苑克宗

摘 要：各類(lèi)疫情監(jiān)控、疾病預(yù)防的真實(shí)記錄，都需要疾病預(yù)防控制檔案的輔助。疾病預(yù)防控制檔案將人們認(rèn)識(shí)、預(yù)防和控制疾病的整體過(guò)程，真實(shí)反映了出來(lái)。在疾病預(yù)防控制中心當(dāng)中，當(dāng)檔案管理工作的開(kāi)展是否合理，將直接影響到疾病預(yù)防控制中心的后續(xù)發(fā)展，以及當(dāng)?shù)毓残l(wèi)生事業(yè)的開(kāi)展。所以，針對(duì)當(dāng)前疾病預(yù)防控制中心檔案管理的現(xiàn)狀，規(guī)范檔案管理的模式和行為，已經(jīng)成為當(dāng)前主要的任務(wù)和工作環(huán)節(jié)。為了能夠獲取更多準(zhǔn)確的資料，對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)開(kāi)展了充分的研究，從理論上打好了研究分析的基礎(chǔ)，并充分開(kāi)展了相關(guān)實(shí)踐，獲取了更全面、更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，在此基礎(chǔ)上也提出了一些自己的觀點(diǎn)和看法，在此與各位同仁共勉。

關(guān)鍵詞：疾病預(yù)防控制中心;檔案管理;檔案利用

作為處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件，預(yù)防控制疾病的公益性單位，疾病預(yù)防控制中心擔(dān)負(fù)著重要的責(zé)任和使命。在疾控工作者開(kāi)展各類(lèi)工作的過(guò)程中，會(huì)積攢一定的資料和數(shù)據(jù)，并形成疾病預(yù)防控制中心的疾控檔案，這些檔案在后續(xù)的疫情預(yù)測(cè)預(yù)報(bào)、流行病學(xué)分析等環(huán)節(jié)，有著無(wú)法忽視的重要價(jià)值。而隨著近年來(lái)大規(guī)模傳染病的爆發(fā)，時(shí)有發(fā)生的禽流感、非典，以及迅速蔓延到全球的新冠肺炎，都讓人們對(duì)衛(wèi)生、安全和健康的關(guān)注度有了明顯的提升。在此基礎(chǔ)上，疾病預(yù)防控制中心的檔案管理與檔案利用工作也面臨著全新的挑戰(zhàn)，這就需要開(kāi)展充分的研究分析，轉(zhuǎn)變當(dāng)前疾病預(yù)防控制中心的檔案管理與利用模式，滿足實(shí)際的工作需求，發(fā)揮出疾病預(yù)防控制中心應(yīng)有的價(jià)值。

一、檔案管理的概念界定

1.檔案的概念

根據(jù)《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》的相關(guān)界定，檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或者個(gè)人，在各種社會(huì)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，這也是檔案在學(xué)術(shù)界的概念。而在法律領(lǐng)域，對(duì)檔案的概念也有著不同的解讀。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的相關(guān)表述，檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人，在各種領(lǐng)域的各種活動(dòng)當(dāng)中，形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有一定價(jià)值的各種形式的歷史記錄。從本質(zhì)上來(lái)看，無(wú)論是在學(xué)術(shù)界還是法律領(lǐng)域，對(duì)檔案概念的界定都是大同小異的，這為我們開(kāi)展檔案的管理與利用提供了理論支撐和堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.檔案管理的具體內(nèi)容

檔案的收集、整理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都是檔案管理的具體工作內(nèi)容。在實(shí)際的工作當(dāng)中，根據(jù)實(shí)際情況的不同，對(duì)檔案管理工作環(huán)節(jié)的劃分也有一定的區(qū)別。一般而言，會(huì)將檔案管理工作分為檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案檢索和檔案統(tǒng)計(jì)等幾個(gè)主要的工作環(huán)節(jié)，還可以將檔案管理分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩個(gè)主要的領(lǐng)域。在當(dāng)前階段，檔案管理工作已經(jīng)逐漸出現(xiàn)了系統(tǒng)化的趨勢(shì)，所以對(duì)檔案管理工作的劃分，也變得越發(fā)復(fù)雜。

3.檔案管理理論

（1）文件生命周期理論

在檔案學(xué)領(lǐng)域當(dāng)中，想要做好檔案管理與利用工作，就必須掌握文件生命周期理論。將文件從最初誕生到最終銷(xiāo)毀的整個(gè)過(guò)程當(dāng)作是一種生命現(xiàn)象，通過(guò)這樣的形式來(lái)總結(jié)文件運(yùn)動(dòng)的過(guò)程和規(guī)律，這也標(biāo)志著檔案學(xué)逐漸走向成熟。文件生命周期理論主要有三個(gè)基本內(nèi)涵：

