

嚴(yán)格的安保措施所投入的人力物力帶來的管理成本增加，也必然會在檢測費(fèi)用上有所體現(xiàn)。因此樣品保密不應(yīng)一刀切，檢測機(jī)構(gòu)可參考樣品的研發(fā)及制造階段，樣品偽裝覆蓋程度、委托單位需求等方面，與委托單位協(xié)商樣品的保密級別與管理費(fèi)用并達(dá)成一致。不同級別的樣品，應(yīng)采取不同等級針對性的保密措施，以實(shí)現(xiàn)樣品保密與檢測成本的平衡。

2.3可追溯性

為保證樣品在接收、存儲、流轉(zhuǎn)、處置全流程的可追溯性，樣品管理員和經(jīng)手人需對每個(gè)環(huán)節(jié)做好信息登記和留存。建議通過在線樣品管理系統(tǒng)、小程序等管理手段，對樣品信息及流轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)進(jìn)行在線登記確認(rèn)，及時(shí)更新樣品狀態(tài)與流程節(jié)點(diǎn)。通過系統(tǒng)操作日志、歷史記錄查詢及報(bào)表分析等功能，可實(shí)現(xiàn)對樣品的跟蹤和追溯。

結(jié)束語

隨著國家市場監(jiān)督管理總局令（第39號）《檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)監(jiān)督管理辦法》的頒布實(shí)施，明確規(guī)定了檢測機(jī)構(gòu)及其人員對報(bào)告及樣品管理的責(zé)任。各檢測機(jī)構(gòu)更應(yīng)采用程序化、制度化、規(guī)范化的樣品管理流程，來確保樣品質(zhì)量。借助現(xiàn)代化技術(shù)手段，提升樣品管理水平。

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