一是從文件的形成到最終銷(xiāo)毀，是一個(gè)運(yùn)動(dòng)的完整過(guò)程;二是在文件檔案的運(yùn)動(dòng)過(guò)程中，由于存在著不同的特點(diǎn)，因此也可以分為幾個(gè)階段;三是在不同的文件運(yùn)動(dòng)階段，與服務(wù)對(duì)象、管理方式等因素也存在著一定的對(duì)應(yīng)管理。通過(guò)文件生命周期理論的應(yīng)用，可以有針對(duì)性地對(duì)文件檔案開(kāi)展管理與利用工作。

（2）檔案鑒定理論

檔案管理工作發(fā)展到近代，也逐漸出現(xiàn)了檔案鑒定理論，相較于其他檔案學(xué)理論，檔案鑒定理論的時(shí)代特點(diǎn)更加明顯。檔案鑒定理論對(duì)有價(jià)值的檔案挑選出來(lái)，銷(xiāo)毀無(wú)價(jià)值的檔案，在檔案管理工作當(dāng)中，這是最重要也是最難的工作環(huán)節(jié)。

在實(shí)際的檔案工作當(dāng)中，對(duì)檔案管理理論的應(yīng)用，必須要站在實(shí)際需求的基礎(chǔ)上，按照合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，深入認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，開(kāi)展科學(xué)合理的檔案管理工作。

二、疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用存在的問(wèn)題和原因

1.檔案管理及檔案利用存在的問(wèn)題

（1）落后的管理與利用方式

伴隨著疾控事業(yè)的高速發(fā)展，以及信息技術(shù)的深入應(yīng)用，在開(kāi)展具體工作的過(guò)程中，錄像的次數(shù)和時(shí)間也有著明顯的提升，這就導(dǎo)致產(chǎn)生了大量的錄像檔案，但在實(shí)際的管理與利用環(huán)節(jié)，卻仍然存在著一定的問(wèn)題和困難。作為相關(guān)的工作人員，在開(kāi)展疾病預(yù)防控制中心檔案管理與利用的過(guò)程中，自身的專(zhuān)業(yè)水平不足，使用的管理與利用方式也比較落后，雖然大多數(shù)疾病預(yù)防控制中心有檔案歸檔制度，但是在聲像檔案的管理與利用領(lǐng)域，還沒(méi)有深入的貫徹和落實(shí)，這導(dǎo)致錄像檔案無(wú)法及時(shí)歸檔和整理，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)流失的問(wèn)題。

針對(duì)目前的實(shí)際情況，檔案資源的載體也變得越來(lái)越多樣，不僅有傳統(tǒng)的圖片和紙質(zhì)載體，還出現(xiàn)了光盤(pán)、磁盤(pán)等新的形式。越來(lái)越多的檔案載體，也為檔案的管理與利用帶來(lái)了一定的阻礙，傳統(tǒng)的檔案管理與利用形式，已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前的實(shí)際需求。為此，就需要建立新的檔案管理與利用模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理與利用的現(xiàn)代化。

（2）相關(guān)軟件應(yīng)用能力不足

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理與利用環(huán)節(jié)，計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用也變得越來(lái)越深入。在當(dāng)前階段，檔案管理軟件雖然能夠?qū)崿F(xiàn)文書(shū)的接收、發(fā)送和歸檔，但是僅僅能為單位內(nèi)部提供服務(wù)，無(wú)法為利用者提供最大的便利，也為檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了一定的阻礙。而隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案管理與利用也必須實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程檢索與利用。在當(dāng)前階段，北京市檔案館和南京大學(xué)檔案館等單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的連接，這樣即使足不出戶，也能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的利用和查詢。在后續(xù)的發(fā)展階段，檔案管理與利用也必然會(huì)朝著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。因此，疾病預(yù)防控制中心想要發(fā)揮出檔案管理與利用的價(jià)值，就必須強(qiáng)化相關(guān)軟件的應(yīng)用能力。

（3）硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)

伴隨著信息技術(shù)以及疾控事業(yè)的整體發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理設(shè)施和硬件已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際的工作需求。在當(dāng)前階段，部分疾病預(yù)防控制中心的檔案庫(kù)房面積不達(dá)標(biāo)，而隨著疾控事業(yè)的發(fā)展，也必然會(huì)產(chǎn)生越來(lái)越多的檔案，檔案數(shù)量的增加，則會(huì)導(dǎo)致檔案庫(kù)房變得更加緊張。檔案庫(kù)房無(wú)法達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，也限制著疾病預(yù)防控制中心檔案管理與檔案利用的進(jìn)一步發(fā)展。